วิธีดูสรุปการประชุมด้วย Copilot ใน Teams

Copilot ใน Teams ไม่ได้บันทึกและตีความทุกการประชุมโดยอัตโนมัติแบบเงียบๆ มันสร้างความเข้าใจบทสนทนาจากบทถอดเสียงสดขณะที่การประชุมกำลังดำเนินอยู่ หากต้องการถาม Copilot เกี่ยวกับการประชุมหรือดูประวัติบทสนทนาหลังประชุมจบ ต้องเปิดการถอดเสียงสดไว้ตอนประชุม ไม่ใช่เปิดทีหลัง เพราะไม่มีบทถอดเสียง 'ทีหลัง' ให้สร้างขึ้นเมื่อทุกคนออกจากสายไปแล้ว

นี่คือส่วนที่คนมักมองข้าม เมื่อสรุปที่ได้กลับว่างเปล่า หรือ Copilot ทำเหมือนไม่มีการประชุมเกิดขึ้นเลย ถ้าปิดการถอดเสียงไว้ Copilot ไม่ได้ล้มเหลวแบบเงียบๆ แต่มันไม่มีอะไรให้สรุปเลย ไม่มีการตั้งค่าใดที่สามารถสลับย้อนหลังเพื่อสร้างบทถอดเสียงให้กับการประชุมที่จบไปแล้วโดยไม่มีมันได้

ในทางปฏิบัติ หมายความว่านิสัยที่สำคัญคือไม่ใช่การถามคำถามที่ถูกต้องกับ Copilot ในภายหลัง แต่คือการจำไว้ว่าต้องเปิดการถอดเสียงสดตอนที่การประชุมเริ่ม เหมือนกับที่คุณจะจำไว้ว่าต้องกดบันทึกเสียงสายที่รู้ว่าจะต้องใช้บันทึกย่อ ถ้าคุณเป็นผู้จัดการประชุม หรือแม้แค่เป็นคนที่มักเป็นคนเริ่มการประชุมแบบนี้ ให้ทำสิ่งนี้เป็นหนึ่งในสิ่งแรกที่ตรวจสอบเมื่อคนเข้าร่วมครบ

ถ้าคุณเข้าร่วมการประชุมที่คนอื่นเป็นผู้จัดและไม่แน่ใจว่าเปิดการถอดเสียงไว้หรือไม่ ควรถามออกมาตรงๆ ตอนเริ่มประชุม ใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาที แต่เป็นความแตกต่างระหว่างการมีสรุปที่ใช้งานได้จริง กับการไม่มีอะไรให้ใช้เลยหลังประชุมจบ

สรุปไม่ใช่ผลลัพธ์แบบเดียวเสมอไป การพิมพ์ว่า 'สรุปการประชุม' จะได้สรุปแบบทั่วไป ซึ่งมีประโยชน์แต่มักกว้างเกินไปที่จะนำไปใช้งานได้จริง วิธีที่มีประโยชน์กว่าคือการถามสิ่งที่เจาะจงกับสิ่งที่คุณต้องการตอนนี้ เช่น ใครพูดอะไรเกี่ยวกับเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ มีการตัดสินใจอะไรก่อนที่คุณจะเข้าร่วม หรือทีมตกลงจะทำอะไรต่อไป ตัวอย่างคำสั่งข้างต้นถูกออกแบบมาแบบนี้โดยตั้งใจ คือระบุผลลัพธ์ที่คุณต้องการ แทนการเปิดกว้างเกินไป

เนื่องจาก Copilot ตอบคำถามแบบเรียลไทม์ได้ด้วย คุณจึงไม่ต้องรอให้ประชุมจบก่อนจะใช้งานมัน ถ้าคุณอยู่ในการประชุมแล้วหลุดความคิดไปสักนาที คุณสามารถถามว่าเพิ่งตัดสินใจอะไรไปโดยไม่ต้องขัดจังหวะให้คนอื่นพูดซ้ำ นิสัยเดียวกันนี้ คือการถามคำถามตรงๆ แทนการพยายามตามทุกอย่างแบบสด ก็นำไปใช้ได้กับการสรุปหลังประชุมเช่นกัน

ยังควรระบุกลุ่มเป้าหมายให้ชัดเจนด้วยเมื่อขอสรุปที่คุณตั้งใจจะส่งให้คนอื่น สรุปที่ตั้งใจส่งให้คนที่พลาดการประชุมทั้งหมดต้องมีบริบทมากกว่าสรุปที่ส่งให้คนที่อยู่แต่ลุกออกไปสักพัก การบอก Copilot ว่าสรุปนี้ส่งให้ใครและคนนั้นรู้อะไรอยู่แล้ว จะช่วยไม่ให้สรุปอธิบายมากเกินไปหรือตัดสิ่งที่คนนั้นต้องการออกไป

Copilot ใน Teams มีข้อจำกัดจริงที่ควรรู้ไว้ก่อนที่จะพึ่งพามันในเรื่องสำคัญ Copilot ใช้ไม่ได้ในการประชุมที่จัดโดยองค์กรอื่น ดังนั้นถ้าคุณเป็นผู้มาเยือนในระบบ Teams ขององค์กรอื่น อย่าคาดหวังว่าจะมีสรุปให้ภายหลัง แม้ว่าคุณจะจำได้ว่าต้องตรวจสอบการถอดเสียงสดและทุกอย่างดูปกติดีก็ตาม ข้อจำกัดนี้ไม่เกี่ยวกับการตั้งค่าที่คุณควบคุมได้เลย

ข้อกำหนดเรื่องการถอดเสียงคือข้อจำกัดสำคัญอีกอย่าง ถ้าปิดไว้ จะไม่มีประวัติบทสนทนาให้ถามภายหลังเลย และไม่มีวิธีใดที่จะเรียกคืนมันได้ด้วยการพิมพ์คำสั่งที่ฉลาดแค่ไหนก็ตามหลังประชุมจบ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าการประชุมที่ผ่านมาเปิดการถอดเสียงไว้หรือไม่ วิธีที่เร็วที่สุดในการรู้คือลองถาม Copilot ในแชทหรือแท็บ Recap ถ้าไม่มีข้อมูลให้ดึงมาใช้ คุณจะรู้ได้อย่างรวดเร็ว

นอกเหนือจากข้อจำกัดสองอย่างนี้ ให้ปฏิบัติกับสรุปใดๆ เหมือนกับที่คุณจะปฏิบัติกับบันทึกย่อที่คนอื่นจดไว้ให้คุณ คือมีประโยชน์ แต่ควรตรวจซ้ำก่อนส่งต่อไปในฐานะข้อเท็จจริง ชื่อคนอาจถูกระบุผิดคนในบทสนทนาที่ดำเนินไปเร็ว และรายการงานที่เสนอคือการตีความของ Copilot ต่อบทสนทนา ไม่ใช่การมอบหมายที่ยืนยันกับบทถอดเสียงแล้ว จนกว่าคุณจะตรวจสอบกับคำพูดจริงที่ถูกกล่าวไว้