Prompt-Leitfaden
Wie man Claude bittet, eine Standardarbeitsanweisung zu schreiben
Eine gute SOP lässt jemanden, der die Aufgabe nie gemacht hat, sie beim ersten Versuch richtig ausführen.
Anthropics Claude ist gut darin, einen Prozess, den du bereits kennst, in eine Standardarbeitsanweisung zu verwandeln, der jemand Unerfahrenes tatsächlich folgen kann: nummerierte Schritte, klare Haltepunkte und die Ausnahmefälle, die Menschen zum Stolpern bringen. Claude ist nicht gut darin, die Teile deines Prozesses zu kennen, die nur in deinem Kopf existieren, die Ausnahmen, die du nie aufgeschrieben hast, oder die spezifischen Tools und Namen, die dein Team tatsächlich verwendet, es sei denn, du gibst diese Details an. Die Lösung besteht darin, Claude durch den echten Prozess zu führen, so wie du ihn einem neuen Mitarbeiter erklären würdest, der neben dir steht, nicht die bereinigte Version, die du beschreiben würdest, wenn dich jemand in einem Satz fragt, was du tust.
Um Claude zu bitten, eine Standardarbeitsanweisung zu schreiben, beschreibe den Prozess Schritt für Schritt genau so, wie du ihn tatsächlich durchführst, einschließlich der beteiligten Tools, Systeme und exakten Namen, und bitte Claude, dies als nummerierte Schritte mit einem klaren Start- und Endpunkt zu formatieren. Nenne alle Ausnahmen, häufigen Fehler oder Entscheidungspunkte, bei denen der nächste Schritt von einer Bedingung abhängt, und bitte Claude, jeden Schritt zu markieren, bei dem es ein Detail raten musste, weil du es nicht angegeben hast. Lies den Entwurf einmal gegen den echten Prozess, idealerweise während du die Aufgabe ausführst, bevor du ihn als endgültig behandelst.
Veröffentlicht
Kostenlose Lektion · kein Konto nötigTriff ClaudeWarum Claude?6 Min.Kostenlose Lektion startenDas Wichtigste in Kürze
- Beschreibe den Prozess, wie du ihn tatsächlich durchführst, nicht die bereinigte Zusammenfassung. Die Schritte, die du überspringst, weil sie für dich automatisch sind, sind genau die Schritte, die ein neuer Mitarbeiter schriftlich braucht.
- Gib Claude die echten Namen: das spezifische Tool, das genaue Feld, das System, bei dem man sich anmeldet. Ein Schritt, der sagt "aktualisiere das System", ist für jemanden nutzlos, der nicht bereits weiß, welches System gemeint ist.
- Nenne Entscheidungspunkte explizit. Ein Prozess mit einer Verzweigung, "wenn die Anfrage unter 500 Euro liegt, tue X; wenn nicht, tue Y", braucht diese Verzweigung ausgesprochen, nicht nur durch einen Kontext impliziert, den nur du hast.
- Bitte um einen klaren Start- und Endpunkt. Eine SOP, die nicht sagt, wann die Aufgabe beginnt und wann sie tatsächlich erledigt ist, lässt den Leser raten, ob er fertig ist.
- Gehe den Entwurf einmal durch, während du die Aufgabe ausführst, bevor du ihn veröffentlichst. Eine SOP, die auf dem Bildschirm gut aussieht, aber einen Schritt überspringt, wird erst offensichtlich, wenn jemand tatsächlich versucht, ihr in der Reihenfolge zu folgen.
- Trenne den Normalfall von den Ausnahmen. Einen Sonderfall mitten in den Hauptschritten zu verstecken, macht den üblichen Fall schwerer zu befolgen für die neunzig Prozent der Zeit, in denen die Ausnahme nicht zutrifft.
Kopieren und einfügen
Prompts, die Sie heute nutzen können
Ein erster Entwurf aus einer Durchführung des Prozesses
Ich werde Schritt für Schritt beschreiben, wie ich [Aufgabe] mache, einschließlich der genauen beteiligten Tools und Systeme. [Gehe den Prozess so detailliert wie möglich durch, einschließlich Tool-Namen, Feldnamen und allem, was du dabei überprüfst]. Verwandle dies in eine nummerierte SOP mit einem klaren Startpunkt und einem klaren Punkt, an dem die Aufgabe erledigt ist. Markiere jeden Schritt, bei dem du ein Detail raten musstest, weil ich es nicht angegeben habe.
Beschreibe den Prozess so, wie du ihn tatsächlich durchführst, einschließlich der kleinen gewohnten Kontrollen, die du normalerweise nicht laut erwähnst; das sind oft die Schritte, die einem neuen Mitarbeiter fehlen.
Einen Entscheidungspunkt hinzufügen, von dem die Schritte abhängen
Hier ist mein SOP-Entwurf: [Entwurf einfügen]. Schritt 4 verzweigt sich tatsächlich je nach einer Bedingung: wenn [Bedingung], ist der nächste Schritt [X]; andernfalls ist es [Y]. Überarbeite Schritt 4, um diese Verzweigung klar auszusprechen, damit jemand, der der SOP folgt, weiß, welcher Pfad für ihn gilt, bevor er fortfährt.
Mache dies für jede Verzweigung im echten Prozess; eine SOP, die einen Entscheidungspunkt in einem einzigen Schritt versteckt, ist der häufigste Grund, warum jemand den falschen Pfad einschlägt.
Den Normalfall von Ausnahmen trennen
Hier ist mein SOP-Entwurf für [Aufgabe]: [Entwurf einfügen]. Ziehe alles heraus, was nur in ungewöhnlichen Situationen gilt, wie [Ausnahme beschreiben], in einen separaten Abschnitt "Ausnahmen" am Ende, damit die Hauptschritte nur den Normalfall beschreiben. Behalte einen kurzen Hinweis in den Hauptschritten, wo man nachsehen soll, wenn der aktuelle Fall nicht dem normalen Muster entspricht.
Dies hält den üblichen Pfad leicht verständlich, anstatt jeden Leser durch Sonderfälle zu zwingen, die nur für einen kleinen Teil der Fälle gelten.
Die SOP auf eine Lücke hin belastungstesten
Lies diesen SOP-Entwurf, als hättest du diese Aufgabe noch nie gemacht und würdest ihr zum ersten Mal folgen: [Entwurf einfügen]. Sag mir bei jedem Schritt alles, was du wissen müsstest, das nicht angegeben ist, jeden Begriff, der nicht definiert ist, oder jeden Punkt, an dem du unsicher wärst, ob du den Schritt richtig gemacht hast, bevor du zum nächsten übergehst.
Dies bringt die Lücken an die Oberfläche, die für dich unsichtbar sind, weil du den Prozess schon kennst; ein frischer Blick erfasst, was Vertrautheit verbirgt.
Eine SOP anpassen, nachdem sich der Prozess geändert hat
Hier ist unsere bestehende SOP für [Aufgabe]: [aktuelle SOP einfügen]. Der Prozess hat sich geändert: [beschreibe, was jetzt anders ist]. Aktualisiere die SOP, um den neuen Prozess widerzuspiegeln, und nenne genau, welche Schritte sich geändert haben, damit das Team sehen kann, was sich von der Version unterscheidet, die sie schon kennen.
Zu nennen, was sich geändert hat, anstatt die alten Schritte stillschweigend zu ersetzen, hilft Menschen, die die vorherige Version im Kopf hatten, zu erkennen, was sich tatsächlich unterscheidet.
Die Struktur
Was eine befolgbare SOP tatsächlich braucht
Das sind die Teile, die jemandem, der mit einer Aufgabe nicht vertraut ist, erlauben, sie beim ersten Versuch korrekt abzuschließen.
Ein klarer Start- und Endpunkt
Gib genau an, wann die Aufgabe beginnt und wie sie aussieht, wenn sie wirklich erledigt ist. Eine SOP ohne definierten Endpunkt lässt den Leser raten, ob er fertig ist oder einen Schritt verpasst hat.
Echte Namen für echte Werkzeuge
Verwende die tatsächlichen System-, Feld- und Werkzeugnamen deines Teams, nicht eine allgemeine Beschreibung. "Öffne die Anfrage" ist nur nützlich, wenn der Leser schon weiß, wo Anfragen liegen; benenne das System.
Entscheidungspunkte explizit genannt
Wenn sich der Prozess je nach Bedingung verzweigt, sage dies direkt im Schritt, anstatt es nur zu implizieren. Eine versteckte Verzweigung ist der häufigste Grund, warum jemand den falschen Pfad einschlägt.
Ausnahmen von den Hauptschritten getrennt
Halte den Normalpfad kurz und sauber, und verschiebe Sonderfälle in einen eigenen Abschnitt. Eine SOP, die Ausnahmen in den Hauptschritten vergräbt, macht den üblichen Fall schwerer zu befolgen.
Die Schritte, die Du Überspringst
Warum der Prozess, den du in einem Satz beschreiben würdest, nicht der Prozess ist, den du Claude geben solltest
Wenn dich jemand fragen würde, was du für diese Aufgabe tust, würdest du es wahrscheinlich in ein oder zwei Sätzen zusammenfassen: "Ich prüfe die Anfrage, verifiziere das Konto und bearbeite die Rückerstattung." Diese Zusammenfassung ist korrekt, und sie lässt auch fast alles aus, was ein neuer Mitarbeiter tatsächlich braucht, weil die kleinen Prüfungen, die du automatisch durchführst, das spezifische Feld, auf das du einen Blick wirfst, die Sache, die du immer bestätigst, bevor du weitermachst, durch Wiederholung für dich unsichtbar geworden sind. Sie sind nicht unsichtbar für jemanden, der die Aufgabe zum ersten Mal macht.
Das ist die Lücke, die einen ersten SOP-Entwurf dünn erscheinen lässt, selbst wenn er technisch korrekt ist. Claude kann nur aufschreiben, was du ihm sagst, und wenn du die bereinigte Zusammenfassungsversion des Prozesses beschreibst, bekommst du eine bereinigte Zusammenfassung zurück, formatiert als nummerierte Schritte, nicht eine tatsächliche Prozedur, der jemand mit der Arbeit Unerfahrenes folgen könnte. Die Lösung besteht darin, den Prozess so zu erzählen, wie du einen neuen Mitarbeiter durchführen würdest, der neben dir steht, einschließlich der Teile, die sich zu offensichtlich anfühlen, um sie zu erwähnen.
Ein nützlicher Trick, um diese unsichtbaren Schritte sichtbar zu machen, besteht darin, die Aufgabe tatsächlich einmal auszuführen, während du sie laut erzählst, oder so nah wie du in einem Prompt dazukommst, anstatt sie danach aus dem Gedächtnis zusammenzufassen. Die gewohnten Kontrollen tauchen tendenziell natürlich auf, wenn du den lebendigen Prozess durchgehst; sie tendieren dazu zu verschwinden, wenn du ihn später aus dem Gedächtnis abrufst, weil das Gedächtnis die Zusammenfassung behält und die kleinen Schritte fallen lässt, die die Zusammenfassung wahr gemacht haben.
Häufige Fehler
Was eine SOP beim ersten echten Einsatz scheitern lässt
Das sind die Lücken, die ein vernünftig aussehendes Dokument in eines verwandeln, das den Kontakt mit einem echten, unerfahrenen Nutzer nicht überlebt.
Vage Werkzeugverweise statt echter Namen
"Trage das Update im System ein" bedeutet nichts für jemanden, der nicht schon weiß, welches System, welcher Bildschirm, welches Feld. Benenne das tatsächliche Werkzeug jedes Mal.
Eine versteckte Entscheidung in einem Schritt vergraben
Wenn ein Schritt heimlich von einer nicht genannten Bedingung abhängt, weiß der Leser nicht, welcher Pfad auf seine Situation zutrifft, bis es schon zu spät ist, um leicht die Spur zu wechseln.
Kein genannter Endpunkt für die Aufgabe
Wenn die SOP nicht sagt, wie "fertig" aussieht, bleibt der Leser ratend, ob er weitermachen soll oder ob er einen Schritt verpasst hat, der nach dem letzten geschriebenen kommt.
Ausnahmen mit den Hauptschritten vermischt
Ein Sonderfall, der mitten in den normalen Schritten platziert wird, zwingt jeden Leser, auch die im Normalfall, herauszufinden, ob er zutrifft, bevor er fortfährt.
Verwandtes Material Zusammenhalten
Warum eine SOP davon profitiert, neben ihren verwandten Dokumenten zu existieren
Eine Standardarbeitsanweisung steht selten allein. Sie bezieht sich normalerweise auf eine Richtlinie, der sie entsprechen muss, eine frühere Version, die sie ersetzt hat, oder eine verwandte Prozedur für eine andere, aber verbundene Aufgabe, und diese Dokumente während des Entwurfs nahe beieinander zu halten macht das Ergebnis konsistenter, als die SOP isoliert zu schreiben und zu hoffen, dass sie mit allem anderen übereinstimmt. Claudes Projekte-Funktion lässt dich eine Reihe verwandter Dateien an einem Ort zusammenhalten, damit jedes Gespräch über die SOP auf dasselbe Hintergrundmaterial verweisen kann, ohne dass du es jedes Mal neu einfügst, was auf der Hilfeseite zu Projects auf support.claude.com dokumentiert ist.
Das ist besonders wichtig, wenn eine SOP mit einem Richtliniendokument konsistent bleiben muss, das sich unabhängig von der Prozedur selbst ändert. Wenn die Richtlinie einen Schwellenwert festlegt, wie einen Geldbetrag, der bestimmt, welcher Genehmigungspfad gilt, bedeutet das Halten von Richtlinie und SOP im selben Projekt, dass eine zukünftige Aktualisierung der einen leichter gegen die andere zu prüfen ist, anstatt Monate später zu entdecken, dass die Prozedur und die Richtlinie, die sie umsetzen soll, sich still auseinanderbewegt haben.
Es hilft auch, wenn ein Team mehrere verwandte SOPs für Variationen derselben Aufgabe pflegt, wie eine Prozedur für eine Standardanfrage und eine zweite für eine beschleunigte. Beide gleichzeitig im Blick zu haben macht es leichter, die gemeinsamen Schritte konsistent formuliert zu halten und die Unterschiede zwischen ihnen bewusst statt zufällig zu machen, was wichtiger ist, als es klingt, sobald zwei Personen jeweils eine andere Version desselben zugrunde liegenden Prozesses aktualisieren.
Vor der Veröffentlichung
Was zu prüfen ist, bevor die SOP zur offiziellen Version wird
Gehe den Entwurf durch, während du die Aufgabe tatsächlich ausführst, nicht nur, während du ihn an deinem Schreibtisch liest. Ein Schritt, der auf dem Bildschirm vollständig aussieht, stellt sich oft heraus, eine kleine Handlung zu überspringen, die du automatisch machst, und diese Lücke ist mit den Händen auf der Tastatur weit offensichtlicher als beim stillen Lesen von oben nach unten.
Prüfe jeden Werkzeugnamen, Feldnamen und Systemverweis gegen das, was tatsächlich gerade auf dem Bildschirm ist. Oberflächen ändern sich, und eine SOP, die noch auf einen umbenannten Button oder ein ausgemustertes System verweist, schickt einen neuen Mitarbeiter auf die Suche nach etwas, das nicht mehr existiert, was ein schlimmeres Versagen ist als ein fehlender Schritt, weil es wie sein eigener Fehler aussieht und nicht wie der des Dokuments.
Gib den Entwurf jemandem, der die Aufgabe nie gemacht hat, wenn möglich, und beobachte, wo er zögert. Der Punkt, an dem jemand, der mit dem Prozess wirklich nicht vertraut ist, innehält und fragt "warte, was mache ich hier?", ist das zuverlässigste Signal dafür, wo die SOP tatsächlich eine Lücke hat, zuverlässiger als dein eigenes erneutes Lesen, weil du den Prozess nicht wieder vergessen kannst, um ihn so zu lesen, wie er ihn liest.
Claude kann eine detaillierte Durchführung schnell in eine klare, nummerierte Prozedur verwandeln, aber die Einschätzung, ob diese Prozedur tatsächlich zur Arbeitsweise passt und ob sie vollständig genug ist, dass jemand Neues ihr ohne Nachfrage folgen kann, kann immer noch nur ein echter Testlauf gegen die lebendige Aufgabe bestätigen.
Eine gute SOP überlebt ihren ersten echten Nutzer
Einen Prozess detailliert genug zu beschreiben, dass ihm jemand anderes tatsächlich folgen kann, ist eine spezifische Schreibfähigkeit. Nightschool AIs kostenlose Lektionen behandeln echte Schreibaufgaben am Arbeitsplatz mit Claude, einschließlich der Entscheidungen darüber, was auszuschreiben und was in einen separaten Ausnahmeabschnitt zu verschieben ist.
Häufig gestellte Fragen
Was ist das Wichtigste, das man Claude sagen sollte, bevor es eine SOP entwirft?
Führe durch den Prozess, wie du ihn tatsächlich durchführst, einschließlich der echten Werkzeug- und Feldnamen und der kleinen gewohnten Kontrollen, die du normalerweise nicht laut erwähnst. Diese unsichtbaren Schritte sind das, was ein neuer Mitarbeiter wirklich braucht.
Wie sollte ich einen Schritt behandeln, der von einer Bedingung abhängt?
Nenne die Verzweigung explizit im Schritt: wenn eine Bedingung wahr ist, tue eine Sache; wenn nicht, tue eine andere. Eine versteckte Entscheidung in einem einzigen Schritt ist der häufigste Grund, warum jemand den falschen Pfad einschlägt.
Sollten Ausnahmen in die Hauptnummerierten Schritte gemischt werden?
Nein. Halte den Normalpfad kurz und verschiebe Sonderfälle in einen separaten Ausnahmeabschnitt, mit einem kurzen Hinweis in den Hauptschritten, wo man nachsehen soll, wenn der aktuelle Fall nicht dem normalen Muster entspricht.
Wie erkenne ich, ob mein SOP-Entwurf tatsächlich eine Lücke hat?
Gehe ihn durch, während du die Aufgabe physisch ausführst, oder bitte Claude, ihn zu lesen, wie es jemand tun würde, der mit dem Prozess nicht vertraut ist, und alles Undefinierte zu markieren. Beides bringt Lücken an die Oberfläche, die unsichtbar sind, sobald du den Prozess schon kennst.
Kann Claude helfen, eine SOP mit einem verwandten Richtliniendokument konsistent zu halten?
Beide im selben Claude-Projekt zu halten, wie auf der Hilfeseite zu Projects auf support.claude.com beschrieben, macht es leichter, die Richtlinie während des Entwurfs zu referenzieren und später auf Abweichungen zwischen beiden zu prüfen.
Was sollte eine SOP darüber sagen, wann die Aufgabe erledigt ist?
Gib einen klaren Endpunkt an: genau, wie die Aufgabe aussieht, wenn sie wirklich erledigt ist. Ohne einen solchen bleibt der Leser ratend, ob er fertig ist oder einen Schritt verpasst hat, der nach dem letzten geschriebenen kommen sollte.
Wie sollte ich eine SOP aktualisieren, nachdem sich der echte Prozess geändert hat?
Gib Claude die bestehende SOP und beschreibe, was jetzt anders ist, und bitte es, genau zu nennen, welche Schritte sich geändert haben. Das hilft Menschen, die die alte Version im Kopf hatten, zu erkennen, was sich tatsächlich unterscheidet, statt das ganze Dokument neu zu lernen.
Wer sollte einen SOP-Entwurf prüfen, bevor er veröffentlicht wird?
Jemand, der die Aufgabe nie gemacht hat, wenn möglich. Wo er zögert oder fragt, was als Nächstes zu tun ist, ist ein zuverlässigeres Signal für eine echte Lücke als dein eigenes erneutes Lesen, da du es nicht so lesen kannst, wie es jemand liest, der mit dem Prozess nicht vertraut ist.
Eine SOP funktioniert nur, wenn jemand Neues ihr tatsächlich folgen kann
Die Struktur ist für jedes Mal wiederverwendbar. Den echten Prozess durchzugehen, einschließlich der Teile, die man normalerweise überspringt, ist der Teil, den es sich lohnt, richtig zu machen.