GIẢI THÍCH DỄ HIỂU
Cách soạn thảo tài liệu với Copilot trong Word
Trang giấy trắng là phần khó nhất của việc viết. Copilot chủ yếu giúp bạn vượt qua phần đó nhanh hơn.
Nếu bạn đang nhìn một tài liệu trống, hoặc có một ý tưởng sơ sài cần biến thành bản nháp đầu tiên thực sự, Microsoft 365 Copilot trong Word có thể viết bản nháp đó cho bạn từ một câu lệnh, từ một dàn ý, hoặc từ một tệp có sẵn mà bạn chỉ cho nó. Bài hướng dẫn này giải thích cách bắt đầu một bản nháp, cách chỉ Copilot đến tài liệu bạn đã có, cách trò chuyện với Copilot về một đoạn bạn chọn, và những việc chính Microsoft nói bạn phải tự chịu trách nhiệm trước khi bản nháp được gửi đi đâu đó.
Để soạn tài liệu với Microsoft 365 Copilot trong Word, hãy mở một tài liệu trống hoặc đặt con trỏ vào chỗ bạn muốn có nội dung mới, sau đó gõ hoặc dán câu lệnh vào ô Draft with Copilot rồi chọn Generate. Copilot sẽ soạn nội dung mới cho bạn, và bạn có thể giữ lại, tạo lại hoặc bỏ đi. Bạn cũng có thể dùng một tệp có sẵn làm nguồn bằng cách gõ dấu gạch chéo (/) rồi tên tài liệu. Dù làm theo cách nào, bạn vẫn là người quyết định giữ, sửa hay xóa nội dung Copilot viết trước khi chia sẻ tài liệu.
Ngày đăng
Điểm chính
- Bạn bắt đầu bản nháp trong ô Draft with Copilot bằng cách gõ hoặc dán một câu lệnh mô tả nội dung muốn viết.
- Bạn có thể chỉ Copilot đến một tệp đã có thay vì bắt đầu từ con số không, bằng cách gõ dấu gạch chéo (/) rồi tên tài liệu.
- Sau khi chọn Generate, bạn quyết định giữ lại, tạo lại hay bỏ bản nháp, nên không có gì là bản cuối cho đến khi bạn quyết định như vậy.
- Bạn có thể chọn một đoạn mình đã viết và trò chuyện với Copilot chỉ về đoạn đó, mà không đụng đến phần còn lại của tài liệu.
- Copilot làm việc trong Word và nội dung Microsoft 365 của bạn, không kết nối với công cụ bên ngoài, nên nó soạn từ những gì bạn đưa, không phải từ một lần tìm kiếm rộng hơn.
Sao chép và dán
Prompt bạn có thể dùng ngay hôm nay
Bắt đầu bản nháp đầu tiên từ một ý tưởng sơ sài
Soạn một bản ghi nhớ nội bộ dài hai trang giải thích vì sao nhóm chúng tôi thay đổi cách theo dõi tiến độ dự án, dành cho các đồng nghiệp không thuộc nhóm nhưng cần biết điều gì sẽ thay đổi với họ và thay đổi đó có hiệu lực từ khi nào.
Nêu rõ người đọc và mục đích ngay trong câu lệnh. Câu lệnh mơ hồ sẽ cho ra bản nháp chung chung.
Soạn từ một tệp có sẵn thay vì bắt đầu từ trang trắng
Dùng tệp đính kèm làm nguồn, soạn một tài liệu tóm tắt ngắn hơn dành cho người đọc không có thời gian đọc bản gốc đầy đủ và chỉ cần biết các quyết định, lý do đằng sau chúng, và bước tiếp theo là gì.
Chỉ đến tệp nguồn bằng cách gõ dấu gạch chéo (/) rồi tên tài liệu, sau đó mô tả bản nháp mới cần khác bản gốc như thế nào.
Viết lại một phần thay vì tạo lại cả tài liệu
Chỉ viết lại đoạn mở đầu của tài liệu này để nêu ý chính ngay trong câu đầu tiên thay vì dẫn dắt vòng vo, và giữ nguyên toàn bộ phần còn lại của tài liệu.
Nói cụ thể phần nào cần đổi sẽ giúp Copilot không soạn lại những nội dung bạn đã hài lòng.
Trò chuyện về một đoạn mà chưa thay đổi tài liệu
Chỉ xét phần tôi đã chọn, cho tôi biết lập luận có tự đứng vững không, người đọc hoài nghi sẽ phản bác điều gì đầu tiên, và bằng chứng hoặc ví dụ nào sẽ làm yếu đi phản biện mạnh nhất.
Hãy chọn đoạn văn trước, rồi mở tùy chọn trò chuyện, để Copilot trả lời đúng về đoạn văn bản đó.
Kiểm tra kỹ bản nháp trước khi gửi đi
Đọc toàn bộ bản nháp này như thể bạn là người nhận nó lần đầu, và chỉ ra chỗ nào diễn đạt chưa rõ, chỗ nào đưa ra nhận định mà phần còn lại của tài liệu không có căn cứ, và chỗ nào giọng văn thay đổi khiến bài thiếu nhất quán.
Chạy lệnh này sau khi đã có bản nháp hoàn chỉnh, ngay trước khi bạn quyết định có giữ nguyên hay không.
SOẠN THẢO VỚI COPILOT TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Ba thao tác bao quát phần lớn việc soạn thảo trong Word
Bắt đầu từ con số không, bắt đầu từ một tệp đã có, và chỉnh lại những gì đã có trên trang.
Bắt đầu bản nháp từ một câu lệnh
Mở một tài liệu trống hoặc đặt con trỏ vào chỗ bạn muốn có nội dung mới, rồi gõ hoặc dán câu lệnh vào ô Draft with Copilot.
Có thể soạn từ một tệp bạn đã có
Bạn cũng có thể gõ dấu gạch chéo (/) rồi tên tài liệu để dùng một tệp có sẵn làm nguồn, thay vì mô tả mọi thứ từ đầu.
Trò chuyện về một đoạn cụ thể
Chọn đoạn bạn muốn hỏi, rồi dùng biểu tượng Copilot ở bên trái và chọn Chat with Copilot, để cuộc trò chuyện chỉ xoay quanh đoạn văn bản đó.
Không có gì là bản cuối cho đến khi bạn chọn
Chọn Generate, và Copilot sẽ soạn nội dung mới cho bạn. Sau đó bạn có thể giữ lại, tạo lại hoặc bỏ kết quả trước khi nó trở thành một phần của tài liệu.
BẮT ĐẦU TỪ CON SỐ KHÔNG
Điều thực sự xảy ra khi bạn soạn từ trang giấy trắng
Mở một tài liệu trống, hoặc đặt con trỏ vào chỗ trong tài liệu hiện có nơi bạn muốn nội dung mới xuất hiện. Trong ô Draft with Copilot, gõ hoặc dán câu lệnh, mô tả điều bạn muốn viết bằng ngôn ngữ thường ngày, giống như cách bạn giao việc cho một đồng nghiệp.
Khi đã viết xong câu lệnh, chọn Generate, và Copilot sẽ soạn nội dung mới cho bạn. Những gì nhận lại là một bản thử hoàn chỉnh, không phải bản phác bạn phải tự điền tiếp, nghĩa là việc của bạn chuyển từ viết những chữ đầu tiên sang đánh giá xem bản nháp đã nói đúng điều bạn cần chưa.
Từ đó, bạn có thể giữ lại, tạo lại hoặc bỏ kết quả. Giữ lại thì bản nháp trở thành văn bản bình thường trong tài liệu của bạn. Tạo lại là yêu cầu một bản thử khác, đáng làm nếu cấu trúc gần đúng nhưng giọng văn hay trọng tâm chưa ổn. Bỏ đi thì bạn chỉ mất thời gian đọc nó, và đó chính là lý do của cách soạn này so với việc tự nhìn trang trắng.
Phần lớn khác biệt về chất lượng nằm ở chính câu lệnh. Câu lệnh nêu rõ người đọc, mục đích và độ dài gần đúng của kết quả sẽ luôn cho kết quả tốt hơn câu lệnh chỉ nêu chủ đề rồi để Copilot tự đoán phần còn lại.
SOẠN TỪ MỘT TỆP BẠN ĐÃ CÓ
Chỉ Copilot đến tài liệu hiện có thay vì làm lại từ đầu
Rất nhiều việc soạn thảo thực ra không bắt đầu từ con số không. Đó là biến một tài liệu thành một phiên bản khác của chính nó: báo cáo dài thành bản tóm tắt ngắn, bài viết kỹ thuật thành thứ người không chuyên theo dõi được, hoặc một loạt ghi chú thành bản ghi nhớ hoàn chỉnh.
Với những việc đó, bạn cũng có thể gõ dấu gạch chéo (/) rồi gõ tên tài liệu để dùng một tệp có sẵn làm nguồn, thay vì tự mô tả nội dung gốc trong câu lệnh. Cách này giúp bạn khỏi gõ lại bối cảnh mà Copilot có thể đọc trực tiếp, và giữ cho bản nháp mới bám vào nguồn thật chứ không phải phần tóm tắt của bạn về nó.
Khi đã chỉ đến nguồn, hãy mô tả sự chuyển đổi bạn muốn cụ thể như khi mô tả một bản nháp từ đầu: bản mới dành cho ai, phần nào nên ngắn hơn hoặc cắt hẳn, và điều gì nhất định phải còn lại dù mọi thứ khác thay đổi.
Quy trình này đặc biệt hữu ích với những tài liệu lặp đi lặp lại trong hầu hết công việc: biến một báo cáo chi tiết thành bản tóm tắt cho lãnh đạo, hoặc biến ghi chú cuộc họp thành một bản ghi nhớ gọn gàng mà người ngoài cuộc họp có thể đọc hiểu mà không cần thêm bối cảnh.
CHỈNH LẠI NHỮNG GÌ ĐÃ CÓ TRÊN TRANG
Trò chuyện về một đoạn mà không đụng đến phần còn lại
Không phải việc soạn thảo nào cũng là tạo văn bản mới. Đôi khi bạn đã có một đoạn hay một mục, và điều bạn thật sự cần là ý kiến thứ hai về đúng phần đó, mà không tạo lại bất cứ thứ gì xung quanh.
Để làm vậy, hãy chọn đoạn bạn muốn hỏi, rồi dùng biểu tượng Copilot ở bên trái và chọn Chat with Copilot. Cuộc trò chuyện sau đó chỉ xoay quanh đoạn văn bản bạn đã chọn, nên bạn có thể hỏi lập luận có chặt không, một câu có đang gánh quá nhiều ý không, hoặc có thiếu câu chuyển ý không, mà không sợ làm thay đổi phần còn lại của tài liệu.
Điều này quan trọng vì Copilot làm việc trong Word và nội dung Microsoft 365 của bạn, không kết nối với công cụ bên ngoài. Mọi câu trả lời về một đoạn đều dựa trên những gì thực sự có trong tài liệu đó, không phải kết quả tìm kiếm bên ngoài, nên nó phù hợp làm người đọc thứ hai cho bài viết của bạn hơn là nguồn cung cấp thông tin mới từ bên ngoài.
Hãy dùng nó như cách bạn nhờ một đồng nghiệp đáng tin chỉ có ít phút liếc qua một đoạn: hỏi một câu cụ thể về đoạn đó, đừng yêu cầu chung chung là cải thiện cả tài liệu, và bạn sẽ nhận được câu trả lời hữu ích hơn.
TRƯỚC KHI CHIA SẺ BẢN NHÁP
Việc nào vẫn là của bạn sau khi Copilot trả về bản nháp
Copilot viết chữ. Quyết định tài liệu thực sự nói gì và có chính xác hay không vẫn là việc của bạn.
Bạn chịu trách nhiệm về câu chữ cuối cùng
Bạn chịu trách nhiệm quyết định giữ, sửa hay xóa nội dung do Copilot tạo trước khi chia sẻ tài liệu, giống như với bất cứ thứ gì bạn tự viết.
Kiểm tra mọi điều đọc lên như một sự thật
Bản nháp có thể nói rất tự tin về một chi tiết chưa từng được xác nhận. Hãy đọc kỹ mọi nhận định, con số hoặc tên riêng cụ thể và đối chiếu với tài liệu nguồn thật của bạn.
Đọc như chính người nhận sẽ đọc
Bản nháp viết cho một người đọc không xác định thường cần được chỉnh lại để hợp với giọng văn và kiến thức nền của những người sẽ thực sự nhận nó.
NHỮNG ĐIỀU CẦN TỰ KIỂM TRA
Cách làm này yếu ở đâu, và bạn cần tự xác minh gì
Rủi ro lớn nhất khi soạn theo cách này không phải là bản thử đầu tiên kém. Đó là chấp nhận một bản nháp nghe có vẻ hay mà không đọc đủ kỹ để nhận ra câu nào nói quá lên, hoặc chi tiết nào lặng lẽ không khớp với tài liệu nguồn của bạn.
Vì Copilot làm việc trong Word và nội dung Microsoft 365 của bạn, không kết nối với công cụ bên ngoài, nó soạn từ những gì bạn đưa: câu lệnh của bạn, tài liệu bạn đang mở và các tệp bạn chỉ đến. Nó không kiểm tra nguồn bên ngoài để xác nhận một nhận định còn đúng hay không, nên điều gì đọc lên như một sự thật đều đáng được xem xét kỹ như một sự thật trong tài liệu do đồng nghiệp đưa cho bạn.
Trách nhiệm về tài liệu cuối cùng không chuyển đi chỉ vì một công cụ viết bản đầu tiên. Bạn chịu trách nhiệm quyết định giữ, sửa hay xóa nội dung do Copilot tạo trước khi chia sẻ tài liệu, nghĩa là việc đọc lại toàn bộ một cách nhanh gọn và trung thực trước khi gửi đi là không thể bỏ qua, kể cả khi thoạt nhìn bản nháp đã trông hoàn chỉnh.
Dùng theo cách này, soạn thảo với Copilot không phải là thay thế bước viết mà là dời nó về sau trong quy trình của bạn, từ nhìn trang trắng sang chỉnh sửa một bản nháp thật. Đó là điểm xuất phát dễ hơn thực sự, miễn là bạn vẫn làm bước chỉnh sửa.
Bản nháp đầu nhanh hơn chỉ có ích khi bạn biết làm gì với nó
Lấy được bản nháp từ Copilot trong vài giây là phần dễ. Biết cách viết câu lệnh tốt, và biết đọc kết quả một cách phản biện trước khi nó ra đi dưới tên bạn, mới là phần thực sự tiết kiệm thời gian. Tuần đầu tiên của khóa học Copilot của Nightschool AI được xây dựng quanh những tài liệu thật như thế này.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao để bắt đầu một bản nháp với Copilot trong Word?
Mở một tài liệu trống hoặc đặt con trỏ vào chỗ bạn muốn có nội dung mới, rồi gõ hoặc dán câu lệnh vào ô Draft with Copilot và chọn Generate. Copilot soạn nội dung mới để bạn giữ lại, tạo lại hoặc bỏ đi.
Copilot có thể soạn từ tài liệu tôi đã có thay vì bắt đầu từ trang trắng không?
Có. Gõ dấu gạch chéo (/) rồi tên tài liệu để dùng một tệp có sẵn làm nguồn, sau đó mô tả bản nháp mới cần khác bản gốc thế nào, chẳng hạn ngắn hơn, trang trọng hơn hoặc dành cho người đọc khác.
Điều gì xảy ra sau khi Copilot tạo xong bản nháp?
Bạn quyết định bước tiếp theo. Bạn có thể giữ lại, tạo lại hoặc bỏ kết quả. Không có gì trở thành một phần của tài liệu cho đến khi bạn chọn giữ lại, nên tạo một bản nháp chỉ để xem kết quả ra sao hoàn toàn không có rủi ro.
Tôi có thể hỏi Copilot về một đoạn mà không làm thay đổi phần còn lại của tài liệu không?
Có. Chọn đoạn bạn muốn hỏi, rồi dùng biểu tượng Copilot ở bên trái và chọn Chat with Copilot. Cuộc trò chuyện chỉ xoay quanh phần đã chọn và không làm thay đổi phần còn lại của tài liệu.
Copilot có kiểm tra nguồn bên ngoài trước khi soạn nội dung không?
Không. Copilot làm việc trong Word và nội dung Microsoft 365 của bạn, không kết nối với công cụ bên ngoài, nên nó soạn từ câu lệnh của bạn và tài liệu bạn chỉ đến, không phải từ một lần tìm kiếm bên ngoài.
Ai chịu trách nhiệm nếu Copilot soạn ra điều không chính xác?
Là bạn. Bạn chịu trách nhiệm quyết định giữ, sửa hay xóa nội dung do Copilot tạo trước khi chia sẻ tài liệu, nên mọi nhận định đọc lên như một sự thật đều đáng được đối chiếu với tài liệu nguồn thật của bạn trước khi gửi đi.
Tôi cần gì để dùng Copilot trong Word?
Cần có gói đăng ký Microsoft 365 đủ điều kiện và/hoặc giấy phép Microsoft 365 Copilot. Nếu bạn không thấy tùy chọn Draft with Copilot, hãy kiểm tra gói đăng ký hoặc giấy phép trước khi cho rằng có gì đó bị hỏng.
Soạn thảo với Copilot có nhanh hơn tự viết bản đầu tiên không?
Thường là có, nhất là để vượt qua trang giấy trắng. Thời gian tiết kiệm ban đầu nên dành cho việc đọc lại cẩn thận sau đó, vì bạn vẫn là người quyết định giữ, sửa hay xóa những gì Copilot soạn trước khi chia sẻ.
Đừng nhìn trang giấy trắng nữa
Một câu lệnh cụ thể và một lần đọc lại cẩn thận là toàn bộ kỹ năng. Cả hai chỉ mất vài phút để thành thói quen.