Hướng Dẫn Prompt
Cách biến ghi chú cuộc họp thành việc cần làm với Claude
Bản tóm tắt cho bạn biết điều gì đã xảy ra. Danh sách việc cần làm cho bạn biết tiếp theo phải làm gì.
Claude của Anthropic rất giỏi đọc ghi chú cuộc họp và rút ra một danh sách rõ ràng, có thể theo dõi về ai làm gì và đến khi nào, đây là một công việc khác với việc tóm tắt cuộc họp. Bản tóm tắt được viết để đọc một lần; danh sách việc cần làm được viết để kiểm tra lại nhiều lần trong hai tuần tiếp theo, và sự khác biệt đó thay đổi những gì bạn nên yêu cầu: mỗi việc cần một người phụ trách, mỗi người phụ trách phải là người mà ghi chú thực sự đề cập, và mỗi việc đáng theo dõi cần vượt qua một lần kiểm tra nhanh so với ghi chú trước khi đưa vào công cụ mà nhóm bạn thực sự dùng để theo dõi công việc.
Để biến ghi chú cuộc họp thành việc cần làm với Claude, dán ghi chú thô của bạn và yêu cầu danh sách mọi việc đã thực sự được thống nhất, mỗi việc kèm tên người phụ trách và hạn chót nếu có đề cập. Bảo Claude đánh dấu bất kỳ việc nào không có người phụ trách rõ ràng thay vì đoán, và bỏ qua bất cứ điều gì chỉ được thảo luận như ý tưởng mà không giao cho ai. Kiểm tra danh sách so với trí nhớ của bạn về cuộc họp trước khi gửi, vì một người phụ trách sai hoặc hạn chót bị bịa ra gây nhiều nhầm lẫn hơn một danh sách việc cần làm bị trễ.
Ngày đăng
Bài học miễn phí · không cần tài khoảnGặp Gỡ ClaudeVì Sao Chọn Claude?6 phútBắt đầu bài học miễn phíĐiểm chính
- Yêu cầu cụ thể các việc cần làm, không phải bản tóm tắt chung. "Tóm tắt cuộc họp này" và "liệt kê mọi việc cần làm với người phụ trách" đưa Claude đến các kết quả khác nhau, và kết quả thứ hai là thứ bạn thực sự có thể theo dõi.
- Mỗi việc cần một người phụ trách, hoặc một cờ đánh dấu rằng thiếu người phụ trách. Một việc không có tên và không có cờ đánh dấu chỉ chuyển sự mơ hồ sang người đọc danh sách tiếp theo.
- Yêu cầu Claude không đoán hạn chót chưa được đề cập. Danh sách việc cần làm với ngày bịa ra trông có tổ chức hơn thực tế, và cuối cùng ai đó sẽ lập kế hoạch xung quanh một ngày chưa từng được thống nhất thực sự.
- Tách những gì đã giao khỏi những gì chỉ được thảo luận. Ghi chú cuộc họp thường làm mờ ranh giới giữa một gợi ý và một sự cam kết, và danh sách việc cần làm giữ sự mơ hồ đó chỉ chuyển nhầm lẫn sang người theo dõi.
- Kiểm tra danh sách so với trí nhớ của bạn trước khi đưa vào công cụ theo dõi việc cần làm. Một người phụ trách sai trên một việc được theo dõi gây nhầm lẫn thực sự nhiều hơn một việc trễ một ngày.
Sao chép và dán
Prompt bạn có thể dùng ngay hôm nay
Trích xuất danh sách việc cần làm đầy đủ từ ghi chú thô
Đây là ghi chú thô của tôi từ cuộc họp hôm nay: [dán ghi chú của bạn]. Trích xuất mọi việc thực sự đã được thống nhất, kèm tên người phụ trách và hạn chót nếu có đề cập. Nếu một việc không có người phụ trách rõ ràng trong ghi chú của tôi, liệt kê riêng dưới mục "cần người phụ trách" thay vì đoán ai đó. Không bao gồm bất cứ điều gì chỉ được thảo luận như ý tưởng mà không được giao.
Dán ghi chú của bạn đúng như cách bạn thực sự ghi, bao gồm cả viết tắt; Claude có thể làm việc tốt hơn với ghi chú lộn xộn so với ghi chú bạn đã cố làm sạch trước.
Định dạng danh sách cho công cụ theo dõi việc cần làm của bạn
Đây là danh sách việc cần làm chúng ta vừa trích xuất từ ghi chú cuộc họp: [dán danh sách]. Định dạng lại để khớp với cách tôi nhập việc vào [công cụ của bạn, ví dụ bảng Kanban, tài liệu chia sẻ, danh sách việc cần làm]: mỗi dòng một việc, người phụ trách trước, sau đó việc cần làm, sau đó hạn chót trong ngoặc nếu có.
Khớp với định dạng mà bạn sẽ thực sự dán danh sách vào, để không có bước định dạng lại giữa bản thảo và công cụ thực tế.
Kiểm tra người phụ trách trước khi giao việc
Bạn liệt kê [tên người] là người phụ trách [việc cần làm]. Cho tôi xem chính xác phần ghi chú nơi điều đó được quyết định, để tôi có thể xác nhận đúng trước khi giao việc cho họ.
Thực hiện điều này với mọi mục mà bạn không hoàn toàn chắc chắn người phụ trách là đúng; chỉ mất vài giây và ngăn việc giao nhầm cho người khác.
Tách các cam kết khỏi những ý tưởng chỉ được nêu ra
Đọc ghi chú cuộc họp này và chia mọi thứ được đề cập thành hai danh sách: những việc một người cụ thể thực sự đã cam kết làm, và những việc chỉ được gợi ý hoặc nêu ra như ý tưởng mà không ai cam kết nhận: [dán ghi chú của bạn]. Hãy nghiêm khắc trong việc giữ chúng tách biệt.
Hữu ích khi một cuộc họp bao quát nhiều nội dung và bạn không chắc phần nào đã trở thành cam kết thực sự.
Một tin nhắn tóm tắt ngắn với các việc cần làm được nổi bật
Biến danh sách việc cần làm này thành một tin nhắn ngắn tôi có thể đăng trong kênh nhóm của chúng tôi: [dán danh sách]. Bắt đầu với những việc có hạn gần nhất, gắn thẻ mỗi việc với tên người phụ trách, và giữ toàn bộ dễ xem trong dưới mười lăm giây.
Tốt cho một lời nhắc nhanh sau cuộc họp thay vì một bản tóm tắt viết chính thức.
Cấu Trúc
Điều gì phân biệt danh sách có thể theo dõi với danh sách mơ hồ
Bốn yêu cầu này là thứ biến một đống ghi chú thành danh sách mà ai đó thực sự có thể đánh dấu hoàn thành.
Yêu cầu việc cần làm, không phải bản tóm tắt
Nêu rõ chính xác điều bạn muốn: danh sách việc cần làm với người phụ trách và hạn chót, không phải một đoạn văn mô tả cuộc họp bao quát gì. Hai yêu cầu này tạo ra kết quả thực sự khác nhau.
Một người phụ trách cho mỗi việc, hoặc cờ đánh dấu rõ ràng
Yêu cầu Claude đánh dấu bất kỳ việc nào không có người phụ trách rõ ràng trong ghi chú của bạn thay vì đoán ai đó. Một người phụ trách bị đoán tệ hơn một khoảng trống được đánh dấu, vì nó trông như đã giải quyết khi chưa.
Chỉ hạn chót thật, không bao giờ bịa ra
Nếu ghi chú của bạn không đề cập ngày, danh sách cũng không nên có. Một hạn chót bịa ra tạo ra một kế hoạch mà không ai thực sự đồng ý.
Một ranh giới giữa đã cam kết và chỉ thảo luận
Yêu cầu Claude bỏ qua bất cứ điều gì chỉ được nêu ra như ý tưởng. Danh sách việc cần làm bao gồm các gợi ý chưa thống nhất không còn là danh sách đáng tin về những gì đang thực sự xảy ra.
Một Công Việc Khác Với Bản Tóm Tắt
Vì sao danh sách việc cần làm và bản tóm tắt cuộc họp không phải cùng một yêu cầu
Bản tóm tắt cuộc họp được viết để đọc một lần, bởi ai đó muốn cập nhật về điều đã xảy ra. Danh sách việc cần làm được viết để kiểm tra lại nhiều lần trong những ngày và tuần sau cuộc họp, bởi những người thực sự chịu trách nhiệm cho công việc. Hai tài liệu này thực hiện những công việc khác nhau, và yêu cầu một thứ khi bạn thực sự cần thứ khác là lý do phổ biến nhất khiến kết quả không hoàn toàn phù hợp với điều bạn cần.
Điều này quan trọng với cách bạn viết prompt. "Tóm tắt cuộc họp này" tạo ra một bản kể dễ đọc về những gì đã thảo luận, theo thứ tự gần giống như nó xuất hiện. "Trích xuất mọi việc cần làm với người phụ trách và hạn chót" tạo ra thứ gần giống danh sách việc cần làm hơn, được tổ chức theo điều cần xảy ra thay vì theo thứ tự được đề cập. Nếu bạn yêu cầu bản tóm tắt rồi tự mình cố trích xuất việc cần làm từ đó, bạn đang làm công việc mà Claude có thể làm trực tiếp nếu bạn yêu cầu đúng kết quả từ đầu.
Nếu bạn cần cả hai, thường nhanh hơn khi yêu cầu danh sách việc cần làm trước, vì đó là phần ai đó thực sự phải hành động, và coi bản tóm tắt đầy đủ là tùy chọn sau đó cho ai muốn bối cảnh rộng hơn. Danh sách việc cần làm là phần có thời hạn sử dụng tính bằng ngày; bản tóm tắt chủ yếu hữu ích khi đọc lần đầu.
Lỗi Thường Gặp
Điều gì làm danh sách việc cần làm không đáng tin
Đây là những khoảng trống biến danh sách việc cần làm thành thứ mà mọi người không còn tin tưởng sau mục sai đầu tiên.
Người phụ trách bị đoán thay vì khoảng trống được đánh dấu
Nếu ghi chú không nêu tên ai chịu trách nhiệm, một danh sách vẫn giao việc, đoán dựa trên ai nói về nó nhiều nhất, tạo ra một sự giao nhiệm sai mà ai đó phải nhận ra và sửa.
Coi một gợi ý như một cam kết
Một ý tưởng ai đó nêu ra mà không ai cam kết nhận không phải là một việc cần làm. Vẫn đưa nó vào làm phình danh sách với công việc không ai thực sự nhận.
Một hạn chót mà không ai thực sự đồng ý
Một ngày bịa ra làm danh sách trông có tổ chức hơn thực tế, cho đến khi ai đó lập kế hoạch xung quanh ngày đó và phát hiện ra nó không bao giờ là thật.
Gửi danh sách mà không kiểm tra trước
Một danh sách cô đọng ghi chú của bạn theo thiết kế, nghĩa là một trường hợp ranh giới có thể bị phân loại sai. Đọc lại so với trí nhớ của bạn trước khi nó đến một công cụ hoặc đồng nghiệp.
Trước Khi Đưa Vào Công Cụ Của Bạn
Những gì cần kiểm tra trước khi giao bất cứ điều gì
Đọc mỗi việc có người phụ trách và tự hỏi liệu bạn thực sự có nhớ người đó đồng ý không, không chỉ liệu câu đó nghe có hợp lý. Nếu không chắc, yêu cầu Claude chỉ ra chính xác phần ghi chú nơi việc giao đó bắt nguồn; chỉ mất vài giây và xác nhận hoặc cho thấy việc giao đó là một suy đoán.
Kiểm tra cụ thể các mục dưới "cần người phụ trách", vì đó là phần của danh sách dễ bị âm thầm bỏ qua nhất. Đó là những việc thực sự chưa được giải quyết, không phải những đầu mối lẻ tẻ cần âm thầm dọn dẹp bằng cách giao cho ai đó trước khi có người nhận ra khoảng trống. Làm nổi bật chúng là toàn bộ mục đích của việc yêu cầu đánh dấu từ đầu.
Danh sách chỉ đáng tin bằng mức độ bạn kiểm tra trước khi nó đến công cụ theo dõi việc cần làm; coi bản đầu tiên là bản thảo mạnh, không phải bảng giao việc hoàn chỉnh.
Duy Trì Thói Quen
Biến điều này thành bước có thể lặp lại thay vì dọn dẹp một lần
Nếu nhóm của bạn thường xuyên tổ chức loại cuộc họp giống nhau, một prompt định kỳ (cùng yêu cầu, áp dụng cho ghi chú của tuần đó) hữu ích hơn việc dọn dẹp một lần một kho ghi chú cũ. Giá trị của danh sách việc cần làm có thể theo dõi giảm nhanh khi cuộc họp tạo ra nó đã hơn vài ngày, vì bối cảnh mọi người có trong phòng phai nhạt dần.
Việc đưa các việc chưa hoàn thành từ cuộc họp trước vào cùng với ghi chú tuần này cũng hữu ích, để Claude có thể ghi chú việc nào đang chuyển tiếp và việc nào là mới. Một danh sách liên tục chỉ hiển thị việc của tuần này sẽ mất dấu những gì thực sự đang trễ từ hai cuộc họp trước.
Theo thời gian, mẫu hình đáng để nhận ra không phải một việc cụ thể; đó là liệu loại việc giống nhau có tiếp tục xuất hiện không có người phụ trách không. Đó thường là dấu hiệu cuộc họp chính nó cần một thói quen ra quyết định rõ ràng hơn, không chỉ một danh sách tốt hơn sau đó.
Danh sách việc cần làm chỉ hiệu quả nếu mọi người tin tưởng nó
Xác định đúng người phụ trách và hạn chót mỗi lần là một thói quen đáng xây dựng một lần cho tốt. Các bài học miễn phí của Nightschool AI đi qua các nhiệm vụ viết công việc thực tế với Claude, không phải ví dụ đồ chơi.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa yêu cầu bản tóm tắt cuộc họp và yêu cầu việc cần làm là gì?
Bản tóm tắt mô tả những gì đã thảo luận, theo thứ tự gần giống nó xuất hiện, cho người cần cập nhật. Danh sách việc cần làm chỉ trích xuất các mục có người phụ trách và hạn chót, được tổ chức cho người cần theo dõi và hành động theo đó.
Tôi nên làm gì nếu ghi chú của tôi không nói ai chịu trách nhiệm cho một việc?
Yêu cầu Claude đánh dấu nó dưới mục "cần người phụ trách" thay vì đoán. Một người phụ trách bị đoán trông như đã giải quyết nhưng thực ra là một sự giao nhiệm sai đang chờ bị nhận ra và sửa.
Danh sách việc cần làm có nên bao gồm các ý tưởng chỉ được gợi ý trong cuộc họp không?
Không. Yêu cầu Claude bỏ qua bất cứ điều gì chỉ được nêu ra như ý tưởng mà không được một người cụ thể nhận làm. Đưa nó vào sẽ làm phình danh sách với công việc không ai thực sự đăng ký nhận.
Claude có thể thêm hạn chót nếu ghi chú của tôi không đề cập không?
Đừng yêu cầu nó làm vậy. Một ngày chưa thực sự được thống nhất trong cuộc họp không nên xuất hiện trong danh sách; yêu cầu Claude chỉ bao gồm hạn chót khi ghi chú của bạn nêu rõ, và để trống nếu không.
Làm sao tôi xác minh một việc đã được giao đúng trước khi hành động theo?
Yêu cầu Claude chỉ ra chính xác phần ghi chú nơi việc giao đó được thực hiện. Chỉ mất vài giây và xác nhận người phụ trách hoặc tiết lộ rằng việc giao đó là một suy đoán.
Làm sao tôi định dạng việc cần làm cho công cụ theo dõi của nhóm tôi?
Dán danh sách vào lại và yêu cầu Claude định dạng lại theo công cụ của bạn: người phụ trách, việc cần làm, và hạn chót theo thứ tự và phong cách bạn thực sự dùng, để không có bước định dạng lại thủ công trước khi đưa vào.
Tôi có nên mang các việc chưa hoàn thành từ cuộc họp trước sang không?
Có. Đưa các mục chưa hoàn thành từ tuần trước vào cùng với ghi chú tuần này và yêu cầu Claude ghi chú việc nào đang chuyển tiếp so với việc nào là mới. Một danh sách chỉ hiển thị tuần này sẽ mất dấu những gì thực sự đang trễ.
Điều gì nếu loại việc giống nhau tiếp tục xuất hiện không có người phụ trách qua nhiều cuộc họp?
Đó thường là dấu hiệu cuộc họp chính nó cần một thói quen ra quyết định rõ ràng hơn, không phải một danh sách tốt hơn sau đó. Một khoảng trống lặp lại về trách nhiệm chỉ ra điều đáng sửa trong cách cuộc họp diễn ra, không chỉ trong cách xử lý ghi chú sau đó.
Danh sách việc cần làm rõ ràng chỉ hữu ích nếu nó chính xác
Prompt này có thể dùng lại cho mỗi cuộc họp. Kiểm tra người phụ trách trước khi giao việc là thói quen đáng giữ lại.