Cách sắp xếp công việc bằng Projects trong ChatGPT

Để tạo project, hãy chọn New project ở thanh bên, rồi nhập tên project và chọn biểu tượng, màu sắc. Chọn biểu tượng và màu khác nhau không phải để trang trí cho đẹp. Nhờ đó bạn phân biệt các project ngay từ cái nhìn đầu tiên khi thanh bên có hơn một hai project, nhất là trên màn hình nhỏ, nơi tên project đầy đủ có thể bị cắt bớt.

Giá trị thật sự chỉ hiện ra khi bạn bắt đầu làm việc bên trong project, chứ không nằm ở lúc tạo nó. Một project có thể chứa chat, tệp, hướng dẫn và ngữ cảnh liên quan ở cùng một chỗ, nên bạn không phải giải thích lại bối cảnh trong mỗi cuộc trò chuyện mới như khi mở một cuộc chat trống từ đầu mỗi lần.

Đây là điểm khác nhau giữa một thư mục và một project theo cách ChatGPT hiểu. Thư mục chỉ đổi tên và gom các cuộc chat có sẵn. Còn project thực sự thay đổi những gì mỗi cuộc trò chuyện mới bên trong đã biết, vì nó có thể dựa vào các tệp và hướng dẫn đã nằm sẵn trong project trước khi bạn gõ tin nhắn nào.

Một cách hợp lý để quyết định việc nào đáng có project riêng là tự hỏi: bạn có định quay lại đúng chủ đề đó, với đúng bối cảnh đó, nhiều hơn một lần không. Một câu hỏi làm một lần thì không cần project. Một mảng công việc lặp lại, có tài liệu riêng, thuật ngữ riêng và ngữ cảnh cố định riêng chính là thứ project được tạo ra để phục vụ.

Đặt tên project rõ ràng cũng có lợi về sau, khi bạn có nhiều project chạy song song. Một cái tên đủ cụ thể để cho biết bên trong có gì mà không cần mở ra, thay vì một nhãn mơ hồ mà vài tuần sau bạn đã quên nghĩa, sẽ giúp bạn khỏi phải bấm vào hai ba project chỉ để tìm đúng cái cần.

Bộ nhớ trên toàn tài khoản nhìn chung hữu ích, vì nó lấy ngữ cảnh từ các cuộc trò chuyện khác để bạn không phải nhắc lại. Nhưng bên trong một project cụ thể, chính hành vi đó có thể là thứ bạn không muốn, nhất là khi project liên quan đến công việc nhạy cảm hoặc có phạm vi hẹp, không dính gì đến phần còn lại của tài khoản.

Bộ nhớ chỉ trong project giữ cho project khép kín bằng cách giới hạn ngữ cảnh chat trong project đó, và bạn có thể chọn điều này khi tạo project. Khi bật cài đặt này, các cuộc trò chuyện trong project chỉ dựa vào các chat và tệp của chính project đó, không lấy bất cứ thứ gì từ nơi khác trong tài khoản.

Điều này quan trọng nhất với những project mà bạn đặc biệt không muốn các chủ đề lẫn vào nhau: một project cho công việc của một khách hàng, không bao giờ được nhắc đến khách hàng khác, hoặc một project cá nhân bạn muốn tách biệt khỏi mọi thứ liên quan đến công việc. Bộ nhớ chỉ trong project là cài đặt thực sự đảm bảo sự tách biệt đó, thay vì chỉ hy vọng ngữ cảnh từ nơi khác không lọt vào.

Hãy quyết định cài đặt này sớm, ngay khi tạo project, thay vì sau khi đã có nhiều cuộc trò chuyện trong đó. Đổi ý về sau sẽ không xóa ngược được phần ngữ cảnh đã được đưa vào trước khi cài đặt có hiệu lực.

Thói quen đáng xây dựng nhất với Projects là quyết định cấu trúc trước khi bạn có hàng chục cuộc chat không liên quan nằm rải rác trong vài project không ăn khớp. Quay lại phân loại mọi thứ sau đó mệt hơn nhiều so với việc lập project mới ngay khi một chủ đề có vẻ sẽ lặp lại.

Trước khi xóa một project, hãy nhớ rằng xóa project sẽ xóa vĩnh viễn các chat và hướng dẫn của nó, cùng những tệp chỉ lưu trong project đó. Nếu bên trong có thứ gì bạn có thể cần sau này, dù là một cuộc chat, một hướng dẫn hay một tệp, hãy chuyển hoặc lưu nó ra ngoài project trước khi xóa, vì khi đã mất thì không hoàn tác được.

Nếu bạn dựa vào shared projects cho công việc nhóm, hãy xác nhận gói hiện tại của bạn thuộc nhóm được hỗ trợ: ChatGPT Free, Go, Plus, Pro, Business, Enterprise và Edu, trước khi xây quy trình xung quanh nó. Phát hiện sự không khớp này giữa chừng sẽ tệ hơn nhiều so với biết trước khi bạn bắt đầu phụ thuộc vào nó.

Dùng có chủ đích, Projects biến ChatGPT từ một danh sách chat dài rời rạc thành thứ gần với một bộ thư mục làm việc, mỗi thư mục đã biết sẵn mình dùng để làm gì. Công sức thiết lập đúng một project, với hướng dẫn phù hợp và cài đặt bộ nhớ phù hợp, được đền đáp mỗi lần bạn mở một cuộc chat mới trong đó thay vì lại bắt đầu từ con số không.

Kỷ luật làm cho một ổ đĩa chung hay một thư mục tài liệu chung trở nên hữu ích cũng áp dụng ở đây: một project có tên rõ ràng, hướng dẫn chính xác và chỉ chứa những tệp thực sự thuộc về nó sẽ hữu ích lâu dài, còn một project cứ tích tụ chat không liên quan và tệp cũ rồi cũng sẽ khó tìm đường như chính danh sách dài mà nó được lập ra để thay thế.