GIẢI THÍCH DỄ HIỂU
Cách nhận bản tóm tắt cuộc họp với Copilot trong Teams
Bạn vào họp muộn, hoặc không tham gia được. Đây là cách bắt kịp mà không cần nhắn tin hỏi sáu người.
Nếu bạn bỏ lỡ một phần cuộc họp, hoặc cần gửi ghi chú sau khi cuộc họp kết thúc, Microsoft 365 Copilot trong Teams có thể dựng lại cuộc trò chuyện cho bạn, miễn là một cài đặt đã được bật trong lúc cuộc họp diễn ra. Hướng dẫn này nói về những gì Copilot thực sự ghi lại, tìm nó ở đâu khi cuộc họp đã kết thúc, và cách kiểm tra một việc cần làm với bản ghi thực tế trước khi hành động theo đó.
Để nhận bản tóm tắt cuộc họp với Microsoft 365 Copilot trong Teams, hãy mở chat cuộc họp hoặc tab Recap sau khi cuộc họp kết thúc và hỏi trực tiếp Copilot. Copilot tóm tắt các điểm thảo luận chính, bao gồm ai đã nói và nói gì, và gợi ý các việc cần làm. Điều này chỉ hoạt động nếu phụ đề trực tiếp đã được bật trong lúc cuộc họp diễn ra; nếu không, Copilot sẽ không có lịch sử trò chuyện nào để dựa vào khi cuộc họp kết thúc, và không có gì để tóm tắt.
Ngày đăng
Điểm chính
- Copilot tóm tắt những gì đã được nói và ai đã nói, đồng thời gợi ý các việc cần làm, cả trong lúc cuộc họp diễn ra và sau khi nó kết thúc.
- Phụ đề trực tiếp phải được bật trong lúc cuộc họp diễn ra, nếu không Copilot sẽ không có lịch sử trò chuyện để trả lời câu hỏi sau đó.
- Sau cuộc họp, Copilot có mặt ở hai nơi: chat cuộc họp và tab Recap.
- Copilot không hoạt động trong các cuộc họp do một tổ chức khác tổ chức, cho dù cài đặt nào đã được bật.
- Trước khi chuyển tiếp một việc cần làm, hãy yêu cầu Copilot trích dẫn chính xác phần trong bản ghi mà nó xuất phát từ, để bạn không truyền đi một suy đoán như một quyết định.
Copilot có thể làm gì ở mỗi giai đoạn của một cuộc họp Teams
| Giai đoạn | Copilot làm gì | Cần gì để hoạt động |
|---|---|---|
| Trong lúc cuộc họp | Gợi ý các việc cần làm và trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có, theo thời gian thực | Chỉ cần có mặt trong cuộc họp |
| Ngay sau khi cuộc họp kết thúc | Tóm tắt các điểm thảo luận chính, bao gồm ai đã nói và nói gì, từ chat cuộc họp hoặc tab Recap | Phụ đề trực tiếp được bật trong lúc cuộc họp |
| Một cuộc họp do một tổ chức khác tổ chức | Không hoạt động, cho dù các cài đặt khác thế nào | Không áp dụng |
| Một cuộc họp không bật phụ đề | Không có lịch sử trò chuyện để tóm tắt khi cuộc họp kết thúc | Không có cách nào xử lý sau khi việc đã xảy ra |
Sao chép và dán
Prompt bạn có thể dùng ngay hôm nay
Bắt kịp một cuộc họp bạn đã bỏ lỡ một phần
Tôi đã bỏ lỡ phần đầu của cuộc họp này. Dựa trên bản ghi và chat của cuộc họp, hãy tóm tắt các điểm thảo luận chính cho đến giờ, ghi rõ ai đã nói gì về mỗi chủ đề lớn, và chỉ ra bất kỳ quyết định nào đã được đưa ra trước khi tôi tham gia.
Thay đổi tùy theo bạn đã bỏ lỡ bao nhiêu phần cuộc họp, hoặc hỏi về một chủ đề cụ thể thay vì toàn bộ cuộc thảo luận.
Trích xuất tất cả các việc cần làm
Xem lại tất cả những gì đã được thảo luận trong cuộc họp này và liệt kê mọi việc cần làm đã được nhắc đến, bao gồm ai được giao việc và bất kỳ thời hạn hay bước tiếp theo nào đã được đồng ý, dù chỉ được nhắc đến qua loa.
Yêu cầu Copilot tách riêng các việc được giao cho bạn khỏi các việc được giao cho người khác nếu cuộc họp bao gồm nhiều luồng công việc.
Viết một bản tóm tắt để gửi cho những người đã bỏ lỡ
Viết một bản tóm tắt ngắn về cuộc họp này mà tôi có thể gửi cho các đồng nghiệp không tham dự được, bao gồm các chủ đề chính chúng tôi đã thảo luận, các quyết định đã đạt được, và những câu hỏi còn mở vẫn cần ai đó trong nhóm trả lời.
Cho Copilot biết bản tóm tắt này dành cho ai để nó bỏ qua những ngữ cảnh mà đối tượng đó đã biết.
Xác nhận một việc cần làm là chính xác
Trích dẫn chính xác phần trong bản ghi nơi quyết định rằng tôi sẽ phụ trách công việc này, bao gồm ai đã giao việc và bước tiếp theo đã được đồng ý là gì, để tôi có thể xác nhận việc cần làm này chính xác trước khi theo sát với nhóm.
Thay mô tả công việc bằng việc cần làm cụ thể bạn muốn xác minh.
Đặt câu hỏi tiếp theo sau khi cuộc họp kết thúc
Dựa trên cuộc thảo luận trong cuộc họp này, giải thích điều gì đã được quyết định về tiến độ của dự án này, ai chịu trách nhiệm cho mỗi phần việc còn lại, và liệu có ai nêu lo ngại về kế hoạch mà chúng ta nên xem lại trước khi tiếp tục không.
Cách này hoạt động từ chat cuộc họp hoặc tab Recap, kể cả rất lâu sau khi mọi người khác đã rời khỏi cuộc gọi.
COPILOT GHI LẠI NHỮNG GÌ
Microsoft 365 Copilot thực sự làm gì trong một cuộc họp Teams
Đây không chỉ là ghi biên bản. Copilot theo dõi cuộc trò chuyện sát đến mức có thể trả lời câu hỏi về nó sau đó.
Theo dõi ai đã nói gì
Copilot tóm tắt các điểm thảo luận chính, bao gồm ai đã nói và nói gì, để bản tóm tắt phản ánh đúng cuộc trò chuyện thực tế thay vì một danh sách chung chung.
Gợi ý các việc cần làm
Copilot cũng gợi ý các việc cần làm và trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có, theo thời gian thực, trong hoặc sau cuộc họp.
Vẫn hoạt động sau khi cuộc gọi kết thúc
Bạn không cần phải nắm bắt mọi thứ trực tiếp. Copilot tiếp tục trả lời các câu hỏi về cuộc họp sau khi nó kết thúc, miễn là cài đặt phù hợp đã được bật.
Có mặt ở hai nơi cụ thể
Bạn có thể truy cập Copilot sau cuộc họp từ chat cuộc họp và từ tab Recap, không phải từ một ứng dụng riêng nào đó mà bạn phải đi tìm.
CÀI ĐẶT DUY NHẤT QUYẾT ĐỊNH TẤT CẢ
Vì sao phụ đề trực tiếp quyết định những gì bạn có thể hỏi sau đó
Copilot trong Teams không tự động âm thầm ghi âm và diễn giải mọi cuộc họp theo mặc định. Nó xây dựng sự hiểu biết về cuộc trò chuyện từ bản phụ đề trực tiếp khi cuộc họp đang diễn ra. Để đặt câu hỏi cho Copilot về cuộc họp hoặc xem lại lịch sử trò chuyện sau khi cuộc họp kết thúc, phụ đề trực tiếp phải được bật trong lúc cuộc họp diễn ra, không phải bật sau đó, vì sẽ không có bản ghi 'sau đó' nào được tạo ra khi mọi người đã rời khỏi cuộc gọi.
Đây là phần mà nhiều người bỏ lỡ khi bản tóm tắt trả về trống hoặc Copilot phản ứng như thể cuộc họp chưa từng diễn ra. Nếu phụ đề bị tắt, Copilot không âm thầm gặp lỗi, nó đơn giản là không có gì để tóm tắt. Không có cài đặt nào bạn có thể bật lại sau đó để tạo ngược lại một bản ghi cho cuộc họp đã kết thúc mà không có nó.
Trong thực tế, điều này có nghĩa là thói quen quan trọng không phải là hỏi Copilot đúng câu hỏi sau này. Đó là nhớ bật phụ đề trực tiếp ngay khi cuộc họp bắt đầu, giống như cách bạn nhớ nhấn ghi âm cho một cuộc gọi mà bạn biết mình sẽ cần ghi chú sau. Nếu bạn là người tổ chức, hoặc chỉ đơn giản là người thường điều hành các cuộc họp này, hãy đưa việc này vào một trong những điều đầu tiên bạn kiểm tra khi mọi người tham gia.
Nếu bạn tham gia một cuộc họp do người khác điều hành và không chắc liệu phụ đề đã được bật hay chưa, hãy hỏi thẳng ngay từ đầu. Việc này chỉ mất vài giây, và đó là sự khác biệt giữa việc có một bản tóm tắt dùng được và việc không có gì để dựa vào sau khi cuộc họp kết thúc.
TÌM BẢN TÓM TẮT Ở ĐÂU
Thực sự tìm Copilot ở đâu khi cuộc họp đã kết thúc
Khi cuộc họp kết thúc, bạn có hai điểm truy cập vào những gì Copilot đã ghi lại: chat cuộc họp, chính là luồng chat mà cuộc họp đã sử dụng trong lúc diễn ra, và tab Recap, nằm cạnh chat như một nơi riêng dành cho nội dung cuộc họp. Bạn có thể truy cập Copilot sau cuộc họp từ bất kỳ nơi nào trong hai nơi này, và cả hai đều lấy dữ liệu từ cùng một bản ghi gốc, vì vậy bạn không phải chọn giữa hai phiên bản khác nhau của cuộc họp.
Nếu bạn đã có mặt trong cuộc họp, chat thường là lối đi nhanh hơn, vì bạn đã có mặt trong luồng chat đó vì một lý do khác, chẳng hạn để theo dõi điều ai đó vừa nói hoặc phản hồi một tin nhắn. Nếu bạn hoàn toàn không tham gia cuộc họp và ai đó chuyển tiếp chat cho bạn hoặc thêm bạn vào không gian nhóm sau đó, tab Recap là điểm bắt đầu rõ ràng hơn, vì nó được xây dựng riêng để chứa nội dung cuộc họp thay vì các qua lại của một cuộc thảo luận trực tiếp.
Dù theo cách nào, hành động vẫn giống nhau: mở luồng chat hoặc tab, tìm nơi bạn có thể đặt câu hỏi cho Copilot, và hỏi một câu hỏi trực tiếp thay vì cuộn lên xuống để tự ghép lại cuộc họp. Đó chính là toàn bộ mục đích của tính năng này. Việc cuộn một luồng chat dài để tái hiện lại một quyết định chính là công việc thủ công mà Copilot tồn tại để giúp bạn bỏ qua.
HỎI ĐÚNG ĐỂ CÓ BẢN TÓM TẮT PHÙ HỢP
Thực sự nên hỏi Copilot điều gì
Một bản tóm tắt không chỉ có một dạng duy nhất. Yêu cầu 'tóm tắt cuộc họp' sẽ cho bạn một bản tóm tắt chung, hữu ích nhưng thường quá rộng để hành động theo. Cách hữu ích hơn là hỏi về điều cụ thể bạn cần ngay lúc này: ai đã nói gì về một chủ đề cụ thể, điều gì đã được quyết định trước khi bạn tham gia, hoặc nhóm đã đồng ý làm gì tiếp theo. Các mẫu câu lệnh ở trên được xây dựng có chủ đích theo cách này, nêu rõ kết quả bạn muốn thay vì để câu hỏi mở.
Vì Copilot cũng trả lời câu hỏi theo thời gian thực trong cuộc họp, bạn không cần phải chờ đến khi nó kết thúc mới sử dụng. Nếu bạn đang trong cuộc họp và mất tập trung một phút, bạn có thể hỏi điều vừa được quyết định mà không cần làm gián đoạn để ai đó lặp lại. Thói quen đó, hỏi một câu hỏi trực tiếp thay vì cố gắng theo dõi mọi thứ trực tiếp, cũng tự nhiên áp dụng được cho bản tóm tắt sau cuộc họp.
Cũng nên nói rõ đối tượng khi bạn yêu cầu một bản tóm tắt dự định gửi cho người khác. Một bản tóm tắt dành cho người bỏ lỡ toàn bộ cuộc họp cần nhiều ngữ cảnh hơn một bản dành cho người có mặt nhưng rời đi một chút. Cho Copilot biết bản tóm tắt này dành cho ai, và họ đã biết gì, giúp tránh việc giải thích thừa hoặc bỏ sót điều người đó thực sự cần.
TRƯỚC KHI HÀNH ĐỘNG THEO ĐÓ
Cách xác nhận một việc cần làm dựa trên bản ghi
Một việc cần làm do Copilot gợi ý chỉ là một gợi ý. Hãy xác nhận lại với cuộc trò chuyện thực tế trước khi coi đó là một quyết định.
Yêu cầu trích dẫn chính xác, không phải diễn giải lại
Yêu cầu Copilot trích dẫn chính xác phần trong bản ghi nơi công việc được giao, bao gồm ai đã nói và giao cho ai, thay vì chỉ lặp lại bản tóm tắt.
Kiểm tra việc đó thực sự được giao cho ai
Một bản tóm tắt có thể rút gọn 'ai đó đề xuất X' thành 'X đã được giao cho bạn.' Hãy hỏi cụ thể ai đã đồng ý nhận công việc đó trước khi bạn nhận trách nhiệm.
Hỏi điều gì đã xảy ra ngay trước và sau đó
Đôi khi các quyết định được xem lại sau đó trong cùng một cuộc họp. Hãy hỏi Copilot xem việc đó có được xác nhận, thay đổi, hay bị bỏ sau đó trong cuộc trò chuyện không.
NHỮNG GÌ CẦN KIỂM TRA THỦ CÔNG
Những điểm giới hạn, và những gì bạn cần tự kiểm tra
Copilot trong Teams có những giới hạn thực sự, và bạn nên biết trước khi dựa vào nó cho điều gì quan trọng. Copilot không hoạt động trong các cuộc họp do một tổ chức khác tổ chức, vì vậy nếu bạn là khách trong tenant Teams của một công ty khác, đừng mong có bản tóm tắt sau đó, cho dù bạn đã nhớ kiểm tra phụ đề trực tiếp và mọi thứ khác đều bình thường. Giới hạn này không liên quan gì đến các cài đặt mà bạn có thể kiểm soát.
Yêu cầu về phụ đề là giới hạn cứng còn lại. Nếu nó bị tắt, sẽ không có lịch sử trò chuyện nào để truy vấn sau đó, và không có cách đặt câu hỏi khéo léo nào sau cuộc họp có thể khôi phục lại được. Nếu bạn không chắc một cuộc họp trước đây có bật phụ đề hay không, cách nhanh nhất để biết là thử hỏi Copilot về nó trong chat hoặc tab Recap; nếu không có gì để Copilot dựa vào, bạn sẽ biết ngay.
Ngoài hai giới hạn đó, hãy coi mọi bản tóm tắt như cách bạn coi ghi chú do người khác làm cho mình: hữu ích, nhưng đáng xem lại lần nữa trước khi chuyển tiếp nó như một sự thật. Tên người có thể bị gán nhầm trong một cuộc thảo luận diễn ra nhanh, và một việc cần làm được gợi ý chỉ là cách Copilot hiểu cuộc trò chuyện, không phải một sự phân công đã được xác minh qua bản ghi, cho đến khi bạn đối chiếu với những lời thực sự đã được nói.
Đọc về Copilot và thực sự sử dụng tốt nó trong công việc là hai điều khác nhau
Biết rằng có một bản tóm tắt không có nghĩa là bạn sẽ dùng đến nó vào đúng thời điểm, hoặc đặt đúng câu hỏi để thực sự nhận được điều bạn cần. Tuần đầu tiên của khóa học Copilot của Nightschool AI được xây dựng quanh các công việc thực tế như thế này, bao gồm các cuộc họp bạn bỏ lỡ và những ghi chú bạn cần gửi.
Câu hỏi thường gặp
Copilot có tự động ghi lại bản tóm tắt cho mọi cuộc họp Teams không?
Không. Copilot chỉ có lịch sử trò chuyện để dựa vào nếu phụ đề trực tiếp đã được bật trong lúc cuộc họp diễn ra. Nếu nó bị tắt, sẽ không có gì để Copilot tóm tắt sau đó, cho dù cuộc họp diễn ra thế nào.
Tôi thực sự tìm Copilot ở đâu sau khi cuộc họp Teams kết thúc?
Bạn có thể truy cập Copilot sau cuộc họp từ chat cuộc họp và từ tab Recap. Cả hai đều lấy dữ liệu từ cùng một bản ghi, vì vậy dù bạn mở nơi nào trước, bạn cũng sẽ đến được cùng nội dung gốc.
Copilot có thể cho tôi biết tôi đã bỏ lỡ gì nếu tôi tham gia cuộc họp muộn không?
Có, miễn là phụ đề trực tiếp đã được bật. Hãy hỏi Copilot trong chat cuộc họp hoặc tab Recap để tóm tắt những gì đã được thảo luận trước khi bạn tham gia, bao gồm ai đã nói gì, và nó sẽ tái hiện lại phần đó của cuộc trò chuyện cho bạn.
Copilot hoạt động trong lúc cuộc họp, hay chỉ sau đó?
Cả hai. Copilot gợi ý các việc cần làm và trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có theo thời gian thực trong cuộc họp, và tiếp tục trả lời các câu hỏi về cuộc họp sau khi nó kết thúc, miễn là phụ đề được bật suốt cuộc họp.
Tôi có thể tin tưởng một việc cần làm do Copilot đưa ra mà không tự kiểm tra lại không?
Hãy coi đó là một bản dự thảo tốt, không phải một sự thật đã được xác nhận. Yêu cầu Copilot trích dẫn chính xác phần trong bản ghi mà việc cần làm đó xuất phát từ, bao gồm ai được giao, trước khi bạn chuyển tiếp nó cho nhóm như một quyết định.
Vì sao Copilot không hoạt động trong một cuộc họp tôi được mời tham gia với vai trò khách?
Copilot sẽ không hoạt động trong các cuộc họp được tổ chức bởi một tổ chức khác. Nếu cuộc họp được thiết lập và tổ chức bởi tenant Teams của một công ty khác, Copilot sẽ không tạo bản tóm tắt cho bạn cho dù các cài đặt khác thế nào.
Nếu tôi chỉ cần bản tóm tắt về một chủ đề, không phải toàn bộ cuộc họp thì sao?
Hãy hỏi đúng điều đó. Thay vì yêu cầu một bản tóm tắt chung, hãy nêu rõ chủ đề và hỏi Copilot ai đã thảo luận về nó, điều gì đã được quyết định, và liệu nó có được đề cập nhiều hơn một lần trong cuộc họp không.
Tôi có thể dùng bản tóm tắt Teams để viết lại một bản tóm tắt cho những người không có mặt không?
Có. Hãy yêu cầu Copilot viết một bản tóm tắt dành cho những người hoàn toàn bỏ lỡ cuộc họp, và cho nó biết những người đó đã biết gì, để bản tóm tắt có đủ ngữ cảnh mà không lặp lại những điều họ đã hiểu.
Tôi nên làm gì nếu quên bật phụ đề và cuộc họp đã kết thúc?
Không có cách nào để khôi phục lại bản ghi nếu nó chưa từng được bật. Cách duy nhất là tạo thói quen xác nhận phụ đề đã được bật ngay từ đầu các cuộc họp sau này, đặc biệt là những cuộc họp mà bạn dự kiến sẽ cần ghi chú sau đó.
Đừng để một cài đặt bị bỏ quên làm mất đi cả cuộc họp
Thói quen này rất nhỏ. Xây dựng nó một lần, và mọi cuộc họp sau này sẽ có bản tóm tắt chờ sẵn cho bạn.