PENJELASAN BAHASA SEHARI-HARI
Cara Mendapatkan Rekap Rapat dengan Copilot di Teams
Anda datang terlambat, atau tidak hadir sama sekali. Berikut cara mengejar ketinggalan tanpa harus menghubungi enam orang.
Jika Anda melewatkan sebagian rapat, atau perlu mengirim catatan setelah rapat selesai, Microsoft 365 Copilot di Teams dapat merekonstruksi percakapan untuk Anda, selama satu pengaturan diaktifkan saat rapat berlangsung. Panduan ini membahas apa yang sebenarnya ditangkap Copilot, tempat menemukannya setelah rapat selesai, dan cara memeriksa item tindakan terhadap transkrip asli sebelum Anda menindaklanjutinya.
Untuk mendapatkan rekap rapat dengan Microsoft 365 Copilot di Teams, buka chat rapat atau tab Recap setelah rapat selesai, lalu tanyakan langsung ke Copilot. Copilot merangkum poin diskusi utama, termasuk siapa yang berbicara dan apa yang dikatakan, serta menyarankan item tindakan. Ini hanya berfungsi jika transkripsi langsung diaktifkan selama rapat; tanpa itu, Copilot tidak memiliki riwayat percakapan untuk diacu setelah rapat selesai, dan tidak ada yang bisa direkap.
Diterbitkan
Poin Penting
- Copilot merangkum apa yang dikatakan dan siapa yang mengatakannya, serta menyarankan item tindakan, baik selama rapat berlangsung maupun setelah rapat selesai.
- Transkripsi langsung harus diaktifkan selama rapat, atau Copilot tidak memiliki riwayat percakapan untuk menjawab pertanyaan setelahnya.
- Setelah rapat, Copilot tersedia di dua tempat: chat rapat dan tab Recap.
- Copilot tidak berfungsi di rapat yang diselenggarakan di luar organisasi Anda, apa pun pengaturan yang diaktifkan.
- Sebelum meneruskan item tindakan, minta Copilot mengutip bagian pasti dari transkrip tempat item itu berasal, agar Anda tidak menyampaikan tebakan sebagai sebuah keputusan.
Apa yang bisa dilakukan Copilot di setiap tahap rapat Teams
| Tahap | Yang dilakukan Copilot | Yang diperlukan agar berfungsi |
|---|---|---|
| Selama rapat | Menyarankan item tindakan dan menjawab pertanyaan apa pun secara real time | Cukup berada dalam rapat |
| Tepat setelah rapat | Merangkum poin diskusi utama, termasuk siapa yang berbicara dan apa yang dikatakan, dari chat rapat atau tab Recap | Transkripsi langsung diaktifkan selama rapat |
| Rapat yang diselenggarakan di luar organisasi Anda | Tidak berfungsi, apa pun pengaturan lainnya | Tidak berlaku |
| Rapat dengan transkripsi yang tidak diaktifkan | Tidak ada riwayat percakapan untuk direkap setelah rapat selesai | Tidak ada yang bisa dilakukan setelah kejadian |
Salin dan tempel
Prompt yang bisa Anda pakai hari ini
Mengejar ketinggalan rapat yang sebagian Anda lewatkan
Saya melewatkan bagian awal rapat ini. Dengan menggunakan transkrip dan chat rapat, rangkum poin diskusi utama sejauh ini, catat siapa mengatakan apa pada setiap topik utama, dan tandai setiap keputusan yang sudah dibuat sebelum saya bergabung.
Ganti dengan seberapa banyak bagian rapat yang Anda lewatkan, atau tanyakan tentang topik tertentu daripada seluruh diskusi.
Mengeluarkan semua item tindakan
Tinjau semua yang dibahas dalam rapat ini dan buat daftar setiap item tindakan yang disebutkan, termasuk kepada siapa tugas itu diberikan dan tenggat waktu atau langkah selanjutnya yang disepakati, bahkan jika hanya disebutkan secara sekilas.
Minta Copilot memisahkan item yang diberikan kepada Anda dari item yang diberikan kepada orang lain jika rapat mencakup beberapa alur kerja.
Menulis rekap untuk dikirim kepada orang yang melewatkannya
Tulis rekap singkat rapat ini yang bisa saya kirim kepada rekan tim yang tidak bisa hadir, yang mencakup topik utama yang kami bahas, keputusan yang kami capai, dan pertanyaan terbuka yang masih memerlukan jawaban dari seseorang di tim.
Beri tahu Copilot siapa tujuan rekap ini agar informasi yang sudah diketahui audiens tersebut tidak disertakan.
Memastikan item tindakan sudah akurat
Kutip bagian pasti dari transkrip yang menyatakan bahwa saya ditetapkan sebagai pemilik tugas ini, termasuk siapa yang memberikannya dan apa langkah selanjutnya yang disepakati, agar saya bisa memastikan item tindakan ini akurat sebelum menindaklanjutinya dengan tim.
Ganti deskripsi tugas dengan item tindakan spesifik yang ingin Anda verifikasi.
Mengajukan pertanyaan lanjutan setelah rapat selesai
Berdasarkan diskusi dalam rapat ini, jelaskan apa yang diputuskan mengenai linimasa proyek ini, siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian yang tersisa, dan apakah ada yang mengajukan kekhawatiran tentang rencana ini yang perlu kami tinjau ulang sebelum melanjutkan.
Ini berfungsi dari chat rapat atau tab Recap, bahkan lama setelah semua orang lain meninggalkan panggilan.
YANG DITANGKAP COPILOT
Apa yang sebenarnya dilakukan Microsoft 365 Copilot dalam rapat Teams
Ini bukan sekadar mencatat notula. Copilot melacak percakapan dengan cukup detail untuk bisa menjawab pertanyaan tentangnya nanti.
Melacak siapa mengatakan apa
Copilot merangkum poin diskusi utama, termasuk siapa yang berbicara dan apa yang dikatakan, sehingga rekap mencerminkan percakapan yang sebenarnya, bukan daftar poin generik.
Menyarankan item tindakan
Copilot juga menyarankan item tindakan dan menjawab pertanyaan apa pun secara real time, baik selama maupun setelah rapat.
Terus bekerja setelah panggilan selesai
Anda tidak perlu menyimak semuanya secara langsung. Copilot tetap bisa menjawab pertanyaan tentang rapat setelah rapat selesai, selama pengaturan yang tepat telah diaktifkan.
Tersedia di dua tempat khusus
Anda bisa mengakses Copilot setelah rapat dari chat rapat dan dari tab Recap, bukan dari aplikasi terpisah yang harus Anda cari sendiri.
SATU PENGATURAN YANG MENENTUKAN SEGALANYA
Mengapa transkripsi langsung menentukan apa yang bisa Anda tanyakan nanti
Copilot di Teams tidak secara diam-diam merekam dan menafsirkan setiap rapat secara default. Copilot membangun pemahamannya tentang percakapan dari transkrip langsung saat rapat berlangsung. Untuk memberi prompt ke Copilot tentang rapat atau melihat riwayat percakapannya setelah rapat selesai, transkripsi langsung harus diaktifkan selama rapat, bukan diaktifkan setelahnya, karena tidak ada transkrip 'setelahnya' yang bisa dihasilkan begitu semua orang meninggalkan panggilan.
Inilah bagian yang sering terlewat ketika rekap yang muncul kosong atau Copilot bersikap seolah rapat itu tidak pernah terjadi. Jika transkripsi tidak diaktifkan, Copilot tidak gagal secara diam-diam, Copilot hanya tidak memiliki apa pun untuk dirangkum. Tidak ada pengaturan yang bisa diubah setelah kejadian untuk membuat transkrip secara retroaktif bagi rapat yang sudah selesai tanpa transkripsi.
Dalam praktiknya, ini berarti kebiasaan yang penting bukanlah mengajukan pertanyaan yang tepat kepada Copilot nanti. Kebiasaan itu adalah mengingat untuk mengaktifkan transkripsi langsung saat rapat dimulai, sama seperti Anda mengingat untuk menekan tombol rekam pada panggilan yang Anda tahu akan memerlukan catatan. Jika Anda adalah penyelenggara, atau bahkan sekadar orang yang biasa menjalankan rapat semacam ini, jadikan itu salah satu hal pertama yang Anda periksa begitu orang-orang bergabung.
Jika Anda bergabung ke rapat yang dijalankan orang lain dan tidak yakin apakah transkripsi sudah diaktifkan, ada baiknya menanyakannya secara langsung di awal. Hanya butuh beberapa detik, dan itu bisa menjadi perbedaan antara memiliki rekap yang bisa digunakan dan tidak memiliki apa pun untuk dikerjakan setelah rapat selesai.
MENEMUKAN REKAP
Tempat sebenarnya menemukan Copilot setelah rapat selesai
Setelah rapat selesai, Anda memiliki dua titik masuk untuk mengakses apa yang ditangkap Copilot: chat rapat, yaitu thread chat yang sama yang digunakan rapat saat berlangsung, dan tab Recap, yang berada di samping chat sebagai tempat khusus untuk konten rapat. Anda bisa mengakses Copilot setelah rapat dari salah satu tempat ini, dan keduanya mengacu pada transkrip dasar yang sama, sehingga Anda tidak dihadapkan pada dua versi rapat yang berbeda.
Jika Anda hadir dalam rapat, chat biasanya menjadi jalur yang lebih cepat, karena Anda sering sudah berada di thread itu karena alasan lain, menindaklanjuti sesuatu yang dikatakan seseorang atau menanggapi sebuah pesan. Jika Anda sama sekali tidak hadir dalam rapat dan seseorang meneruskan chat tersebut atau menambahkan Anda ke ruang tim setelahnya, tab Recap adalah titik awal yang lebih jelas, karena dibuat khusus untuk menampung konten rapat, bukan untuk percakapan bolak-balik dalam diskusi langsung.
Apa pun caranya, langkahnya tetap sama: buka thread atau tab, temukan tempat untuk memberi prompt ke Copilot, dan ajukan pertanyaan langsung daripada men-scroll sendiri untuk menyusun kembali rapat tersebut. Itulah seluruh inti dari fitur ini. Men-scroll thread chat yang panjang untuk merekonstruksi sebuah keputusan adalah persis kerja manual yang ingin dihindari dengan adanya Copilot.
MEMINTA REKAP YANG TEPAT
Apa yang sebenarnya perlu diminta dari Copilot
Rekap bukanlah satu keluaran tunggal. 'Rangkum rapat ini' akan memberi Anda ringkasan generik, yang bermanfaat tetapi sering terlalu luas untuk ditindaklanjuti. Langkah yang lebih bermanfaat adalah meminta sesuatu yang spesifik sesuai kebutuhan Anda saat ini: siapa mengatakan apa tentang topik tertentu, apa yang diputuskan sebelum Anda bergabung, atau apa yang disepakati tim untuk dilakukan selanjutnya. Contoh prompt di atas memang dibuat seperti ini dengan sengaja, menyebutkan keluaran yang Anda inginkan daripada membiarkannya terbuka.
Karena Copilot juga menjawab pertanyaan secara real time selama rapat, Anda juga tidak perlu menunggu sampai rapat selesai untuk menggunakannya. Jika Anda berada dalam rapat dan kehilangan jejak percakapan sejenak, Anda bisa bertanya apa yang baru saja diputuskan tanpa harus menyela siapa pun untuk mengulanginya. Kebiasaan yang sama, yaitu mengajukan pertanyaan langsung daripada mencoba mengikuti semuanya secara langsung, terbawa secara alami ke dalam rekap setelah rapat.
Ada baiknya juga bersikap spesifik soal audiens saat Anda meminta rekap yang akan dikirim kepada orang lain. Rekap yang ditujukan untuk seseorang yang melewatkan seluruh rapat membutuhkan lebih banyak konteks dibandingkan rekap untuk seseorang yang hadir tetapi sempat keluar sebentar. Memberi tahu Copilot untuk siapa rekap itu, dan apa yang sudah mereka ketahui, mencegah rekap menjadi terlalu panjang penjelasannya atau justru melewatkan sesuatu yang benar-benar diperlukan orang tersebut.
SEBELUM MENINDAKLANJUTINYA
Cara memastikan item tindakan sesuai dengan transkrip
Item tindakan yang disarankan Copilot hanyalah sebuah saran. Pastikan kesesuaiannya dengan percakapan sebenarnya sebelum Anda memperlakukannya sebagai sebuah keputusan.
Minta kutipan pasti, bukan parafrase
Minta Copilot mengutip bagian spesifik dari transkrip tempat tugas itu diberikan, termasuk siapa yang mengatakannya dan kepada siapa, bukan sekadar mengulang ringkasan.
Periksa siapa yang sebenarnya menerima tugas tersebut
Sebuah ringkasan bisa memadatkan 'seseorang mengusulkan X' menjadi 'X diberikan kepada Anda.' Tanyakan secara spesifik siapa yang menyetujui tugas itu sebelum Anda mengambil kepemilikan atasnya.
Tanyakan apa yang terjadi tepat sebelum dan setelahnya
Keputusan terkadang dibahas ulang kemudian dalam rapat yang sama. Tanyakan kepada Copilot apakah item tersebut dikonfirmasi, diubah, atau dibatalkan di bagian percakapan selanjutnya.
APA YANG PERLU DIPERIKSA SENDIRI
Di mana hal ini bisa gagal, dan apa yang perlu Anda verifikasi sendiri
Copilot di Teams memiliki batasan nyata, dan penting untuk mengetahuinya sebelum Anda mengandalkannya untuk sesuatu yang penting. Copilot tidak berfungsi di rapat yang diselenggarakan di luar organisasi Anda, sehingga jika Anda menjadi tamu di tenant Teams milik pihak lain, jangan berharap mendapatkan rekap setelahnya, meskipun Anda sudah memeriksa transkripsi langsung dan semuanya terlihat normal. Batasan itu tidak ada hubungannya dengan pengaturan yang Anda kendalikan sendiri.
Syarat transkripsi adalah batasan tegas lainnya. Jika transkripsi tidak diaktifkan, tidak ada riwayat percakapan yang bisa ditanyakan setelah kejadian, dan seberapa pun pintarnya prompt yang diberikan setelah rapat, itu tidak akan bisa memulihkannya. Jika Anda tidak yakin apakah sebuah rapat sebelumnya mengaktifkan transkripsi, cara tercepat untuk mengetahuinya adalah langsung mencoba menanyakannya ke Copilot di chat atau tab Recap; jika tidak ada apa pun yang bisa diacu, Anda akan segera mengetahuinya.
Di luar kedua batasan itu, perlakukan setiap rekap seperti Anda memperlakukan catatan yang dibuat orang lain untuk Anda: bermanfaat, tetapi layak diperiksa ulang sebelum Anda meneruskannya sebagai fakta. Nama bisa salah dikaitkan dengan orang yang keliru dalam diskusi yang berjalan cepat, dan item tindakan yang disarankan adalah pembacaan Copilot atas percakapan tersebut, bukan penugasan yang terverifikasi oleh transkrip, sampai Anda memeriksanya dengan kata-kata sebenarnya yang diucapkan.
Membaca tentang Copilot dan benar-benar menggunakannya dengan baik di tempat kerja adalah dua hal yang berbeda
Mengetahui bahwa rekap itu ada tidak berarti Anda akan menggunakannya pada saat yang tepat, atau mengajukan pertanyaan yang benar-benar memberikan apa yang Anda butuhkan. Minggu pertama kursus Copilot dari Nightschool AI dibangun berdasarkan tugas kerja nyata seperti ini, termasuk rapat yang Anda lewatkan dan catatan yang perlu Anda kirim.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah Copilot otomatis merekam rekap setiap rapat Teams?
Tidak. Copilot hanya memiliki riwayat percakapan untuk diacu jika transkripsi langsung diaktifkan saat rapat berlangsung. Jika tidak diaktifkan, tidak ada apa pun yang bisa dirangkum Copilot setelahnya, apa pun yang terjadi dalam rapat tersebut.
Di mana sebenarnya saya bisa menemukan Copilot setelah rapat Teams selesai?
Anda bisa mengakses Copilot setelah rapat dari chat rapat dan dari tab Recap. Keduanya mengacu pada transkrip yang sama, sehingga mana pun yang Anda buka lebih dulu akan membawa Anda ke konten dasar yang sama.
Bisakah Copilot memberi tahu saya apa yang terlewat jika saya bergabung ke rapat secara terlambat?
Ya, selama transkripsi langsung diaktifkan. Minta Copilot di chat rapat atau tab Recap untuk merangkum apa yang dibahas sebelum Anda bergabung, termasuk siapa mengatakan apa, dan Copilot akan merekonstruksi bagian percakapan itu untuk Anda.
Apakah Copilot berfungsi selama rapat, atau hanya setelahnya?
Keduanya. Copilot menyarankan item tindakan dan menjawab pertanyaan apa pun secara real time selama rapat, serta tetap menjawab pertanyaan tentang rapat setelah rapat selesai, asalkan transkripsi tetap diaktifkan selama berlangsungnya rapat.
Bisakah saya mempercayai item tindakan dari Copilot tanpa memeriksanya sendiri?
Perlakukan itu sebagai draf awal yang kuat, bukan fakta yang sudah terkonfirmasi. Minta Copilot mengutip bagian pasti dari transkrip tempat item tindakan itu berasal, termasuk siapa yang diberi tugas, sebelum Anda meneruskannya kepada tim sebagai sebuah keputusan.
Mengapa Copilot tidak berfungsi dalam rapat yang saya hadiri sebagai tamu?
Copilot tidak akan berfungsi dalam rapat yang diselenggarakan di luar organisasi Anda. Jika rapat diatur dan diselenggarakan oleh tenant Teams milik perusahaan lain, Copilot tidak akan membuat rekap untuk Anda, apa pun pengaturan lainnya.
Bagaimana jika saya hanya memerlukan rekap satu topik, bukan seluruh rapat?
Minta persis itu. Daripada meminta ringkasan umum, sebutkan topiknya dan tanyakan kepada Copilot siapa yang membahasnya, apa yang diputuskan, dan apakah topik itu muncul lebih dari sekali dalam rapat.
Bisakah saya menggunakan rekap Teams untuk menulis rekap bagi orang yang tidak hadir?
Ya. Minta Copilot menulis rekap yang ditujukan untuk orang yang sama sekali tidak menghadiri rapat, dan beri tahu apa yang sudah diketahui audiens tersebut, sehingga rekap menyertakan cukup konteks tanpa mengulang hal-hal yang sudah mereka pahami.
Apa yang harus saya lakukan jika saya lupa mengaktifkan transkripsi dan rapat sudah selesai?
Tidak ada cara untuk memulihkan transkrip setelah kejadian jika transkripsi memang tidak pernah diaktifkan. Satu-satunya solusi adalah menjadikannya kebiasaan untuk memastikan transkripsi diaktifkan di awal rapat-rapat mendatang, terutama rapat yang Anda perkirakan akan memerlukan catatan nanti.
Berhenti kehilangan rapat karena pengaturan yang terlewat
Kebiasaan ini kecil. Bangun sekali dan setiap rapat setelah ini akan memiliki rekap yang menunggu Anda.