WordのCopilotで文書の下書きを作る方法

白紙の文書を開くか、既存の文書の中で新しい内容を入れたい位置にカーソルを置きます。「Copilot で下書き」ボックスに、書いてほしい内容を、仕事を同僚に引き継ぐときと同じ平易な言葉でプロンプトとして入力または貼り付けます。

プロンプトを書いたら「生成」を選ぶと、Copilotが新しい内容を下書きします。返ってくるのは、自分で埋めていくスケッチではなく、ひとまとまりの完成した試案です。つまりあなたの仕事は、最初の言葉を書くことから、その下書きが必要なことをすでに言えているかを見極めることへと移ります。

そこから、結果を残す、再生成する、破棄するのいずれかを選べます。残すと、下書きは通常のテキストとして実際の文書に入ります。再生成は、構成は近いがトーンや強調が違うときに、もう一度試してもらう選択です。破棄しても失うのは読んだ時間だけで、白紙の前で自力で悩み続けるより、この進め方を取る意味はまさにそこにあります。

品質の差が最も出るのはプロンプトです。読み手、目的、おおよその長さを示したプロンプトは、話題だけを述べてあとはCopilotの推測に任せるプロンプトより、安定して良い結果になります。

すべての下書き作業が新しい文章の生成とは限りません。すでに段落や節があり、本当に必要なのは、周りを再生成することなくその部分だけについての第二の意見、ということもあります。

その場合は、質問したい一節を選択し、左側のCopilotアイコンから「Copilot とチャット」を選びます。そのあとの会話は選択した文章に絞られるので、主張の筋が通っているか、一文に負担がかかりすぎていないか、つなぎが足りないかを、文書のほかの部分を変えてしまう心配なしに尋ねられます。

これが重要なのは、CopilotがWordとMicrosoft 365のコンテンツの範囲で動作し、外部ツールには接続しないからです。一節についての答えは、外部の検索ではなく、その文書の中にある内容に基づいています。そのため、外部の新しい事実の出どころではなく、自分の文章を読む妥当な第二の読み手として使えます。

一段落をちょっと見るだけの時間しかない信頼できる同僚に頼むつもりで使ってください。文書全体を良くしてほしいという漠然とした依頼ではなく、その段落について具体的に質問すると、より役に立つ答えが返ってきます。

この方法での下書きの最大のリスクは、出来の悪い最初の試案ではありません。もっともらしい下書きを、十分に読まずに受け入れてしまうことです。何かを言いすぎている一文や、元資料と静かにずれている細部に気づけなくなります。

CopilotはWordとMicrosoft 365のコンテンツの範囲で動作し、外部ツールには接続しないため、あなたが渡したもの、つまりプロンプト、開いている文書、参照させたファイルから下書きを作ります。ある主張が今も正確かを外部の情報源で確かめてはいません。事実のように読める部分には、同僚から渡された文書の事実に向けるのと同じ吟味が必要です。

最初の版をツールが書いたからといって、最終的な文書への責任が移るわけではありません。文書を共有する前に、Copilotが生成した内容を残すか、修正するか、削除するかを判断する責任はあなたにあります。つまり、一見完成して見える下書きであっても、送り出す前に全体を素直に読み通すことは省けません。

このように使えば、Copilotでの下書きは、書く工程を置き換えるというより、その工程を後ろにずらすものになります。白紙の前で悩む段階から、実際にある下書きを編集する段階への移行です。編集の手間を惜しまない限り、そのほうがずっと始めやすい出発点です。