VERSTÄNDLICH ERKLÄRT
Tabelle mit Copilot in Excel analysieren
Die Daten waren schon immer da. Sie hatten nur keinen freien Nachmittag, um die Geschichte darin zu finden.
Wenn Sie eine Arbeitsmappe voller Rohzahlen bekommen haben, dazu die vage Bitte, etwas Brauchbares darin zu finden, kann Microsoft 365 Copilot in Excel die Daten durchgehen, Formeln vorschlagen und Muster aufzeigen, ohne dass Sie eine einzige Funktion selbst schreiben. Dieser Leitfaden zeigt, wo Copilot in Excel tatsächlich zu finden ist, wie Sie mit einem Prompt in normaler Sprache aus einer Frage nach Erkenntnissen eine echte Formelspalte machen und was Sie nach Copilots Antwort weiterhin selbst prüfen müssen.
Um eine Tabelle mit Microsoft 365 Copilot in Excel zu analysieren, wählen Sie unten rechts in Excel das Copilot-Symbol aus und geben dann eine Anfrage in normaler Sprache ein, zum Beispiel die Bitte, eine Spalte hinzuzufügen, die einen Wert aus Ihren Daten berechnet, oder die Formel in einer markierten Zelle zu erklären. Copilot in Excel hilft Ihnen, Arbeitsmappen zu erstellen und zu bearbeiten, einschließlich der Erstellung von Formeln und dem Aufzeigen von Erkenntnissen, direkt in der Tabelle, die Sie bereits geöffnet haben. Es ist ein Dialog über Prompts und keine Reihe von Schaltflächen, und jeder Vorschlag sollte geprüft werden, bevor Sie danach handeln.
Veröffentlicht
Das Wichtigste in Kürze
- Sie öffnen Copilot in Excel, indem Sie unten rechts in Excel das Copilot-Symbol auswählen. Dadurch öffnet sich der Chatbereich.
- Eine Formelspalte fordern Sie mit einer Anfrage in normaler Sprache an, etwa „Füge eine Spalte hinzu, die die Gewinnmarge für jedes Produkt berechnet“, und nicht per Klick auf eine Schaltfläche.
- Wenn Sie eine Formelspalte anfordern, erhalten Sie eine echte Spalte mit funktionierenden Formeln und keine Beschreibung, wie eine Formel aussehen könnte.
- Sie können Copilot bitten, jede Formel zu erklären, auch eine, die es gerade vorgeschlagen hat, zum Beispiel mit „Erkläre die Formel in der markierten Zelle.“
- Das Bearbeiten mit Copilot funktioniert in Excel nur, wenn die Berechnungsoptionen auf Automatisch stehen. Copilot kann weiterhin Fehler machen, prüfen Sie also, was es erstellt, bevor Sie sich darauf verlassen.
Kopieren und einfügen
Prompts, die Sie heute nutzen können
Orientierung in einer neuen Arbeitsmappe
Sieh dir die Daten in dieser Tabelle an und sag mir, was jede Spalte darstellt, welche Spalten sich für eine nützliche Berechnung kombinieren lassen und ob dir Zeilen mit fehlenden oder uneinheitlichen Werten auffallen, bevor ich diese Daten weiter analysiere.
Nützlich, sobald Sie eine Arbeitsmappe öffnen, die jemand anderes gebaut hat, und bevor Sie irgendetwas darin analysieren.
Eine Formelspalte statt einer Formelerklärung anfordern
Füge dieser Tabelle eine Formelspalte hinzu, die für jede Zeile die Gewinnmarge aus den Spalten Umsatz und Kosten berechnet, und erkläre, wie die Formel funktioniert, damit ich sie an ein paar Zeilen von Hand nachprüfen kann.
Wenn Sie die genauen Spalten und die gewünschte Berechnung nennen, erhalten Sie ein brauchbareres Ergebnis, als wenn Sie Copilot bitten, einfach etwas Interessantes zu finden.
Muster finden, nach denen Sie sonst manuell suchen müssten
Sieh dir diese Tabelle an und sag mir, welches Produkt oder welche Kategorie über die Zeiträume in diesen Daten die größte Veränderung zeigt, was diese Veränderung allein anhand dessen erklären könnte, was in diesem Tabellenblatt steht, und welche anderen Spalten ich mir ansehen sollte, um das zu bestätigen.
Bitten Sie darum, die Erklärung nur auf den Inhalt des Tabellenblatts zu stützen, damit Sie keine Vermutung erhalten, die als Erkenntnis auftritt.
Eine Formel prüfen, bevor Sie ihr vertrauen
Erkläre mir Schritt für Schritt genau, was diese Formel berechnet, welche Zellen sie referenziert und was mit dem Ergebnis passieren würde, wenn eine dieser referenzierten Zellen leer wäre oder Text statt einer Zahl enthielte.
Fügen Sie eine beliebige Formel ein, ob Copilot sie vorgeschlagen hat oder jemand sie vor Jahren gebaut hat, und bitten Sie um dieselbe Schritt-für-Schritt-Erklärung.
Rohzahlen in etwas verwandeln, das Sie präsentieren können
Fasse die wichtigsten Trends in diesen Daten in einfacher Sprache für jemanden zusammen, der die Tabelle nicht kennt, und verwende dabei nur die Zahlen, die tatsächlich in dieser Tabelle stehen. Weise mich auf alles hin, was ungewöhnlich wirkt oder noch einmal geprüft werden sollte, bevor ich es weitergebe.
Das ist für die Zusammenfassung gedacht, die Sie rund um die Tabelle schreiben, und kein Ersatz für die Tabelle selbst.
WAS COPILOT HIER TATSÄCHLICH TUT
Was Copilot kann, sobald es in Ihrer Arbeitsmappe geöffnet ist
Es ist kein separates Analysewerkzeug, das an Excel angeflanscht wurde. Es liest die Tabelle, die Sie bereits haben, und arbeitet darin.
Baut Formeln, nicht nur Erklärungen
Copilot in Excel hilft Ihnen beim Erstellen und Bearbeiten von Arbeitsmappen, unter anderem durch das Erzeugen von Formeln und das Aufzeigen von Erkenntnissen, und zwar direkt in der Tabelle, die Sie schon aufgebaut haben.
Schreibt neue Spalten aus vorhandenen Daten
Copilot kann neue Spalten oder Zeilen anlegen, die Werte aus Ihren vorhandenen Daten berechnen, etwa die Gewinnmarge pro Produkt, statt nur zu beschreiben, wie Sie es selbst tun könnten.
Zeigt auf Wunsch seine Überlegungen
Eine vorgeschlagene Formel ist nie eine Blackbox. Sie sehen, wie sie funktioniert, wenn Sie Copilot bitten, die Formel in der Zelle zu erklären. Dabei wird die Logik hinter dem Vorschlag durchgegangen.
Sitzt in einem Chatbereich, nicht in einem Menü, das Sie suchen müssen
Sie erreichen Copilot über das Copilot-Symbol unten rechts in Excel. Es öffnet einen Chatbereich direkt neben Ihren Daten.
WO COPILOT TATSÄCHLICH ZU FINDEN IST
Das Copilot-Symbol finden, bevor Sie etwas fragen können
Bevor Sie Copilot etwas zu Ihren Daten fragen können, müssen Sie es finden: Wählen Sie unten rechts in Excel das Copilot-Symbol aus, um den Chatbereich zu öffnen. Beim ersten Mal übersieht man es leicht, denn es liegt ganz außerhalb des Menübands, in der Ecke des Fensters und nicht oben bei den anderen Befehlen.
Sobald der Chatbereich geöffnet ist, passiert alles in diesem Leitfaden dort. Sie geben eine Anfrage in normaler Sprache ein, und Copilot arbeitet direkt an der Tabelle, die vor Ihnen geöffnet ist, nicht an einer Kopie oder einem Export davon.
Es gibt kein eigenes Menü mit Formelschaltflächen, das Sie lernen müssten. Eine Formelspalte anzufordern und Copilot eine vorhandene Formel erklären zu lassen, beginnt auf dieselbe Weise: den Bereich öffnen und in einem Satz beschreiben, was Sie möchten, so wie Sie es einer Kollegin oder einem Kollegen am Nebentisch sagen würden.
Wenn das Symbol ganz fehlt, prüfen Sie zuerst, ob Ihr Microsoft-365-Tarif die Voraussetzungen für Copilot erfüllt, bevor Sie nach anderen Ursachen suchen.
AUS EINER FRAGE EINE FORMEL MACHEN
Eine echte Formel erhalten, nicht nur ihre Beschreibung
Die nützlichste Gewohnheit bei Copilot in Excel ist, eine Formelspalte anzufordern, statt nur eine Antwort zu erfragen. Wenn Sie eine vage Frage zu Ihren Daten stellen, bekommen Sie im Chatbereich eine vage Antwort. Wenn Sie Copilot bitten, eine Formelspalte hinzuzufügen, die etwas Bestimmtes aus bereits vorhandenen Spalten berechnet, erhalten Sie eine echte Spalte mit funktionierenden Formeln direkt in Ihrer Tabelle.
Im Chatbereich geben Sie eine Anfrage in normaler Sprache ein, etwa „Füge eine Spalte hinzu, die die Gewinnmarge für jedes Produkt berechnet“, und Copilot fügt diese Formelspalte direkt in Ihre Tabelle ein. Es gibt keine eigene Schaltfläche zum Einfügen: Die Formel wird, sobald Copilot sie erzeugt hat, ein normaler Teil des Tabellenblatts und keine Antwort, die Sie von Hand aus einem Chatfenster herauskopieren müssen.
Das ist wichtig, denn eine Formel in Ihrer eigentlichen Tabelle verhält sich wie jede andere Formel darin. Sie aktualisiert sich, wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern, andere Formeln können auf sie verweisen, und wer die Datei später öffnet, sieht die Berechnung selbst und keine statische Zahl, die jemand einmal eingetippt und nie wieder angesehen hat.
Bevor Sie etwas vertrauen, das Copilot hinzugefügt hat, sollten Sie sich angewöhnen, die Logik der Formel zu prüfen und nicht nur die Zahl, die sie liefert. Bitten Sie Copilot, die Formel in der markierten Zelle zu erklären, und gleichen Sie diese Erklärung mit ein oder zwei Zeilen ab, die Sie von Hand nachrechnen können. So fällt ein Missverständnis am schnellsten auf, bevor daraus eine Formel wird, die in einer ganzen Spalte unbemerkt falsch ist.
ERKENNTNISSE DIREKT ERFRAGEN
Die Suche nach dem Muster nicht mehr selbst übernehmen
Formelspalten lösen das Problem, aus Ihren Daten etwas Neues zu berechnen. Ein anderer, ebenso nützlicher Schritt ist, Copilot über die gesamte Tabelle schauen zu lassen und sich sagen zu lassen, was auffällt, statt selbst durch Hunderte Zeilen zu scrollen und einen Trend per Augenmaß zu suchen.
Copilot kann neue Spalten oder Zeilen anlegen, die Werte aus Ihren vorhandenen Daten berechnen, etwa die Gewinnmarge pro Produkt. Genau diese Fähigkeit ermöglicht es auch, eine Frage zu beantworten wie die, welches Produkt in einem bestimmten Zeitraum den größten Ausschlag hatte, solange sich der Vergleich aus den Spalten bilden lässt, die bereits in Ihrer Tabelle stehen.
Die Qualität der Antwort hängt stark davon ab, wie konkret die Frage ist. Ein Prompt, der die genauen Spalten, den genauen Vergleich und den genauen Zeitraum nennt, liefert etwas, mit dem Sie arbeiten können. Ein Prompt, der Copilot nur bittet, etwas Interessantes zu finden, ergibt meist eine korrekte, aber oberflächliche Beobachtung, weil keine echte Frage dahinterstand, die Copilot präzise beantworten konnte.
Behandeln Sie den Chatbereich wie ein Gespräch und nicht wie eine einzelne Abfrage. Wenn die erste Antwort nah dran ist, aber nicht ganz das, was Sie brauchten, stellen Sie eine direkte Nachfrage und benennen Sie, was gefehlt hat, so wie Sie es bei einer Kollegin oder einem Kollegen tun würden, der oder die beim ersten Versuch fast richtig lag.
BEVOR SIE EINER ZAHL VERTRAUEN
Was Sie prüfen sollten, bevor eine Copilot-Formel in einen echten Bericht kommt
Eine vorgeschlagene Formel ist ein guter erster Entwurf. Bestätigen Sie sie so, wie Sie eine Zahl bestätigen würden, die Ihnen ein Kollege gegeben hat.
Lesen Sie die Erklärung, überspringen Sie sie nicht
Bitten Sie Copilot, die Formel zu erklären, und gleichen Sie die Begründung mit mindestens einer Zeile ab, die Sie von Hand nachprüfen können, bevor Sie der hinzugefügten Spalte in Ihrer Tabelle vertrauen.
Testen Sie gezielt einen Grenzfall
Prüfen Sie, was die Formel mit einer leeren Zelle, einer Null oder einer Zeile macht, die anders aussieht als der Rest der Tabelle, denn dort versagt eine plausibel wirkende Formel am ehesten.
Stellen Sie sicher, dass die Berechnungsoptionen richtig gesetzt sind
Das Bearbeiten mit Copilot wird nur unterstützt, wenn die Berechnungsoptionen auf Automatisch stehen. Wenn Copilot nicht reagiert, ist diese Einstellung das Erste, was Sie prüfen sollten.
WO ES AN GRENZEN STÖSST
Was Sie selbst prüfen sollten, bevor Sie danach handeln
Copilot in Excel ist wirklich hilfreich, wenn Sie bei einer Formel nicht weiterkommen oder einen ersten Blick auf ein Muster in Ihren Daten brauchen. Es ersetzt aber nicht, dass Sie die Zahlen verstehen, die Sie präsentieren oder auf die Sie sich stützen wollen. Copilot nutzt KI, um Vorschläge zu erzeugen, und kann gelegentlich Fehler machen. Deshalb gehört es zur richtigen Nutzung des Werkzeugs, alles, was es erstellt, zu prüfen, zu bearbeiten und zu verifizieren, bevor Sie sich darauf verlassen. Das ist kein optionaler Zusatzschritt.
Die Einstellung der Berechnungsoptionen ist die andere harte Grenze, die Sie im Kopf behalten sollten. Wenn Copilot nicht mehr auf Formelanfragen reagiert, prüfen Sie, ob die Berechnungsoptionen auf Automatisch stehen, bevor Sie annehmen, dass etwas anderes defekt ist. Das Bearbeiten mit Copilot wird nur in diesem Modus unterstützt.
Über diese beiden Grenzen hinaus gilt: Behandeln Sie jede Copilot-Formel und jede Erkenntnis so, wie Sie eine Zahl behandeln würden, die Ihnen ein neuer Analyst zum ersten Mal gibt. Sie ist plausibel, wahrscheinlich richtig und einen zweiten Blick wert, bevor sie in etwas einfließt, wonach andere handeln. Ein oder zwei Zeilen von Hand zu prüfen dauert wenige Minuten und ist viel günstiger, als einen Bericht im Nachhinein zu korrigieren.
Die Gewohnheit, die sich auf Dauer auszahlt, ist nicht, jede Funktion auswendig zu kennen. Es geht darum, sich daran zu gewöhnen, Copilot konkrete, klar eingegrenzte Fragen zu Daten zu stellen, die Sie bereits einigermaßen gut verstehen. So merken Sie schnell, wenn etwas, das es zurückgibt, nicht dem entspricht, was Sie erwartet haben.
Zu wissen, dass es Copilot gibt, heißt noch nicht zu wissen, was man fragen soll
Über Formelspalten zu lesen ist eine Sache. Sich anzugewöhnen, Copilot konkrete, überprüfbare Fragen zu einer Arbeitsmappe zu stellen, die für Ihre Arbeit tatsächlich wichtig ist, ist eine andere. Die erste Woche des Copilot-Kurses von Nightschool AI baut auf echten Tabellenaufgaben wie dieser auf.
Häufig gestellte Fragen
Warum finde ich die Copilot-Schaltfläche in Excel nicht?
Schauen Sie in die untere rechte Ecke des Excel-Fensters: Wählen Sie dort das Copilot-Symbol aus, um den Chatbereich zu öffnen. Fehlt es ganz, prüfen Sie, ob Ihr Microsoft-365-Tarif die Voraussetzungen für Copilot erfüllt.
Kann Copilot eine Tabelle analysieren, die jemand anderes gebaut hat?
Ja. Öffnen Sie sie, wählen Sie unten rechts das Copilot-Symbol aus und bitten Sie Copilot zuerst, zu beschreiben, was jede Spalte darstellt, bevor Sie eine Berechnung anfordern. So fällt früh auf, was auffällig aussieht.
Beschreibt Copilot eine Formel nur, oder fügt es sie wirklich in mein Tabellenblatt ein?
Es fügt eine echte Formel ein. Geben Sie im Chatbereich eine Anfrage ein wie „Füge eine Spalte hinzu, die die Gewinnmarge für jedes Produkt berechnet“, und Copilot fügt die Formelspalte als funktionierende Formel direkt in Ihre Tabelle ein, nicht als Textblock in einem Chatfenster.
Woher weiß ich, ob eine Copilot-Formel korrekt ist?
Bitten Sie Copilot, die Formel zu erklären, um die Begründung dahinter zu sehen, und gleichen Sie diese mit ein oder zwei Zeilen ab, die Sie von Hand nachprüfen können, darunter ein Grenzfall wie eine leere Zelle. Copilot nutzt KI, um Vorschläge zu erzeugen, und kann gelegentlich Fehler machen. Diese Prüfung lohnt sich deshalb jedes Mal.
Warum hat Copilot nicht mehr reagiert, als ich eine Formel bearbeiten wollte?
Prüfen Sie Ihre Berechnungsoptionen. Das Bearbeiten mit Copilot wird nur unterstützt, wenn die Berechnungsoptionen auf Automatisch stehen. Wurde die Einstellung auf manuell geändert, verhalten sich die Bearbeitungsvorschläge von Copilot womöglich nicht wie erwartet.
Kann ich Copilot bitten, Trends in meinen Daten zu finden, statt eine Formel zu schreiben?
Ja. Stellen Sie eine konkrete Frage, die die genauen Spalten und den Vergleich nennt, der Sie interessiert, etwa welche Kategorie sich über die Zeiträume in Ihrer Tabelle am stärksten verändert hat. Eine allgemeine Bitte, etwas Interessantes zu finden, führt meist zu einer oberflächlicheren Antwort.
Unterscheidet sich eine Copilot-Formelspalte von einer Formel, die ich selbst schreibe?
Nicht, sobald sie in Ihrer Tabelle steht. Nachdem Copilot die Spalte hinzugefügt hat, verhält sie sich wie jede andere Formel in Ihrer Tabelle: Sie berechnet sich neu, wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern, und kann an anderer Stelle im Tabellenblatt referenziert werden. Der Unterschied liegt nur darin, wie sie entstanden ist.
Was sollte ich prüfen, bevor ich eine mit Copilot erstellte Analyse an jemand anderen weitergebe?
Prüfen, bearbeiten und verifizieren Sie alles, was Copilot erstellt, bevor Sie sich darauf verlassen. Das ist derselbe Hinweis, den Microsoft zu jedem Copilot-Vorschlag in Excel gibt. Nehmen Sie sich ein paar Minuten, um die Logik zu bestätigen und einen Grenzfall zu testen, bevor die Zahlen in einen Bericht eingehen, nach dem andere handeln.
Schluss damit, dieselben Formeln immer wieder neu herzuleiten
Das Copilot-Symbol zu finden und sich anzugewöhnen, seine Arbeit zu prüfen, ist in Minuten gelernt. Jede weitere Tabelle geht danach schneller.