UITLEG IN GEWONE TAAL
Een spreadsheet analyseren met Copilot in Excel
De data was er altijd al. Je had alleen nooit een vrije middag om het verhaal erin te zoeken.
Heb je een werkmap vol ruwe cijfers gekregen met het vage verzoek om er iets nuttigs in te vinden? Dan kan Microsoft 365 Copilot in Excel die data doorlezen, formules voorstellen en patronen aanwijzen zonder dat je zelf één functie hoeft te schrijven. Deze gids laat zien waar Copilot in Excel precies zit, hoe je met een prompt in gewone taal een verzoek om inzicht omzet in een echte formulekolom, en wat je zelf nog moet controleren zodra Copilot iets teruggeeft.
Om een spreadsheet te analyseren met Microsoft 365 Copilot in Excel selecteer je het Copilot-pictogram rechtsonder in Excel en typ je een verzoek in gewone taal. Bijvoorbeeld door te vragen een kolom toe te voegen die een waarde uit je data berekent, of door een formule in een geselecteerde cel te laten uitleggen. Copilot in Excel helpt je werkmappen te maken en te bewerken, inclusief het genereren van formules en het naar boven halen van inzichten, allemaal binnen de tabel die je al open hebt staan. Het is een gesprek op basis van prompts, geen reeks knoppen om op te klikken, en elke suggestie is het waard om te controleren voordat je erop handelt.
Gepubliceerd
Belangrijkste punten
- Je opent Copilot in Excel door het Copilot-pictogram rechtsonder in Excel te selecteren, waarna het chatvenster opent.
- Om een formulekolom vragen doe je met een verzoek in gewone taal, zoals 'Voeg een kolom toe die de winstmarge per product berekent', niet met een knop.
- Wie om een formulekolom vraagt, krijgt een echte kolom met werkende formules, geen beschrijving van hoe een formule eruit zou kunnen zien.
- Je kunt Copilot elke formule laten uitleggen, ook een formule die het zojuist zelf heeft voorgesteld, met een verzoek als 'Leg de formule in de geselecteerde cel uit.'
- Bewerken met Copilot werkt in Excel alleen als Berekeningsopties op Automatisch staat, en Copilot kan nog steeds fouten maken, dus controleer wat het maakt voordat je erop vertrouwt.
Kopiëren en plakken
Prompts die je vandaag kunt gebruiken
Oriënteer je in een nieuwe werkmap
Bekijk de data in deze tabel en vertel me wat elke kolom voorstelt, welke kolommen je zou kunnen combineren tot een nuttige berekening, en of je rijen ziet met ontbrekende of inconsistente waarden voordat ik hier verder mee ga analyseren.
Handig zodra je een werkmap opent die iemand anders heeft gebouwd, nog voordat je iets probeert te analyseren.
Vraag om een formulekolom in plaats van een uitleg van een formule
Voeg een formulekolom toe aan deze tabel die per rij de winstmarge berekent met de kolommen omzet en kosten, en leg uit hoe de formule werkt, zodat ik die bij een paar rijen met de hand kan narekenen.
Als je de exacte kolommen en de gewenste berekening noemt, krijg je een bruikbaarder resultaat dan wanneer je Copilot vraagt gewoon iets interessants te zoeken.
Vind patronen die je anders handmatig zou moeten opsporen
Bekijk deze tabel en vertel me welk product of welke categorie de grootste verandering laat zien over de periodes in deze data, wat die verandering kan verklaren op basis van alleen wat in dit blad staat, en naar welke andere kolommen ik moet kijken om het te bevestigen.
Vraag om de verklaring alleen te baseren op wat in het blad staat, zodat je geen gok krijgt die als inzicht wordt verpakt.
Controleer een formule voordat je erop vertrouwt
Leg stap voor stap uit wat deze formule precies berekent, inclusief naar welke cellen ze verwijst en wat er met het resultaat gebeurt als een van die cellen leeg is of tekst bevat in plaats van een getal.
Plak elke formule in, of Copilot hem nu heeft voorgesteld of iemand anders hem jaren geleden heeft gebouwd, en vraag om dezelfde uitleg.
Maak van ruwe cijfers iets wat je kunt presenteren
Vat de belangrijkste trends in deze data samen in gewone taal voor iemand die de spreadsheet nog niet heeft gezien, met alleen de cijfers die echt in deze tabel staan, en geef aan wat ongebruikelijk lijkt of de moeite waard is om dubbel te controleren voordat ik het deel.
Dit is bedoeld voor de samenvatting die je rond de spreadsheet schrijft, niet als vervanging van de spreadsheet zelf.
WAT COPILOT HIER ECHT DOET
Wat Copilot kan zodra het in je werkmap openstaat
Het is geen aparte analysetool die aan Excel is vastgeplakt. Het leest de tabel die je al hebt en werkt erin.
Bouwt formules, niet alleen uitleg
Copilot in Excel helpt je werkmappen op te bouwen en te bewerken, waaronder het genereren van formules en het naar boven halen van inzichten, allemaal vanuit de tabel die je al hebt gemaakt.
Schrijft nieuwe kolommen op basis van bestaande data
Copilot kan nieuwe kolommen of rijen maken die waarden berekenen uit je bestaande data, zoals de winstmarge per product, in plaats van alleen te beschrijven hoe je dat zelf zou kunnen doen.
Laat op verzoek zijn redenering zien
Een voorgestelde formule is nooit een black box. Je ziet hoe ze werkt door Copilot de formule in de cel te laten uitleggen, waarbij de logica achter de suggestie stap voor stap wordt doorlopen.
Zit in een chatvenster, niet in een menu waar je naar moet zoeken
Je bereikt Copilot door het Copilot-pictogram rechtsonder in Excel te selecteren, waarna naast je data een chatvenster opent.
WAAR COPILOT ZIT
Het Copilot-pictogram vinden voordat je iets kunt vragen
Voordat je Copilot iets over je data kunt vragen, moet je het vinden: selecteer het Copilot-pictogram rechtsonder in Excel om het chatvenster te openen. De eerste keer is het makkelijk te missen, omdat het helemaal buiten het lint zit, in de hoek van het venster in plaats van bovenin bij de andere opdrachten.
Zodra het chatvenster openstaat, gebeurt alles uit deze gids daar. Je typt een verzoek in gewone taal en Copilot werkt direct met de tabel die al voor je open staat, niet met een kopie of een export ervan.
Je hoeft geen apart menu met formuleknoppen te leren. Om een formulekolom vragen en Copilot een bestaande formule laten uitleggen begint op dezelfde manier: open het venster en beschrijf in één zin wat je wilt, zoals je het aan een collega naast je zou vragen.
Ontbreekt het pictogram helemaal, controleer dan eerst of je Microsoft 365-abonnement aan de vereisten voor Copilot voldoet voordat je iets anders vermoedt.
VAN VRAAG NAAR FORMULE
Een echte formule krijgen, niet alleen een beschrijving ervan
De nuttigste gewoonte bij Copilot in Excel is om een formulekolom te vragen in plaats van een antwoord. Stel je een vage vraag over je data, dan krijg je een vaag antwoord in het chatvenster. Vraag je Copilot een formulekolom toe te voegen die iets specifieks berekent uit kolommen die al bestaan, dan krijg je een echte kolom met werkende formules in je tabel.
Vanuit het chatvenster typ je een verzoek in gewone taal, zoals 'Voeg een kolom toe die de winstmarge per product berekent', en Copilot voegt die formulekolom direct toe aan je tabel. Er is geen aparte knop om hem in te voegen: de formule wordt een gewoon onderdeel van het blad zodra Copilot hem genereert, geen antwoord dat je met de hand uit een chatvenster moet kopiëren.
Dat is belangrijk, want een formule in je eigen tabel gedraagt zich als elke andere formule in die tabel. Ze wordt bijgewerkt als de onderliggende data verandert, andere formules kunnen ernaar verwijzen en wie het bestand later opent, ziet de berekening zelf en geen statisch getal dat iemand ooit heeft ingetypt en nooit meer heeft bekeken.
Voordat je iets vertrouwt wat Copilot toevoegt, is het goed om de logica van de formule te controleren en niet alleen het getal dat eruit komt. Laat Copilot de formule in de geselecteerde cel uitleggen en lees die uitleg naast een of twee rijen die je met de hand kunt narekenen. Zo ontdek je het snelst een misverstand, voordat het een formule wordt die stilletjes fout is over een hele kolom.
DIRECT OM INZICHTEN VRAGEN
Het zoeken naar het patroon zelf overslaan
Formulekolommen lossen het probleem op van iets nieuws berekenen uit je data. Een andere, even nuttige stap is Copilot vragen om naar de hele tabel te kijken en te vertellen wat opvalt, in plaats van zelf door honderden rijen te scrollen op zoek naar een trend.
Copilot kan nieuwe kolommen of rijen maken die waarden berekenen uit je bestaande data, zoals de winstmarge per product, en datzelfde vermogen maakt het mogelijk om een vraag te beantwoorden als welk product in een bepaalde periode de grootste uitschieter had, zolang de vergelijking te maken is met de kolommen die al in je tabel staan.
De kwaliteit van het antwoord hangt sterk af van hoe specifiek de vraag is. Een prompt die de exacte kolommen, de exacte vergelijking en het exacte tijdvak noemt, levert iets op waar je mee aan de slag kunt. Een prompt die Copilot alleen vraagt iets interessants te vinden, geeft meestal een juiste maar oppervlakkige constatering, omdat er geen echte vraag achter zat die Copilot precies kon beantwoorden.
Behandel het chatvenster als een gesprek, niet als één enkele zoekopdracht. Is het eerste antwoord bijna goed maar net niet wat je nodig had, stel dan een directe vervolgvraag waarin je noemt wat er ontbrak, zoals je een verzoek aan een collega zou verduidelijken die het meeste al goed had.
VOORDAT JE EEN GETAL VERTROUWT
Wat je controleert voordat een Copilot-formule in een echt rapport komt
Een voorgestelde formule is een sterke eerste versie. Bevestig haar zoals je een getal zou bevestigen dat een collega je geeft.
Lees de uitleg, sla hem niet over
Laat Copilot de formule uitleggen en leg de redenering naast minstens één rij die je met de hand kunt narekenen, voordat je de kolom vertrouwt die aan je tabel is toegevoegd.
Test bewust een randgeval
Kijk wat de formule doet met een lege cel, een nul of een rij die er anders uitziet dan de rest van de tabel, want daar gaat een formule die er aannemelijk uitziet meestal mis.
Controleer of Berekeningsopties goed staat
Bewerken met Copilot wordt alleen ondersteund als Berekeningsopties op Automatisch staat. Reageert Copilot niet, dan is die instelling het eerste wat je moet nakijken.
WAAR HET TEKORTSCHIET
Wat je zelf controleert voordat je op iets hiervan handelt
Copilot in Excel is echt nuttig om verder te komen met een formule of een eerste blik op een patroon in je data, maar het vervangt niet dat je de cijfers begrijpt die je gaat presenteren of waarop je gaat handelen. Copilot gebruikt AI om suggesties te genereren en kan soms fouten maken. Daarom hoort het nakijken, aanpassen en verifiëren van alles wat het maakt, voordat je erop vertrouwt, bij het juiste gebruik van de tool en is het geen optionele extra stap.
De instelling Berekeningsopties is de andere harde grens om te onthouden. Reageert Copilot niet meer op verzoeken om formules, controleer dan of Berekeningsopties op Automatisch staat voordat je denkt dat er iets anders kapot is; bewerken met Copilot wordt alleen in die modus ondersteund.
Behandel naast deze twee beperkingen elke Copilot-formule of elk inzicht zoals een getal dat een nieuwe analist je voor het eerst geeft: aannemelijk, waarschijnlijk juist, en een tweede blik waard voordat het in iets komt waar anderen op gaan handelen. Een of twee rijen met de hand narekenen kost een paar minuten en is veel goedkoper dan achteraf een rapport corrigeren.
De gewoonte die op de lange termijn echt loont, is niet het uit je hoofd leren van elke functie. Het is gewend raken aan het stellen van specifieke, goed afgebakende vragen aan Copilot over data die je al redelijk goed kent, zodat je snel merkt wanneer iets wat het teruggeeft niet klopt met wat je verwachtte te zien.
Weten dat Copilot bestaat is iets anders dan weten wat je het moet vragen
Over formulekolommen lezen is één ding. Een gewoonte opbouwen om Copilot specifieke, controleerbare vragen te stellen over een werkmap die er in je werk echt toe doet, is iets anders. De eerste week van de Copilot-cursus van Nightschool AI draait om echte spreadsheettaken zoals deze.
Veelgestelde vragen
Waarom vind ik de Copilot-knop in Excel niet?
Kijk rechtsonder in het Excel-venster: selecteer daar het Copilot-pictogram om het chatvenster te openen. Ontbreekt het helemaal, controleer dan of je Microsoft 365-abonnement aan de vereisten voor Copilot voldoet.
Kan Copilot een spreadsheet analyseren die iemand anders heeft gebouwd?
Ja. Open het bestand, selecteer het Copilot-pictogram rechtsonder en vraag eerst om te beschrijven wat elke kolom voorstelt voordat je om een berekening vraagt. Zo merk je vroeg op wat er niet klopt.
Beschrijft Copilot een formule alleen, of voegt het er echt een toe aan mijn blad?
Het voegt er echt een toe. Typ in het chatvenster een verzoek als 'Voeg een kolom toe die de winstmarge per product berekent', en Copilot voegt de formulekolom als werkende formule direct toe aan je tabel, niet als een blok tekst in een chatvenster.
Hoe weet ik of een Copilot-formule klopt?
Laat Copilot de formule uitleggen om de redenering erachter te zien en leg die redenering naast een of twee rijen die je met de hand kunt narekenen, inclusief een randgeval zoals een lege cel. Copilot gebruikt AI om suggesties te genereren en kan soms fouten maken, dus deze controle loont elke keer.
Waarom reageerde Copilot niet meer toen ik een formule wilde bewerken?
Controleer je Berekeningsopties. Bewerken met Copilot wordt alleen ondersteund als Berekeningsopties op Automatisch staat. Is die instelling op handmatig gezet, dan werken de bewerkingssuggesties van Copilot mogelijk niet zoals je verwacht.
Kan ik Copilot trends in mijn data laten vinden in plaats van een formule te schrijven?
Ja. Stel een specifieke vraag waarin je de exacte kolommen en de vergelijking noemt die je wilt, bijvoorbeeld welke categorie het meest is veranderd over de periodes in je tabel, in plaats van een algemeen verzoek om iets interessants te vinden. Dat levert meestal een oppervlakkiger antwoord op.
Is een formulekolom van Copilot anders dan een formule die ik zelf schrijf?
Niet zodra ze in je tabel staat. Nadat Copilot de kolom heeft toegevoegd, gedraagt ze zich als elke andere formule in je tabel: ze wordt herberekend als de onderliggende data verandert en er kan elders in het blad naar worden verwezen. Het verschil zit alleen in hoe ze is gemaakt.
Wat moet ik controleren voordat ik een met Copilot gebouwde analyse naar iemand anders stuur?
Bekijk, bewerk en verifieer alles wat Copilot maakt voordat je erop vertrouwt, dezelfde richtlijn die Microsoft geeft voor elke Copilot-suggestie in Excel. Besteed een paar minuten aan het bevestigen van de logica en het testen van een randgeval voordat de cijfers in een rapport komen waar anderen op gaan handelen.
Stop met dezelfde formules telkens opnieuw af te leiden
Het Copilot-pictogram vinden en de gewoonte om het werk na te kijken leer je in een paar minuten. Elke spreadsheet na deze gaat sneller.