So bereinigen Sie Daten mit Gemini in Google Tabellen

Sie öffnen eine Tabelle und klicken oben rechts auf „Ask Gemini“. Mit diesem einen Klick öffnet sich neben Ihrem Blatt ein Seitenfenster, in dem Sie in normaler Sprache beschreiben, was Sie brauchen, so wie Sie einer Kollegin oder einem Kollegen neben Ihnen eine Aufräumaufgabe erklären würden.

Da das Seitenfenster direkt neben der eigentlichen Tabelle sitzt, arbeitet Gemini mit den echten Daten in Ihren Tabellenblättern und nicht mit einer Kopie oder einem Export, den Sie erst vorbereiten müssten. Bei Bereinigungsaufgaben ist das besonders wichtig, denn der Nutzen entsteht vor allem dadurch, dass Gemini die tatsächlichen Unstimmigkeiten in Ihren Daten sieht und nicht nur eine vereinfachte Beschreibung davon.

Ein guter erster Schritt in jeder Tabelle, die Sie nicht selbst angelegt haben, ist eine allgemeine Orientierungsfrage, noch bevor Sie eine konkrete Korrektur verlangen. Wenn Sie wissen, was jede Spalte bedeutet und ob bereits etwas uneinheitlich wirkt, haben Sie einen Maßstab, an dem Sie spätere Vorschläge messen können, statt eine Tabelle zu bereinigen, die Sie noch nicht verstehen.

Mit diesem Maßstab lassen sich die übrigen Bereinigungsarbeiten im Wesentlichen in zwei Gruppen einteilen: eine Formel erstellen, die etwas richtig berechnet oder nachschlägt, und einen Bereich so formatieren, dass er klar und einheitlich lesbar ist. Die nächsten beiden Abschnitte behandeln beides.

Eine Tabelle kann völlig korrekte Daten enthalten und trotzdem schwer lesbar sein, weil die Formatierung uneinheitlich ist: Manche Zahlen erscheinen als Währung, andere als einfache Zahlen und einige als Text, der wie eine Zahl aussieht, sich in einer Formel aber anders verhält.

Sie können Gemini bitten, eine Formatierung auf einen bestimmten Bereich anzuwenden, etwa das Währungsformat auf eine Spalte. Die Formatierung wird dann auf den genannten Bereich angewendet, ohne dass Sie jede Zelle einzeln markieren müssen. Im Einzelfall ist das eine Kleinigkeit, bei einer Tabelle mit vielen Spalten, die mit der Zeit aus dem einheitlichen Format gelaufen sind, summiert es sich jedoch.

Beim Formatieren kommt es auf den genauen Bereich ebenso an wie bei Formeln. Wenn Sie die Spalte oder den Bereich genau benennen, bleibt die Änderung auf diesen Teil des Blatts begrenzt, und es besteht keine Gefahr, dass breiter umformatiert wird und Spalten betroffen sind, die Sie nicht ändern wollten.

Prüfen Sie nach einer Formatierungsanfrage den betroffenen Bereich und vergewissern Sie sich, dass er Ihren Erwartungen entspricht, besonders wenn die Spalte echte Zahlenwerte mit als Text eingetippten Einträgen mischt. Eine Formatierung, die auf den ersten Blick stimmt, kann sich in einer Formel trotzdem anders verhalten, wenn die zugrunde liegenden Werte nie echte Zahlen waren.

Eine Formel oder eine Formatierungsänderung von Gemini ist ein guter erster Versuch, aber keine Garantie für Korrektheit. Die wichtigste Gewohnheit ist, eine neue Formel an mindestens einer Zeile zu prüfen, deren richtiges Ergebnis Sie bereits kennen, bevor Sie sie über eine ganze Spalte echter Daten laufen lassen.

Wenn Sie die Schaltfläche „Ask Gemini“ gar nicht sehen, liegt die wahrscheinlichste Erklärung beim Zugriff und nicht bei einem Fehler: Die Funktion steht Nutzerinnen und Nutzern mit Arbeits- oder Schulkonten über ein Gemini for Google Workspace Add-on zur Verfügung und Nutzerinnen und Nutzern mit privaten Konten über Google One AI Premium. Prüfen Sie also, welcher Fall auf Ihr Konto zutrifft, bevor Sie von einer Störung ausgehen.

Auch Formatierungsanfragen verdienen eine kurze eigene Kontrolle, besonders bei Spalten, die echte Zahlen mit als einfacher Text eingegebenen Werten mischen. Ein Bereich kann korrekt formatiert aussehen und sich in einer Formel, die darauf verweist, trotzdem falsch verhalten. Ein Blick darauf, wie sich die formatierte Spalte in einer Berechnung verhält, ist die zusätzliche Minute wert.

Richtig eingesetzt, wird aus einer mühsamen, fehleranfälligen Handarbeit etwas, das Sie einmal beschreiben und dann überprüfen, statt es Zelle für Zelle von Grund auf zu erledigen. Die Prüfung sorgt dafür, dass dieser Tausch wirklich Zeit spart und nicht zu einer neuen Quelle stiller Fehler in einer Tabelle wird, auf die sich andere verlassen.

Besonders wichtig ist das bei Tabellen, die ihre Urheberin oder ihren Urheber überdauern: Sie werden kopiert, erweitert und weitergereicht, lange nachdem die ursprüngliche Struktur für die Person, die sie angelegt hat, noch Sinn ergab. Einer Formel, die Sie erklären können, und einer Formatierung, die Sie bewusst geprüft haben, vertraut die nächste Person weit eher als einer Spalte voller Zahlen, die niemand nachvollziehen kann.