Teams में Copilot से मीटिंग रीकैप कैसे पाएं

Teams में Copilot डिफ़ॉल्ट रूप से हर मीटिंग को खामोशी से रिकॉर्ड और इंटरप्रेट नहीं करता। यह मीटिंग के दौरान लाइव ट्रांसक्रिप्ट से बातचीत की समझ बनाता है। मीटिंग के बारे में Copilot से सवाल पूछने या मीटिंग खत्म होने के बाद उसकी बातचीत का इतिहास देखने के लिए, लाइव ट्रांसक्रिप्शन मीटिंग के दौरान ऑन होना जरूरी है, बाद में ऑन करने से काम नहीं चलेगा, क्योंकि एक बार सभी कॉल छोड़ देने के बाद कोई 'बाद वाला' ट्रांसक्रिप्ट बनाया ही नहीं जा सकता।

जब रीकैप खाली आता है या Copilot ऐसा बर्ताव करता है जैसे मीटिंग कभी हुई ही न हो, तो लोग यही बात मिस करते हैं। अगर ट्रांसक्रिप्शन बंद था, तो Copilot खामोशी से फेल नहीं हो रहा था, बस उसके पास सार देने के लिए कुछ था ही नहीं। ऐसी कोई सेटिंग नहीं है जिसे आप बाद में फ्लिप करके किसी ऐसी मीटिंग के लिए पीछे जाकर ट्रांसक्रिप्ट बना सकें जो बिना ट्रांसक्रिप्ट के ही खत्म हो गई।

व्यवहार में, इसका मतलब है कि यहां जो आदत अहम है वह बाद में Copilot से सही सवाल पूछना नहीं है। यह याद रखना है कि मीटिंग शुरू होते ही लाइव ट्रांसक्रिप्शन ऑन कर दें, वैसे ही जैसे आप किसी ऐसी कॉल पर रिकॉर्ड बटन दबाना याद रखते जिससे आपको नोट्स चाहिए होते। अगर आप आयोजक हैं, या बस वह व्यक्ति हैं जो अक्सर ये मीटिंग्स चलाता है, तो लोगों के जुड़ते ही इसे अपनी शुरुआती जांच सूची में शामिल करें।

अगर आप किसी ऐसी मीटिंग में शामिल हो रहे हैं जिसे कोई और चला रहा है और आपको यकीन नहीं है कि ट्रांसक्रिप्शन ऑन है या नहीं, तो शुरुआत में ही खुलकर पूछ लेना बेहतर है। इसमें बस कुछ सेकंड लगते हैं, और यही फर्क तय करता है कि मीटिंग खत्म होने के बाद आपके पास एक काम का रीकैप है या कुछ भी नहीं।

रीकैप कोई एक ही तरह का आउटपुट नहीं होता। 'मीटिंग का सार दें' कहने से आपको एक सामान्य सार मिलता है, जो उपयोगी तो है पर अक्सर इस पर काम करने के लिहाज से बहुत व्यापक होता है। ज्यादा उपयोगी तरीका यह है कि आप अभी जो चाहिए उससे जुड़ी कोई खास बात मांगें: किसी खास विषय पर किसने क्या कहा, आपके जुड़ने से पहले क्या फैसला लिया गया, या टीम ने आगे क्या करने पर सहमति जताई। ऊपर दिए गए प्रॉम्प्ट उदाहरण जानबूझकर इस तरह बनाए गए हैं, जिसमें चाहा गया आउटपुट खुला न छोड़कर साफ बताया गया है।

क्योंकि Copilot मीटिंग के दौरान भी रीयल टाइम में सवालों के जवाब देता है, इसलिए इसका इस्तेमाल करने के लिए आपको मीटिंग खत्म होने का इंतजार करने की जरूरत भी नहीं है। अगर आप मीटिंग में हैं और एक मिनट के लिए बात का सिलसिला भूल जाते हैं, तो आप किसी को दोबारा बात दोहराने के लिए बीच में रोके बिना पूछ सकते हैं कि अभी क्या फैसला लिया गया। यही आदत, लाइव हर बात फॉलो करने की कोशिश के बजाय सीधा सवाल पूछना, मीटिंग के बाद के रीकैप में भी स्वाभाविक रूप से काम आती है।

जब आप ऐसा रीकैप मांग रहे हों जिसे आप दूसरे लोगों को भेजने वाले हैं, तो ऑडियंस के बारे में साफ बताना भी जरूरी है। जो व्यक्ति पूरी मीटिंग में नहीं था, उसके लिए बनाए गए रीकैप में उस व्यक्ति से ज्यादा संदर्भ चाहिए जो वहां मौजूद था पर थोड़ी देर के लिए गया था। Copilot को बताना कि रीकैप किसके लिए है और वह पहले से क्या जानता है, इससे यह न तो ज्यादा समझाता है, न ही कुछ ऐसा छोड़ता है जो उस व्यक्ति को असल में चाहिए था।

Teams में Copilot की असली सीमाएं हैं, और किसी अहम काम के लिए इस पर भरोसा करने से पहले उन्हें जानना जरूरी है। Copilot आपके संगठन के बाहर होस्ट की गई मीटिंग्स में काम नहीं करता, इसलिए अगर आप किसी और के Teams टेनेंट में गेस्ट हैं, तो बाद में रीकैप की उम्मीद न करें, भले ही आपने लाइव ट्रांसक्रिप्शन जांचना याद रखा हो और बाकी सब सामान्य दिखा हो। इस पाबंदी का आपके नियंत्रण वाली किसी सेटिंग से कोई लेना-देना नहीं है।

ट्रांसक्रिप्शन की जरूरत दूसरी बड़ी सीमा है। अगर यह बंद थी, तो बाद में सवाल पूछने के लिए कोई बातचीत का इतिहास नहीं होता, और मीटिंग के बाद चाहे कितनी भी चतुराई से प्रॉम्प्ट किया जाए, वह वापस नहीं मिलेगा। अगर आपको यकीन नहीं है कि किसी पिछली मीटिंग में ट्रांसक्रिप्शन ऑन था या नहीं, तो यह जानने का सबसे तेज तरीका है कि चैट या Recap टैब में Copilot से इसके बारे में पूछकर देखें; अगर वहां लेने के लिए कुछ नहीं है, तो आपको जल्दी पता चल जाएगा।

इन दो सीमाओं से आगे, किसी भी रीकैप को वैसे ही समझें जैसे आप किसी और के बनाए नोट्स को समझते हैं: उपयोगी, पर इसे तथ्य मानकर आगे भेजने से पहले एक बार और देख लेना जरूरी है। तेजी से बढ़ती चर्चा में नाम गलत व्यक्ति से जुड़ सकते हैं, और सुझाया गया एक्शन आइटम Copilot का बातचीत पर पढ़ा गया अंदाजा है, ट्रांसक्रिप्ट से सत्यापित असाइनमेंट नहीं, जब तक आप इसे असल में कही गई बातों से जांच न लें।