सरल भाषा में समझाइए
PowerPoint में Copilot से स्लाइड डेक कैसे बनाएं
आपको पता है कि डेक में क्या कहना है। बस चालीस स्लाइड बनाने के लिए पूरी शाम नहीं है।
अगर आपको प्रेजेंटेशन का पहला ड्राफ्ट चाहिए और आप खाली स्लाइड से शुरू नहीं करना चाहते, तो PowerPoint में Microsoft 365 Copilot आपके प्रॉम्प्ट से डेक बना सकता है, उसे आपके संगठन के टेम्पलेट पर रख सकता है और आपके पास पहले से मौजूद प्रेजेंटेशन में नया सेक्शन जोड़ सकता है। इस गाइड में बताया गया है कि वह प्रॉम्प्ट कैसे लिखें, अपना मौजूदा टेम्पलेट और Brand Kit कैसे सुरक्षित रखें, पहले से बने डेक को कैसे बढ़ाएं, और किसी के सामने पेश करने से पहले नतीजे में क्या जांचें।
Microsoft 365 Copilot से PowerPoint में स्लाइड डेक बनाने के लिए PowerPoint खोलें और प्रॉम्प्ट बॉक्स में उस प्रेजेंटेशन का वर्णन करें जो आप Copilot से बनवाना चाहते हैं। पहले अपने संगठन का टेम्पलेट खोलने से Copilot को पता चलता है कि आप वही थीम और डिज़ाइन रखना चाहते हैं, और अगर आपके संगठन में Brand Kit ज़रूरी है, तो डेक बनने से पहले आप चुनते हैं कि Copilot कौन सा Brand Kit इस्तेमाल करे। Copilot आपके प्रॉम्प्ट से पहला ड्राफ्ट तैयार करता है, जिसे आप जांचते हैं, क्रम बदलते हैं और दोबारा लिखते हैं, इससे पहले कि वह किसी असली दर्शक वर्ग तक पहुंचे।
प्रकाशित
मुख्य बातें
- नया डेक शुरू करने के लिए प्रॉम्प्ट बॉक्स में उस प्रेजेंटेशन का वर्णन लिखें जो आप Copilot से बनवाना चाहते हैं।
- अपना टेम्पलेट पहले खोलने से Copilot उसी थीम और डिज़ाइन को रखता है, कोई सामान्य डिज़ाइन नहीं बनाता।
- अगर आपके संगठन में Brand Kit ज़रूरी है, तो प्रेजेंटेशन बनने से पहले आप चुनते हैं कि Copilot कौन सा Brand Kit इस्तेमाल करे।
- बाकी प्रेजेंटेशन दोबारा बनाए बिना, स्लाइड के ऊपर Copilot मेन्यू में नए सेक्शन का वर्णन देकर मौजूदा डेक में पूरा सेक्शन जोड़ा जा सकता है।
- अगर PowerPoint में Copilot बिल्कुल दिख ही नहीं रहा, तो आमतौर पर वजह सब्सक्रिप्शन या संगठन की सेटिंग होती है, आपकी फ़ाइल की कोई गड़बड़ी नहीं।
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आज ही इस्तेमाल करने लायक प्रॉम्प्ट
विवरण से पूरा डेक बनवाएं
गैर-तकनीकी दर्शकों के लिए एक प्रेजेंटेशन बनाओ जो समझाए कि हमारी टीम साप्ताहिक प्रगति की रिपोर्टिंग का तरीका क्यों बदल रही है। इसमें मौजूदा तरीके की समस्या, नया तरीका, टीम के बाहर के लोगों के लिए क्या बदलेगा और यह कब से लागू होगा, ये सब शामिल करो।
पहले अपने संगठन का टेम्पलेट खोलें, ताकि Copilot शुरू से सामान्य डिज़ाइन बनाने के बजाय वही डिज़ाइन रखे।
लिखित दस्तावेज़ को स्लाइड में बदलें
इस दस्तावेज़ के आधार पर एक प्रेजेंटेशन बनाओ जिसमें सिर्फ़ मुख्य फ़ैसले और उनके पीछे का तर्क हो। इसे ऐसे दर्शकों के लिए लिखो जिन्होंने मूल दस्तावेज़ नहीं पढ़ा है और जो पूरा लेख नहीं, सिर्फ़ स्लाइड देखेंगे।
बताएं कि स्रोत दस्तावेज़ से क्या लेना है और क्या नहीं, क्योंकि सीधे बदलने पर अक्सर स्लाइड के हिसाब से ज़रूरत से ज़्यादा ब्योरा रह जाता है।
पहले से बने डेक में नया सेक्शन जोड़ें
इस प्रेजेंटेशन में एक नया सेक्शन जोड़ो जो उन खुले जोखिमों को कवर करे जिन पर हमने अभी तक काम नहीं किया है। इसे बाकी डेक के दर्शकों के लिए ही लिखो और लहजा पहले से मौजूद सेक्शनों जैसा रखो।
एक जोड़ के लिए पूरा डेक दोबारा बनाने के बजाय, स्लाइड के ऊपर Copilot मेन्यू में सेक्शन का वर्णन करें।
प्रेजेंट करने से पहले डेक की कड़ी जांच करवाएं
इस पूरे प्रेजेंटेशन को ऐसे पढ़ो जैसे तुम इसे कमरे में पहली बार देख रहे हो, और बताओ कि किस स्लाइड में बात साफ़ नहीं है, कहां कोई दावा उसी स्लाइड पर प्रमाण के बिना किया गया है, और कहां ढांचा बिना साफ़ संक्रमण के अचानक छलांग लगाता है।
इसे पहला ड्राफ्ट बन जाने के बाद चलाएं, उन स्लाइडों को चमकाने में समय लगाने से पहले जो शायद हट जाएं।
COPILOT से डेक बनाना कैसा दिखता है
शून्य से पहले ड्राफ्ट तक पहुंचने के मुख्य कदम
प्रॉम्प्ट से नया डेक, आपके टेम्पलेट का सम्मान करने वाला डेक, और ऐसा डेक जिसे आप बाद में बिना दोबारा शुरू किए बढ़ा सकें।
लिखे हुए प्रॉम्प्ट से डेक बनाता है
प्रॉम्प्ट बॉक्स में उस प्रेजेंटेशन का वर्णन करें जो आप Copilot से बनवाना चाहते हैं, वैसे ही जैसे आप किसी सहकर्मी को पहला ड्राफ्ट बनाने के लिए ब्रीफ़ करते।
टेम्पलेट से शुरू करें तो उसे रखता है
टेम्पलेट से शुरू करने पर Copilot को पता चलता है कि आप प्रेजेंटेशन की थीम और डिज़ाइन रखना चाहते हैं, कुछ नया शुरू से नहीं बनवाना चाहते।
आपके संगठन के Brand Kit का सम्मान करता है
अगर आपके संगठन में Brand Kit ज़रूरी है, तो Select brand में वह Brand Kit चुनें जिसे आप चाहते हैं कि Copilot प्रेजेंटेशन बनाना शुरू करने से पहले इस्तेमाल करे।
पहले से बने डेक को बढ़ाता है
नया सेक्शन तैयार करवाने के लिए स्लाइड के ऊपर Copilot मेन्यू में Add a topic विकल्प चुनें, बिना उन सेक्शनों को दोबारा बनाए जो पहले से मौजूद हैं।
पहला प्रॉम्प्ट लिखना
नया प्रेजेंटेशन मांगने पर असल में क्या होता है
प्रॉम्प्ट बॉक्स में उस प्रेजेंटेशन का वर्णन करें जो आप Copilot से बनवाना चाहते हैं। इसे वैसे ही लें जैसे आप किसी सहकर्मी को एक अनुच्छेद का ब्रीफ़ देते हैं जो आपके लिए डेक बनाने वाला है: सिर्फ़ एक वाक्य का विषय लिखने के बजाय दर्शक, उद्देश्य और जिन मुख्य बातों को शामिल करना है, वे बताएं।
आप प्रॉम्प्ट में जितना ब्योरा डालते हैं, उतना ही सीधे यह तय होता है कि पहला ड्राफ्ट कितना काम का निकलेगा। जो प्रॉम्प्ट सिर्फ़ विषय का नाम बताता है, उससे उस विषय पर एक सामान्य डेक मिलता है। जो प्रॉम्प्ट दर्शक बताता है, प्रेजेंटेशन का लक्ष्य बताता है और वे ख़ास बातें गिनाता है जो उसमें होनी ही चाहिए, उससे ऐसा डेक मिलता है जिसे शुरू से बनाने के बजाय आप आसानी से संपादित करके ठीक कर सकते हैं।
आपका प्रॉम्प्ट मिलने के बाद Copilot पूरा पहला ड्राफ्ट बनाता है: एक टाइटल स्लाइड, कंटेंट स्लाइडों का क्रम, और आपके वर्णन से निकला हुआ ढांचा। यह बदलने के लिए बना शुरुआती बिंदु है, तैयार उत्पाद नहीं, इसलिए पहले नतीजे के प्रेजेंटेशन के लिए तैयार होने की उम्मीद करने के बजाय अलग-अलग स्लाइडों का क्रम बदलने, उन्हें छांटने और दोबारा लिखने में समय लगाने की योजना रखें।
अगर आपको PowerPoint में Copilot बिल्कुल नहीं दिखता, तो हो सकता है वह आपके Microsoft 365 सब्सक्रिप्शन में शामिल न हो या आपके संगठन की सेटिंग के आधार पर उपलब्ध न हो। यह मान लेने से पहले जांच लेना ठीक रहता है कि प्रॉम्प्ट बॉक्स ही ख़राब है।
अपने टेम्पलेट की सुरक्षा
Copilot को अपने संगठन के डिज़ाइन के भीतर रखें, बाहर नहीं
ऐसा डेक पाने का सबसे तेज़ तरीका, जिसे आप इस्तेमाल ही नहीं कर सकते, यह है कि Copilot को बिना किसी डिज़ाइन संदर्भ के प्रेजेंटेशन बनाने दें और फिर बाद में उस पर अपने संगठन का टेम्पलेट चढ़ाने की कोशिश करें। बेहतर क्रम यह है कि टेम्पलेट से ही शुरू करें।
टेम्पलेट से शुरू करने पर Copilot को पता चलता है कि आप प्रेजेंटेशन की थीम और डिज़ाइन रखना चाहते हैं, इसलिए Copilot जो स्लाइड बनाता है वे पहले से उस लेआउट, रंगों और ढांचे से मेल खाती हैं जिसकी आपके संगठन को अपेक्षा है। आपको किसी सामान्य डिज़ाइन को स्लाइड दर स्लाइड दोबारा नहीं बनाना पड़ता।
अगर आपके संगठन में Brand Kit ज़रूरी है, तो प्रॉम्प्ट लिखने से पहले Select brand में वह Brand Kit चुनें जिसे आप चाहते हैं कि Copilot प्रेजेंटेशन के लिए इस्तेमाल करे। इस कदम को शुरू में ही सही कर लेने से आप Copilot की बनाई हर स्लाइड पर ब्रांडिंग दोबारा लगाने से बच जाते हैं, जो शुरू में ही सही किट चुन लेने से कहीं ज़्यादा थकाऊ सुधार है।
यह जितना लगता है उससे ज़्यादा मायने रखता है, क्योंकि जो डेक आपके संगठन के दृश्य मानकों से मेल खाता है, वह किसी के कंटेंट को समझने से पहले ही ज़्यादा विश्वसनीय लगता है। डिज़ाइन की नींव पहले सही कर लेने का मतलब है कि बाद में आपका संपादन का पूरा समय प्रेजेंटेशन की असली दलील पर लग सकता है।
पहले से बने डेक को बढ़ाना
शुरू से बनाने के बजाय मौजूदा प्रेजेंटेशन में जोड़ना
प्रेजेंटेशन का बहुत सा असली काम शून्य से डेक बनाना नहीं होता। वह पहले से मौजूद किसी चीज़ में नया सेक्शन जोड़ना होता है: किसी के बाद में मांगा हुआ जोखिमों का सेक्शन, पिछली बैठक के किसी सवाल का जवाब देने वाली अगली स्लाइड, या किसी ऐसे डेक का अपडेट जिसे आप नियमित रूप से प्रस्तुत करते हैं।
इसके लिए स्लाइड के ऊपर Copilot मेन्यू में Add a topic विकल्प चुनें और उस सेक्शन का वर्णन करें जो आप तैयार करवाना चाहते हैं। Copilot ख़ास उसी सेक्शन के लिए नई स्लाइडें बनाता है, जिन्हें आप मौजूदा डेक में जहां ठीक लगे वहां रख सकते हैं, और जो सेक्शन आप पहले पूरे कर चुके हैं उन्हें छुए या दोबारा बनाए बिना।
नए सेक्शन का वर्णन उतनी ही सावधानी से करें जितनी पूरे डेक के प्रॉम्प्ट में करते: इसे कौन पढ़ेगा, इसे क्या हासिल करना है, और डेक के मौजूदा सेक्शनों के बगल में यह किस लहजे में पढ़ा जाना चाहिए। जो सेक्शन ऐसा लगे कि किसी दूसरे प्रेजेंटेशन से चिपकाया गया है, वह आमतौर पर उस प्रॉम्प्ट का नतीजा होता है जिसमें यह संदर्भ छूट गया था।
यह तरीका समय के साथ सबसे ज़्यादा फ़ायदा देता है, क्योंकि बार-बार इस्तेमाल होने वाले डेक शायद ही कभी शून्य से दोबारा बनते हैं। किसी डेक को सेक्शन दर सेक्शन साफ़-सुथरे ढंग से बढ़ा पाना, रोज़मर्रा में अक्सर पहले ड्राफ्ट के निर्माण से ज़्यादा काम का होता है, जिसके बारे में ज़्यादातर लोग सबसे पहले सोचते हैं.
प्रेजेंट करने से पहले
Copilot से बने डेक को किसी और को दिखाने से पहले क्या जांचें
पहला ड्राफ्ट एक शुरुआती बिंदु है। उसे एक बार अपने असली दर्शक की तरह पढ़ना ही उसे प्रस्तुत करने लायक बनाता है।
हर दावे को अपने तथ्यों से मिलाएं
आत्मविश्वास से भरी लगने वाली स्लाइड भी ऐसी बात कह सकती है जिसकी कभी पुष्टि ही नहीं हुई। स्क्रीन पर आने से पहले कोई भी ख़ास दावा, संख्या या नाम अपनी असली स्रोत सामग्री से मिलाकर जांच लें।
उसे उसी क्रम में पढ़ें जिसमें दर्शक देखेंगे
डेक को स्लाइड दर स्लाइड वैसे देखें जैसे पहली बार देखने वाला दर्शक देखता, और जांचें कि हर स्लाइड की बात आपके ज़ोर से अतिरिक्त संदर्भ बताए बिना भी साफ़ है।
दोबारा बनाने के बजाय छांटें
अगर कोई स्लाइड लगभग ठीक है पर पूरी तरह नहीं, तो जो हिस्सा वहां नहीं होना चाहिए उसे काट देना आमतौर पर पूरा सेक्शन दोबारा बनवाकर बेहतर की उम्मीद करने से तेज़ और सुरक्षित होता है।
हाथ से क्या जांचना है
यह कहां कमज़ोर पड़ता है, और क्या आपके ज़िम्मे रहता है
Copilot से बना डेक मज़बूत पहला ड्राफ्ट है, तैयार प्रेजेंटेशन नहीं, और उसे तैयार मान लेना ही असली दर्शकों के सामने ऐसे डेक के बिगड़ने का सबसे आम तरीका है। उस पर भरोसा करने से पहले उसे शुरू से आख़िर तक एक बार पढ़ें, वैसे ही जैसे आप किसी जूनियर सहकर्मी का पहली बार सौंपा हुआ डेक जांचते।
अगर आपको PowerPoint में Copilot बिल्कुल नहीं दिखता, तो हो सकता है वह आपके Microsoft 365 सब्सक्रिप्शन में शामिल न हो या आपके संगठन की सेटिंग के आधार पर उपलब्ध न हो। इसलिए अगर फ़ीचर पूरी तरह ग़ायब लगे, सिर्फ़ ऐसा नतीजा न दे रहा हो जो आपको पसंद नहीं, तो सबसे पहले यही जांचें।
चित्रों और दृश्य सुझावों पर भी दूसरी नज़र डालना ठीक रहता है। Copilot स्टॉक इमेज सुझा सकता है या प्रेजेंटेशन के अनुरूप इमेज बना सकता है, पर सुझाई या बनाई गई इमेज को फिर भी जांचना चाहिए कि वह स्लाइड की बात और आपके संगठन के मानकों से सचमुच मेल खाती है या नहीं, सिर्फ़ यह नहीं कि वह निखरी हुई दिखती है।
जो आदत डालने लायक है, वह यह है कि हर Copilot से बने डेक को संपादित करने का मसौदा मानें, स्वीकार करने का नतीजा नहीं। अपने टेम्पलेट से शुरू करना, ख़ास प्रॉम्प्ट लिखना और प्रस्तुत करने से पहले नतीजे को शुरू से आख़िर तक एक बार पढ़ना, ज़्यादातर समस्याओं को तब पकड़ लेगा जब तक आपके अपने संपादन के बाहर कोई उन्हें देखता भी नहीं।
पहला ड्राफ्ट तभी काम का है जब आपको उसे ढालना आता हो
मिनटों में प्रॉम्प्ट से स्लाइड पा लेना आसान हिस्सा है। काम का पहला ड्राफ्ट पाने लायक ख़ास प्रॉम्प्ट लिखना, और यह ठीक-ठीक जानना कि प्रस्तुत करने से पहले क्या जांचना है, वही हिस्सा है जो असल में आपकी शाम बचाता है। Nightschool AI के Copilot कोर्स का पहला हफ़्ता ऐसे ही असली प्रेजेंटेशनों के इर्द-गिर्द बना है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
PowerPoint में Copilot से नया प्रेजेंटेशन कैसे बनाएं?
प्रॉम्प्ट बॉक्स में उस प्रेजेंटेशन का वर्णन करें जो आप Copilot से बनवाना चाहते हैं, और दर्शक, उद्देश्य और जिन मुख्य बातों को शामिल करना है, वे बताएं। Copilot उस प्रॉम्प्ट से पूरा पहला संस्करण तैयार करता है, जिसे आप जांचकर नया रूप देते हैं।
क्या Copilot मेरे संगठन का टेम्पलेट अपने आप इस्तेमाल करेगा?
तभी, जब आप उसी से शुरू करें। टेम्पलेट से शुरू करने पर Copilot को पता चलता है कि आप प्रेजेंटेशन की थीम और डिज़ाइन रखना चाहते हैं, और वह कोई सामान्य लेआउट नहीं बनाता जिसे आपको बाद में दोबारा ब्रांड करना पड़े।
अगर मेरे संगठन में कोई ख़ास Brand Kit ज़रूरी है तो?
अगर आपके संगठन में Brand Kit ज़रूरी है, तो प्रॉम्प्ट लिखने से पहले Select brand में वह Brand Kit चुनें जिसे आप चाहते हैं कि Copilot प्रेजेंटेशन के लिए इस्तेमाल करे, ताकि Copilot की बनाई हर स्लाइड पहले से उसी ब्रांडिंग का पालन करे।
क्या मैं पहले से बने प्रेजेंटेशन में, दोबारा शुरू किए बिना, नया सेक्शन जोड़ सकता हूं?
हां। स्लाइड के ऊपर Copilot मेन्यू में Add a topic विकल्प चुनें और वह सेक्शन बताएं जो आप चाहते हैं। Copilot उस सेक्शन का अलग ड्राफ्ट बनाता है, जिसे आप बाकी डेक को छुए बिना मौजूदा डेक में रख सकते हैं।
मुझे PowerPoint में Copilot दिखता ही क्यों नहीं?
अगर आपको Word, Excel, PowerPoint या OneNote में Copilot नहीं दिखता, तो हो सकता है वह आपके Microsoft 365 सब्सक्रिप्शन में शामिल न हो या आपके संगठन की सेटिंग के आधार पर उपलब्ध न हो। फ़ीचर को ख़राब मानने से पहले अपना सब्सक्रिप्शन और संगठन की सेटिंग जांच लें।
क्या Copilot किसी लिखित दस्तावेज़ को स्लाइड डेक में बदल सकता है?
हां, प्रॉम्प्ट में दस्तावेज़ को अपना स्रोत बताकर और यह तय करके कि डेक में क्या आना चाहिए। बताएं कि क्या काटना है, क्योंकि दस्तावेज़ से सीधे बदलने पर अक्सर उससे कहीं ज़्यादा ब्योरा रह जाता है जितना स्लाइड का प्रारूप संभाल सकता है।
क्या Copilot प्रेजेंटेशन के लिए इमेज में मदद कर सकता है?
Copilot स्टॉक इमेज सुझा सकता है या प्रेजेंटेशन के अनुरूप इमेज बना सकता है। किसी भी सुझाई या बनाई गई इमेज को रखने से पहले जांचें कि वह स्लाइड की बात और आपके संगठन के दृश्य मानकों से सचमुच मेल खाती है या नहीं।
Copilot से बना डेक प्रस्तुत करने से पहले क्या जांचना चाहिए?
पूरे डेक को एक बार वैसे पढ़ें जैसे आपके असली दर्शक देखेंगे, कोई भी ख़ास दावा या संख्या अपनी असली स्रोत सामग्री से मिलाएं, और किसी को दिखाने से पहले पक्का करें कि डिज़ाइन आपके संगठन के टेम्पलेट और Brand Kit से मेल खाता है।
हर बार खाली स्लाइड से वही डेक ढांचा बनाना बंद करें
ख़ास प्रॉम्प्ट और आपका अपना टेम्पलेट आपको ज़्यादातर रास्ता पार करा देते हैं। संपादन का दौर ही उसे प्रस्तुत करने लायक बनाता है।