VERSTÄNDLICH ERKLÄRT
Foliensatz mit Copilot in PowerPoint erstellen
Sie wissen, was die Präsentation sagen muss. Nur haben Sie keinen Abend Zeit, um vierzig Folien darum zu bauen.
Wenn Sie einen ersten Entwurf für eine Präsentation brauchen und nicht bei einer leeren Folie anfangen möchten, kann Microsoft 365 Copilot in PowerPoint aus einem Prompt eine Präsentation erstellen, sie auf der Vorlage Ihrer Organisation belassen und einen neuen Abschnitt zu einer vorhandenen Präsentation hinzufügen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie diesen Prompt schreiben, wie Sie Ihre bestehende Vorlage und Ihr Brand Kit schützen, wie Sie eine vorhandene Präsentation erweitern und was Sie im Ergebnis prüfen sollten, bevor Sie es jemandem zeigen.
Um mit Microsoft 365 Copilot in PowerPoint eine Präsentation zu erstellen, öffnen Sie PowerPoint und beschreiben im Promptfeld die Präsentation, die Copilot erstellen soll. Wenn Sie zuerst von der Vorlage Ihrer Organisation ausgehen, weiß Copilot, dass Theme und Design erhalten bleiben sollen. Verlangt Ihre Organisation ein Brand Kit, wählen Sie aus, welches Copilot verwenden soll, bevor die Präsentation entsteht. Copilot erstellt aus Ihrem Prompt eine erste Fassung, die Sie prüfen, umordnen und umschreiben, bevor sie vor ein echtes Publikum kommt.
Veröffentlicht
Das Wichtigste in Kürze
- Eine neue Präsentation beginnen Sie, indem Sie im Promptfeld beschreiben, welche Präsentation Copilot erstellen soll.
- Wenn Sie zuerst Ihre eigene Vorlage öffnen, behält Copilot deren Theme und Design, statt ein allgemeines zu erzeugen.
- Verlangt Ihre Organisation ein Brand Kit, wählen Sie aus, welches Copilot verwenden soll, bevor die Präsentation aufgebaut wird.
- Einen ganzen neuen Abschnitt können Sie einer bestehenden Präsentation hinzufügen, indem Sie ihn im Copilot-Menü über einer Folie beschreiben, ohne den Rest neu aufzubauen.
- Wenn Copilot in PowerPoint ganz fehlt, liegt das meist an einem Abonnement oder an einer Einstellung der Organisation, nicht an einem Fehler in Ihrer Datei.
Kopieren und einfügen
Prompts, die Sie heute nutzen können
Eine komplette Präsentation aus einer Beschreibung entwerfen
Erstelle eine Präsentation für ein nicht technisches Publikum, die erklärt, warum unser Team die wöchentliche Fortschrittsberichterstattung ändert. Sie soll das Problem des bisherigen Vorgehens, das neue Vorgehen, die Änderungen für Personen außerhalb des Teams und den Zeitpunkt des Inkrafttretens behandeln.
Öffnen Sie zuerst die Vorlage Ihrer Organisation, damit Copilot dieses Design beibehält, statt ein allgemeines von Grund auf neu zu bauen.
Ein schriftliches Dokument in Folien umwandeln
Erstelle auf Grundlage dieses Dokuments eine Präsentation, die nur die wichtigsten Entscheidungen und deren Begründung behandelt. Sie richtet sich an ein Publikum, das das Originaldokument nicht gelesen hat und nur die Folien sieht, nicht die ausführliche Ausarbeitung.
Benennen Sie, was aus dem Quelldokument übernommen werden soll und was nicht, denn eine direkte Umwandlung behält für das Folienformat oft zu viele Details.
Einen neuen Abschnitt zu einer fertigen Präsentation hinzufügen
Füge dieser Präsentation einen neuen Abschnitt hinzu, der die offenen Risiken behandelt, die wir noch nicht angegangen sind. Er soll sich an dasselbe Publikum wie der Rest der Präsentation richten und im Ton zu den bereits vorhandenen Abschnitten passen.
Beschreiben Sie den Abschnitt im Copilot-Menü über Ihrer Folie, statt wegen einer einzelnen Ergänzung die ganze Präsentation neu aufzubauen.
Eine Präsentation vor dem Vortrag auf die Probe stellen
Lies diese gesamte Präsentation so, als würdest du sie zum ersten Mal im Raum sehen. Weise auf jede Folie hin, deren Kernaussage unklar ist, auf jede Stelle, an der etwas behauptet wird, ohne dass der Beleg dafür auf derselben Folie steht, und auf jede Stelle, an der der Aufbau ohne klaren Übergang springt.
Führen Sie das aus, sobald ein erster Entwurf vorliegt und bevor Sie Zeit in einzelne Folien stecken, die vielleicht wieder gestrichen werden.
SO SIEHT DAS ERSTELLEN EINER PRÄSENTATION MIT COPILOT AUS
Die wichtigsten Schritte von null bis zum ersten Entwurf
Eine neue Präsentation aus einem Prompt, eine Präsentation, die Ihre Vorlage respektiert, und eine Präsentation, die Sie später erweitern können, ohne von vorn anzufangen.
Erstellt eine Präsentation aus einem geschriebenen Prompt
Beschreiben Sie im Promptfeld die Präsentation, die Copilot erstellen soll, so wie Sie eine Kollegin oder einen Kollegen briefen würden, der den ersten Entwurf für Sie baut.
Behält Ihre Vorlage, wenn Sie davon ausgehen
Wenn Sie mit einer Vorlage beginnen, weiß Copilot, dass Theme und Design der Präsentation erhalten bleiben sollen, statt dass eines aus dem Nichts erzeugt wird.
Berücksichtigt das Brand Kit Ihrer Organisation
Verlangt Ihre Organisation ein Brand Kit, wählen Sie unter „Marke auswählen“ das Brand Kit aus, das Copilot für die Präsentation verwenden soll, bevor der Aufbau beginnt.
Erweitert eine Präsentation, die Sie schon erstellt haben
Wählen Sie im Copilot-Menü über Ihrer Folie die Option „Thema hinzufügen“, um einen neuen Abschnitt zu entwerfen, ohne die bestehenden Abschnitte neu aufzubauen.
DEN ERSTEN PROMPT SCHREIBEN
Was passiert, wenn Sie eine neue Präsentation anfordern
Beschreiben Sie im Promptfeld die Präsentation, die Copilot erstellen soll. Behandeln Sie das wie ein kurzes Briefing für eine Kollegin oder einen Kollegen, der gleich die Präsentation für Sie baut: Nennen Sie das Publikum, den Zweck und die wichtigsten Punkte, die vorkommen müssen, statt nur ein Thema in einem einzigen Satz.
Wie ausführlich Ihr Prompt ist, zeigt sich meist direkt darin, wie brauchbar der erste Entwurf ausfällt. Ein Prompt, der nur ein Thema nennt, liefert eine allgemeine Präsentation zu diesem Thema. Ein Prompt, der das Publikum nennt, das Ziel der Präsentation festhält und die konkreten Punkte aufzählt, die enthalten sein müssen, liefert etwas, das Sie deutlich eher in Form bearbeiten können, als dass Sie es von Grund auf neu bauen müssten.
Sobald Copilot Ihren Prompt hat, erstellt es einen vollständigen ersten Entwurf: eine Titelfolie, eine Abfolge von Inhaltsfolien und eine Struktur, die sich aus Ihrer Beschreibung ergibt. Das ist ein Ausgangspunkt, der umgeformt werden soll, kein fertiges Produkt. Planen Sie also Zeit ein, um einzelne Folien umzuordnen, zu kürzen und umzuschreiben, statt zu erwarten, dass die erste Ausgabe schon präsentierfähig ist.
Wenn Sie Copilot in PowerPoint gar nicht sehen, ist es möglicherweise nicht in Ihrem Microsoft 365 Abonnement enthalten oder aufgrund der Einstellungen Ihrer Organisation nicht verfügbar. Das sollten Sie prüfen, bevor Sie annehmen, das Promptfeld selbst sei defekt.
IHRE VORLAGE SCHÜTZEN
Copilot innerhalb des Designs Ihrer Organisation halten, nicht außerhalb
Einer der schnellsten Wege zu einer Präsentation, die Sie nicht verwenden können, ist es, Copilot ganz ohne Designvorgabe eine Präsentation erzeugen zu lassen und danach zu versuchen, die Vorlage Ihrer Organisation nachträglich darüberzulegen. Besser ist es, gleich von der Vorlage auszugehen.
Wenn Sie mit einer Vorlage beginnen, weiß Copilot, dass Theme und Design der Präsentation erhalten bleiben sollen. Die Folien, die Copilot entwirft, entsprechen dann schon dem Layout, den Farben und der Struktur, die Ihre Organisation erwartet, statt einem allgemeinen Design, das Sie Folie für Folie neu aufbauen müssten.
Verlangt Ihre Organisation ein Brand Kit, wählen Sie unter „Marke auswählen“ das Brand Kit aus, das Copilot für die Präsentation verwenden soll, bevor Sie Ihren Prompt schreiben. Wenn Sie diesen Schritt gleich zu Beginn richtig machen, ersparen Sie sich, das Branding auf jeder von Copilot erzeugten Folie neu anzuwenden. Das ist eine viel mühsamere Korrektur, als von vornherein das richtige Kit zu wählen.
Das ist wichtiger, als es scheint, denn eine Präsentation, die den visuellen Standards Ihrer Organisation entspricht, wirkt glaubwürdiger, noch bevor jemand den Inhalt aufgenommen hat. Wenn das Designfundament zuerst stimmt, kann Ihre spätere Bearbeitungszeit ganz in die eigentliche Argumentation der Präsentation fließen.
EINE BESTEHENDE PRÄSENTATION ERWEITERN
Etwas ergänzen, statt von vorn anzufangen
Ein großer Teil der echten Präsentationsarbeit besteht nicht darin, eine Präsentation aus dem Nichts zu bauen. Es geht darum, einer bestehenden einen neuen Abschnitt hinzuzufügen: einen Risikoabschnitt, den jemand nachträglich gewünscht hat, eine Folgefolie, die eine Frage aus der letzten Besprechung beantwortet, oder eine Aktualisierung einer Präsentation, die Sie regelmäßig halten.
Wählen Sie dafür im Copilot-Menü über Ihrer Folie die Option „Thema hinzufügen“ und beschreiben Sie den Abschnitt, den Copilot entwerfen soll. Copilot erzeugt gezielt neue Folien für diesen Abschnitt, die Sie dann an die passende Stelle der bestehenden Präsentation setzen können, ohne die bereits fertigen Abschnitte anzufassen oder neu zu erzeugen.
Beschreiben Sie den neuen Abschnitt mit derselben Sorgfalt wie den Prompt für eine ganze Präsentation: Wer liest ihn, was soll er leisten und wie soll er neben den bereits vorhandenen Abschnitten klingen? Ein Abschnitt, der wirkt, als wäre er aus einer anderen Präsentation angeklebt, geht meist auf einen Prompt zurück, der diesen Kontext ausgelassen hat.
Dieser Ablauf zahlt sich auf Dauer am meisten aus, denn wiederkehrende Präsentationen werden selten von Grund auf neu gebaut. Sie sauber Abschnitt für Abschnitt erweitern zu können, ist im Alltag oft wertvoller als die Erstellung des ersten Entwurfs, an die die meisten zuerst denken.
BEVOR SIE PRÄSENTIEREN
Was Sie bei einer mit Copilot erstellten Präsentation prüfen sollten, bevor sie jemand sieht
Ein erster Entwurf ist ein Ausgangspunkt. Ihn einmal so zu lesen, wie Ihr tatsächliches Publikum es täte, macht daraus etwas Präsentierfähiges.
Jede Aussage mit Ihren eigenen Fakten abgleichen
Eine selbstsicher klingende Folie kann trotzdem etwas behaupten, das nie bestätigt wurde. Prüfen Sie jede konkrete Aussage, Zahl und jeden Namen anhand Ihres echten Quellenmaterials, bevor sie auf dem Bildschirm erscheint.
In der Reihenfolge lesen, in der Ihr Publikum es sieht
Gehen Sie die Präsentation Folie für Folie so durch, wie es jemand täte, der sie zum ersten Mal sieht, und prüfen Sie, ob die Kernaussage jeder Folie klar ist, ohne dass Sie zusätzlichen Kontext mündlich nachliefern.
Kürzen statt neu aufbauen
Wenn eine Folie fast stimmt, aber noch nicht ganz, ist es meist schneller und sicherer, Unpassendes zu streichen, als den ganzen Abschnitt neu zu erzeugen und auf etwas Besseres zu hoffen.
WAS SIE VON HAND PRÜFEN SOLLTEN
Wo das an Grenzen stößt und was bei Ihnen bleibt
Eine mit Copilot erstellte Präsentation ist ein starker erster Entwurf, keine fertige Präsentation. Sie als fertig zu behandeln, ist der häufigste Grund, warum solche Präsentationen vor echtem Publikum schiefgehen. Lesen Sie sie einmal von Anfang bis Ende durch, bevor Sie ihr vertrauen, so wie Sie eine Präsentation prüfen würden, die Ihnen ein junger Kollege oder eine junge Kollegin zum ersten Mal übergibt.
Wenn Sie Copilot in PowerPoint gar nicht sehen, ist es möglicherweise nicht in Ihrem Microsoft 365 Abonnement enthalten oder aufgrund der Einstellungen Ihrer Organisation nicht verfügbar. Das ist das Erste, was Sie prüfen sollten, wenn die Funktion ganz zu fehlen scheint und nicht nur ein Ergebnis liefert, das Ihnen nicht gefällt.
Auch Bilder und visuelle Vorschläge verdienen einen zweiten Blick. Copilot kann Stockbilder vorschlagen oder passend zu einer Präsentation erzeugen, aber ein vorgeschlagenes oder erzeugtes Bild sollte trotzdem daraufhin geprüft werden, ob es zur Aussage der Folie und zu den Standards Ihrer Organisation passt, und nicht nur daraufhin, ob es professionell aussieht.
Die Gewohnheit, die sich lohnt, ist, jede mit Copilot erstellte Präsentation als Entwurf zu behandeln, den Sie bearbeiten, und nicht als Ergebnis, das Sie übernehmen. Wenn Sie von Ihrer eigenen Vorlage ausgehen, einen konkreten Prompt schreiben und das Ergebnis vor dem Vortrag einmal komplett durchlesen, fangen Sie den weitaus größten Teil der Probleme ab, bevor jemand außerhalb Ihres eigenen Bearbeitungsdurchgangs sie sieht.
Ein erster Entwurf ist nur nützlich, wenn Sie wissen, wie Sie ihn formen
Folien in Minuten aus einem Prompt zu bekommen, ist der leichte Teil. Einen Prompt zu schreiben, der konkret genug für einen brauchbaren ersten Entwurf ist, und genau zu wissen, was Sie vor dem Vortrag prüfen müssen, ist der Teil, der Ihnen tatsächlich einen Abend erspart. Die erste Woche des Copilot-Kurses von Nightschool AI baut auf echten Präsentationen wie dieser auf.
Häufig gestellte Fragen
Wie erstelle ich mit Copilot in PowerPoint eine neue Präsentation?
Beschreiben Sie im Promptfeld die Präsentation, die Copilot erstellen soll, und nennen Sie dabei das Publikum, den Zweck und die wichtigsten Punkte, die vorkommen müssen. Copilot erstellt daraus eine vollständige erste Fassung, die Sie dann prüfen und umformen.
Verwendet Copilot automatisch die Vorlage meiner Organisation?
Nur, wenn Sie von ihr ausgehen. Wenn Sie mit einer Vorlage beginnen, weiß Copilot, dass Theme und Design der Präsentation erhalten bleiben sollen, statt ein allgemeines Layout zu bauen, das Sie danach erst an Ihr Branding anpassen müssten.
Was ist, wenn meine Organisation ein bestimmtes Brand Kit verlangt?
Verlangt Ihre Organisation ein Brand Kit, wählen Sie unter „Marke auswählen“ das Brand Kit aus, das Copilot für die Präsentation verwenden soll, bevor Sie Ihren Prompt schreiben. So folgt jede von Copilot erzeugte Folie bereits diesem Branding.
Kann ich einer bereits erstellten Präsentation einen neuen Abschnitt hinzufügen, ohne von vorn anzufangen?
Ja. Wählen Sie im Copilot-Menü über Ihrer Folie die Option „Thema hinzufügen“ und beschreiben Sie den gewünschten Abschnitt. Copilot entwirft diesen Abschnitt für sich, und Sie können ihn in die bestehende Präsentation einfügen, ohne den Rest anzufassen.
Warum sehe ich Copilot in PowerPoint überhaupt nicht?
Wenn Sie Copilot in Word, Excel, PowerPoint oder OneNote nicht sehen, ist es möglicherweise nicht in Ihrem Microsoft 365 Abonnement enthalten oder aufgrund der Einstellungen Ihrer Organisation nicht verfügbar. Prüfen Sie Ihr Abonnement und die Einstellungen Ihrer Organisation, bevor Sie annehmen, die Funktion sei defekt.
Kann Copilot ein schriftliches Dokument in eine Präsentation umwandeln?
Ja, indem Sie im Prompt das Dokument als Quelle angeben und festlegen, was in die Präsentation übernommen werden soll. Nennen Sie auch, was wegfallen soll, denn eine direkte Umwandlung aus einem Dokument behält oft weit mehr Details, als ein Folienformat fassen kann.
Kann Copilot bei Bildern für eine Präsentation helfen?
Copilot kann Stockbilder vorschlagen oder passend zu einer Präsentation erzeugen. Prüfen Sie jedes vorgeschlagene oder erzeugte Bild daraufhin, ob es zur Aussage der Folie und zu den visuellen Standards Ihrer Organisation passt, bevor Sie es übernehmen.
Was sollte ich prüfen, bevor ich eine mit Copilot erstellte Präsentation halte?
Lesen Sie die gesamte Präsentation einmal so, wie Ihr tatsächliches Publikum sie sehen würde, prüfen Sie jede konkrete Aussage und Zahl anhand Ihres echten Quellenmaterials und vergewissern Sie sich, dass das Design zur Vorlage und zum Brand Kit Ihrer Organisation passt, bevor Sie sie jemandem zeigen.
Schluss damit, dieselbe Präsentationsstruktur immer wieder auf einer leeren Folie zu bauen
Ein konkreter Prompt und Ihre eigene Vorlage bringen Sie schon weit. Der Bearbeitungsdurchgang macht die Präsentation präsentierfähig.