Hướng Dẫn Prompt
Cách yêu cầu Claude viết quy trình vận hành chuẩn
Một SOP tốt cho phép người chưa từng làm công việc đó thực hiện đúng ngay lần đầu.
Claude của Anthropic giỏi trong việc biến một quy trình mà bạn đã biết cách làm thành một quy trình vận hành chuẩn (SOP) mà người không quen thuộc có thể thực sự làm theo: các bước được đánh số, các điểm dừng rõ ràng, và các trường hợp ngoại lệ khiến người ta vướng mắc. Claude không giỏi trong việc biết những phần của quy trình của bạn chỉ tồn tại trong đầu bạn, những ngoại lệ bạn chưa từng viết ra, hoặc các công cụ và tên cụ thể mà nhóm của bạn thực sự sử dụng, trừ khi bạn cung cấp những chi tiết đó. Giải pháp là hướng dẫn Claude qua quy trình thực tế theo cách bạn sẽ giải thích cho một nhân viên mới đứng cạnh bạn, không phải phiên bản gọn gàng mà bạn sẽ mô tả nếu ai đó hỏi bạn làm gì trong một câu.
Để yêu cầu Claude viết một quy trình vận hành chuẩn, hãy mô tả quy trình từng bước theo cách bạn thực sự thực hiện, bao gồm các công cụ, hệ thống và tên chính xác liên quan, và yêu cầu Claude định dạng nó thành các bước được đánh số với điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Chỉ ra bất kỳ ngoại lệ, lỗi thường gặp, hoặc điểm quyết định nào mà bước tiếp theo phụ thuộc vào một điều kiện, và yêu cầu Claude đánh dấu bất kỳ bước nào mà nó phải đoán một chi tiết vì bạn không nêu rõ. Đọc lại bản thảo so với quy trình thực tế một lần, lý tưởng là trong khi thực hiện công việc, trước khi coi nó là bản cuối cùng.
Ngày đăng
Bài học miễn phí · không cần tài khoảnGặp Gỡ ClaudeVì Sao Chọn Claude?6 phútBắt đầu bài học miễn phíĐiểm chính
- Mô tả quy trình như bạn thực sự làm, không phải phiên bản tóm tắt gọn gàng. Những bước bạn bỏ qua vì chúng là tự động với bạn chính là những bước mà nhân viên mới cần được viết ra.
- Cung cấp cho Claude tên thật: công cụ cụ thể, trường chính xác, hệ thống mà người ta đăng nhập vào. Một bước nói "cập nhật hệ thống" vô dụng với người chưa biết hệ thống nào.
- Nêu rõ các điểm quyết định một cách minh bạch. Một quy trình có nhánh, "nếu yêu cầu dưới 500 đô la, làm X; nếu không, làm Y", cần nhánh đó được phát biểu, không chỉ ngụ ý qua một bối cảnh chỉ bạn mới có.
- Yêu cầu một điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Một SOP không nói khi nào công việc bắt đầu và khi nào nó thực sự hoàn thành khiến người đọc phải đoán xem họ đã làm xong chưa.
- Đi qua bản thảo trong khi thực hiện công việc một lần trước khi xuất bản nó. Một SOP trông ổn trên màn hình nhưng bỏ qua một bước chỉ trở nên rõ ràng khi ai đó thực sự cố gắng làm theo nó theo thứ tự.
- Tách con đường bình thường khỏi các ngoại lệ. Chôn một trường hợp ngoại lệ ở giữa các bước chính làm cho trường hợp thông thường khó theo dõi hơn trong chín mươi phần trăm thời gian mà ngoại lệ không áp dụng.
Sao chép và dán
Prompt bạn có thể dùng ngay hôm nay
Bản thảo đầu tiên từ việc đi qua quy trình
Tôi sẽ mô tả cách tôi làm [công việc] từng bước, bao gồm các công cụ và hệ thống chính xác liên quan. [Đi qua quy trình chi tiết nhất có thể, bao gồm tên công cụ, tên trường, và mọi thứ bạn kiểm tra trên đường đi]. Biến điều này thành một SOP được đánh số với điểm bắt đầu rõ ràng và điểm rõ ràng khi công việc hoàn thành. Đánh dấu bất kỳ bước nào mà bạn phải đoán một chi tiết vì tôi không nêu rõ.
Mô tả quy trình theo cách bạn thực sự làm, bao gồm những kiểm tra thường lệ nhỏ mà bạn thường không nhắc đến thành lời; đó thường là những bước mà nhân viên mới thiếu.
Thêm một điểm quyết định mà các bước phụ thuộc vào
Đây là bản thảo SOP của tôi: [dán bản thảo của bạn]. Bước 4 thực ra phân nhánh tùy theo một điều kiện: nếu [điều kiện], bước tiếp theo là [X]; nếu không thì là [Y]. Viết lại bước 4 để phát biểu rõ ràng nhánh đó, để ai làm theo SOP biết con đường nào áp dụng cho họ trước khi tiếp tục.
Làm điều này cho mọi nhánh trong quy trình thực tế; một SOP che giấu một điểm quyết định trong một bước duy nhất là lý do phổ biến nhất khiến ai đó đi theo con đường sai.
Tách trường hợp bình thường khỏi các ngoại lệ
Đây là bản thảo SOP của tôi cho [công việc]: [dán bản thảo của bạn]. Rút ra bất cứ điều gì chỉ áp dụng trong các tình huống bất thường, như [mô tả ngoại lệ], vào một phần riêng "Ngoại lệ" ở cuối, để các bước đánh số chính chỉ mô tả trường hợp bình thường. Giữ một chỉ dẫn ngắn trong các bước chính ghi chú nơi cần kiểm tra nếu trường hợp hiện tại không khớp với mẫu bình thường.
Điều này giữ con đường thông thường dễ theo dõi thay vì buộc mọi người đọc phải lội qua các trường hợp ngoại lệ chỉ áp dụng cho một phần nhỏ các trường hợp.
Kiểm tra áp lực SOP để tìm lỗ hổng
Đọc bản thảo SOP này như thể bạn chưa từng làm công việc này và đang làm theo nó lần đầu tiên: [dán bản thảo của bạn]. Ở mỗi bước, hãy cho tôi biết bất cứ điều gì bạn cần biết mà không được nêu rõ, bất kỳ thuật ngữ nào không được định nghĩa, hoặc bất kỳ điểm nào bạn sẽ không chắc liệu bạn đã làm đúng bước đó trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Điều này làm lộ ra những lỗ hổng vô hình với bạn vì bạn đã biết quy trình; một cái nhìn mới bắt được những gì sự quen thuộc che giấu.
Điều chỉnh SOP sau khi quy trình thay đổi
Đây là SOP hiện có của chúng tôi cho [công việc]: [dán SOP hiện tại]. Quy trình đã thay đổi: [mô tả những gì khác bây giờ]. Cập nhật SOP để phản ánh quy trình mới, và chỉ ra chính xác những bước nào đã thay đổi để nhóm có thể thấy điều gì khác với phiên bản họ đã biết.
Chỉ ra điều gì đã thay đổi, thay vì thay thế âm thầm các bước cũ, giúp những người đã ghi nhớ phiên bản trước nhận ra điều gì thực sự khác biệt.
Cấu Trúc
Những gì một SOP có thể làm theo thực sự cần
Đây là những phần cho phép người không quen thuộc với một công việc hoàn thành nó đúng ngay lần thử đầu tiên.
Một điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng
Nêu rõ chính xác khi nào công việc bắt đầu và nó trông như thế nào khi thực sự hoàn thành. Một SOP không có điểm kết thúc được xác định khiến người đọc phải đoán xem họ đã hoàn thành hay bỏ lỡ một bước.
Tên thật cho các công cụ thật
Sử dụng tên hệ thống, trường và công cụ thật của nhóm bạn, không phải mô tả chung. "Mở yêu cầu" chỉ hữu ích nếu người đọc đã biết yêu cầu nằm ở đâu; hãy nêu tên hệ thống.
Điểm quyết định được nêu rõ minh bạch
Nếu quy trình phân nhánh dựa trên một điều kiện, hãy nói điều đó trực tiếp trong bước đó thay vì để ngụ ý. Một nhánh ẩn là lý do phổ biến nhất khiến ai đó đi theo con đường sai.
Ngoại lệ tách biệt khỏi các bước chính
Giữ con đường bình thường ngắn gọn và sạch sẽ, và chuyển các trường hợp ngoại lệ sang phần riêng của chúng. Một SOP chôn các ngoại lệ trong các bước chính làm cho trường hợp thông thường khó theo dõi hơn.
Những Bước Bạn Bỏ Qua
Tại sao quy trình bạn sẽ mô tả trong một câu không phải quy trình để đưa cho Claude
Nếu ai đó hỏi bạn làm gì cho công việc này, bạn có thể sẽ tóm tắt nó trong một hoặc hai câu: "tôi kiểm tra yêu cầu, xác minh tài khoản, và xử lý hoàn tiền." Bản tóm tắt đó chính xác, và nó cũng thiếu gần như mọi thứ mà một nhân viên mới thực sự cần, vì những kiểm tra nhỏ bạn làm tự động, trường cụ thể bạn nhìn qua, điều bạn luôn xác nhận trước khi tiếp tục, đã trở nên vô hình với bạn qua sự lặp lại. Chúng không vô hình với người đang làm công việc đó lần đầu tiên.
Đây là lỗ hổng làm cho bản thảo SOP đầu tiên cảm thấy mỏng ngay cả khi nó đúng về mặt kỹ thuật. Claude chỉ có thể viết ra những gì bạn nói với nó, và nếu bạn mô tả phiên bản tóm tắt gọn gàng của quy trình, bạn nhận lại một bản tóm tắt gọn gàng được định dạng thành các bước đánh số, không phải một quy trình thực sự mà người không quen thuộc với công việc có thể làm theo. Giải pháp là kể lại quy trình theo cách bạn sẽ hướng dẫn một nhân viên mới đứng cạnh bạn, bao gồm cả những phần cảm thấy quá hiển nhiên để nhắc đến.
Một cách hữu ích để làm lộ ra những bước vô hình đó là thực sự làm công việc một lần trong khi kể lại nó thành lời, hoặc gần như vậy trong một prompt, thay vì tóm tắt nó từ ký ức sau đó. Những kiểm tra thường lệ có xu hướng xuất hiện tự nhiên khi bạn đi qua quy trình sống; chúng có xu hướng biến mất khi bạn nhớ lại nó từ ký ức sau sự việc, vì ký ức giữ lại bản tóm tắt và bỏ đi những động tác nhỏ đã làm cho bản tóm tắt đó đúng.
Lỗi Thường Gặp
Điều gì làm cho SOP thất bại ngay lần đầu ai đó thực sự sử dụng nó
Đây là những lỗ hổng biến một tài liệu trông hợp lý thành một tài liệu không sống sót khi tiếp xúc với người dùng thực sự, không quen thuộc.
Tham chiếu công cụ mơ hồ thay vì tên thật
"Ghi lại cập nhật trong hệ thống" không có nghĩa gì với người chưa biết hệ thống nào, màn hình nào, trường nào. Hãy nêu tên công cụ thật mỗi lần.
Một quyết định ẩn bị chôn trong một bước
Nếu một bước âm thầm phụ thuộc vào một điều kiện không được nêu rõ, người đọc sẽ không biết con đường nào áp dụng cho tình huống của họ cho đến khi đã quá muộn để dễ dàng đổi hướng.
Không có điểm kết thúc được nêu rõ cho công việc
Nếu SOP không nói "hoàn thành" trông như thế nào, người đọc bị bỏ lại đoán xem có nên tiếp tục hay họ đã bỏ lỡ một bước nằm sau bước cuối cùng được viết.
Ngoại lệ trộn lẫn với các bước chính
Một trường hợp ngoại lệ đặt ở giữa các bước bình thường buộc mọi người đọc, bao gồm cả những người trong trường hợp thông thường, phải tìm ra liệu nó có áp dụng trước khi tiếp tục.
Giữ Tài Liệu Liên Quan Cùng Nhau
Tại sao một SOP được lợi từ việc tồn tại cùng với các tài liệu liên quan của nó
Một quy trình vận hành chuẩn hiếm khi đứng một mình. Nó thường tham chiếu đến một chính sách mà nó phải tuân theo, một phiên bản trước mà nó đã thay thế, hoặc một quy trình liên quan cho một công việc khác nhưng được kết nối, và giữ những tài liệu đó gần nhau trong khi soạn thảo làm cho kết quả nhất quán hơn so với viết SOP một cách cô lập và hy vọng nó khớp với mọi thứ khác. Tính năng Dự Án của Claude cho phép bạn giữ một tập hợp các tệp liên quan ở một nơi để mỗi cuộc trò chuyện về SOP có thể tham chiếu cùng tài liệu nền mà không cần bạn dán lại mỗi lần, điều này được ghi lại trên trang trợ giúp về Dự Án tại support.claude.com.
Điều này quan trọng nhất khi một SOP cần duy trì nhất quán với một tài liệu chính sách thay đổi độc lập với quy trình bản thân nó. Nếu chính sách đặt ra một ngưỡng, như một khoản tiền xác định con đường phê duyệt nào áp dụng, giữ chính sách và SOP trong cùng một dự án có nghĩa là một bản cập nhật trong tương lai cho một trong hai dễ dàng hơn để kiểm tra đối chiếu với bên còn lại, thay vì phát hiện ra nhiều tháng sau rằng quy trình và chính sách nó được cho là thực hiện đã âm thầm trôi xa nhau.
Nó cũng giúp khi một nhóm duy trì nhiều SOP liên quan cho các biến thể của cùng một công việc, như một quy trình cho yêu cầu chuẩn và một quy trình thứ hai cho yêu cầu nhanh. Có cả hai trong tầm nhìn cùng một lúc giúp dễ dàng hơn để giữ các bước chung được diễn đạt nhất quán và sự khác biệt giữa chúng có chủ đích thay vì ngẫu nhiên, điều này quan trọng hơn nghe có vẻ khi hai người đang cập nhật mỗi người một phiên bản khác nhau của cái được cho là cùng một quy trình cơ bản.
Trước Khi Xuất Bản Nó
Những gì cần kiểm tra trước khi SOP trở thành phiên bản chính thức
Đi qua bản thảo trong khi thực sự làm công việc, không chỉ đọc nó tại bàn làm việc của bạn. Một bước trông có vẻ đầy đủ trên màn hình thường hóa ra bỏ qua một hành động nhỏ bạn làm tự động, và lỗ hổng đó rõ ràng hơn nhiều khi tay bạn ở trên bàn phím so với việc đọc im lặng từ đầu đến cuối.
Kiểm tra mọi tên công cụ, tên trường, và tham chiếu hệ thống đối chiếu với những gì thực sự đang trên màn hình ngay bây giờ. Các giao diện thay đổi, và một SOP vẫn tham chiếu đến một nút đã đổi tên hoặc một hệ thống đã ngừng sử dụng sẽ khiến nhân viên mới đi tìm thứ không còn tồn tại nữa, đây là một thất bại tồi tệ hơn một bước bị thiếu vì nó trông như lỗi của họ hơn là lỗi của tài liệu.
Đưa bản thảo cho ai đó chưa từng làm công việc này, nếu có thể, và quan sát nơi họ chần chừ. Điểm mà ai đó thực sự không quen thuộc với quy trình dừng lại và hỏi "khoan, tôi làm gì ở đây?" là tín hiệu đáng tin cậy nhất cho việc SOP thực sự có một lỗ hổng ở đâu, đáng tin cậy hơn việc đọc lại của chính bạn, vì bạn không thể quên đi quy trình để đọc nó theo cách người đó đọc.
Claude có thể biến một mô tả chi tiết thành một quy trình sạch sẽ, đánh số nhanh chóng, nhưng việc đánh giá liệu quy trình đó thực sự khớp với cách công việc được thực hiện, và liệu nó đủ đầy đủ để ai đó mới có thể làm theo mà không cần hỏi, vẫn là điều mà chỉ một lần thử nghiệm thực tế đối chiếu với công việc sống mới có thể xác nhận.
Một SOP tốt sống sót qua người dùng thực sự đầu tiên của nó
Mô tả một quy trình đủ chi tiết để người khác thực sự có thể làm theo là một kỹ năng viết cụ thể. Các bài học miễn phí của Nightschool AI đi qua các công việc viết thực tế tại nơi làm việc với Claude, bao gồm các quyết định về điều gì cần nêu rõ và điều gì nên để vào một phần ngoại lệ riêng.
Câu hỏi thường gặp
Điều quan trọng nhất cần nói với Claude trước khi nó soạn SOP là gì?
Đi qua quy trình theo cách bạn thực sự làm, bao gồm tên thật của công cụ và trường và những kiểm tra thường lệ nhỏ mà bạn thường không nhắc đến thành lời. Những bước vô hình đó là những gì nhân viên mới thực sự cần.
Tôi nên xử lý một bước phụ thuộc vào một điều kiện như thế nào?
Nêu rõ nhánh một cách minh bạch trong bước đó: nếu một điều kiện là đúng, làm một điều; nếu không, làm điều khác. Một quyết định ẩn bị chôn trong một bước duy nhất là lý do phổ biến nhất khiến ai đó đi theo con đường sai.
Các ngoại lệ có nên trộn lẫn với các bước đánh số chính không?
Không. Giữ con đường bình thường ngắn gọn và chuyển các trường hợp ngoại lệ sang một phần ngoại lệ riêng, với một chỉ dẫn ngắn trong các bước chính ghi chú nơi cần kiểm tra nếu trường hợp hiện tại không khớp với mẫu bình thường.
Làm sao tôi biết bản thảo SOP của tôi thực sự có lỗ hổng?
Đi qua nó trong khi thực sự làm công việc, hoặc yêu cầu Claude đọc nó như người không quen thuộc với quy trình sẽ làm và đánh dấu bất cứ điều gì không được định nghĩa. Cả hai đều làm lộ ra những lỗ hổng vô hình khi bạn đã biết quy trình.
Claude có thể giúp giữ một SOP nhất quán với một tài liệu chính sách liên quan không?
Giữ cả hai trong cùng một Dự Án Claude, như được mô tả trên trang trợ giúp về Dự Án tại support.claude.com, giúp dễ dàng tham chiếu chính sách trong khi soạn thảo và kiểm tra sự lệch nhau giữa hai bên sau đó.
SOP nên nói gì về việc khi nào công việc hoàn thành?
Nêu rõ một điểm kết thúc rõ ràng: chính xác công việc trông như thế nào khi nó thực sự hoàn thành. Nếu không có điều đó, người đọc bị bỏ lại đoán xem họ đã hoàn thành hay bỏ lỡ một bước nên xuất hiện sau bước cuối cùng được viết.
Tôi nên cập nhật một SOP như thế nào sau khi quy trình thực tế thay đổi?
Cung cấp cho Claude SOP hiện có và mô tả điều gì khác bây giờ, và yêu cầu nó chỉ ra chính xác những bước nào đã thay đổi. Điều đó giúp những người đã ghi nhớ phiên bản cũ nhận ra điều gì thực sự khác biệt thay vì học lại toàn bộ tài liệu.
Ai nên xem lại bản thảo SOP trước khi nó được xuất bản?
Ai đó chưa từng làm công việc này, nếu có thể. Nơi họ chần chừ hoặc hỏi phải làm gì tiếp theo là tín hiệu đáng tin cậy hơn về lỗ hổng thực sự so với việc đọc lại của chính bạn, vì bạn không thể đọc nó theo cách người không quen thuộc với quy trình đọc.
Một SOP chỉ hoạt động nếu ai đó mới thực sự có thể làm theo nó
Cấu trúc này có thể tái sử dụng mỗi lần. Đi qua quy trình thực tế, bao gồm những phần bạn thường bỏ qua, là phần đáng làm đúng.