GIẢI THÍCH ĐƠN GIẢN
Cách phân tích bảng tính bằng Copilot trong Excel
Dữ liệu vốn luôn nằm đó. Chỉ là bạn chưa có một buổi chiều rảnh để tìm ra câu chuyện trong đó.
Nếu bạn vừa nhận một sổ làm việc đầy số liệu thô kèm một yêu cầu mơ hồ là tìm ra điều gì đó hữu ích, Microsoft 365 Copilot trong Excel có thể đọc dữ liệu, gợi ý công thức và chỉ ra các quy luật mà bạn không cần tự viết một hàm nào. Hướng dẫn này nói về vị trí thực sự của Copilot trong Excel, cách biến một yêu cầu tìm insight thành cột công thức thật chỉ bằng một câu lệnh viết thường ngày, và những gì bạn vẫn phải tự kiểm tra sau khi Copilot trả kết quả.
Để phân tích bảng tính bằng Microsoft 365 Copilot trong Excel, hãy chọn biểu tượng Copilot ở góc dưới bên phải của Excel, rồi nhập một yêu cầu bằng ngôn ngữ thường ngày, chẳng hạn nhờ nó thêm một cột tính một giá trị từ dữ liệu của bạn hoặc giải thích công thức trong ô đang chọn. Copilot trong Excel giúp bạn tạo và chỉnh sửa bảng tính, bao gồm việc tạo công thức và chỉ ra insight, tất cả đều diễn ra ngay trong bảng dữ liệu bạn đang mở. Đây là một cuộc trò chuyện dựa trên câu lệnh, không phải một bộ nút để bấm, và mọi gợi ý vẫn nên được kiểm tra trước khi bạn hành động theo.
Ngày đăng
Điểm chính
- Bạn mở Copilot trong Excel bằng cách chọn biểu tượng Copilot ở góc dưới bên phải của Excel, thao tác này mở ra khung trò chuyện.
- Yêu cầu một cột công thức là một câu viết bằng ngôn ngữ thường ngày, chẳng hạn 'Thêm một cột tính biên lợi nhuận cho từng sản phẩm', chứ không phải một nút để bấm.
- Khi yêu cầu cột công thức, bạn nhận được một cột công thức hoạt động thật, chứ không phải lời mô tả công thức có thể trông như thế nào.
- Bạn có thể nhờ Copilot giải thích bất kỳ công thức nào, kể cả công thức nó vừa gợi ý, bằng một yêu cầu như 'Giải thích công thức trong ô đang chọn.'
- Chức năng chỉnh sửa của Copilot trong Excel chỉ hoạt động khi Tùy chọn tính toán (Calculation Options) được đặt là Tự động (Automatic), và Copilot vẫn có thể mắc lỗi, nên hãy xem lại những gì nó tạo ra trước khi dựa vào đó.
Sao chép và dán
Prompt bạn có thể dùng ngay hôm nay
Làm quen với một sổ làm việc mới
Hãy xem dữ liệu trong bảng này và cho tôi biết mỗi cột thể hiện điều gì, những cột nào có vẻ có thể kết hợp thành một phép tính hữu ích, và có dòng nào bị thiếu giá trị hoặc giá trị không nhất quán không, trước khi tôi bắt đầu phân tích sâu hơn.
Hữu ích ngay khi bạn mở một sổ làm việc do người khác làm, trước khi bạn thử phân tích bất cứ điều gì trong đó.
Yêu cầu cột công thức thay vì chỉ lời giải thích
Thêm một cột công thức vào bảng này để tính biên lợi nhuận cho từng dòng, dùng cột doanh thu và cột chi phí, và giải thích công thức hoạt động ra sao để tôi có thể tự kiểm tra bằng tay trên vài dòng.
Nêu rõ các cột và phép tính bạn muốn sẽ cho kết quả hữu ích hơn là chỉ nhờ Copilot tìm điều gì đó thú vị.
Tìm các quy luật mà bình thường bạn phải tự dò
Hãy xem bảng này và cho tôi biết sản phẩm hoặc danh mục nào thay đổi nhiều nhất qua các giai đoạn trong dữ liệu, điều gì có thể giải thích sự thay đổi đó chỉ dựa trên những gì có trong trang tính này, và tôi nên xem thêm những cột nào để xác nhận.
Hãy yêu cầu nó chỉ giải thích dựa trên những gì có trong trang tính, để bạn không nhận về một phỏng đoán được trình bày như một insight.
Kiểm tra nhanh một công thức trước khi tin nó
Hãy giải thích chính xác công thức này đang tính gì, từng bước một, gồm các ô nó tham chiếu và kết quả sẽ ra sao nếu một trong các ô được tham chiếu bị trống hoặc chứa văn bản thay vì số.
Dán vào bất kỳ công thức nào, dù do Copilot gợi ý hay do ai đó làm từ nhiều năm trước, và yêu cầu cùng kiểu giải thích từng bước.
Biến số liệu thô thành nội dung có thể trình bày
Hãy tóm tắt các xu hướng chính trong dữ liệu này bằng ngôn ngữ dễ hiểu cho người chưa từng xem bảng tính, chỉ dùng những con số thực sự có trong bảng này, và đánh dấu mọi điểm có vẻ bất thường hoặc đáng kiểm tra lại trước khi tôi chia sẻ.
Dùng cho phần tóm tắt bạn viết quanh bảng tính, không thay thế chính bảng tính.
COPILOT THỰC SỰ LÀM ĐƯỢC GÌ Ở ĐÂY
Copilot làm được gì khi đã mở trong sổ làm việc của bạn
Nó không phải một công cụ phân tích riêng gắn thêm vào Excel. Nó đọc bảng bạn đang có và làm việc ngay bên trong đó.
Dựng công thức, không chỉ giải thích
Copilot trong Excel giúp bạn xây dựng và chỉnh sửa sổ làm việc, bao gồm tạo công thức và đưa ra insight, tất cả ngay trong bảng bạn đã làm.
Viết cột mới từ dữ liệu có sẵn
Copilot có thể tạo cột hoặc dòng mới để tính giá trị từ dữ liệu hiện có, chẳng hạn biên lợi nhuận theo từng sản phẩm, thay vì chỉ mô tả cách bạn có thể tự làm.
Cho thấy lập luận khi được yêu cầu
Một công thức được gợi ý không bao giờ là hộp đen. Bạn có thể xem nó hoạt động ra sao bằng cách nhờ Copilot giải thích công thức trong ô, qua đó trình bày logic đằng sau gợi ý.
Nằm trong khung trò chuyện, không phải một menu phải đi tìm
Bạn mở Copilot bằng cách chọn biểu tượng Copilot ở góc dưới bên phải của Excel, thao tác này mở khung trò chuyện ngay cạnh dữ liệu của bạn.
COPILOT NẰM Ở ĐÂU
Tìm biểu tượng Copilot trước khi hỏi bất cứ điều gì
Trước khi hỏi Copilot về dữ liệu, bạn phải tìm thấy nó: chọn biểu tượng Copilot ở góc dưới bên phải của Excel để mở khung trò chuyện. Lần đầu rất dễ bỏ sót, vì nó nằm hoàn toàn ngoài thanh ribbon, ở góc cửa sổ chứ không phải phía trên cùng các lệnh khác.
Khi khung trò chuyện đã mở, mọi việc trong hướng dẫn này diễn ra ở đó. Bạn nhập yêu cầu bằng ngôn ngữ thường ngày, và Copilot làm việc trực tiếp trên bảng đang mở trước mặt bạn, không phải một bản sao hay bản xuất của nó.
Không có menu nút công thức nào để học. Yêu cầu một cột công thức và nhờ Copilot giải thích một công thức có sẵn đều bắt đầu như nhau: mở khung, rồi mô tả điều bạn muốn trong một câu, giống như bạn hỏi đồng nghiệp ngồi cạnh.
Nếu biểu tượng hoàn toàn không xuất hiện, hãy kiểm tra xem gói Microsoft 365 của bạn có đáp ứng yêu cầu của Copilot không trước khi nghĩ đến nguyên nhân khác.
BIẾN CÂU HỎI THÀNH CÔNG THỨC
Nhận một công thức thật, không chỉ lời mô tả
Thói quen hữu ích nhất khi dùng Copilot trong Excel là yêu cầu một cột công thức thay vì yêu cầu một câu trả lời. Nếu bạn hỏi mơ hồ về dữ liệu, bạn nhận lại câu trả lời mơ hồ trong khung trò chuyện. Nếu bạn nhờ Copilot thêm một cột công thức tính điều gì đó cụ thể từ các cột đã có, bạn nhận được một cột công thức hoạt động thật nằm ngay trong bảng.
Từ khung trò chuyện, bạn nhập một yêu cầu bằng ngôn ngữ thường ngày, chẳng hạn 'Thêm một cột tính biên lợi nhuận cho từng sản phẩm', và Copilot thêm cột công thức đó thẳng vào bảng. Không có nút riêng nào để bấm chèn: công thức trở thành một phần bình thường của trang tính ngay khi Copilot tạo ra, không phải một câu trả lời bạn phải tự sao chép ra từ cửa sổ trò chuyện.
Điều này quan trọng vì một công thức nằm trong bảng thật hoạt động như mọi công thức khác trong bảng đó. Nó cập nhật khi dữ liệu gốc thay đổi, các công thức khác có thể tham chiếu đến nó, và bất kỳ ai mở tệp sau này đều thấy chính phép tính, chứ không phải một con số tĩnh ai đó gõ vào một lần rồi không bao giờ xem lại.
Trước khi tin bất cứ thứ gì Copilot thêm vào, nên tập thói quen kiểm tra logic của công thức chứ không chỉ con số nó cho ra. Hãy nhờ Copilot giải thích công thức trong ô đang chọn, rồi đối chiếu lời giải thích đó với một hai dòng bạn có thể tự kiểm chứng bằng tay. Đó là cách nhanh nhất để phát hiện sự hiểu nhầm trước khi nó thành một công thức sai âm thầm trên cả một cột.
HỎI TRỰC TIẾP ĐỂ LẤY INSIGHT
Bỏ qua phần tự đi tìm quy luật
Cột công thức giải quyết bài toán tính một thứ mới từ dữ liệu. Một cách khác, cũng hữu ích không kém, là nhờ Copilot nhìn toàn bộ bảng và cho bạn biết điều gì nổi bật, thay vì bạn cuộn qua hàng trăm dòng để đoán xu hướng bằng mắt.
Copilot có thể tạo cột hoặc dòng mới để tính giá trị từ dữ liệu hiện có, chẳng hạn biên lợi nhuận theo từng sản phẩm, và chính khả năng nền tảng đó giúp nó trả lời câu hỏi như sản phẩm nào biến động mạnh nhất trong một giai đoạn, miễn là phép so sánh có thể dựng được từ các cột đã có trong bảng.
Chất lượng câu trả lời phụ thuộc nhiều vào độ cụ thể của câu hỏi. Một câu lệnh nêu rõ các cột, phép so sánh và khung thời gian bạn quan tâm sẽ cho bạn thứ có thể hành động được. Một câu lệnh chỉ nhờ Copilot tìm điều gì đó thú vị thường nhận về một nhận xét đúng nhưng nông, vì không có câu hỏi thực sự nào để Copilot trả lời chính xác.
Hãy xem khung trò chuyện như một cuộc hội thoại, không phải một truy vấn đơn lẻ. Nếu câu trả lời đầu gần đúng nhưng chưa đủ, hãy hỏi tiếp trực tiếp, nêu rõ điều còn thiếu, giống như bạn làm rõ yêu cầu với một đồng nghiệp đã làm gần xong ngay lần đầu.
TRƯỚC KHI TIN MỘT CON SỐ
Cần kiểm tra gì trước khi đưa công thức của Copilot vào báo cáo thật
Một công thức được gợi ý là bản nháp đầu tiên tốt. Hãy xác nhận nó như cách bạn xác nhận một con số đồng nghiệp đưa cho.
Đọc phần giải thích, đừng bỏ qua
Nhờ Copilot giải thích công thức và đối chiếu lập luận với ít nhất một dòng bạn có thể tự kiểm tra bằng tay, trước khi tin cột nó đã thêm vào bảng.
Cố ý thử một trường hợp biên
Kiểm tra công thức xử lý ra sao với ô trống, số không, hoặc một dòng trông khác với phần còn lại của bảng, vì đó là nơi một công thức trông hợp lý thường hỏng.
Xác nhận Tùy chọn tính toán được đặt đúng
Chức năng chỉnh sửa của Copilot chỉ được hỗ trợ khi Tùy chọn tính toán (Calculation Options) được đặt là Tự động (Automatic), nên nếu Copilot có vẻ không phản hồi, đó là thiết lập đầu tiên đáng kiểm tra.
GIỚI HẠN CỦA CÔNG CỤ
Những gì bạn cần tự xác minh trước khi hành động
Copilot trong Excel thực sự hữu ích khi bạn bí một công thức hoặc cần một lượt đầu tìm quy luật trong dữ liệu, nhưng nó không thay thế việc hiểu các con số bạn sắp trình bày hoặc dựa vào. Copilot dùng AI để tạo gợi ý và đôi khi có thể mắc lỗi, vì vậy việc xem lại, chỉnh sửa và xác minh mọi thứ nó tạo ra trước khi dựa vào là một phần của cách dùng đúng, không phải bước tùy chọn thêm.
Thiết lập Tùy chọn tính toán là giới hạn cứng còn lại đáng nhớ. Nếu Copilot ngừng phản hồi các yêu cầu về công thức, hãy kiểm tra Tùy chọn tính toán đã đặt là Tự động chưa trước khi cho rằng có thứ khác hỏng; chức năng chỉnh sửa của Copilot chỉ được hỗ trợ ở chế độ đó.
Ngoài hai giới hạn này, hãy đối xử với mọi công thức hoặc insight của Copilot như cách bạn đối xử với con số một nhân viên phân tích mới đưa lần đầu: hợp lý, có lẽ đúng, và đáng xem lại một lần trước khi nó vào thứ mà người khác sẽ dựa vào để hành động. Kiểm tra một hai dòng bằng tay chỉ mất vài phút và rẻ hơn nhiều so với việc sửa báo cáo sau khi đã gửi đi.
Thói quen thực sự có ích về lâu dài không phải là học thuộc mọi tính năng. Đó là quen với việc hỏi Copilot những câu cụ thể, phạm vi rõ ràng, về dữ liệu mà bạn đã khá hiểu, để bạn có thể nhanh chóng nhận ra khi kết quả trả về không khớp với điều bạn mong đợi.
Biết Copilot tồn tại không có nghĩa là biết cần hỏi nó điều gì
Đọc về cột công thức là một chuyện. Xây thói quen hỏi Copilot những câu cụ thể, kiểm tra được, về một sổ làm việc thực sự quan trọng với công việc của bạn là chuyện khác. Tuần đầu tiên của khóa học Copilot tại Nightschool AI được xây dựng quanh các tác vụ bảng tính thật như thế này.
Câu hỏi thường gặp
Tại sao tôi không tìm thấy nút Copilot trong Excel?
Hãy nhìn vào góc dưới bên phải của cửa sổ Excel: chọn biểu tượng Copilot ở đó để mở khung trò chuyện. Nếu nó hoàn toàn không xuất hiện, hãy kiểm tra xem gói Microsoft 365 của bạn có đáp ứng yêu cầu của Copilot không.
Copilot có phân tích được bảng tính do người khác làm không?
Có. Hãy mở tệp, chọn biểu tượng Copilot ở góc dưới bên phải, và bắt đầu bằng cách nhờ nó mô tả mỗi cột thể hiện điều gì trước khi yêu cầu bất kỳ phép tính nào, vì cách đó giúp bạn sớm phát hiện những điểm có vẻ bất thường.
Copilot chỉ mô tả công thức hay thực sự thêm công thức vào trang tính của tôi?
Nó thêm công thức thật. Hãy nhập yêu cầu như 'Thêm một cột tính biên lợi nhuận cho từng sản phẩm' vào khung trò chuyện, và Copilot thêm cột công thức trực tiếp vào bảng của bạn dưới dạng công thức hoạt động, không phải một đoạn văn bản trong cửa sổ trò chuyện.
Làm sao biết công thức của Copilot có đúng không?
Hãy nhờ Copilot giải thích công thức để thấy lập luận đằng sau, rồi đối chiếu lập luận đó với một hai dòng bạn có thể tự kiểm chứng bằng tay, bao gồm một trường hợp biên như ô trống. Copilot dùng AI để tạo gợi ý và đôi khi có thể mắc lỗi, nên bước kiểm tra này đáng làm mỗi lần.
Tại sao Copilot ngừng phản hồi khi tôi cố chỉnh sửa một công thức?
Hãy kiểm tra Tùy chọn tính toán (Calculation Options). Chức năng chỉnh sửa của Copilot chỉ được hỗ trợ khi Tùy chọn tính toán được đặt là Tự động (Automatic), nên nếu thiết lập đó đã bị đổi sang thủ công, các gợi ý chỉnh sửa của Copilot có thể không hoạt động như bạn mong đợi.
Tôi có thể nhờ Copilot tìm xu hướng trong dữ liệu thay vì viết công thức không?
Có. Hãy hỏi một câu cụ thể nêu rõ các cột và phép so sánh bạn quan tâm, chẳng hạn danh mục nào thay đổi nhiều nhất qua các giai đoạn trong bảng của bạn, thay vì một yêu cầu chung chung là tìm điều gì đó thú vị, vì kiểu đó thường cho câu trả lời nông hơn.
Cột công thức do Copilot tạo có khác công thức tôi tự viết không?
Không khác khi nó đã nằm trong bảng của bạn. Sau khi Copilot thêm cột, nó hoạt động như mọi công thức khác trong bảng: tính lại khi dữ liệu gốc thay đổi và có thể được tham chiếu ở chỗ khác trong trang tính. Điểm khác duy nhất là cách nó được tạo ra.
Tôi nên kiểm tra gì trước khi gửi bản phân tích do Copilot dựng cho người khác?
Hãy xem lại, chỉnh sửa và xác minh mọi thứ Copilot tạo ra trước khi dựa vào, đúng theo hướng dẫn Microsoft đưa ra cho mọi gợi ý của Copilot trong Excel. Dành vài phút xác nhận logic và thử một trường hợp biên trước khi các con số vào một báo cáo mà người khác sẽ dựa vào để hành động.
Đừng tự suy ra lại cùng một công thức từ đầu nữa
Tìm biểu tượng Copilot và tập thói quen kiểm tra kết quả của nó chỉ mất vài phút. Mỗi bảng tính sau bảng này sẽ nhanh hơn.