Prompt-Leitfaden
Besprechungsnotizen mit Claude in Aufgaben verwandeln
Eine Zusammenfassung sagt, was passiert ist. Eine Aufgabenliste sagt, was als Nächstes zu tun ist.
Claude von Anthropic ist gut darin, Besprechungsnotizen zu lesen und eine klare, nachverfolgbare Liste zu ziehen, wer was bis wann macht, was eine andere Aufgabe ist als die Besprechung selbst zusammenzufassen. Eine Zusammenfassung ist zum einmaligen Lesen gedacht; eine Aufgabenliste ist dazu gedacht, in den nächsten zwei Wochen wiederholt abgehakt zu werden, und dieser Unterschied ändert, was Sie anfordern sollten: Jeder Punkt braucht eine verantwortliche Person, jede verantwortliche Person muss jemand sein, den die Notizen tatsächlich nennen, und jeder nachverfolgungswürdige Punkt muss eine schnelle Prüfung gegen die Notizen überstehen, bevor er in das Tool kommt, mit dem Ihr Team Arbeit tatsächlich verfolgt.
Um Besprechungsnotizen mit Claude in Aufgaben zu verwandeln, fügen Sie Ihre Rohnotizen ein und bitten um eine Liste jeder vereinbarten Aufgabe, jeweils mit dem Namen einer verantwortlichen Person und einer Frist, falls erwähnt. Sagen Sie Claude, jede Aufgabe ohne klare verantwortliche Person zu markieren statt eine zu raten, und alles auszulassen, das nur als Idee diskutiert wurde, ohne jemandem zugewiesen zu werden. Prüfen Sie die Liste gegen Ihre eigene Erinnerung an die Besprechung, bevor Sie sie versenden, da ein falscher Verantwortlicher oder eine erfundene Frist mehr Verwirrung verursacht als eine späte Aufgabenliste.
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Kostenlose Lektion · kein Konto nötigTriff ClaudeWarum Claude?6 Min.Kostenlose Lektion startenDas Wichtigste in Kürze
- Bitten Sie speziell um Aufgaben, nicht um eine allgemeine Zusammenfassung. "Fasse diese Besprechung zusammen" und "liste jede Aufgabe mit Verantwortlichem auf" zeigen Claude auf verschiedene Ergebnisse, und das zweite ist das, was Sie tatsächlich nachverfolgen können.
- Jede Aufgabe braucht eine verantwortliche Person oder eine Markierung, dass eine fehlt. Eine Aufgabe ohne Namen und ohne Markierung verschiebt die Unklarheit nur zum nächsten, der die Liste liest.
- Bitten Sie Claude, keine Frist zu raten, die nicht erwähnt wurde. Eine Aufgabenliste mit erfundenen Daten wirkt organisierter, als sie ist, und jemand wird letztlich um ein Datum herumplanen, dem nie wirklich zugestimmt wurde.
- Trennen Sie, was zugewiesen wurde, von dem, was nur diskutiert wurde. Besprechungsnotizen verwischen oft einen Vorschlag mit einer Verpflichtung, und eine Aufgabenliste, die diese Verwischung übernimmt, gibt die Verwirrung nur an den Nachverfolger weiter.
- Prüfen Sie die Liste gegen Ihre eigene Erinnerung, bevor sie in Ihr Aufgaben-Tool kommt. Ein falscher Verantwortlicher bei einer nachverfolgten Aufgabe verursacht mehr echte Verwirrung als eine Aufgabe, die einen Tag zu spät ist.
Kopieren und einfügen
Prompts, die Sie heute nutzen können
Eine vollständige Aufgabenliste aus Rohnotizen ziehen
Hier sind meine Rohnotizen von der heutigen Besprechung: [Notizen einfügen]. Ziehe jede Aufgabe, die tatsächlich vereinbart wurde, mit dem Namen des Verantwortlichen und einer Frist, falls erwähnt. Wenn eine Aufgabe keinen klaren Verantwortlichen in meinen Notizen hat, liste sie separat unter "braucht einen Verantwortlichen" statt zu raten, wer es ist. Nimm nichts auf, das nur als Idee diskutiert wurde, ohne zugewiesen zu werden.
Fügen Sie Ihre Notizen so ein, wie Sie sie tatsächlich geschrieben haben, inklusive Abkürzungen; Claude kann mit unordentlichen Notizen besser arbeiten als mit Notizen, die Sie vorher aufgeräumt haben.
Die Liste für Ihr Aufgaben-Tool formatieren
Hier ist die Aufgabenliste, die wir gerade aus den Besprechungsnotizen gezogen haben: [Liste einfügen]. Formatiere sie passend zu meiner Art, Aufgaben in [Ihr Tool, z. B. ein Kanban-Board, ein geteiltes Dokument, eine To-Do-Liste] einzutragen: eine Zeile pro Aufgabe, Verantwortlicher zuerst, dann die Aufgabe, dann die Frist in Klammern, falls es eine gibt.
Passen Sie das an das Format an, in das Sie die Liste tatsächlich einfügen werden, damit zwischen Entwurf und echtem Tool kein Umformatierungsschritt nötig ist.
Einen Verantwortlichen prüfen, bevor Sie die Aufgabe zuweisen
Du hast [Name der Person] als Verantwortliche für [Aufgabe] gelistet. Zeig mir die genaue Stelle in meinen Notizen, wo das entschieden wurde, damit ich bestätigen kann, dass es richtig ist, bevor ich es ihr zuweise.
Machen Sie das bei jedem Punkt, bei dem Sie nicht ganz sicher sind, ob der Verantwortliche korrekt ist; es dauert Sekunden und verhindert, einer falschen Person Arbeit zuzuweisen.
Verpflichtungen von bloß angesprochenen Ideen trennen
Lies diese Besprechungsnotizen und teile alles Erwähnte in zwei Listen: Dinge, zu denen sich eine bestimmte Person tatsächlich verpflichtet hat, und Dinge, die nur vorgeschlagen oder als Idee angesprochen wurden, ohne dass sich jemand bereit erklärte, sie zu übernehmen: [Notizen einfügen]. Sei streng dabei, das zu trennen.
Nützlich, wenn eine Besprechung viel Boden abdeckte und Sie sich nicht sicher sind, welche Teile zu echten Verpflichtungen wurden.
Eine kurze Erinnerungsnachricht mit hervorgehobenen Aufgaben
Verwandle diese Aufgabenliste in eine kurze Nachricht, die ich in unserem Team-Kanal posten kann: [Liste einfügen]. Beginne mit den Aufgaben, die am dringendsten fällig sind, markiere jede mit dem Namen des Verantwortlichen, und halte das Ganze in unter fünfzehn Sekunden überblickbar.
Gut für eine schnelle Erinnerung nach der Besprechung statt einer formellen schriftlichen Zusammenfassung der ganzen Besprechung.
Die Struktur
Was eine nachverfolgbare Liste von einer vagen unterscheidet
Diese vier Anfragen verwandeln einen Stapel Notizen in eine Liste, die jemand tatsächlich abhaken kann.
Um Aufgaben bitten, nicht um eine Zusammenfassung
Benennen Sie genau, was Sie wollen: eine Liste von Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen, nicht einen Absatz, der beschreibt, worum es in der Besprechung ging. Die beiden Anfragen liefern wirklich unterschiedliche Ergebnisse.
Einen Verantwortlichen für jeden Punkt, oder eine klare Markierung
Bitten Sie Claude, jede Aufgabe ohne klaren Verantwortlichen in Ihren Notizen zu markieren statt einen zu raten. Ein geratener Verantwortlicher ist schlimmer als eine markierte Lücke, weil er gelöst aussieht, obwohl er es nicht ist.
Nur echte Fristen, nie erfundene
Wenn Ihre Notizen kein Datum nennen, sollte die Liste auch keines haben. Eine erfundene Frist erschafft einen Plan, dem niemand tatsächlich zugestimmt hat.
Eine Grenze zwischen vereinbart und nur diskutiert
Bitten Sie Claude, alles auszulassen, das nur als Idee angesprochen wurde. Eine Aufgabenliste, die nicht vereinbarte Vorschläge enthält, hört auf, eine verlässliche Liste dessen zu sein, was tatsächlich passiert.
Eine Andere Aufgabe Als Eine Zusammenfassung
Warum eine Aufgabenliste und eine Besprechungszusammenfassung nicht dieselbe Anfrage sind
Eine Besprechungszusammenfassung ist dazu gedacht, einmal gelesen zu werden, von jemandem, der sich über das Geschehene informiert. Eine Aufgabenliste ist dazu gedacht, in den Tagen und Wochen nach der Besprechung wiederholt gegengeprüft zu werden, von den Leuten, die tatsächlich für die Arbeit verantwortlich sind. Diese beiden Dokumente erfüllen unterschiedliche Aufgaben, und um das eine zu bitten, wenn Sie tatsächlich das andere brauchen, ist der häufigste Grund, warum das Ergebnis nicht ganz zu dem passt, wofür Sie es brauchten.
Das wirkt sich auf das Prompting aus. „Fasse diese Besprechung zusammen" liefert einen lesbaren Bericht über das Diskutierte, grob in der Reihenfolge, in der es aufkam. „Ziehe jede Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist" liefert etwas, das näher an einer Aufgabenliste ist, organisiert danach, was passieren muss, statt danach, wann es erwähnt wurde. Wenn Sie um eine Zusammenfassung bitten und dann selbst versuchen, Aufgaben daraus zu ziehen, machen Sie Arbeit, die Claude direkt hätte erledigen können, wenn Sie gleich um das richtige Ergebnis gebeten hätten.
Wenn Sie beides brauchen, ist es meist schneller, zuerst um die Aufgabenliste zu bitten, da das der Teil ist, auf dem jemand tatsächlich handeln muss, und eine vollständige Zusammenfassung danach optional für jeden zu behandeln, der den breiteren Kontext möchte. Die Aufgabenliste ist der Teil mit einer Haltbarkeit von Tagen; die Zusammenfassung ist meist nur beim ersten Lesen nützlich.
Häufige Fehler
Was eine Aufgabenliste unglaubwürdig macht
Das sind die Lücken, die eine Aufgabenliste zu etwas machen, dem die Leute nach dem ersten falschen Eintrag nicht mehr trauen.
Ein geratener Verantwortlicher statt einer markierten Lücke
Wenn die Notizen nicht nennen, wer verantwortlich ist, erschafft eine Liste, die die Aufgabe trotzdem zuweist, basierend darauf, wer am meisten darüber sprach, eine falsche Zuweisung, die jemand bemerken und korrigieren muss.
Einen Vorschlag als Verpflichtung behandeln
Eine Idee, die jemand angesprochen hat, ohne dass sich jemand bereit erklärte, sie zu übernehmen, ist kein Aufgabenpunkt. Sie trotzdem aufzunehmen, bläht die Liste mit Arbeit auf, für die sich niemand tatsächlich angemeldet hat.
Eine Frist, der niemand tatsächlich zugestimmt hat
Ein erfundenes Datum macht die Liste organisierter, als sie ist, bis jemand um dieses Datum plant und herausfindet, dass es nie real war.
Die Liste versenden, ohne sie zu prüfen
Eine Liste verdichtet Ihre Notizen absichtlich, was heißt, dass ein Grenzfall falsch eingeordnet werden kann. Lesen Sie sie gegen Ihre eigene Erinnerung, bevor sie ein Tool oder einen Kollegen erreicht.
Bevor Es In Ihr Tool Kommt
Was Sie prüfen sollten, bevor Sie etwas zuweisen
Lesen Sie jeden Punkt mit Verantwortlichem und fragen Sie, ob Sie sich tatsächlich erinnern, dass diese Person zugestimmt hat, nicht nur ob der Satz plausibel klingt. Wenn Sie unsicher sind, bitten Sie Claude, die genaue Stelle in Ihren Notizen zu zeigen, aus der die Zuweisung kam; das dauert Sekunden und bestätigt es entweder oder zeigt, dass die Zuweisung eine Vermutung war.
Prüfen Sie speziell die Punkte unter „braucht einen Verantwortlichen", da das der Teil der Liste ist, der am ehesten still übersprungen wird. Das sind die wirklich ungelösten Aufgaben, keine losen Enden, die man unbemerkt klärt, indem man jemandem die Zuweisung gibt. Sie sichtbar zu machen ist der ganze Zweck, überhaupt um die Markierung zu bitten.
Die Liste ist nur so zuverlässig wie die Prüfung, die Sie vor dem Erreichen Ihres Aufgaben-Tools durchführen; behandeln Sie den ersten Durchgang als starken Entwurf, nicht als fertige Zuweisung.
Die Gewohnheit Beibehalten
Das zu einem wiederholbaren Schritt machen statt einer einmaligen Aufräumaktion
Wenn Ihr Team regelmäßig dieselbe Art von Besprechung abhält, ist ein wiederkehrender Prompt (gleiche Anfrage, angewendet auf die Notizen dieser Woche) nützlicher als ein einmaliges Aufräumen eines Rückstands alter Notizen. Der Wert einer nachverfolgbaren Aufgabenliste sinkt schnell, sobald die Besprechung, aus der sie stammt, mehr als ein paar Tage alt ist, weil der Kontext verblasst, den alle im Raum hatten.
Es hilft auch, die unerledigten Aufgaben der letzten Besprechung zusammen mit den Notizen dieser Woche einzufügen, damit Claude vermerken kann, welche Punkte übertragen werden und welche neu sind. Eine laufende Liste, die nur die Punkte dieser Woche zeigt, verliert den Überblick darüber, was tatsächlich seit zwei Besprechungen überfällig ist.
Mit der Zeit ist das Muster, das zu bemerken sich lohnt, nicht eine einzelne Aufgabe; es ist, ob dieselbe Art Aufgabe immer wieder ohne Verantwortlichen auftaucht. Das ist meist ein Zeichen, dass die Besprechung selbst eine klarere Entscheidungsgewohnheit braucht, nicht nur eine bessere Liste danach.
Eine Aufgabenliste funktioniert nur, wenn man ihr vertraut
Verantwortlichen und Frist jedes Mal richtig zu bekommen ist eine Gewohnheit, die sich lohnt, einmal aufzubauen. Die kostenlosen Lektionen von Nightschool AI gehen echte Schreibaufgaben mit Claude durch, keine Spielbeispiele.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Besprechungszusammenfassung und Aufgaben anfordern?
Eine Zusammenfassung beschreibt, worüber gesprochen wurde, grob in der Reihenfolge, in der es aufkam, für jemanden, der sich informiert. Eine Aufgabenliste zieht nur die Punkte mit Verantwortlichen und Fristen, organisiert für jemanden, der sie nachverfolgen und darauf handeln muss.
Was soll ich tun, wenn meine Notizen nicht sagen, wer verantwortlich ist?
Bitten Sie Claude, es unter „braucht einen Verantwortlichen" zu markieren statt zu raten. Ein geratener Verantwortlicher sieht gelöst aus, ist aber tatsächlich eine falsche Zuweisung, die darauf wartet, bemerkt und korrigiert zu werden.
Sollte die Aufgabenliste Ideen enthalten, die in der Besprechung nur vorgeschlagen wurden?
Nein. Bitten Sie Claude, alles auszulassen, das nur als Idee angesprochen und nicht von einer bestimmten Person übernommen wurde. Es aufzunehmen bläht die Liste mit Arbeit auf, zu der sich niemand tatsächlich verpflichtet hat.
Kann Claude eine Frist hinzufügen, wenn meine Notizen keine erwähnt haben?
Bitten Sie es nicht darum. Ein Datum, dem in der Besprechung nicht tatsächlich zugestimmt wurde, sollte nicht auf der Liste erscheinen; bitten Sie Claude, nur eine Frist aufzunehmen, wenn Ihre Notizen eine nennen, und sie sonst leer zu lassen.
Wie prüfe ich, dass eine Aufgabe korrekt zugewiesen wurde, bevor ich darauf handle?
Bitten Sie Claude, Ihnen die genaue Stelle in Ihren Notizen zu zeigen, wo diese Zuweisung gemacht wurde. Das dauert Sekunden und bestätigt entweder den Verantwortlichen oder zeigt, dass die Zuweisung eine Vermutung war.
Wie formatiere ich die Aufgaben für das Aufgaben-Tool meines Teams?
Fügen Sie die Liste zurück ein und bitten Claude, sie an Ihr Tool anzupassen: Verantwortlicher, Aufgabe und Frist in der Reihenfolge und im Stil, den Sie tatsächlich verwenden, damit kein manueller Umformatierungsschritt nötig ist.
Sollte ich unerledigte Aufgaben von der letzten Besprechung übernehmen?
Ja. Fügen Sie die unerledigten Punkte der letzten Woche zusammen mit den Notizen dieser Woche ein und bitten Claude, zu vermerken, welche übertragen werden gegenüber neu sind. Eine Liste, die nur diese Woche zeigt, verliert den Überblick darüber, was tatsächlich überfällig ist.
Was, wenn dieselbe Art Aufgabe über mehrere Besprechungen immer wieder ohne Verantwortlichen auftaucht?
Das ist meist ein Zeichen, dass die Besprechung selbst eine klarere Entscheidungsgewohnheit braucht, nicht eine bessere Liste danach. Eine wiederholte Lücke bei der Verantwortlichkeit deutet auf etwas hin, das es wert ist, in der Art zu beheben, wie die Besprechung abläuft, nicht nur, wie die Notizen danach verarbeitet werden.
Eine klare Aufgabenliste ist nur nützlich, wenn sie korrekt ist
Der Prompt ist für jede Besprechung wiederverwendbar. Den Verantwortlichen vor der Zuweisung zu prüfen ist die Gewohnheit, die es wert ist, beizubehalten.