คำอธิบายภาษาง่าย ๆ
วิธีวิเคราะห์สเปรดชีตด้วย Copilot ใน Excel
ข้อมูลอยู่ตรงนั้นมาตลอด เพียงแต่คุณไม่เคยมีช่วงบ่ายว่าง ๆ ไว้ค้นหาเรื่องราวในนั้น
ถ้าคุณได้รับเวิร์กบุ๊กที่เต็มไปด้วยตัวเลขดิบ พร้อมคำขอลอย ๆ ให้หาอะไรที่เป็นประโยชน์ออกมา Microsoft 365 Copilot ใน Excel สามารถอ่านข้อมูลนั้น แนะนำสูตร และชี้รูปแบบที่น่าสนใจให้ได้ โดยที่คุณไม่ต้องเขียนฟังก์ชันเองสักบรรทัด คู่มือนี้อธิบายว่า Copilot อยู่ตรงไหนใน Excel จริง ๆ วิธีเปลี่ยนคำขอแบบอยากได้ข้อมูลเชิงลึกให้เป็นคอลัมน์สูตรที่ใช้งานได้ด้วยการพิมพ์พรอมต์เป็นภาษาธรรมดา และสิ่งที่คุณยังต้องตรวจสอบเองหลังจาก Copilot ส่งผลลัพธ์กลับมา
หากต้องการวิเคราะห์สเปรดชีตด้วย Microsoft 365 Copilot ใน Excel ให้เลือกไอคอน Copilot ที่มุมขวาล่างของ Excel แล้วพิมพ์คำขอเป็นภาษาธรรมดา เช่น ให้เพิ่มคอลัมน์ที่คำนวณค่าจากข้อมูลของคุณ หรือให้อธิบายสูตรในเซลล์ที่เลือกอยู่ Copilot ใน Excel ช่วยให้คุณสร้างและแก้ไขเวิร์กบุ๊กได้ ทั้งการสร้างสูตรและการดึงข้อมูลเชิงลึกออกมา ซึ่งทั้งหมดนี้ทำอยู่ภายในตารางที่คุณเปิดอยู่แล้ว การใช้งานเป็นการสนทนาที่ขับเคลื่อนด้วยพรอมต์ ไม่ใช่ชุดปุ่มให้กด และข้อเสนอแนะทุกอย่างก็ยังควรตรวจสอบก่อนนำไปใช้
เผยแพร่เมื่อ
สรุปประเด็นสำคัญ
- คุณเปิด Copilot ใน Excel ได้โดยเลือกไอคอน Copilot ที่มุมขวาล่างของ Excel ซึ่งจะเปิดแผงแชตขึ้นมา
- การขอคอลัมน์สูตรทำได้ด้วยคำขอภาษาธรรมดา เช่น 'เพิ่มคอลัมน์ที่คำนวณอัตรากำไรของสินค้าแต่ละรายการ' ไม่ใช่ปุ่มที่ต้องกด
- เมื่อขอคอลัมน์สูตร คุณจะได้คอลัมน์ของสูตรที่ใช้งานได้จริง ไม่ใช่แค่คำบรรยายว่าสูตรหน้าตาควรเป็นอย่างไร
- คุณขอให้ Copilot อธิบายสูตรใดก็ได้ รวมถึงสูตรที่เพิ่งแนะนำมา โดยพิมพ์คำขอ เช่น 'อธิบายสูตรในเซลล์ที่เลือกอยู่'
- การแก้ไขด้วย Copilot ใช้งานได้ใน Excel เมื่อตั้งค่า Calculation Options เป็น Automatic เท่านั้น และ Copilot ก็ยังอาจผิดพลาดได้ ดังนั้นควรตรวจสิ่งที่สร้างขึ้นก่อนนำไปใช้อ้างอิง
คัดลอกไปใช้ได้เลย
พรอมต์ที่ใช้ได้ทันทีวันนี้
ทำความเข้าใจเวิร์กบุ๊กใหม่
ช่วยดูข้อมูลในตารางนี้ แล้วบอกว่าแต่ละคอลัมน์หมายถึงอะไร คอลัมน์ไหนน่าจะนำมารวมกันเป็นการคำนวณที่มีประโยชน์ได้ และมีแถวไหนที่ค่าหายไปหรือไม่สอดคล้องกันหรือไม่ ก่อนที่ฉันจะเริ่มวิเคราะห์ต่อ
ใช้ได้ดีทันทีที่คุณเปิดเวิร์กบุ๊กที่คนอื่นสร้างไว้ ก่อนจะเริ่มวิเคราะห์อะไรในนั้น
ขอคอลัมน์สูตร แทนที่จะขอคำอธิบายสูตร
เพิ่มคอลัมน์สูตรในตารางนี้ที่คำนวณอัตรากำไรของแต่ละแถวจากคอลัมน์รายได้และคอลัมน์ต้นทุน และอธิบายว่าสูตรทำงานอย่างไร เพื่อที่ฉันจะได้ตรวจเทียบกับบางแถวด้วยมือ
การระบุชื่อคอลัมน์และการคำนวณที่ต้องการอย่างชัดเจน จะได้ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์กว่าการขอให้ Copilot หาอะไรที่น่าสนใจ
หารูปแบบที่ไม่อย่างนั้นต้องไล่หาเอง
ตรวจสอบตารางนี้ แล้วบอกว่าสินค้าหรือหมวดหมู่ไหนมีการเปลี่ยนแปลงมากที่สุดตลอดช่วงเวลาในข้อมูลนี้ อะไรอาจเป็นสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงนั้นโดยอิงเฉพาะสิ่งที่อยู่ในชีตนี้ และฉันควรดูคอลัมน์อื่นใดเพิ่มเพื่อยืนยัน
ขอให้อธิบายโดยอิงเฉพาะสิ่งที่อยู่ในชีต เพื่อไม่ให้ได้การเดาที่แต่งตัวมาเป็นข้อมูลเชิงลึก
ตรวจสอบสูตรก่อนไว้ใจ
อธิบายอย่างละเอียดทีละขั้นว่าสูตรนี้คำนวณอะไร อ้างอิงเซลล์ไหนบ้าง และผลลัพธ์จะเป็นอย่างไรหากเซลล์ที่อ้างอิงเซลล์ใดเซลล์หนึ่งว่างเปล่าหรือมีข้อความแทนตัวเลข
วางสูตรใดก็ได้ ไม่ว่า Copilot จะแนะนำมาหรือใครสักคนสร้างไว้หลายปีก่อน แล้วขอให้อธิบายแบบเดียวกัน
เปลี่ยนตัวเลขดิบให้เป็นสิ่งที่นำเสนอได้
สรุปแนวโน้มสำคัญของข้อมูลนี้ด้วยภาษาที่เข้าใจง่ายสำหรับคนที่ยังไม่เคยเห็นสเปรดชีตนี้ โดยใช้เฉพาะตัวเลขที่อยู่ในตารางนี้จริง ๆ และชี้ให้เห็นสิ่งที่ดูผิดปกติหรือควรตรวจซ้ำก่อนที่ฉันจะส่งต่อ
ใช้สำหรับบทสรุปที่คุณเขียนประกอบสเปรดชีต ไม่ได้มาแทนที่ตัวสเปรดชีตเอง
สิ่งที่ COPILOT ทำได้จริงตรงนี้
สิ่งที่ Copilot ทำได้เมื่อเปิดในเวิร์กบุ๊กของคุณ
มันไม่ใช่เครื่องมือวิเคราะห์แยกต่างหากที่แปะเพิ่มเข้ามาใน Excel แต่อ่านตารางที่คุณมีอยู่แล้วและทำงานอยู่ในนั้น
สร้างสูตร ไม่ใช่แค่อธิบาย
Copilot ใน Excel ช่วยคุณสร้างและแก้ไขเวิร์กบุ๊ก รวมถึงสร้างสูตรและดึงข้อมูลเชิงลึกขึ้นมา ทั้งหมดนี้ทำจากภายในตารางที่คุณสร้างไว้แล้ว
เขียนคอลัมน์ใหม่จากข้อมูลเดิม
Copilot สร้างคอลัมน์หรือแถวใหม่ที่คำนวณค่าจากข้อมูลเดิมของคุณได้ เช่น อัตรากำไรต่อสินค้า แทนที่จะแค่บอกว่าคุณจะทำเองได้อย่างไร
แสดงเหตุผลเมื่อขอ
สูตรที่แนะนำไม่ใช่กล่องดำ คุณดูได้ว่าทำงานอย่างไรโดยขอให้ Copilot อธิบายสูตรในเซลล์ ซึ่งจะไล่ตรรกะเบื้องหลังข้อเสนอแนะให้ดู
อยู่ในแผงแชต ไม่ใช่เมนูที่ต้องไล่หา
คุณเข้าถึง Copilot ได้โดยเลือกไอคอน Copilot ที่มุมขวาล่างของ Excel ซึ่งจะเปิดแผงแชตไว้ข้างข้อมูลของคุณ
COPILOT อยู่ตรงไหนกันแน่
หาไอคอน Copilot ให้เจอก่อนจะถามอะไรได้
ก่อนจะถาม Copilot เรื่องข้อมูลของคุณได้ คุณต้องหามันให้เจอก่อน โดยเลือกไอคอน Copilot ที่มุมขวาล่างของ Excel เพื่อเปิดแผงแชต ครั้งแรกอาจมองข้ามได้ง่าย เพราะมันอยู่นอกริบบอนทั้งหมด คืออยู่ที่มุมของหน้าต่าง ไม่ได้อยู่ด้านบนร่วมกับคำสั่งอื่น ๆ
เมื่อเปิดแผงแชตแล้ว ทุกอย่างในคู่มือนี้เกิดขึ้นที่นั่น คุณพิมพ์คำขอเป็นภาษาธรรมดา และ Copilot ทำงานกับตารางที่เปิดอยู่ตรงหน้าคุณโดยตรง ไม่ใช่สำเนาหรือไฟล์ที่ส่งออกมา
ไม่มีเมนูปุ่มสูตรแยกต่างหากให้ต้องเรียนรู้ การขอคอลัมน์สูตรและการขอให้ Copilot อธิบายสูตรที่มีอยู่แล้วเริ่มต้นเหมือนกัน คือเปิดแผงขึ้นมาแล้วอธิบายสิ่งที่ต้องการในประโยคเดียว เหมือนที่คุณจะถามเพื่อนร่วมงานที่นั่งอยู่ข้าง ๆ
หากไม่พบไอคอนเลย ให้ตรวจสอบว่าแผน Microsoft 365 ของคุณตรงตามข้อกำหนดของ Copilot ก่อนจะสรุปว่าเป็นเพราะสาเหตุอื่น
เปลี่ยนคำถามให้เป็นสูตร
ได้สูตรจริง ไม่ใช่แค่คำบรรยายถึงสูตร
นิสัยที่มีประโยชน์ที่สุดในการใช้ Copilot ใน Excel คือการขอคอลัมน์สูตรแทนการขอคำตอบ ถ้าคุณถามคำถามกว้าง ๆ เกี่ยวกับข้อมูล คุณก็จะได้คำตอบกว้าง ๆ กลับมาในแผงแชต แต่ถ้าขอให้ Copilot เพิ่มคอลัมน์สูตรที่คำนวณบางอย่างโดยเฉพาะจากคอลัมน์ที่มีอยู่แล้ว คุณจะได้คอลัมน์ของสูตรที่ใช้งานได้จริงอยู่ในตารางของคุณ
จากแผงแชต คุณพิมพ์คำขอเป็นภาษาธรรมดา เช่น 'เพิ่มคอลัมน์ที่คำนวณอัตรากำไรของสินค้าแต่ละรายการ' แล้ว Copilot จะเพิ่มคอลัมน์สูตรนั้นลงในตารางของคุณโดยตรง ไม่มีปุ่มแยกให้กดเพื่อแทรก สูตรจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของชีตตามปกติทันทีที่ Copilot สร้างขึ้น ไม่ใช่คำตอบที่คุณต้องคัดลอกออกจากหน้าต่างแชตเอง
เรื่องนี้สำคัญเพราะสูตรที่อยู่ในตารางจริงของคุณทำงานเหมือนสูตรอื่นทุกสูตรในตารางนั้น คือปรับค่าตามเมื่อข้อมูลต้นทางเปลี่ยน ถูกสูตรอื่นอ้างอิงได้ และใครก็ตามที่เปิดไฟล์ภายหลังจะเห็นตัวการคำนวณ ไม่ใช่ตัวเลขนิ่ง ๆ ที่ใครสักคนพิมพ์ไว้ครั้งเดียวแล้วไม่เคยกลับมาดูอีก
ก่อนจะไว้ใจสิ่งที่ Copilot เพิ่มเข้ามา ควรสร้างนิสัยตรวจตรรกะของสูตร ไม่ใช่ดูแค่ตัวเลขที่ได้ ขอให้ Copilot อธิบายสูตรในเซลล์ที่เลือก แล้วอ่านคำอธิบายเทียบกับหนึ่งหรือสองแถวที่คุณตรวจด้วยมือได้ นี่เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการจับความเข้าใจผิดก่อนที่มันจะกลายเป็นสูตรที่ผิดอยู่เงียบ ๆ ทั้งคอลัมน์
ขอข้อมูลเชิงลึกโดยตรง
ข้ามขั้นตอนไล่หารูปแบบด้วยตัวเอง
คอลัมน์สูตรช่วยแก้ปัญหาการคำนวณค่าใหม่จากข้อมูลของคุณ ส่วนอีกวิธีที่มีประโยชน์ไม่แพ้กันคือขอให้ Copilot ดูทั้งตารางแล้วบอกว่าอะไรโดดเด่น แทนที่คุณจะเลื่อนดูหลายร้อยแถวเพื่อไล่หาแนวโน้มด้วยสายตา
Copilot สร้างคอลัมน์หรือแถวใหม่ที่คำนวณค่าจากข้อมูลเดิมของคุณได้ เช่น อัตรากำไรต่อสินค้า และความสามารถพื้นฐานเดียวกันนี้เองที่ทำให้มันตอบคำถามอย่างสินค้าตัวไหนผันผวนมากที่สุดในช่วงเวลาหนึ่งได้ ตราบใดที่การเปรียบเทียบนั้นสร้างได้จากคอลัมน์ที่มีอยู่ในตารางแล้ว
คุณภาพของคำตอบขึ้นอยู่กับความเฉพาะเจาะจงของคำถามเป็นอย่างมาก พรอมต์ที่ระบุคอลัมน์ การเปรียบเทียบ และช่วงเวลาที่คุณสนใจอย่างชัดเจน จะได้ผลลัพธ์ที่นำไปใช้ต่อได้ แต่พรอมต์ที่ขอแค่ให้หาอะไรที่น่าสนใจมักได้ข้อสังเกตที่ถูกต้องแต่ตื้น เพราะไม่มีคำถามจริงให้ Copilot ตอบอย่างแม่นยำ
ให้มองแผงแชตเป็นบทสนทนา ไม่ใช่การค้นหาครั้งเดียว ถ้าคำตอบแรกใกล้เคียงแต่ยังไม่ตรงกับที่ต้องการ ให้ถามต่อโดยตรงว่าขาดอะไร เหมือนที่คุณจะอธิบายเพิ่มให้เพื่อนร่วมงานที่ทำได้เกือบถูกตั้งแต่ครั้งแรก
ก่อนจะเชื่อตัวเลข
สิ่งที่ควรตรวจก่อนนำสูตรจาก Copilot ไปใส่ในรายงานจริง
สูตรที่แนะนำเป็นร่างแรกที่ดี ให้ยืนยันมันแบบเดียวกับที่คุณจะยืนยันตัวเลขที่เพื่อนร่วมงานส่งมาให้
อ่านคำอธิบาย อย่าข้าม
ขอให้ Copilot อธิบายสูตร แล้วอ่านเหตุผลเทียบกับอย่างน้อยหนึ่งแถวที่คุณตรวจด้วยมือได้ ก่อนจะไว้ใจคอลัมน์ที่มันเพิ่มลงในตาราง
ทดสอบกรณีขอบอย่างตั้งใจ
ตรวจดูว่าสูตรทำอะไรกับเซลล์ว่าง ค่าศูนย์ หรือแถวที่ดูต่างจากส่วนอื่นของตาราง เพราะนั่นคือจุดที่สูตรที่ดูสมเหตุสมผลมักพัง
ยืนยันว่าตั้งค่า Calculation Options ถูกต้อง
การแก้ไขด้วย Copilot รองรับเฉพาะเมื่อตั้งค่า Calculation Options เป็น Automatic ดังนั้นหาก Copilot ดูเหมือนไม่ตอบสนอง การตั้งค่านี้คือสิ่งแรกที่ควรตรวจ
จุดที่เริ่มมีข้อจำกัด
สิ่งที่ต้องตรวจสอบเองก่อนลงมือทำตามผลลัพธ์ใด ๆ
Copilot ใน Excel มีประโยชน์จริงเวลาติดอยู่กับสูตรหรือต้องการดูรูปแบบในข้อมูลเป็นรอบแรก แต่ไม่ได้มาแทนการเข้าใจตัวเลขที่คุณกำลังจะนำเสนอหรือลงมือทำตาม Copilot ใช้ AI สร้างข้อเสนอแนะและบางครั้งอาจผิดพลาดได้ ดังนั้นการตรวจทาน แก้ไข และยืนยันทุกอย่างที่มันสร้างก่อนนำไปใช้อ้างอิงจึงเป็นส่วนหนึ่งของการใช้เครื่องมืออย่างถูกวิธี ไม่ใช่ขั้นตอนเสริมที่เลือกทำหรือไม่ทำก็ได้
การตั้งค่า Calculation Options คืออีกข้อจำกัดที่ควรจำ หาก Copilot หยุดตอบสนองต่อคำขอเกี่ยวกับสูตร ให้ตรวจว่า Calculation Options ตั้งเป็น Automatic ก่อนจะคิดว่ามีอย่างอื่นเสีย เพราะการแก้ไขด้วย Copilot รองรับเฉพาะในโหมดนั้น
นอกเหนือจากสองข้อนี้ ให้มองสูตรหรือข้อมูลเชิงลึกใด ๆ จาก Copilot เหมือนตัวเลขที่นักวิเคราะห์หน้าใหม่ส่งให้เป็นครั้งแรก คือน่าจะสมเหตุสมผล น่าจะถูก และควรดูอีกรอบก่อนนำไปใส่ในเอกสารที่คนอื่นจะใช้ตัดสินใจ การตรวจหนึ่งหรือสองแถวด้วยมือใช้เวลาไม่กี่นาที และถูกกว่ามากเมื่อเทียบกับการแก้รายงานภายหลัง
นิสัยที่ให้ผลระยะยาวจริง ๆ ไม่ใช่การจำทุกฟีเจอร์ แต่คือการคุ้นเคยกับการถาม Copilot ด้วยคำถามที่เฉพาะเจาะจงและขอบเขตชัดเจน เกี่ยวกับข้อมูลที่คุณเข้าใจดีพอสมควรอยู่แล้ว เพื่อให้คุณสังเกตได้เร็วเมื่อสิ่งที่มันส่งกลับมาไม่ตรงกับที่คุณคาดไว้
การรู้ว่า Copilot มีอยู่ ไม่เหมือนกับการรู้ว่าควรถามอะไร
การอ่านเรื่องคอลัมน์สูตรเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การสร้างนิสัยถาม Copilot ด้วยคำถามที่เฉพาะเจาะจงและตรวจสอบได้ เกี่ยวกับเวิร์กบุ๊กที่สำคัญกับงานของคุณจริง ๆ เป็นอีกเรื่องหนึ่ง สัปดาห์แรกของหลักสูตร Copilot จาก Nightschool AI สร้างขึ้นรอบงานสเปรดชีตจริงแบบนี้
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมฉันหาปุ่ม Copilot ใน Excel ไม่เจอ
ให้มองที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง Excel แล้วเลือกไอคอน Copilot ตรงนั้นเพื่อเปิดแผงแชต หากไม่พบไอคอนเลย ให้ตรวจสอบว่าแผน Microsoft 365 ของคุณตรงตามข้อกำหนดของ Copilot
Copilot วิเคราะห์สเปรดชีตที่คนอื่นสร้างไว้ได้ไหม
ได้ เปิดไฟล์ขึ้นมา เลือกไอคอน Copilot ที่มุมขวาล่าง แล้วเริ่มจากการขอให้มันอธิบายว่าแต่ละคอลัมน์หมายถึงอะไรก่อนจะขอการคำนวณใด ๆ เพราะจะช่วยให้คุณจับสิ่งที่ดูผิดปกติได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ
Copilot แค่อธิบายสูตร หรือเพิ่มสูตรลงในชีตของฉันจริง ๆ
เพิ่มสูตรจริง พิมพ์คำขอ เช่น 'เพิ่มคอลัมน์ที่คำนวณอัตรากำไรของสินค้าแต่ละรายการ' ลงในแผงแชต แล้ว Copilot จะเพิ่มคอลัมน์สูตรลงในตารางของคุณโดยตรงเป็นสูตรที่ใช้งานได้ ไม่ใช่ข้อความในหน้าต่างแชต
ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าสูตรจาก Copilot ถูกต้อง
ขอให้ Copilot อธิบายสูตรเพื่อดูเหตุผลเบื้องหลัง แล้วตรวจเหตุผลนั้นเทียบกับหนึ่งหรือสองแถวที่คุณยืนยันด้วยมือได้ รวมถึงกรณีขอบอย่างเซลล์ว่าง Copilot ใช้ AI สร้างข้อเสนอแนะและบางครั้งอาจผิดพลาดได้ จึงควรตรวจแบบนี้ทุกครั้ง
ทำไม Copilot หยุดตอบสนองตอนที่ฉันพยายามแก้ไขสูตร
ให้ตรวจสอบ Calculation Options การแก้ไขด้วย Copilot รองรับเฉพาะเมื่อตั้งค่า Calculation Options เป็น Automatic ดังนั้นหากการตั้งค่านั้นถูกเปลี่ยนเป็นแบบ manual ข้อเสนอแนะด้านการแก้ไขของ Copilot อาจทำงานไม่เป็นไปตามที่คุณคาดไว้
ฉันขอให้ Copilot หาแนวโน้มในข้อมูลแทนการเขียนสูตรได้ไหม
ได้ ให้ถามคำถามเฉพาะเจาะจงที่ระบุคอลัมน์และการเปรียบเทียบที่คุณสนใจ เช่น หมวดหมู่ไหนเปลี่ยนแปลงมากที่สุดตลอดช่วงเวลาในตารางของคุณ แทนคำขอกว้าง ๆ ให้หาอะไรที่น่าสนใจ ซึ่งมักได้คำตอบที่ตื้นกว่า
คอลัมน์สูตรที่ Copilot สร้างต่างจากสูตรที่ฉันเขียนเองไหม
ไม่ต่างเมื่ออยู่ในตารางของคุณแล้ว หลัง Copilot เพิ่มคอลัมน์ มันทำงานเหมือนสูตรอื่นในตาราง คือคำนวณใหม่เมื่อข้อมูลต้นทางเปลี่ยน และถูกอ้างอิงจากที่อื่นในชีตได้ ความต่างมีเพียงวิธีที่มันถูกสร้างขึ้น
ฉันควรตรวจอะไรก่อนส่งการวิเคราะห์ที่ Copilot สร้างให้คนอื่น
ตรวจทาน แก้ไข และยืนยันทุกอย่างที่ Copilot สร้างก่อนนำไปใช้อ้างอิง ซึ่งเป็นแนวทางเดียวกับที่ Microsoft ให้ไว้สำหรับข้อเสนอแนะของ Copilot ใน Excel ใช้เวลาสักสองสามนาทียืนยันตรรกะและทดสอบกรณีขอบ ก่อนที่ตัวเลขจะไปอยู่ในรายงานที่คนอื่นจะใช้ตัดสินใจ
เลิกคิดสูตรเดิมซ้ำตั้งแต่ศูนย์
การหาไอคอน Copilot และนิสัยตรวจงานของมันใช้เวลาเรียนรู้ไม่กี่นาที สเปรดชีตทุกไฟล์หลังจากนี้จะเร็วขึ้น