Cách tạo bộ slide bằng Copilot trong PowerPoint

Trong ô prompt, hãy mô tả bài thuyết trình bạn muốn Copilot tạo. Hãy coi đây như một bản giao việc dài một đoạn cho đồng nghiệp sắp dựng bộ slide giúp bạn: nêu rõ khán giả, mục đích và các ý chính cần bao quát, thay vì chỉ một câu chủ đề rồi không có gì thêm.

Mức độ chi tiết trong prompt thường thể hiện trực tiếp ở việc bản nháp đầu tiên dùng được đến đâu. Một prompt chỉ nêu chủ đề sẽ cho bạn một bộ slide chung chung về chủ đề đó. Một prompt nêu khán giả, nói rõ mục tiêu của bài thuyết trình và liệt kê các ý cụ thể bắt buộc phải có sẽ cho bạn thứ gần với bộ slide có thể chỉnh sửa thành hình hơn nhiều, thay vì phải dựng lại từ đầu.

Khi đã nhận prompt của bạn, Copilot dựng một bản nháp đầu tiên hoàn chỉnh: một slide tiêu đề, một chuỗi slide nội dung, và một cấu trúc bám theo những gì bạn mô tả. Đây là điểm xuất phát để chỉnh lại, không phải sản phẩm hoàn thiện, nên hãy dành thời gian sắp xếp lại, cắt gọn và viết lại từng slide thay vì mong kết quả đầu tiên đã sẵn sàng để trình bày.

Nếu hoàn toàn không thấy Copilot trong PowerPoint, có thể nó không nằm trong gói đăng ký Microsoft 365 của bạn hoặc không khả dụng theo cài đặt của tổ chức, điều đáng kiểm tra trước khi bạn cho rằng ô prompt bị hỏng.

Rất nhiều công việc làm bài thuyết trình thực tế không phải là dựng bộ slide từ con số không. Đó là thêm một phần mới vào thứ đã tồn tại: một phần về rủi ro mà ai đó yêu cầu sau khi đã xong, một slide tiếp nối trả lời câu hỏi từ cuộc họp trước, hoặc một bản cập nhật cho bộ slide bạn trình bày định kỳ.

Với những việc này, hãy chọn tùy chọn Add a topic trong menu Copilot phía trên slide và mô tả phần bạn muốn soạn. Copilot tạo các slide mới riêng cho phần đó, bạn có thể đặt chúng vào đúng chỗ trong bộ slide hiện có, mà không phải đụng đến hay tạo lại các phần đã hoàn thành.

Hãy mô tả phần mới cẩn thận như khi viết prompt cho cả bộ slide: ai sẽ đọc, nó cần đạt được gì, và nó nên nghe như thế nào bên cạnh các phần đã có. Một phần đọc như được ghép từ bài thuyết trình khác vào thường là kết quả của một prompt bỏ qua bối cảnh đó.

Quy trình này là cái có lợi nhất về lâu dài, vì các bộ slide định kỳ hiếm khi được dựng lại từ đầu. Việc mở rộng gọn gàng từng phần một thường có giá trị hơn mỗi ngày so với việc tạo bản nháp đầu tiên mà hầu hết mọi người nghĩ đến trước.

Bộ slide do Copilot dựng là bản nháp đầu tiên tốt, không phải bài thuyết trình hoàn chỉnh, và coi nó là hoàn chỉnh là cách phổ biến nhất khiến những bộ slide này gặp sự cố trước khán giả thật. Hãy đọc từ đầu đến cuối một lần trước khi tin tưởng nó, như cách bạn xem lại bộ slide mà một đồng nghiệp mới vào nghề giao cho lần đầu.

Nếu hoàn toàn không thấy Copilot trong PowerPoint, có thể nó không nằm trong gói đăng ký Microsoft 365 của bạn hoặc không khả dụng theo cài đặt của tổ chức, vì vậy đó là điều đầu tiên cần kiểm tra khi tính năng dường như biến mất hẳn, chứ không chỉ là cho ra kết quả bạn không thích.

Hình ảnh và các gợi ý trực quan cũng đáng xem lại. Copilot có thể gợi ý ảnh stock hoặc tạo ảnh để khớp với bài thuyết trình, nhưng ảnh được gợi ý hay được tạo vẫn cần được kiểm tra xem nó có thực sự phù hợp với ý của slide và chuẩn của tổ chức không, chứ không chỉ xem nó trông có đẹp không.

Thói quen đáng xây dựng là coi mọi bộ slide do Copilot dựng là bản nháp để chỉnh sửa, không phải kết quả để chấp nhận. Bắt đầu từ mẫu của chính bạn, viết prompt cụ thể và đọc kết quả từ đầu đến cuối một lần trước khi trình bày sẽ bắt được phần lớn vấn đề trước khi bất kỳ ai ngoài lượt chỉnh sửa của bạn nhìn thấy chúng.