วิธีร่างเอกสารด้วย Copilot ใน Word

เปิดเอกสารเปล่า หรือวางเคอร์เซอร์ในเอกสารที่มีอยู่ตรงจุดที่ต้องการเนื้อหาใหม่ ในช่อง Draft with Copilot ให้พิมพ์หรือวางพรอมต์ที่อธิบายสิ่งที่ต้องการให้เขียนด้วยภาษาธรรมดา เหมือนที่คุณจะอธิบายให้เพื่อนร่วมงานที่คุณมอบงานให้

เมื่อเขียนพรอมต์เสร็จแล้ว ให้เลือก Generate แล้ว Copilot จะร่างเนื้อหาใหม่ให้ สิ่งที่ได้กลับมาเป็นความพยายามที่สมบูรณ์ ไม่ใช่โครงร่างที่คุณต้องเติมเอง งานของคุณจึงเปลี่ยนจากการเขียนคำแรก ๆ มาเป็นการประเมินว่าฉบับร่างนี้พูดสิ่งที่คุณต้องการแล้วหรือยัง

จากตรงนั้น คุณเก็บไว้ สร้างใหม่ หรือทิ้งผลลัพธ์ได้ การเก็บไว้จะย้ายฉบับร่างเข้าสู่เอกสารจริงของคุณเป็นข้อความปกติ การสร้างใหม่คือการขอให้ลองอีกครั้ง ซึ่งเหมาะเมื่อโครงสร้างใกล้เคียงแต่น้ำเสียงหรือการเน้นยังไม่ใช่ ส่วนการทิ้งไม่เสียอะไรนอกจากเวลาที่ใช้อ่าน ซึ่งเป็นจุดประสงค์ทั้งหมดของการร่างแบบนี้ แทนที่จะนั่งจ้องหน้ากระดาษว่างด้วยตัวเอง

พรอมต์เองเป็นจุดที่ทำให้คุณภาพต่างกันมากที่สุด พรอมต์ที่ระบุผู้อ่าน วัตถุประสงค์ และความยาวโดยประมาณของผลลัพธ์ จะให้ผลดีกว่าพรอมต์ที่บอกแค่หัวข้อแล้วปล่อยให้ Copilot เดาที่เหลือเสมอ

งานร่างบางอย่างไม่ได้เกี่ยวกับการสร้างข้อความใหม่ บางครั้งคุณมีย่อหน้าหรือหัวข้ออยู่แล้ว และสิ่งที่ต้องการจริง ๆ คือความเห็นที่สองเฉพาะส่วนนั้น โดยไม่ต้องสร้างอะไรรอบ ๆ ใหม่

สำหรับกรณีนี้ ให้เลือกข้อความที่ต้องการถาม แล้วใช้ไอคอน Copilot ทางด้านซ้ายและเลือก Chat with Copilot บทสนทนาที่ตามมาจะจำกัดอยู่ที่ข้อความที่คุณเลือก คุณจึงถามได้ว่าข้อโต้แย้งฟังขึ้นหรือไม่ ประโยคหนึ่งแบกภาระมากเกินไปหรือเปล่า หรือขาดตัวเชื่อมระหว่างส่วนหรือไม่ โดยไม่เสี่ยงให้ส่วนอื่นของเอกสารเปลี่ยนไป

เรื่องนี้สำคัญเพราะ Copilot ทำงานภายใน Word และเนื้อหา Microsoft 365 ของคุณ และไม่เชื่อมต่อกับเครื่องมือภายนอก คำตอบทุกข้อเกี่ยวกับข้อความนั้นจึงอิงกับสิ่งที่อยู่ตรงหน้าในเอกสารจริง ไม่ใช่การค้นหาจากภายนอก ทำให้เหมาะเป็นผู้อ่านคนที่สองสำหรับงานเขียนของคุณ ไม่ใช่แหล่งข้อเท็จจริงใหม่จากภายนอก

ใช้แบบเดียวกับที่คุณจะใช้เพื่อนร่วมงานที่ไว้ใจได้ซึ่งมีเวลาแค่เหลือบดูหนึ่งย่อหน้า คือถามคำถามเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับย่อหน้านั้น ไม่ใช่ขอกว้าง ๆ ให้ปรับปรุงทั้งเอกสาร แล้วคุณจะได้คำตอบที่เป็นประโยชน์กว่า

ความเสี่ยงสูงสุดของการร่างแบบนี้ไม่ใช่ความพยายามครั้งแรกที่ไม่ดี แต่เป็นการรับฉบับร่างที่ฟังดูดีโดยไม่อ่านละเอียดพอจะสังเกตเห็นประโยคเดียวที่พูดเกินจริง หรือรายละเอียดที่ไม่ตรงกับแหล่งข้อมูลของคุณอย่างเงียบ ๆ

เนื่องจาก Copilot ทำงานภายใน Word และเนื้อหา Microsoft 365 ของคุณ และไม่เชื่อมต่อกับเครื่องมือภายนอก มันจึงร่างจากสิ่งที่คุณให้ ได้แก่พรอมต์ เอกสารที่คุณเปิดอยู่ และไฟล์ที่คุณอ้างอิง มันไม่ได้ตรวจแหล่งภายนอกเพื่อยืนยันว่าข้ออ้างยังถูกต้องอยู่ ดังนั้นทุกอย่างที่อ่านเหมือนข้อเท็จจริงควรได้รับการตรวจสอบเท่ากับข้อเท็จจริงในเอกสารที่เพื่อนร่วมงานส่งมาให้คุณ

ความรับผิดชอบต่อเอกสารสุดท้ายไม่ได้ย้ายไปเพียงเพราะเครื่องมือเขียนเวอร์ชันแรก คุณรับผิดชอบในการตัดสินใจว่าจะเก็บ แก้ไข หรือลบเนื้อหาที่ Copilot สร้างขึ้นก่อนแชร์เอกสาร นั่นหมายความว่าการอ่านทั้งฉบับอย่างรวดเร็วและตรงไปตรงมาก่อนส่งออกไปไม่ใช่ทางเลือก แม้ฉบับร่างจะดูเสร็จสมบูรณ์เมื่อมองผ่าน ๆ

เมื่อใช้ในแบบนี้ การร่างด้วย Copilot ไม่ใช่การแทนที่ขั้นตอนการเขียน แต่เป็นการย้ายขั้นตอนนั้นไปไว้ช้าลงในกระบวนการของคุณ จากการจ้องหน้ากระดาษว่างเป็นการแก้ไขฉบับร่างจริง นั่นเป็นจุดเริ่มต้นที่ง่ายกว่าจริง ๆ ตราบใดที่คุณยังลงมือแก้ไขเอง