UITLEG IN DUIDELIJKE TAAL
Zo krijg je een vergaderverslag met Copilot in Teams
Je kwam te laat binnen, of je was er helemaal niet bij. Zo haal je alles in zonder zes mensen te moeten appen.
Als je een deel van een vergadering hebt gemist, of na afloop notities moet versturen, kan Microsoft 365 Copilot in Teams het gesprek voor je reconstrueren, zolang één instelling actief was tijdens de vergadering. Deze gids laat zien wat Copilot precies vastlegt, waar je dit terugvindt zodra de vergadering is afgelopen, en hoe je een actiepunt controleert aan de echte transcriptie voordat je ermee aan de slag gaat.
Om een vergaderverslag te krijgen met Microsoft 365 Copilot in Teams, open je na afloop de vergaderchat of het tabblad Recap en stel je de vraag direct aan Copilot. Copilot vat de belangrijkste bespreekpunten samen, inclusief wie wat heeft gezegd, en stelt actiepunten voor. Dit werkt alleen als live transcriptie tijdens de vergadering was ingeschakeld; zonder die transcriptie heeft Copilot geen gespreksgeschiedenis om uit te putten zodra de vergadering is afgelopen, en dus niets om samen te vatten.
Gepubliceerd
Belangrijkste punten
- Copilot vat samen wat er is gezegd en door wie, en stelt actiepunten voor, zowel tijdens de vergadering als erna.
- Live transcriptie moet tijdens de vergadering zijn ingeschakeld, anders heeft Copilot achteraf geen gespreksgeschiedenis om vragen te beantwoorden.
- Na de vergadering is Copilot op twee plekken beschikbaar: de vergaderchat en het tabblad Recap.
- Copilot werkt niet in vergaderingen die buiten je organisatie worden gehost, ongeacht welke instellingen actief waren.
- Vraag Copilot voordat je een actiepunt doorstuurt om het exacte stuk uit de transcriptie te citeren waar het vandaan komt, zodat je geen gok doorgeeft als een beslissing.
Wat Copilot kan doen in elke fase van een Teams-vergadering
| Fase | Wat Copilot doet | Wat het nodig heeft om te werken |
|---|---|---|
| Tijdens de vergadering | Stelt actiepunten voor en beantwoordt al je vragen, in real time | Simpelweg aanwezig zijn in de vergadering |
| Direct na de vergadering | Vat de belangrijkste bespreekpunten samen, inclusief wie heeft gesproken en wat er is gezegd, vanuit de vergaderchat of het tabblad Recap | Live transcriptie ingeschakeld tijdens de vergadering |
| Een vergadering die buiten je organisatie wordt gehost | Werkt niet, ongeacht andere instellingen | Niet van toepassing |
| Een vergadering waarbij transcriptie uit stond | Geen gespreksgeschiedenis om samen te vatten zodra de vergadering is afgelopen | Niets wat je achteraf nog kunt doen |
Kopiëren en plakken
Prompts die je vandaag kunt gebruiken
Een vergadering inhalen die je deels hebt gemist
Ik heb het eerste deel van deze vergadering gemist. Vat op basis van de transcriptie en chat van de vergadering de belangrijkste bespreekpunten tot nu toe samen, geef aan wie wat heeft gezegd over elk belangrijk onderwerp, en markeer eventuele beslissingen die al zijn genomen voordat ik erbij kwam.
Vervang dit door hoeveel van de vergadering je hebt gemist, of vraag naar een specifiek onderwerp in plaats van de hele discussie.
Alle actiepunten eruit halen
Bekijk alles wat in deze vergadering is besproken en maak een lijst van elk actiepunt dat is genoemd, inclusief aan wie het is toegewezen en elke deadline of vervolgstap die is afgesproken, ook als dit maar even werd genoemd.
Vraag Copilot om items die aan jou zijn toegewezen te scheiden van items die aan anderen zijn toegewezen als de vergadering meerdere werkstromen behandelde.
Een verslag schrijven om te sturen naar mensen die het hebben gemist
Schrijf een kort verslag van deze vergadering dat ik kan sturen naar teamgenoten die er niet bij konden zijn, met de belangrijkste onderwerpen die we hebben besproken, de beslissingen die we hebben genomen en de openstaande vragen die nog een antwoord nodig hebben van iemand in het team.
Vertel Copilot voor wie het verslag is, zodat context die dat publiek al heeft wordt weggelaten.
Controleren of een actiepunt klopt
Citeer het exacte stuk uit de transcriptie waar is besloten dat ik deze taak op me zou nemen, inclusief wie het heeft toegewezen en wat de afgesproken vervolgstap was, zodat ik kan bevestigen dat het actiepunt klopt voordat ik dit opvolg met het team.
Vervang de taakomschrijving door het specifieke actiepunt dat je wilt controleren.
Een vervolgvraag stellen nadat de vergadering is afgelopen
Leg op basis van de discussie in deze vergadering uit wat er is besloten over de tijdlijn van dit project, wie verantwoordelijk is voor elk resterend onderdeel, en of iemand zorgen heeft geuit over het plan die we moeten heroverwegen voordat we verdergaan.
Dit werkt vanuit de vergaderchat of het tabblad Recap, ook lang nadat iedereen de oproep heeft verlaten.
WAT COPILOT VASTLEGT
Wat Microsoft 365 Copilot precies doet in een Teams-vergadering
Het is niet alleen notulen maken. Copilot volgt het gesprek nauwkeurig genoeg om er later vragen over te kunnen beantwoorden.
Houdt bij wie wat zei
Copilot vat de belangrijkste bespreekpunten samen, inclusief wie heeft gesproken en wat er is gezegd, zodat een verslag het echte gesprek weergeeft in plaats van een algemene opsomming.
Stelt actiepunten voor
Copilot stelt ook actiepunten voor en beantwoordt al je vragen, in real time tijdens of na een vergadering.
Blijft actief nadat de oproep is afgelopen
Je hoeft niet alles live mee te krijgen. Copilot blijft vragen over de vergadering beantwoorden nadat deze is afgelopen, zolang de juiste instelling aanstond.
Te vinden op twee specifieke plekken
Je hebt na de vergadering toegang tot Copilot vanuit de vergaderchat en vanuit het tabblad Recap, niet vanuit een apart app dat je nog moet opzoeken.
DE ENE INSTELLING DIE ALLES BEPAALT
Waarom live transcriptie bepaalt wat je later kunt vragen
Copilot in Teams nemt niet standaard stilletjes elke vergadering op en interpreteert deze. Het bouwt zijn begrip van het gesprek op uit de live transcriptie terwijl de vergadering plaatsvindt. Om Copilot na afloop iets over de vergadering te vragen of de gespreksgeschiedenis te zien, moet live transcriptie tijdens de vergadering zijn ingeschakeld, niet achteraf, omdat er geen 'achteraf' transcriptie te genereren is zodra iedereen de oproep heeft verlaten.
Dit is het punt dat mensen missen wanneer een verslag leeg terugkomt of Copilot doet alsof de vergadering nooit heeft plaatsgevonden. Als transcriptie uitstond, faalde Copilot niet stilletjes, het had simpelweg niets om samen te vatten. Er is geen instelling die je achteraf kunt omzetten om met terugwerkende kracht een transcriptie te maken voor een vergadering die al zonder transcriptie is afgelopen.
In de praktijk betekent dit dat de belangrijke gewoonte niet is om Copilot later de juiste vraag te stellen. Het is onthouden om live transcriptie in te schakelen zodra de vergadering begint, net zoals je zou onthouden om op opnemen te drukken bij een gesprek waarvan je wist dat je notities zou willen. Als je de organisator bent, of gewoon de persoon die deze vergaderingen meestal leidt, maak dit dan een van de eerste dingen die je controleert zodra mensen zich aansluiten.
Als je een vergadering bijwoont die iemand anders leidt en je weet niet zeker of transcriptie aanstaat, is het de moeite waard om dit aan het begin gewoon even te vragen. Het kost een paar seconden en het is het verschil tussen een bruikbaar verslag hebben en helemaal niets hebben om mee te werken zodra de vergadering is afgelopen.
HET VERSLAG VINDEN
Waar je Copilot precies vindt zodra de vergadering is afgelopen
Zodra de vergadering is afgelopen, heb je twee toegangspunten tot wat Copilot heeft vastgelegd: de vergaderchat, dezelfde chatthread die tijdens de vergadering werd gebruikt, en het tabblad Recap, dat naast de chat staat als speciale plek voor vergaderinhoud. Je hebt na de vergadering vanuit beide toegang tot Copilot, en ze putten uit dezelfde onderliggende transcriptie, dus je kiest niet tussen twee verschillende versies van de vergadering.
Als je bij de vergadering was, is de chat meestal de snellere weg, omdat je vaak al in die thread zit voor een andere reden, als vervolg op iets wat iemand zei of als reactie op een bericht. Als je helemaal niet bij de vergadering was en iemand heeft je de chat doorgestuurd of je achteraf toegevoegd aan de teamruimte, is het tabblad Recap het voor de hand liggendere startpunt, omdat dit specifiek is gebouwd om vergaderinhoud te bevatten in plaats van het heen-en-weer van een live discussie.
Hoe dan ook, de aanpak is hetzelfde: open de thread of het tabblad, zoek waar je Copilot iets kunt vragen, en stel een directe vraag in plaats van zelf te scrollen om de vergadering in elkaar te puzzelen. Dat is precies het hele punt van deze functie. Een lange chatthread doorscrollen om een beslissing te reconstrueren is exact het handmatige werk dat Copilot moet overslaan.
VRAGEN OM HET JUISTE VERSLAG
Wat je Copilot precies moet vragen
Een verslag is niet één vaste uitkomst. 'Vat de vergadering samen' levert een algemene samenvatting op, die wel nuttig is maar vaak te breed om direct mee te werken. Nuttiger is om iets specifieks te vragen dat aansluit op wat je nu nodig hebt: wie wat heeft gezegd over een bepaald onderwerp, wat is besloten voordat je erbij kwam, of wat het team heeft afgesproken als vervolgstap. De promptvoorbeelden hierboven zijn met opzet zo opgebouwd, door de gewenste uitkomst te benoemen in plaats van de vraag open te laten.
Omdat Copilot ook tijdens de vergadering in real time vragen beantwoordt, hoef je niet te wachten tot ze is afgelopen om het te gebruiken. Als je in een vergadering de draad even kwijt bent, kun je vragen wat er net is besloten zonder dat iemand zichzelf moet herhalen. Diezelfde gewoonte, een directe vraag stellen in plaats van te proberen alles live te volgen, loopt op natuurlijke wijze door in het verslag na de vergadering.
Het is ook de moeite waard om specifiek te zijn over het publiek wanneer je een verslag vraagt dat je naar anderen wilt sturen. Een verslag voor iemand die de hele vergadering heeft gemist, heeft meer context nodig dan een verslag voor iemand die er wel bij was maar even weg was. Door Copilot te vertellen voor wie het verslag is, en wat die persoon al weet, voorkom je dat het te veel uitlegt of net iets weglaat dat die persoon echt nodig had.
VOORDAT JE ERMEE AAN DE SLAG GAAT
Hoe je een actiepunt controleert aan de transcriptie
Een actiepunt dat Copilot voorstelt, is een suggestie. Controleer het aan het echte gesprek voordat je het als beslissing behandelt.
Vraag om het exacte citaat, niet om een parafrase
Vraag Copilot om het specifieke stuk uit de transcriptie te citeren waar de taak is toegewezen, inclusief wie het zei en aan wie, in plaats van alleen de samenvatting te herhalen.
Controleer aan wie het echt is toegewezen
Een samenvatting kan 'iemand stelde X voor' samenvoegen tot 'X is aan jou toegewezen.' Vraag specifiek wie met de taak heeft ingestemd voordat je deze op je neemt.
Vraag wat er net daarvoor en daarna gebeurde
Beslissingen worden soms later in dezelfde vergadering herzien. Vraag Copilot of het item later in het gesprek is bevestigd, gewijzigd of geschrapt.
WAT JE ZELF MOET CONTROLEREN
Waar dit misgaat, en wat je zelf moet verifiëren
Copilot in Teams heeft echte beperkingen, en het is goed om die te kennen voordat je erop vertrouwt voor iets dat echt belangrijk is. Copilot werkt niet in vergaderingen die buiten je organisatie worden gehost, dus als je gast bent in de Teams-tenant van iemand anders, verwacht dan geen verslag achteraf, zelfs niet als je dacht aan het controleren van live transcriptie en alles er verder normaal uitzag. Die beperking heeft niets te maken met instellingen die jij zelf beheerde.
De transcriptievereiste is de andere harde grens. Als deze uitstond, is er achteraf geen gespreksgeschiedenis om vragen over te stellen, en geen hoeveelheid slimme prompts na de vergadering kan dit herstellen. Als je niet zeker weet of transcriptie aanstond bij een eerdere vergadering, is de snelste manier om dit te achterhalen door Copilot er simpelweg naar te vragen in de chat of het tabblad Recap; als er niets is om uit te putten, weet je dat snel.
Naast deze twee beperkingen moet je elk verslag behandelen zoals je notities zou behandelen die iemand anders voor je heeft gemaakt: nuttig, maar het verdient een tweede blik voordat je het als feit doorstuurt. Namen kunnen in een snel verlopende discussie aan de verkeerde persoon worden toegeschreven, en een voorgesteld actiepunt is Copilots interpretatie van het gesprek, geen door de transcriptie bevestigde toewijzing, totdat je het controleert aan de daadwerkelijk gesproken woorden.
Lezen over Copilot en het goed gebruiken op je werk zijn twee verschillende dingen
Weten dat een verslag bestaat, betekent niet dat je er op het juiste moment naar grijpt, of de vraag stelt die je echt geeft wat je nodig hebt. De eerste week van de Copilot-cursus van Nightschool AI draait om echte werktaken zoals deze, inclusief vergaderingen die je hebt gemist en notities die je moet versturen.
Veelgestelde vragen
Legt Copilot automatisch een verslag vast van elke Teams-vergadering?
Nee. Copilot heeft alleen een gespreksgeschiedenis om uit te putten als live transcriptie was ingeschakeld terwijl de vergadering plaatsvond. Als dit uitstond, is er achteraf niets voor Copilot om samen te vatten, hoe de vergadering verder ook verliep.
Waar vind ik Copilot precies nadat een Teams-vergadering is afgelopen?
Je hebt na de vergadering toegang tot Copilot vanuit de vergaderchat en vanuit het tabblad Recap. Beide putten uit dezelfde transcriptie, dus welke je als eerste opent, je komt bij dezelfde onderliggende inhoud.
Kan Copilot me vertellen wat ik heb gemist als ik te laat bij een vergadering kwam?
Ja, zolang live transcriptie aanstond. Vraag Copilot in de vergaderchat of het tabblad Recap om samen te vatten wat er is besproken voordat je erbij kwam, inclusief wie wat heeft gezegd, en het reconstrueert dat deel van het gesprek voor je.
Werkt Copilot tijdens de vergadering, of alleen achteraf?
Beide. Copilot stelt actiepunten voor en beantwoordt al je vragen in real time tijdens de vergadering, en blijft vragen over de vergadering beantwoorden nadat deze is afgelopen, mits transcriptie de hele tijd aanstond.
Kan ik een actiepunt van Copilot vertrouwen zonder het zelf te controleren?
Behandel het als een sterke eerste versie, niet als een bevestigd feit. Vraag Copilot om het exacte stuk uit de transcriptie te citeren waar het actiepunt vandaan komt, inclusief aan wie het is toegewezen, voordat je het als beslissing doorstuurt naar het team.
Waarom werkt Copilot niet in een vergadering waarvoor ik als gast was uitgenodigd?
Copilot werkt niet in vergaderingen die buiten je organisatie worden gehost. Als de vergadering is opgezet en gehost door de Teams-tenant van een ander bedrijf, genereert Copilot geen verslag voor je, ongeacht andere instellingen.
Wat als ik alleen een verslag van één onderwerp nodig heb, niet van de hele vergadering?
Vraag precies daarom. Vraag in plaats van een algemene samenvatting naar het specifieke onderwerp en vraag Copilot wie het heeft besproken, wat er is besloten, en of het meer dan eens tijdens de vergadering aan de orde kwam.
Kan ik een Teams-verslag gebruiken om een verslag te schrijven voor mensen die er niet bij waren?
Ja. Vraag Copilot om een verslag te schrijven gericht op mensen die de vergadering helemaal hebben gemist, en vertel het wat dat publiek al weet, zodat het genoeg context bevat zonder dingen te herhalen die ze al begrijpen.
Wat moet ik doen als ik vergat transcriptie aan te zetten en de vergadering al is afgelopen?
Er is geen manier om achteraf een transcriptie te herstellen als deze nooit is ingeschakeld. De enige oplossing is er een gewoonte van maken om bij het begin van toekomstige vergaderingen te controleren of transcriptie aanstaat, vooral bij vergaderingen waarvan je verwacht later notities nodig te hebben.
Stop met vergaderingen verliezen aan een gemiste instelling
De gewoonte is klein. Bouw hem één keer op en elke vergadering na deze heeft een verslag klaarliggen voor je.