Panduan Prompt
Cara Mengubah Catatan Rapat Menjadi Daftar Tindakan dengan Claude
Ringkasan memberi tahu Anda apa yang terjadi. Daftar item tindakan memberi tahu Anda apa yang harus dilakukan sekarang.
Claude dari Anthropic pandai membaca catatan rapat dan menariknya menjadi daftar yang jelas dan dapat dilacak tentang siapa melakukan apa dan kapan, yang merupakan tugas berbeda dari meringkas rapat itu sendiri. Ringkasan dimaksudkan untuk dibaca sekali; daftar item tindakan dimaksudkan untuk diperiksa dan dicentang berulang kali selama dua minggu ke depan, dan perbedaan itu mengubah apa yang seharusnya Anda minta: setiap item membutuhkan pemilik, pemilik itu harus seseorang yang benar-benar disebutkan dalam catatan, dan setiap item yang layak dilacak harus melewati pemeriksaan cepat terhadap catatan sebelum masuk ke alat yang benar-benar digunakan tim Anda untuk melacak pekerjaan.
Untuk mengubah catatan rapat menjadi item tindakan dengan Claude, tempel catatan mentah Anda dan minta daftar setiap item tindakan yang disepakati, masing-masing dengan nama pemilik dan tenggat waktu jika disebutkan. Minta Claude untuk menandai item apa pun tanpa pemilik yang jelas daripada menebaknya, dan untuk menghilangkan apa pun yang hanya dibahas sebagai ide tanpa ditugaskan kepada siapa pun. Periksa daftar terhadap ingatan Anda sendiri tentang rapat sebelum mengirimnya; pemilik yang salah atau tenggat waktu yang dibuat-buat menyebabkan lebih banyak kebingungan daripada daftar item tindakan yang terlambat.
Diterbitkan
Pelajaran gratis · tanpa akunKenalan dengan ClaudeMengapa Claude?6 mntMulai pelajaran gratisPoin Penting
- Minta item tindakan secara spesifik, bukan ringkasan umum. "Ringkas rapat ini" dan "sebutkan setiap item tindakan dengan pemilik" mengarahkan Claude ke hasil yang berbeda, dan yang kedua adalah yang sebenarnya dapat Anda lacak.
- Setiap item membutuhkan pemilik, atau tanda bahwa pemilik tidak ada. Item tanpa nama dan tanpa tanda hanya mendorong ketidakjelasan ke pembaca daftar berikutnya.
- Jangan minta Claude menebak tenggat waktu yang tidak disebutkan. Daftar item tindakan dengan tanggal yang dibuat-buat terlihat lebih terorganisir daripada yang sebenarnya, dan pada akhirnya seseorang akan merencanakan berdasarkan tanggal yang tidak pernah benar-benar disepakati.
- Pisahkan apa yang ditugaskan dari apa yang hanya dibahas. Catatan rapat sering mencampur saran dengan komitmen, dan daftar item tindakan yang mencampurnya hanya mendorong kebingungan itu ke orang yang melacaknya.
- Periksa daftar terhadap ingatan Anda sendiri sebelum masuk ke alat tugas Anda. Pemilik yang salah pada tugas yang dilacak menyebabkan lebih banyak kebingungan nyata daripada tugas yang terlambat sehari.
Salin dan tempel
Prompt yang bisa Anda pakai hari ini
Mendapatkan daftar item tindakan lengkap dari catatan mentah
Ini adalah catatan mentah saya dari rapat hari ini: [tempel catatan Anda]. Tarik setiap item tindakan yang benar-benar disepakati, dengan nama pemilik dan tenggat waktu jika disebutkan. Jika suatu item tidak memiliki pemilik yang jelas dalam catatan saya, pisahkan di bawah "perlu pemilik" daripada menebak siapa itu. Jangan sertakan apa pun yang hanya dibahas sebagai ide tanpa ditugaskan.
Tempel catatan Anda apa adanya seperti yang benar-benar Anda tulis, termasuk singkatan; Claude bekerja lebih baik dengan catatan yang berantakan daripada catatan yang Anda bersihkan terlebih dahulu.
Memformat daftar agar sesuai dengan alat tugas Anda
Ini adalah daftar item tindakan yang baru saja kami tarik dari catatan rapat: [tempel daftar]. Format agar sesuai dengan cara saya memasukkan tugas (misalnya papan kanban, dokumen bersama, daftar tugas): satu baris per tugas, pemilik dulu, lalu tugas, lalu tenggat waktu dalam tanda kurung jika ada.
Sesuaikan ini dengan format yang benar-benar akan Anda tempel, sehingga tidak ada langkah pemformatan ulang antara draf dan alat sebenarnya.
Memeriksa pemilik sebelum menugaskan tugas
Anda menyebutkan [nama orang] sebagai pemilik untuk [tugas]. Tunjukkan kepada saya bagian tepat dari catatan saya tempat itu diputuskan, sehingga saya dapat mengonfirmasi itu benar sebelum menugaskannya kepada mereka.
Lakukan ini untuk setiap item yang Anda tidak sepenuhnya yakin apakah pemiliknya benar; hanya memakan waktu beberapa detik dan mencegah Anda menugaskan pekerjaan kepada orang yang salah.
Memisahkan komitmen dari ide yang hanya disebutkan
Baca catatan rapat ini dan bagi segala sesuatu yang disebutkan menjadi dua daftar: hal-hal yang benar-benar dikomitmenkan oleh orang tertentu, dan hal-hal yang hanya diusulkan atau disebutkan sebagai ide tanpa ada yang berkomitmen untuk mengerjakannya: [tempel catatan Anda]. Bersikaplah ketat dalam menjaga keduanya tetap terpisah.
Berguna ketika rapat mencakup banyak topik dan Anda tidak yakin bagian mana yang benar-benar menjadi komitmen.
Pesan ringkasan singkat dengan item tindakan yang disorot
Ubah daftar item tindakan ini menjadi pesan singkat yang dapat saya posting di kanal tim kami: [tempel daftar]. Mulai dengan tugas yang paling cepat jatuh tempo, labeli setiap tugas dengan nama pemilik, dan buat semuanya dapat dipindai dalam waktu kurang dari lima belas detik.
Bagus untuk pengingat cepat setelah rapat sebagai pengganti ringkasan tertulis formal.
Struktur
Apa yang Memisahkan Daftar yang Dapat Dilacak dari yang Kabur
Empat permintaan ini adalah apa yang mengubah tumpukan catatan menjadi daftar yang benar-benar dapat dicentang seseorang.
Minta Item Tindakan, Bukan Ringkasan
Sebutkan secara tepat apa yang Anda inginkan: daftar item tindakan dengan pemilik dan tenggat waktu, bukan paragraf yang menjelaskan apa yang dibahas dalam rapat. Dua permintaan itu benar-benar menghasilkan hasil yang berbeda.
Pemilik untuk Setiap Item, atau Tanda yang Jelas
Minta Claude untuk menandai item apa pun tanpa pemilik yang jelas dalam catatan Anda daripada menebaknya. Pemilik yang ditebak lebih buruk daripada celah yang ditandai, karena terlihat terselesaikan padahal tidak.
Hanya Tenggat Waktu Nyata, Jangan Pernah Dibuat-buat
Jika catatan Anda tidak menyebutkan tanggal, daftar juga seharusnya tidak. Tenggat waktu yang dibuat-buat menciptakan rencana yang tidak disepakati siapa pun secara nyata.
Garis Antara yang Dikomitmenkan dan yang Hanya Dibahas
Minta Claude untuk menghilangkan apa pun yang hanya disebutkan sebagai ide. Daftar item tindakan yang menyertakan saran yang belum disepakati berhenti menjadi daftar yang dapat diandalkan tentang apa yang sebenarnya terjadi.
Tugas yang Berbeda dari Ringkasan
Mengapa Daftar Item Tindakan dan Ringkasan Rapat Bukan Permintaan yang Sama
Ringkasan rapat ditulis untuk dibaca sekali, oleh seseorang yang mengetahui apa yang terjadi. Daftar item tindakan ditulis untuk diperiksa berulang kali dalam hari dan minggu setelah rapat, oleh orang-orang yang benar-benar bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Dua dokumen itu melakukan hal yang berbeda, dan meminta satu padahal Anda sebenarnya membutuhkan yang lain adalah alasan paling umum mengapa hasil tidak sesuai dengan apa yang Anda butuhkan.
Ini berpengaruh pada cara Anda melakukan prompt. "Ringkas rapat ini" menghasilkan catatan yang mudah dibaca tentang apa yang dibahas, kira-kira dalam urutan kemunculannya. "Tarik setiap item tindakan dengan pemilik dan tenggat waktu" menghasilkan sesuatu yang lebih mendekati daftar tugas, diorganisasikan berdasarkan apa yang perlu dilakukan daripada urutan penyebutannya. Jika Anda meminta ringkasan dan kemudian mencoba menarik item tindakan dari situ sendiri, Anda melakukan pekerjaan yang bisa langsung dilakukan Claude jika Anda meminta hasil yang tepat sejak awal.
Jika Anda membutuhkan keduanya, biasanya lebih cepat untuk meminta daftar item tindakan terlebih dahulu, karena itu bagian yang benar-benar perlu ditindaklanjuti seseorang, dan memperlakukan ringkasan lengkap sebagai opsional setelahnya untuk siapa pun yang menginginkan konteks yang lebih luas. Daftar item tindakan adalah bagian dengan masa berlaku beberapa hari; ringkasan biasanya hanya berguna pada pembacaan pertama.
Kesalahan Umum
Apa yang Membuat Daftar Item Tindakan Tidak Dapat Diandalkan
Ini adalah celah yang mengubah daftar item tindakan menjadi sesuatu yang tidak lagi dipercaya orang setelah entri pertama yang salah.
Pemilik yang Ditebak Alih-alih Celah yang Ditandai
Jika catatan tidak menyebutkan siapa yang bertanggung jawab, daftar yang tetap menugaskan tugas tersebut, menebak siapa yang paling banyak berbicara, menciptakan penugasan yang salah yang harus diperhatikan dan diperbaiki seseorang.
Memperlakukan Saran sebagai Komitmen
Ide yang disebutkan seseorang tanpa berkomitmen bukanlah item tindakan. Memasukkannya tetap akan membengkakkan daftar dengan pekerjaan yang tidak benar-benar didaftarkan siapa pun.
Tenggat Waktu yang Tidak Disepakati Siapa Pun Secara Nyata
Tanggal yang dibuat-buat membuat daftar terlihat lebih terorganisir daripada yang sebenarnya, hingga seseorang merencanakan di sekitar tanggal itu dan menemukan bahwa itu tidak pernah nyata.
Mengirim Daftar Tanpa Memeriksa Terlebih Dahulu
Daftar secara desain memadatkan catatan Anda, yang berarti kasus batas dapat salah diklasifikasikan. Bacalah terhadap ingatan Anda sendiri sebelum mencapai alat atau rekan kerja.
Sebelum Masuk ke Alat Anda
Apa yang Harus Diperiksa Sebelum Menugaskan Apa Pun
Baca setiap item dengan pemilik yang ditugaskan dan tanyakan pada diri Anda apakah Anda benar-benar ingat orang itu setuju, bukan hanya apakah kalimat itu terdengar masuk akal. Jika Anda tidak yakin, minta Claude untuk menunjukkan bagian tepat dari catatan Anda tempat penugasan itu berasal; hanya memakan waktu beberapa detik dan akan mengonfirmasinya, atau menunjukkan bahwa penugasan itu adalah tebakan.
Periksa item di bawah "perlu pemilik" secara khusus, karena itu adalah bagian daftar yang paling mungkin terlewat secara diam-diam. Itu adalah tugas yang benar-benar belum terselesaikan, bukan hal sepele untuk diselesaikan secara diam-diam dengan menugaskannya kepada seseorang sebelum ada yang memperhatikan celahnya. Membuatnya terlihat adalah seluruh tujuan meminta tanda tersebut.
Daftar ini hanya seandal pemeriksaan yang Anda terapkan padanya sebelum mencapai alat tugas Anda; perlakukan versi pertama sebagai titik awal yang kuat, bukan daftar penugasan yang selesai.
Menjaga Kebiasaan
Menjadikan Ini Langkah yang Dapat Diulang Daripada Pembersihan Sekali Saja
Jika tim Anda mengadakan jenis rapat yang sama secara teratur, prompt berulang (permintaan yang sama, diterapkan pada catatan minggu itu) lebih berguna daripada membersihkan tumpukan catatan lama sekali saja. Nilai daftar item tindakan yang dapat dilacak menurun cepat setelah rapat sumbernya lebih dari beberapa hari, karena konteks yang dimiliki semua orang di ruangan itu memudar.
Juga membantu untuk menyertakan item tindakan yang belum selesai dari rapat sebelumnya bersama catatan minggu ini, sehingga Claude dapat memperhatikan item mana yang dibawa ke depan dan mana yang baru. Daftar berkelanjutan yang hanya menunjukkan minggu ini kehilangan jejak apa yang sebenarnya sudah tertunggak selama dua rapat.
Setelah beberapa waktu, pola yang layak diperhatikan bukanlah satu item tindakan; apakah jenis tugas yang sama terus muncul berulang kali tanpa pemilik. Itu biasanya tanda bahwa rapat itu sendiri membutuhkan kebiasaan pengambilan keputusan yang lebih jelas, bukan hanya daftar yang lebih baik setelahnya.
Daftar Item Tindakan Hanya Berfungsi Jika Orang Mempercayainya
Mendapatkan pemilik dan tenggat waktu yang benar setiap kali adalah kebiasaan yang layak dibangun dengan benar sekali dan untuk selamanya. Pelajaran gratis Nightschool AI mencakup tugas penulisan kerja nyata dengan Claude, bukan contoh mainan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa perbedaan antara meminta ringkasan rapat dan meminta item tindakan?
Ringkasan menjelaskan apa yang dibahas, kira-kira dalam urutan kemunculannya, untuk seseorang yang mengetahui informasi. Daftar item tindakan hanya menarik item dengan pemilik dan tenggat waktu, diorganisasikan untuk seseorang yang perlu melacak dan menindaklanjutinya.
Apa yang harus saya lakukan jika catatan saya tidak menyebutkan siapa yang bertanggung jawab atas suatu tugas?
Minta Claude untuk menandainya di bawah "perlu pemilik" daripada menebak. Pemilik yang ditebak terlihat terselesaikan tetapi sebenarnya adalah penugasan yang salah yang menunggu untuk diperhatikan dan diperbaiki.
Haruskah daftar item tindakan menyertakan hal-hal yang hanya diusulkan sebagai ide dalam rapat?
Tidak. Minta Claude untuk menghilangkan apa pun yang hanya disebutkan sebagai ide tanpa orang tertentu berkomitmen. Memasukkannya tetap akan membengkakkan daftar dengan pekerjaan yang tidak benar-benar didaftarkan siapa pun.
Bisakah Claude menambahkan tenggat waktu jika catatan saya tidak menyebutkannya?
Jangan minta itu. Tanggal yang tidak benar-benar disepakati selama rapat seharusnya tidak ada di daftar; minta Claude untuk menyertakan tenggat waktu hanya jika catatan Anda menyebutkannya, dan kosongkan sebaliknya.
Bagaimana saya memeriksa bahwa item tindakan ditugaskan dengan benar sebelum menindaklanjutinya?
Minta Claude untuk menunjukkan bagian tepat dari catatan Anda tempat penugasan itu dibuat. Hanya memakan waktu beberapa detik dan akan mengonfirmasi pemilik, atau mengungkapkan bahwa penugasan itu adalah tebakan.
Bagaimana saya memformat item tindakan untuk alat tugas tim saya?
Tempel kembali daftar dan minta Claude memformat ulang ke alat Anda: pemilik, tugas, dan tenggat waktu dalam urutan dan gaya yang benar-benar Anda gunakan, sehingga tidak ada langkah pemformatan ulang manual sebelum masuk ke dalamnya.
Haruskah saya menyertakan item tindakan yang belum selesai dari rapat sebelumnya?
Ya. Sertakan item yang belum selesai dari minggu sebelumnya bersama catatan minggu ini dan minta Claude mencatat mana yang dibawa ke depan versus mana yang baru. Daftar yang hanya menunjukkan minggu ini kehilangan jejak apa yang sebenarnya tertunggak.
Apa yang harus saya lakukan jika jenis tugas yang sama terus muncul berulang kali tanpa pemilik di beberapa rapat?
Itu biasanya tanda bahwa rapat itu sendiri membutuhkan kebiasaan pengambilan keputusan yang lebih jelas, bukan daftar yang lebih baik setelahnya. Celah tanggung jawab yang berulang menunjukkan sesuatu yang layak diperbaiki dalam cara rapat berjalan, bukan hanya cara catatan diproses setelahnya.
Daftar Item Tindakan yang Jelas Hanya Berguna Jika Akurat
Prompt ini dapat digunakan kembali untuk rapat apa pun. Memeriksa pemilik sebelum menugaskan adalah kebiasaan yang layak dipertahankan.