やさしい解説
ExcelのCopilotでスプレッドシートを分析する方法
データは最初からそこにありました。ただ、その中の物語を探す午後の時間がなかっただけです。
生の数字が並んだブックを渡され、「何か役立つことを見つけて」と漠然と頼まれたとき、ExcelのMicrosoft 365 Copilotなら、データを読み込み、数式を提案し、パターンを指摘してくれます。関数を一つも自分で書く必要はありません。このガイドでは、ExcelのどこにCopilotがあるのか、普通の言葉でプロンプトを入力して「知りたいこと」を実際の数式列にする方法、そしてCopilotが結果を返したあとに自分で確認すべきことを説明します。
ExcelのMicrosoft 365 Copilotでスプレッドシートを分析するには、Excel右下にあるCopilotアイコンを選び、普通の言葉で依頼を入力します。たとえば、データから値を計算する列の追加や、選択したセルの数式の説明を頼めます。ExcelのCopilotは、ブックの作成と編集を助け、数式の生成やインサイトの提示も、すでに開いているその表の中で行います。クリックするボタンを探す操作ではなく、プロンプトで進める会話形式です。どの提案も、実際に使う前に確認する価値があります。
公開日
要点まとめ
- ExcelのCopilotは、Excel右下のCopilotアイコンを選ぶとチャットペインが開きます。
- 数式列の依頼は、「各商品の利益率を計算する列を追加して」のような普通の言葉で行います。クリックするボタンはありません。
- 数式列を頼むと、数式がどういうものかの説明ではなく、実際に動く数式の列が手に入ります。
- Copilotが提案したばかりの数式を含め、「選択したセルの数式を説明して」のように入力すれば、どの数式も説明してもらえます。
- ExcelでCopilotによる編集が使えるのは、計算方法の設定が「自動」のときだけです。Copilotは間違えることもあるため、作成されたものは使う前に確認してください。
コピーして使える
今日から使えるプロンプト
新しいブックで全体像をつかむ
この表のデータを見て、各列が何を表しているか、どの列を組み合わせると役に立つ計算ができそうか、そして分析を進める前に、欠損や不整合のある行がないかを教えてください。
他の人が作ったブックを開いた直後、何かを分析し始める前に役立ちます。
数式の説明ではなく数式列を頼む
この表に、売上列と原価列を使って各行の利益率を計算する数式列を追加してください。数式の仕組みも説明して、数行を自分の手で検算できるようにしてください。
使う列と計算内容をはっきり指定すると、「何か面白いことを見つけて」と頼むより役立つ結果になります。
手作業で探すはずだったパターンを見つける
この表を確認して、データに含まれる期間のなかで最も大きく変化した商品またはカテゴリはどれか、このシートの内容だけをもとにその変化の理由として考えられることは何か、裏付けるにはほかのどの列を見るべきかを教えてください。
説明はシートにある内容だけに基づくよう指示すると、推測がインサイトのような顔をして返ってくるのを防げます。
信用する前に数式を点検する
この数式が何を計算しているのかを、参照しているセルも含めて順を追って正確に説明してください。参照先のセルの一つが空白だった場合や、数字ではなく文字が入っていた場合に、結果がどうなるかも教えてください。
Copilotが提案した数式でも、何年も前に誰かが作った数式でも、貼り付ければ同じ手順で説明してもらえます。
生の数字を人に見せられる形にする
このデータの主な傾向を、スプレッドシートを見たことがない人向けにやさしい言葉でまとめてください。この表に実際にある数字だけを使い、共有する前に確認したほうがよい不自然な点があれば指摘してください。
スプレッドシートの周りに添える要約のためのもので、スプレッドシート自体の代わりにはなりません。
ここでCopilotにできること
ブックでCopilotを開いたら何ができるか
Excelに後付けされた別の分析ツールではありません。すでにある表を読み、その中で作業します。
説明だけでなく数式を作る
ExcelのCopilotは、数式の生成やインサイトの提示を含め、ブックの作成と編集を助けます。作業はすべて、自分で作った表の中で行われます。
既存のデータから新しい列を作る
Copilotは、既存のデータから値を計算する新しい列や行を作れます。たとえば商品ごとの利益率です。やり方を説明するだけでは終わりません。
求めれば根拠を示す
提案された数式がブラックボックスになることはありません。セルの数式の説明を頼めば、提案の背後にあるロジックを順にたどってくれます。
探し回るメニューではなくチャットペインにある
Excel右下のCopilotアイコンを選ぶと、データのすぐ隣にチャットペインが開きます。
Copilotの場所
何かを頼む前にCopilotアイコンを見つける
データについてCopilotに何かを頼む前に、まず見つける必要があります。Excel右下のCopilotアイコンを選ぶと、チャットペインが開きます。リボンの外、ウィンドウの隅にあり、上部にほかのコマンドと並んでいるわけではないので、最初は見落としやすいかもしれません。
チャットペインを開いたら、このガイドの内容はすべてそこで行います。普通の言葉で依頼を入力すると、Copilotは目の前で開いている表そのものに対して作業します。コピーやエクスポートしたものではありません。
覚えるべき数式ボタンのメニューはありません。数式列を頼むときも、すでにある数式の説明を頼むときも、始め方は同じです。ペインを開き、隣の同僚に頼むように、やりたいことを一文で伝えます。
アイコンがまったく見当たらない場合は、ほかの原因を疑う前に、お使いのMicrosoft 365のプランがCopilotの要件を満たしているか確認してください。
質問を数式にする
説明ではなく、実際の数式を手に入れる
ExcelのCopilotで身につけたい一番役立つ習慣は、答えを求めるのではなく数式列を求めることです。データについて漠然と尋ねれば、チャットペインにも漠然とした答えが返ってきます。すでにある列から特定のものを計算する数式列の追加を頼めば、表の中に動く数式の列が実際にできあがります。
チャットペインで「各商品の利益率を計算する列を追加して」のように普通の言葉で入力すると、Copilotはその数式列を表に直接追加します。挿入のために押すボタンはありません。数式はCopilotが生成した時点でシートの通常の一部になります。チャット画面から手でコピーして持ってくる必要のある返答ではありません。
これが大切なのは、実際の表にある数式は、その表のほかの数式と同じように動くからです。元のデータが変われば更新され、ほかの数式から参照でき、あとでファイルを開いた人は、誰かが一度入力したきり見直されていない固定の数字ではなく、計算そのものを見ることができます。
Copilotが追加したものを信用する前に、出てきた数字だけでなく、数式のロジックを確認する習慣をつけておくと安心です。選択したセルの数式をCopilotに説明させ、その説明を手で検算できる一、二行と照らし合わせるのが、列全体がひそかに間違った数式になる前に誤解を見つける最速の方法です。
インサイトを直接尋ねる
パターンを自分で探す手間を省く
数式列は、データから新しい値を計算するという課題を解決します。それとは別に、同じくらい役立つのが、表全体に目を通して目立つ点を教えてもらうことです。何百行もスクロールして傾向を目で探す必要がなくなります。
Copilotは、商品ごとの利益率のように、既存のデータから値を計算する新しい列や行を作れます。同じ能力のおかげで、表にすでにある列から比較を組み立てられる限り、ある期間に最も大きく変動した商品はどれか、といった質問にも答えられます。
答えの質は、質問がどれだけ具体的かに大きく左右されます。対象の列、比較の内容、気になる期間をはっきり示したプロンプトなら、行動に移せる答えが返ってきます。「何か面白いことを見つけて」と頼むだけでは、正しいけれど浅い指摘になりがちです。Copilotが正確に答えられる、本当の問いがなかったからです。
チャットペインは一回きりの検索ではなく、会話として使ってください。最初の答えが惜しいけれど求めていたものと少し違う場合は、足りなかった点を挙げて、そのまま聞き直します。最初でほぼ合っていた同僚に依頼を補足するのと同じ感覚です。
数字を信用する前に
Copilotの数式を本物のレポートに入れる前に確認すること
提案された数式は、質の高い下書きです。同僚から渡された数字を確かめるのと同じように確認してください。
説明を読み、飛ばさない
Copilotに数式の説明を頼み、その内容を手で確認できる行を少なくとも一つ使って照らし合わせてから、表に追加された列を信用しましょう。
わざとエッジケースを試す
空白のセル、ゼロ、表のほかの部分と違って見える行で数式がどう動くかを確認します。もっともらしい数式が壊れやすいのは、そうした場所です。
計算方法の設定を確認する
Copilotによる編集に対応しているのは、計算方法の設定が「自動」のときだけです。Copilotが反応しないように見えたら、まずこの設定を確かめてください。
限界があるところ
何かに使う前に自分で確かめること
ExcelのCopilotは、数式で行き詰まったときや、データのパターンを最初にざっと見たいときには本当に役立ちます。ただし、これから発表したり行動の根拠にしたりする数字を自分で理解することの代わりにはなりません。CopilotはAIを使って提案を生成しており、ときに間違えることがあります。だからこそ、作成されたものを使う前に見直し、編集し、確認することは、任意の追加作業ではなく、このツールの正しい使い方の一部です。
もう一つ覚えておきたい制約が、計算方法の設定です。Copilotが数式の依頼に反応しなくなったら、ほかが壊れたと考える前に、計算方法の設定が「自動」になっているか確認してください。Copilotによる編集は、そのモードでのみ対応しています。
この二つの制約のほかにも、Copilotの数式やインサイトは、新しいアナリストから初めて渡された数字と同じように扱ってください。もっともらしく、おそらく正しく、ほかの人が行動に移すものに入れる前に、もう一度見る価値があります。一、二行を手で確認するのは数分で済み、あとからレポートを直すよりずっと安上がりです。
長い目で本当に効く習慣は、すべての機能を暗記することではありません。すでにある程度理解しているデータについて、Copilotに具体的で範囲の定まった質問をすることに慣れることです。そうすれば、返ってきた結果が期待と合わないときに、すぐ気づける立場にいられます。
Copilotがあると知ることと、何を尋ねればよいか知ることは別です
数式列について読むことと、仕事で本当に大切なブックについて、Copilotに具体的で確認できる質問をする習慣を身につけることは、別のことです。Nightschool AIのCopilotコースの最初の週は、このような実際のスプレッドシート作業を中心に組まれています。
よくある質問
ExcelでCopilotのボタンが見つからないのはなぜですか。
Excelウィンドウの右下を見てください。そこにあるCopilotアイコンを選ぶと、チャットペインが開きます。まったく表示されない場合は、お使いのMicrosoft 365のプランがCopilotの要件を満たしているか確認してください。
他の人が作ったスプレッドシートもCopilotで分析できますか。
できます。ファイルを開いて右下のCopilotアイコンを選び、計算を頼む前に、まず各列が何を表しているかを説明してもらってください。おかしな点に早い段階で気づけます。
Copilotは数式を説明するだけですか、それとも実際にシートへ追加しますか。
実際に追加します。チャットペインに「各商品の利益率を計算する列を追加して」のように入力すると、Copilotはチャット画面に表示される文章ではなく、動く数式として数式列を表に直接追加します。
Copilotの数式が正しいかどうかは、どうすれば分かりますか。
Copilotに数式を説明してもらって根拠を確認し、その根拠を、空白のセルのようなエッジケースを含め、手で検算できる一、二行と照らし合わせます。CopilotはAIを使って提案を生成しており、ときに間違えることがあるため、この確認は毎回行う価値があります。
数式を編集しようとしたらCopilotが反応しなくなったのはなぜですか。
計算方法の設定を確認してください。Copilotによる編集に対応しているのは、計算方法の設定が「自動」のときだけです。手動に変更されている場合、Copilotの編集提案が期待どおりに動かないことがあります。
数式を書かせる代わりに、データの傾向をCopilotに見つけてもらえますか。
できます。「何か面白いことを見つけて」という漠然とした依頼ではなく、気になる列と比較の内容を明示して、たとえば表の期間のなかで最も大きく変化したカテゴリはどれか、と具体的に尋ねてください。漠然とした依頼は、浅い答えになりがちです。
Copilotが作った数式列は、自分で書いた数式と違いますか。
表に入ってしまえば違いません。Copilotが列を追加したあとは、表のほかの数式と同じように動き、元のデータが変われば再計算され、シートのほかの場所から参照できます。違うのは作られ方だけです。
Copilotで作った分析を他の人に送る前に、何を確認すべきですか。
Copilotが作成したものは、使う前に見直し、編集し、確認してください。これはMicrosoftがExcelのあらゆるCopilotの提案について示している案内と同じです。ほかの人が行動に移すレポートに数字を入れる前に、数分かけてロジックを確かめ、エッジケースを試してください。
同じ数式を一から考え直すのはやめましょう
Copilotアイコンの場所と、その作業を確認する習慣は、数分で身につきます。これ以降のスプレッドシートは、どれもずっと速く進みます。