VERSTÄNDLICH ERKLÄRT
Wie Sie mit Copilot in Teams eine Besprechungszusammenfassung erhalten
Sie sind zu spät gekommen, oder gar nicht dabei gewesen. So holen Sie auf, ohne sechs Leute anzuschreiben.
Wenn Sie einen Teil einer Besprechung verpasst haben oder danach Notizen versenden müssen, kann Microsoft 365 Copilot in Teams das Gespräch für Sie rekonstruieren, sofern während der Besprechung eine bestimmte Einstellung aktiviert war. Dieser Leitfaden erklärt, was Copilot tatsächlich erfasst, wo Sie es nach Ende der Besprechung finden und wie Sie eine Aufgabe anhand des echten Transkripts prüfen, bevor Sie darauf reagieren.
Um mit Microsoft 365 Copilot in Teams eine Besprechungszusammenfassung zu erhalten, öffnen Sie nach Ende der Besprechung den Besprechungschat oder den Recap-Tab und fragen Copilot direkt. Copilot fasst die wichtigsten Diskussionspunkte zusammen, einschließlich wer was gesagt hat, und schlägt Aufgaben vor. Das funktioniert nur, wenn während der Besprechung die Live-Transkription aktiviert war; ohne sie hat Copilot nach Ende der Besprechung keinen Gesprächsverlauf, auf den es zugreifen kann, und somit nichts zum Zusammenfassen.
Veröffentlicht
Das Wichtigste in Kürze
- Copilot fasst zusammen, was gesagt wurde und von wem, und schlägt Aufgaben vor, sowohl während der Besprechung als auch danach.
- Die Live-Transkription muss während der Besprechung aktiviert sein, sonst hat Copilot danach keinen Gesprächsverlauf, aus dem es Fragen beantworten kann.
- Nach der Besprechung ist Copilot an zwei Stellen verfügbar: im Besprechungschat und im Recap-Tab.
- Copilot funktioniert nicht in Besprechungen, die außerhalb Ihrer Organisation gehostet werden, unabhängig davon, welche Einstellungen aktiv waren.
- Bevor Sie eine Aufgabe weiterleiten, lassen Sie sich von Copilot die genaue Stelle im Transkript zitieren, aus der sie stammt, damit Sie keine Vermutung als Entscheidung weitergeben.
Was Copilot in jeder Phase einer Teams-Besprechung leisten kann
| Phase | Was Copilot tut | Was dafür nötig ist |
|---|---|---|
| Während der Besprechung | Schlägt in Echtzeit Aufgaben vor und beantwortet jede Frage, die du hast | Einfach in der Besprechung sein |
| Direkt nach der Besprechung | Fasst die wichtigsten Diskussionspunkte zusammen, einschließlich wer was gesagt hat, aus dem Besprechungschat oder dem Recap-Tab | Live-Transkription war während der Besprechung aktiviert |
| Eine Besprechung außerhalb deiner Organisation | Funktioniert nicht, unabhängig von sonstigen Einstellungen | Nicht zutreffend |
| Eine Besprechung ohne Transkription | Kein Gesprächsverlauf, der nach Ende der Besprechung zusammengefasst werden könnte | Nachträglich nichts zu tun |
Kopieren und einfügen
Prompts, die Sie heute nutzen können
Aufholen bei einer teilweise verpassten Besprechung
Ich habe den ersten Teil dieser Besprechung verpasst. Fasse anhand des Besprechungstranskripts und des Chats die bisherigen wichtigsten Diskussionspunkte zusammen, vermerke, wer zu jedem Hauptthema was gesagt hat, und markiere alle Entscheidungen, die schon getroffen wurden, bevor ich dazugekommen bin.
Passe an, wie viel von der Besprechung du verpasst hast, oder frage stattdessen nach einem bestimmten Thema statt der gesamten Diskussion.
Jede Aufgabe herausziehen
Gehe alles durch, was in dieser Besprechung besprochen wurde, und liste jede erwähnte Aufgabe auf, einschließlich wem sie zugewiesen wurde und welcher Termin oder nächster Schritt vereinbart wurde, auch wenn er nur nebenbei erwähnt wurde.
Bitte Copilot, Aufgaben, die dir zugewiesen sind, von denen anderer zu trennen, wenn die Besprechung mehrere Arbeitsstränge abgedeckt hat.
Eine Zusammenfassung für Abwesende schreiben
Schreibe eine kurze Zusammenfassung dieser Besprechung, die ich an Teammitglieder senden kann, die nicht teilnehmen konnten, mit den wichtigsten besprochenen Themen, den getroffenen Entscheidungen und den offenen Fragen, die noch von jemandem im Team beantwortet werden müssen.
Sag Copilot, für wen die Zusammenfassung gedacht ist, damit es Kontext auslässt, den dieses Publikum schon hat.
Eine Aufgabe auf Richtigkeit prüfen
Zitiere die genaue Stelle im Transkript, an der entschieden wurde, dass ich diese Aufgabe übernehme, einschließlich wer sie zugewiesen hat und welcher nächste Schritt vereinbart wurde, damit ich die Aufgabe bestätigen kann, bevor ich beim Team nachfrage.
Ersetze die Aufgabenbeschreibung durch die konkrete Aufgabe, die du überprüfen möchtest.
Eine Nachfrage nach Ende der Besprechung stellen
Erkläre anhand der Diskussion in dieser Besprechung, was zum Zeitplan dieses Projekts entschieden wurde, wer für jeden verbleibenden Teil verantwortlich ist, und ob jemand Bedenken zum Plan geäußert hat, die wir vor dem nächsten Schritt noch einmal aufgreifen sollten.
Das funktioniert im Besprechungschat oder im Recap-Tab, auch lange nachdem alle anderen den Call verlassen haben.
WAS COPILOT ERFASST
Was Microsoft 365 Copilot in einer Teams-Besprechung tatsächlich tut
Es protokolliert nicht einfach nur. Copilot verfolgt das Gespräch genau genug, um später Fragen dazu beantworten zu können.
Verfolgt, wer was gesagt hat
Copilot fasst die wichtigsten Diskussionspunkte zusammen, einschließlich wer gesprochen hat und was gesagt wurde, sodass eine Zusammenfassung das tatsächliche Gespräch widerspiegelt statt einer generischen Aufzählung.
Schlägt Aufgaben vor
Copilot schlägt außerdem Aufgaben vor und beantwortet jede Frage, die du hast, in Echtzeit während oder nach einer Besprechung.
Arbeitet nach Ende des Calls weiter
Du musst nicht alles live mitbekommen. Copilot beantwortet auch nach Ende der Besprechung weiter Fragen dazu, solange die richtige Einstellung aktiviert war.
Ist an zwei festen Orten zu finden
Nach der Besprechung erreichst du Copilot über den Besprechungschat und über den Recap-Tab, nicht über eine separate App, die du erst suchen müsstest.
DIE EINE EINSTELLUNG, DIE ALLES ENTSCHEIDET
Warum die Live-Transkription entscheidet, was du später fragen kannst
Copilot in Teams zeichnet nicht standardmäßig heimlich jede Besprechung auf und interpretiert sie. Es baut sein Verständnis des Gesprächs aus dem Live-Transkript auf, während die Besprechung läuft. Um Copilot zur Besprechung zu befragen oder nach Ende der Besprechung den Gesprächsverlauf einzusehen, muss die Live-Transkription während der Besprechung aktiviert sein, nicht erst danach, denn ein 'nachträgliches' Transkript lässt sich nicht mehr erzeugen, sobald alle den Call verlassen haben.
Das übersieht man leicht, wenn eine Zusammenfassung leer zurückkommt oder Copilot sich verhält, als hätte die Besprechung nie stattgefunden. War die Transkription ausgeschaltet, ist Copilot nicht stillschweigend gescheitert, es hatte einfach nichts zum Zusammenfassen. Es gibt keine Einstellung, die sich nachträglich umschalten lässt, um rückwirkend ein Transkript für eine schon beendete Besprechung ohne Transkript zu erzeugen.
In der Praxis bedeutet das: Die entscheidende Gewohnheit ist nicht, Copilot später die richtige Frage zu stellen. Es ist, daran zu denken, die Live-Transkription beim Start der Besprechung zu aktivieren, genauso wie man daran denken würde, bei einem Call, zu dem man sich Notizen wünscht, die Aufnahme zu starten. Bist du die Organisatorin oder der Organisator, oder einfach die Person, die solche Besprechungen meist leitet, mach das zu einem der ersten Dinge, die du prüfst, sobald alle da sind.
Nimmst du an einer Besprechung teil, die jemand anderes leitet, und bist dir nicht sicher, ob die Transkription aktiv ist, lohnt es sich, das gleich am Anfang laut zu fragen. Es dauert wenige Sekunden und macht den Unterschied zwischen einer brauchbaren Zusammenfassung und gar nichts, worauf man nach der Besprechung zurückgreifen könnte.
DIE ZUSAMMENFASSUNG FINDEN
Wo du Copilot nach Ende der Besprechung tatsächlich findest
Sobald die Besprechung endet, gibt es zwei Zugänge zu dem, was Copilot erfasst hat: den Besprechungschat, also den gleichen Chat-Thread, den die Besprechung schon während ihres Verlaufs genutzt hat, und den Recap-Tab, der neben dem Chat als eigener Ort für Besprechungsinhalte dient. Nach der Besprechung erreichst du Copilot über beide, und sie greifen auf dasselbe zugrunde liegende Transkript zu, sodass du nicht zwischen zwei unterschiedlichen Versionen der Besprechung wählen musst.
Warst du selbst in der Besprechung, ist der Chat meist der schnellere Weg, weil du oft schon aus einem anderen Grund in diesem Thread bist, etwa um etwas Gesagtes nachzuverfolgen oder auf eine Nachricht zu reagieren. Warst du gar nicht dabei und jemand hat dir den Chat weitergeleitet oder dich nachträglich zum Team-Bereich hinzugefügt, ist der Recap-Tab der naheliegendere Startpunkt, da er gezielt für Besprechungsinhalte gedacht ist und nicht für den Hin-und-her einer laufenden Diskussion.
In beiden Fällen ist der Schritt derselbe: den Thread oder Tab öffnen, dort finden, wo Copilot angesprochen werden kann, und eine direkte Frage stellen, statt sich die Besprechung selbst aus dem Verlauf zusammenzuscrollen. Das ist der ganze Zweck der Funktion. Einen langen Chat-Thread hochscrollen, um eine Entscheidung zu rekonstruieren, ist genau die manuelle Arbeit, die Copilot ersparen soll.
DIE RICHTIGE ZUSAMMENFASSUNG ANFRAGEN
Was man Copilot eigentlich fragen sollte
Eine Zusammenfassung ist nicht eine einzige Ausgabe. 'Fasse die Besprechung zusammen' liefert eine allgemeine Zusammenfassung, die nützlich, aber oft zu breit ist, um konkret darauf zu handeln. Hilfreicher ist es, gezielt nach dem zu fragen, was man gerade braucht: wer zu einem bestimmten Thema was gesagt hat, was entschieden wurde, bevor man dazukam, oder was das Team als Nächstes vereinbart hat. Die Beispiel-Prompts oben sind genau so aufgebaut, sie benennen die gewünschte Ausgabe statt die Frage offenzulassen.
Da Copilot auch während der Besprechung in Echtzeit Fragen beantwortet, muss man nicht bis zum Ende warten, um es zu nutzen. Verliert man kurz den Faden in der Besprechung, kann man fragen, was gerade entschieden wurde, ohne jemanden zu unterbrechen, sich zu wiederholen. Dieselbe Gewohnheit, eine direkte Frage zu stellen statt zu versuchen, alles live zu verfolgen, übertragt sich ganz natürlich auf die Zusammenfassung nach der Besprechung.
Es lohnt sich außerdem, beim Zielpublikum konkret zu sein, wenn man eine Zusammenfassung anfragt, die an andere Personen gehen soll. Eine Zusammenfassung für jemanden, der die gesamte Besprechung verpasst hat, braucht mehr Kontext als eine für jemanden, der dabei war, aber kurz weg musste. Sagt man Copilot, für wen die Zusammenfassung ist und was diese Person schon weiß, erklärt es weder zu viel noch lässt es etwas Wichtiges weg.
BEVOR DU DANACH HANDELST
Wie du eine Aufgabe anhand des Transkripts bestätigst
Eine von Copilot vorgeschlagene Aufgabe ist ein Vorschlag. Bestätige sie am echten Gespräch, bevor du sie als Entscheidung behandelst.
Nach dem genauen Zitat fragen, nicht nach einer Umschreibung
Bitte Copilot, die konkrete Stelle im Transkript zu zitieren, an der die Aufgabe vergeben wurde, einschließlich wer es gesagt hat und zu wem, statt nur die Zusammenfassung zu wiederholen.
Prüfen, wem die Aufgabe tatsächlich zugewiesen wurde
Eine Zusammenfassung kann 'jemand hat X vorgeschlagen' zu 'X wurde dir zugewiesen' verdichten. Frag gezielt, wer der Aufgabe zugestimmt hat, bevor du sie übernimmst.
Fragen, was unmittelbar davor und danach geschah
Entscheidungen werden manchmal später in derselben Besprechung noch einmal aufgegriffen. Frag Copilot, ob der Punkt später im Gespräch bestätigt, geändert oder verworfen wurde.
WAS DU SELBST PRÜFEN SOLLTEST
Wo das an Grenzen stößt, und was du selbst verifizieren solltest
Copilot in Teams hat echte Grenzen, die man kennen sollte, bevor man sich für etwas Wichtiges darauf verlässt. Copilot funktioniert nicht in Besprechungen, die außerhalb deiner Organisation gehostet werden. Bist du also Gast im Teams-Tenant einer anderen Firma, erwarte danach keine Zusammenfassung, selbst wenn du daran gedacht hast, die Live-Transkription zu prüfen, und alles sonst normal aussah. Diese Einschränkung hat nichts mit Einstellungen zu tun, die du selbst kontrolliert hast.
Die Transkriptionspflicht ist die andere harte Grenze. War sie aus, gibt es nachträglich keinen Gesprächsverlauf zu befragen, und kein noch so geschickter Prompt nach der Besprechung kann das nachholen. Bist du unsicher, ob eine vergangene Besprechung die Transkription aktiviert hatte, findest du das am schnellsten heraus, indem du Copilot im Chat oder im Recap-Tab einfach danach fragst; gibt es nichts, worauf es zugreifen kann, merkst du das sofort.
Abgesehen von diesen beiden Grenzen solltest du jede Zusammenfassung so behandeln wie Notizen, die jemand anderes für dich gemacht hat: nützlich, aber einen zweiten Blick wert, bevor du sie als Fakt weiterschickst. Namen können in einer schnellen Diskussion der falschen Person zugeordnet werden, und eine vorgeschlagene Aufgabe ist Copilots Interpretation des Gesprächs, keine am Transkript verifizierte Zuweisung, bis du sie mit den tatsächlich gesagten Worten abgleichst.
Über Copilot zu lesen und es bei der Arbeit wirklich gut zu nutzen sind zwei verschiedene Dinge
Zu wissen, dass es eine Zusammenfassung gibt, heißt nicht, dass du im richtigen Moment danach greifst oder die Frage stellst, die dir wirklich weiterhilft. Die erste Woche von Nightschool AIs Copilot-Kurs dreht sich um reale Arbeitsaufgaben wie diese, einschließlich verpasster Besprechungen und Notizen, die du verschicken musst.
Häufig gestellte Fragen
Zeichnet Copilot automatisch eine Zusammenfassung jeder Teams-Besprechung auf?
Nein. Copilot hat nur dann einen Gesprächsverlauf, auf den es zugreifen kann, wenn während der Besprechung die Live-Transkription aktiviert war. War sie aus, gibt es nachträglich nichts, was Copilot zusammenfassen könnte, egal wie die Besprechung sonst verlaufen ist.
Wo finde ich Copilot tatsächlich, nachdem eine Teams-Besprechung endet?
Nach der Besprechung erreichst du Copilot über den Besprechungschat und über den Recap-Tab. Beide greifen auf dasselbe Transkript zu, sodass du bei beiden zum gleichen zugrunde liegenden Inhalt gelangst.
Kann Copilot mir sagen, was ich verpasst habe, wenn ich einer Besprechung verspätet beigetreten bin?
Ja, solange die Live-Transkription aktiviert war. Bitte Copilot im Besprechungschat oder im Recap-Tab, zusammenzufassen, was besprochen wurde, bevor du dazugekommen bist, einschließlich wer was gesagt hat, und es rekonstruiert diesen Teil des Gesprächs für dich.
Funktioniert Copilot während der Besprechung oder nur danach?
Beides. Copilot schlägt während der Besprechung in Echtzeit Aufgaben vor und beantwortet jede Frage, und beantwortet auch nach Ende der Besprechung weiter Fragen dazu, solange die Transkription durchgehend aktiviert war.
Kann ich einer Aufgabe von Copilot vertrauen, ohne sie selbst zu prüfen?
Behandle sie als starken ersten Entwurf, nicht als bestätigten Fakt. Lass dir von Copilot die genaue Stelle im Transkript zitieren, aus der die Aufgabe stammt, einschließlich wer dafür zuständig ist, bevor du sie dem Team als Entscheidung weiterleitest.
Warum funktioniert Copilot nicht in einer Besprechung, zu der ich als Gast eingeladen wurde?
Copilot funktioniert nicht in Besprechungen, die außerhalb deiner Organisation gehostet werden. Wurde die Besprechung vom Teams-Tenant einer anderen Firma eingerichtet und gehostet, erstellt Copilot unabhängig von sonstigen Einstellungen keine Zusammenfassung für dich.
Was, wenn ich nur die Zusammenfassung eines Themas brauche, nicht der ganzen Besprechung?
Frag genau danach. Statt eine allgemeine Zusammenfassung anzufragen, nenne das Thema und frag Copilot, wer darüber gesprochen hat, was entschieden wurde, und ob es in der Besprechung mehr als einmal aufkam.
Kann ich eine Teams-Zusammenfassung nutzen, um eine für Abwesende zu schreiben?
Ja. Bitte Copilot, eine Zusammenfassung für Leute zu schreiben, die die Besprechung komplett verpasst haben, und sag ihm, was dieses Publikum schon weiß, damit genug Kontext enthalten ist, ohne Dinge zu wiederholen, die sie bereits verstehen.
Was soll ich tun, wenn ich vergessen habe, die Transkription zu aktivieren, und die Besprechung schon beendet ist?
Es gibt keine Möglichkeit, nachträglich ein Transkript wiederherzustellen, wenn es nie aktiviert wurde. Die einzige Lösung ist, es sich zur Gewohnheit zu machen, am Anfang künftiger Besprechungen zu prüfen, ob die Transkription aktiv ist, besonders bei solchen, zu denen du später Notizen brauchen wirst.
Hör auf, Besprechungen wegen einer vergessenen Einstellung zu verlieren
Die Gewohnheit ist klein. Baue sie einmal auf, und jede Besprechung danach wartet mit einer Zusammenfassung auf dich.