Panduan Prompt
Cara Meminta Claude Menulis Prosedur Operasi Standar
SOP yang baik memungkinkan seseorang yang belum pernah melakukan tugas tersebut melakukannya dengan benar pada percobaan pertama.
Claude dari Anthropic pandai mengubah proses yang sudah Anda ketahui caranya menjadi prosedur operasi standar yang benar-benar dapat diikuti oleh seseorang yang tidak familiar: langkah-langkah bernomor, titik berhenti yang jelas, dan kasus-kasus khusus yang membuat orang tersandung. Claude tidak pandai mengetahui bagian dari proses Anda yang hanya ada di kepala Anda, pengecualian yang belum pernah Anda tuliskan, atau alat dan nama spesifik yang benar-benar digunakan tim Anda, kecuali Anda memberikan detail tersebut. Solusinya adalah membimbing Claude melalui proses nyata seperti Anda akan menjelaskannya kepada karyawan baru yang berdiri di sebelah Anda, bukan versi bersih yang akan Anda jelaskan jika seseorang bertanya apa yang Anda lakukan dalam satu kalimat.
Untuk meminta Claude menulis prosedur operasi standar, jelaskan proses langkah demi langkah seperti yang benar-benar Anda lakukan, termasuk alat, sistem, dan nama yang tepat yang terlibat, dan minta Claude untuk memformatnya sebagai langkah-langkah bernomor dengan titik awal dan akhir yang jelas. Tunjukkan pengecualian, kesalahan umum, atau titik keputusan di mana langkah selanjutnya bergantung pada suatu kondisi, dan minta Claude untuk menandai langkah mana pun yang ia harus menebak detail karena Anda tidak menentukannya. Baca ulang draf terhadap proses nyata sekali, idealnya sambil melakukan tugas tersebut, sebelum memperlakukannya sebagai final.
Diterbitkan
Pelajaran gratis · tanpa akunKenalan dengan ClaudeMengapa Claude?6 mntMulai pelajaran gratisPoin Penting
- Jelaskan proses sebagaimana Anda benar-benar melakukannya, bukan versi ringkasan yang bersih. Langkah-langkah yang Anda lewatkan karena otomatis bagi Anda justru adalah langkah-langkah yang dibutuhkan karyawan baru secara tertulis.
- Berikan Claude nama yang sebenarnya: alat spesifik, bidang yang tepat, sistem tempat seseorang masuk. Langkah yang mengatakan "perbarui sistem" tidak berguna bagi seseorang yang belum tahu sistem mana.
- Tunjukkan titik keputusan secara eksplisit. Proses dengan cabang, "jika permintaan di bawah 500 dolar, lakukan X; jika tidak, lakukan Y", membutuhkan cabang itu dinyatakan, bukan hanya diisyaratkan oleh konteks yang hanya Anda miliki.
- Minta titik awal dan akhir yang jelas. SOP yang tidak mengatakan kapan tugas dimulai dan kapan benar-benar selesai membuat pembaca menebak apakah mereka sudah selesai.
- Lakukan langkah demi langkah draf sambil melakukan tugas tersebut sekali sebelum mempublikasikannya. SOP yang terlihat baik di layar tetapi melewatkan satu langkah hanya menjadi jelas ketika seseorang benar-benar mencoba mengikutinya secara berurutan.
- Pisahkan jalur normal dari pengecualian. Mengubur kasus khusus di tengah langkah-langkah utama membuat kasus umum lebih sulit diikuti selama sembilan puluh persen waktu ketika pengecualian tidak berlaku.
Salin dan tempel
Prompt yang bisa Anda pakai hari ini
Draf pertama dari penjelasan proses
Saya akan menjelaskan bagaimana saya melakukan [tugas] langkah demi langkah, termasuk alat dan sistem yang tepat yang terlibat. [Jelaskan proses secara detail sebanyak mungkin, termasuk nama alat, nama bidang, dan apa pun yang Anda periksa di sepanjang jalan]. Ubah ini menjadi SOP bernomor dengan titik awal yang jelas dan titik yang jelas di mana tugas selesai. Tandai langkah mana pun yang Anda harus menebak detail karena saya tidak menentukannya.
Jelaskan proses sebagaimana Anda benar-benar melakukannya, termasuk pemeriksaan kecil yang biasa Anda lakukan yang biasanya tidak Anda sebutkan dengan lantang; ini sering menjadi langkah-langkah yang hilang bagi karyawan baru.
Menambahkan titik keputusan yang menjadi dasar langkah-langkah
Ini draf SOP saya: [tempel draf Anda]. Langkah 4 sebenarnya bercabang tergantung pada suatu kondisi: jika [kondisi], langkah selanjutnya adalah [X]; jika tidak maka [Y]. Tulis ulang langkah 4 untuk menyatakan cabang itu dengan jelas, sehingga seseorang yang mengikuti SOP tahu jalur mana yang berlaku untuk mereka sebelum melanjutkan.
Lakukan ini untuk setiap cabang dalam proses nyata; SOP yang menyembunyikan titik keputusan di dalam satu langkah adalah alasan paling umum mengapa seseorang mengikuti jalur yang salah.
Memisahkan kasus normal dari pengecualian
Ini draf SOP saya untuk [tugas]: [tempel draf Anda]. Tarik apa pun yang hanya berlaku dalam situasi yang tidak biasa, seperti [jelaskan pengecualian], ke dalam bagian "Pengecualian" terpisah di akhir, sehingga langkah-langkah bernomor utama hanya menjelaskan kasus normal. Pertahankan penunjuk singkat di langkah-langkah utama yang mencatat di mana harus memeriksa jika kasus saat ini tidak sesuai dengan pola normal.
Ini membuat jalur umum tetap mudah diikuti daripada memaksa setiap pembaca menelusuri kasus-kasus khusus yang hanya berlaku untuk sebagian kecil kasus.
Menguji SOP untuk mencari celah
Baca draf SOP ini seolah-olah Anda belum pernah melakukan tugas ini dan mengikutinya untuk pertama kalinya: [tempel draf Anda]. Di setiap langkah, beri tahu saya apa pun yang perlu Anda ketahui yang tidak dinyatakan, istilah apa pun yang tidak didefinisikan, atau titik mana pun di mana Anda akan ragu apakah Anda melakukan langkah tersebut dengan benar sebelum beralih ke langkah berikutnya.
Ini memunculkan celah yang tidak terlihat oleh Anda karena Anda sudah mengetahui prosesnya; bacaan segar menangkap apa yang disembunyikan oleh keakraban.
Menyesuaikan SOP setelah proses berubah
Ini SOP yang sudah ada untuk [tugas]: [tempel SOP saat ini]. Prosesnya berubah: [jelaskan apa yang berbeda sekarang]. Perbarui SOP untuk mencerminkan proses baru, dan tunjukkan dengan tepat langkah mana yang berubah sehingga tim dapat melihat apa yang berbeda dari versi yang sudah mereka ketahui.
Menunjukkan apa yang berubah, bukan mengganti langkah-langkah lama secara diam-diam, membantu orang yang menghafal versi sebelumnya untuk menyadari apa yang sebenarnya berbeda.
Struktur
Apa yang Sebenarnya Dibutuhkan SOP yang Dapat Diikuti
Ini adalah bagian-bagian yang memungkinkan seseorang yang tidak familiar dengan tugas menyelesaikannya dengan benar pada percobaan pertama.
Titik Awal dan Akhir yang Jelas
Nyatakan secara tepat kapan tugas dimulai dan seperti apa bentuknya ketika benar-benar selesai. SOP tanpa titik akhir yang jelas membuat pembaca menebak apakah mereka sudah selesai atau melewatkan langkah.
Nama Nyata untuk Alat Nyata
Gunakan nama sistem, bidang, dan alat nyata tim Anda, bukan deskripsi umum. "Buka permintaan" hanya berguna jika pembaca sudah tahu di mana permintaan berada; sebutkan nama sistemnya.
Titik Keputusan yang Dinyatakan Secara Eksplisit
Jika proses bercabang berdasarkan suatu kondisi, katakan itu secara langsung dalam langkah tersebut daripada membiarkannya tersirat. Cabang tersembunyi adalah alasan paling umum mengapa seseorang mengikuti jalur yang salah.
Pengecualian Terpisah dari Langkah Utama
Jaga jalur normal tetap singkat dan bersih, dan pindahkan kasus-kasus khusus ke bagiannya sendiri. SOP yang mengubur pengecualian di langkah-langkah utama membuat kasus umum lebih sulit diikuti.
Langkah-Langkah yang Anda Lewatkan
Mengapa Proses yang Akan Anda Jelaskan dalam Satu Kalimat Bukan Proses untuk Diberikan kepada Claude
Jika seseorang bertanya apa yang Anda lakukan untuk tugas ini, Anda mungkin akan meringkasnya dalam satu atau dua kalimat: "saya memeriksa permintaan, memverifikasi akun, dan memproses pengembalian dana." Ringkasan itu akurat, dan juga kehilangan hampir semua yang sebenarnya akan dibutuhkan karyawan baru, karena pemeriksaan kecil yang Anda lakukan secara otomatis, bidang spesifik yang Anda lihat sekilas, hal yang selalu Anda konfirmasi sebelum melanjutkan, telah menjadi tidak terlihat bagi Anda karena pengulangan. Mereka tidak tidak terlihat bagi seseorang yang melakukan tugas untuk pertama kalinya.
Ini adalah celah yang membuat draf SOP pertama terasa tipis bahkan ketika secara teknis benar. Claude hanya dapat menulis apa yang Anda katakan padanya, dan jika Anda menjelaskan versi ringkasan yang bersih dari proses tersebut, Anda mendapatkan kembali ringkasan bersih yang diformat sebagai langkah-langkah bernomor, bukan prosedur nyata yang dapat diikuti oleh seseorang yang tidak familiar dengan pekerjaan tersebut. Solusinya adalah menarasikan proses seperti Anda akan membimbing karyawan baru yang berdiri di sebelah Anda, termasuk bagian-bagian yang terasa terlalu jelas untuk disebutkan.
Trik yang berguna untuk memunculkan langkah-langkah tak terlihat itu adalah benar-benar melakukan tugas sekali sambil menarasikannya dengan lantang, atau sedekat mungkin dengan itu dalam sebuah prompt, daripada meringkasnya dari memori setelahnya. Pemeriksaan kebiasaan cenderung muncul secara alami ketika Anda melalui proses secara langsung; mereka cenderung menghilang ketika Anda mengingatnya dari memori setelah fakta, karena memori menyimpan ringkasan dan membuang gerakan-gerakan kecil yang membuat ringkasan itu benar.
Kesalahan Umum
Apa yang Membuat SOP Gagal pada Penggunaan Nyata Pertama
Ini adalah celah yang mengubah dokumen yang terlihat masuk akal menjadi dokumen yang tidak bertahan terhadap kontak dengan pengguna nyata yang tidak familiar.
Referensi Alat yang Samar Daripada Nama Nyata
"Catat pembaruan di sistem" tidak berarti apa-apa bagi seseorang yang belum tahu sistem mana, layar mana, bidang mana. Sebutkan alat yang sebenarnya setiap kali.
Keputusan Tersembunyi Terkubur di Dalam Satu Langkah
Jika suatu langkah secara diam-diam bergantung pada kondisi yang tidak dinyatakan, pembaca tidak akan tahu jalur mana yang berlaku untuk situasi mereka sampai sudah terlambat untuk mudah beralih jalur.
Tidak Ada Titik Akhir yang Dinyatakan untuk Tugas
Jika SOP tidak mengatakan seperti apa "selesai" terlihat, pembaca dibiarkan menebak apakah harus melanjutkan atau apakah mereka melewatkan langkah yang datang setelah yang terakhir ditulis.
Pengecualian Tercampur dengan Langkah Utama
Kasus khusus yang ditempatkan di tengah langkah-langkah normal memaksa setiap pembaca, termasuk mereka dalam kasus umum, untuk mencari tahu apakah itu berlaku sebelum melanjutkan.
Menjaga Materi Terkait Bersama
Mengapa SOP Mendapat Keuntungan dari Berada Bersama Dokumen Terkaitnya
Prosedur operasi standar jarang berdiri sendiri. Biasanya merujuk pada kebijakan yang harus dipatuhinya, versi sebelumnya yang digantikannya, atau prosedur terkait untuk tugas yang berbeda tetapi terhubung, dan menjaga dokumen-dokumen tersebut berdekatan selama penyusunan membuat hasilnya lebih konsisten daripada menulis SOP secara terisolasi dan berharap itu sesuai dengan segala sesuatu yang lain. Fitur Proyek Claude memungkinkan Anda menjaga satu set file terkait di satu tempat sehingga setiap percakapan tentang SOP dapat merujuk materi latar belakang yang sama tanpa Anda harus menempelkannya kembali setiap kali, yang didokumentasikan di halaman bantuan Proyek support.claude.com.
Ini penting terutama ketika SOP perlu tetap konsisten dengan dokumen kebijakan yang berubah secara independen dari prosedur itu sendiri. Jika kebijakan menetapkan ambang batas, seperti jumlah uang yang menentukan jalur persetujuan mana yang berlaku, menjaga kebijakan dan SOP dalam proyek yang sama berarti pembaruan masa depan dari salah satunya lebih mudah diperiksa terhadap yang lain, daripada menemukan beberapa bulan kemudian bahwa prosedur dan kebijakan yang seharusnya diterapkannya telah diam-diam menjauh.
Ini juga membantu ketika tim mempertahankan beberapa SOP terkait untuk variasi tugas yang sama, seperti satu prosedur untuk permintaan standar dan yang kedua untuk permintaan cepat. Memiliki keduanya terlihat sekaligus membuatnya lebih mudah untuk menjaga langkah-langkah bersama tetap diucapkan secara konsisten dan perbedaan di antara mereka disengaja daripada tidak sengaja, yang penting lebih dari yang terdengar begitu dua orang masing-masing memperbarui versi berbeda dari apa yang seharusnya menjadi proses dasar yang sama.
Sebelum Mempublikasikannya
Apa yang Harus Diperiksa Sebelum SOP Menjadi Versi Resmi
Lakukan langkah demi langkah draf sambil benar-benar melakukan tugas, bukan hanya membacanya di meja Anda. Langkah yang terlihat lengkap di layar sering kali ternyata melewatkan tindakan kecil yang Anda lakukan secara otomatis, dan celah itu jauh lebih jelas dengan tangan Anda di keyboard daripada membaca dengan diam dari atas ke bawah.
Periksa setiap nama alat, nama bidang, dan referensi sistem terhadap apa yang benar-benar ada di layar sekarang. Antarmuka berubah, dan SOP yang masih merujuk pada tombol yang diganti nama atau sistem yang sudah tidak digunakan lagi akan mengirim karyawan baru mencari sesuatu yang tidak ada lagi, yang merupakan kegagalan yang lebih buruk daripada langkah yang hilang karena terlihat seperti kesalahan mereka daripada kesalahan dokumen.
Berikan draf kepada seseorang yang belum pernah melakukan tugas tersebut, jika Anda bisa, dan perhatikan di mana mereka ragu-ragu. Titik di mana seseorang yang benar-benar tidak familiar dengan proses berhenti dan bertanya "tunggu, apa yang harus saya lakukan di sini?" adalah sinyal paling dapat diandalkan untuk mengetahui di mana SOP sebenarnya memiliki celah, lebih dapat diandalkan daripada pembacaan ulang Anda sendiri, karena Anda tidak dapat melupakan proses untuk membacanya seperti cara orang itu membacanya.
Claude dapat mengubah penjelasan terperinci menjadi prosedur yang bersih dan bernomor dengan cepat, tetapi penilaian tentang apakah prosedur itu benar-benar sesuai dengan cara pekerjaan dilakukan, dan apakah itu cukup lengkap bagi seseorang yang baru untuk mengikutinya tanpa mengajukan pertanyaan, masih merupakan sesuatu yang hanya dapat dikonfirmasi oleh uji coba nyata terhadap tugas yang sebenarnya.
SOP yang Baik Bertahan dari Pengguna Nyata Pertamanya
Menjelaskan proses dengan detail yang cukup agar orang lain benar-benar dapat mengikutinya adalah keterampilan menulis spesifik. Pelajaran gratis Nightschool AI mencakup tugas penulisan kerja nyata dengan Claude, termasuk keputusan penilaian tentang apa yang harus dirinci dan apa yang harus dibiarkan ke bagian pengecualian terpisah.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa hal paling penting yang harus diberitahukan kepada Claude sebelum menyusun SOP?
Jelaskan proses sebagaimana Anda benar-benar melakukannya, termasuk nama alat dan bidang yang sebenarnya serta pemeriksaan kecil kebiasaan yang biasanya tidak Anda sebutkan dengan lantang. Langkah-langkah tak terlihat itu adalah apa yang sebenarnya dibutuhkan karyawan baru.
Bagaimana saya harus menangani langkah yang bergantung pada suatu kondisi?
Nyatakan cabang secara eksplisit dalam langkah tersebut: jika suatu kondisi benar, lakukan satu hal; jika tidak, lakukan hal lain. Keputusan tersembunyi yang terkubur di dalam satu langkah adalah alasan paling umum mengapa seseorang mengikuti jalur yang salah.
Haruskah pengecualian dicampur dengan langkah-langkah bernomor utama?
Tidak. Jaga jalur normal tetap singkat dan pindahkan kasus-kasus khusus ke bagian pengecualian terpisah, dengan penunjuk singkat di langkah-langkah utama yang mencatat di mana harus memeriksa jika kasus saat ini tidak sesuai dengan pola normal.
Bagaimana saya tahu jika draf SOP saya benar-benar memiliki celah?
Lakukan langkah demi langkah sambil melakukan tugas secara fisik, atau minta Claude membacanya seperti seseorang yang tidak familiar dengan proses akan melakukannya dan menandai apa pun yang tidak didefinisikan. Keduanya memunculkan celah yang tidak terlihat begitu Anda sudah mengetahui prosesnya.
Dapatkah Claude membantu menjaga SOP konsisten dengan dokumen kebijakan terkait?
Menjaga keduanya dalam Proyek Claude yang sama, seperti dijelaskan di halaman bantuan Proyek support.claude.com, membuatnya lebih mudah untuk merujuk kebijakan selama penyusunan dan memeriksa penyimpangan antara keduanya nanti.
Apa yang harus dikatakan SOP tentang kapan tugas selesai?
Nyatakan titik akhir yang jelas: tepatnya seperti apa bentuk tugas ketika benar-benar selesai. Tanpa itu, pembaca dibiarkan menebak apakah mereka sudah selesai atau melewatkan langkah yang seharusnya datang setelah yang terakhir ditulis.
Bagaimana saya harus memperbarui SOP setelah proses nyata berubah?
Berikan Claude SOP yang sudah ada dan jelaskan apa yang berbeda sekarang, dan minta Claude menunjukkan dengan tepat langkah mana yang berubah. Itu membantu orang yang menghafal versi lama untuk menyadari apa yang sebenarnya berbeda daripada mempelajari ulang seluruh dokumen.
Siapa yang harus meninjau draf SOP sebelum dipublikasikan?
Seseorang yang belum pernah melakukan tugas tersebut, jika memungkinkan. Di mana mereka ragu-ragu atau bertanya apa yang harus dilakukan selanjutnya adalah sinyal yang lebih dapat diandalkan dari celah nyata daripada pembacaan ulang Anda sendiri, karena Anda tidak dapat membacanya seperti seseorang yang tidak familiar dengan proses membacanya.
SOP Hanya Berfungsi Jika Seseorang yang Baru Benar-Benar Dapat Mengikutinya
Struktur ini dapat digunakan kembali setiap kali. Melalui proses nyata, termasuk bagian-bagian yang biasanya Anda lewatkan, adalah bagian yang layak dilakukan dengan benar.