Teams のCopilotで会議の議事録を取得する方法

Teams のCopilotは、デフォルトで静かにすべての会議を記録・解析しているわけではありません。会議が進行する間のライブトランスクリプトから会話の理解を構築します。会議終了後にCopilotに質問したり会話履歴を確認したりするには、会議中にライブ文字起こしがオンになっている必要があります。後からオンにしても意味がありません。全員が通話を退出した後に生成できる「事後の」トランスクリプトは存在しないからです。

議事録が空だったり、Copilotが会議を認識していないように見えたりする場合、多くの人が見落としている点はここにあります。文字起こしがオフだった場合、Copilotが静かに失敗していたわけではなく、単にまとめる対象がなかったということです。すでに文字起こしなしで終了してしまった会議に対して、後からトランスクリプトを遡って作成できる設定はありません。

実際には、これが意味するのは、後でCopilotに正しい質問をすることが重要なのではなく、会議が始まったときにライブ文字起こしをオンにすることを覚えておくことが重要だということです。後でメモが欲しいとわかっている電話の録音ボタンを押すのを覚えておくのと同じです。あなたが主催者であったり、普段からこうした会議を進行する立場にあったりするなら、参加者が集まったら最初に確認すべき項目の1つにしてください。

他の人が主催する会議に参加する立場で、文字起こしがオンになっているかどうかわからない場合は、冒頭で声に出して確認しておく価値があります。数秒で済みますが、会議終了後に使える議事録があるかどうかの分かれ道になります。

議事録は一種類ではありません。「会議をまとめて」と頼むと汎用的な要約が得られますが、それは便利であっても広すぎて実際の行動に使いにくいことが多いです。より役立つのは、今必要なものを具体的に依頼することです。特定のトピックについて誰が何を言ったか、自分が参加する前に何が決まったか、チームが次に何をすることで合意したか、といった具合です。上記のプロンプト例は、求める出力を明確に指定することで、意図的にこの形で作られています。

Copilotは会議中もリアルタイムで質問に答えるため、会議が終わるまで待たずに使うこともできます。会議中に一瞬話の流れを見失っても、誰かに繰り返してもらうことなく、直前に何が決まったかを尋ねられます。生で全てを追おうとする代わりに直接質問をするというこの同じ習慣は、会議後の議事録作成にも自然に活かせます。

他の人に送る予定の議事録を依頼する際は、対象者を具体的に伝えることも重要です。会議全体を見逃した人に向けた議事録は、参加していたが少し離席した人向けの議事録よりも多くの文脈が必要です。議事録の対象者と、その人が既に知っていることをCopilotに伝えることで、過度に説明しすぎたり、その人が本当に必要としていたことを省いたりするのを防げます。

Teams のCopilotには実際の制約があり、重要な場面で頼る前に知っておく価値があります。Copilotは所属組織の外部でホストされた会議では機能しません。そのため、他社のTeams テナントにゲストとして参加している場合、ライブ文字起こしの確認を覚えていて他に問題がなさそうに見えても、後から議事録が得られることは期待しないでください。この制約は、自分で管理していた設定とは関係がありません。

文字起こしの要件が、もう一つの大きな制約です。オフだった場合、後から参照できる会話履歴はなく、どれだけ巧みに会議後に質問を工夫しても復元はできません。過去の会議で文字起こしがオンだったかどうかわからない場合、最も早く確認する方法は、単純にチャットか「Recap」タブでCopilotに尋ねてみることです。参照できるものが何もなければ、すぐにわかります。

この2つの制約を除けば、議事録は誰かが自分のために取ってくれたメモと同じように扱うべきです。便利ではありますが、事実として他の人に転送する前に、もう一度確認する価値があります。テンポの速い議論では名前が別の人に誤って紐づけられることがあり、提案されたアクションアイテムはCopilotによる会話の解釈であって、実際に話された言葉と照らして確認するまではトランスクリプトで検証済みの割り当てではありません。