Excel में Copilot से स्प्रेडशीट का विश्लेषण कैसे करें

अपने डेटा के बारे में Copilot से कुछ भी पूछने से पहले उसे ढूँढना होगा: चैट पैन खोलने के लिए Excel के निचले दाएँ कोने में Copilot आइकन चुनें। पहली बार इसे नज़रअंदाज़ करना आसान है, क्योंकि यह रिबन के बाहर है, ऊपर बाकी कमांड के साथ नहीं, बल्कि विंडो के कोने में।

चैट पैन खुलने के बाद इस गाइड की हर बात वहीं होती है। आप सामान्य भाषा में अपनी माँग लिखते हैं, और Copilot सीधे उसी टेबल पर काम करता है जो आपके सामने खुली है, उसकी किसी कॉपी या एक्सपोर्ट पर नहीं।

सीखने के लिए फ़ॉर्मूला बटनों का कोई अलग मेन्यू नहीं है। फ़ॉर्मूला कॉलम माँगना और पहले से मौजूद फ़ॉर्मूले को समझाने के लिए कहना, दोनों एक ही तरह शुरू होते हैं: पैन खोलें और एक वाक्य में बताएँ कि आप क्या चाहते हैं, ठीक वैसे ही जैसे आप अपने बगल में बैठे सहकर्मी से कहते।

अगर आइकन बिल्कुल दिख ही नहीं रहा, तो कुछ और मानने से पहले जाँच लें कि आपका Microsoft 365 प्लान Copilot की ज़रूरतें पूरी करता है या नहीं।

फ़ॉर्मूला कॉलम आपके डेटा से कुछ नया निकालने की समस्या सुलझाते हैं। एक अलग और उतना ही काम का तरीका यह है कि आप Copilot से पूरी टेबल देखकर बताने को कहें कि क्या अलग दिख रहा है, बजाय इसके कि आप सैकड़ों पंक्तियाँ स्क्रोल करके अंदाज़े से रुझान खोजें।

Copilot आपके मौजूदा डेटा से मान निकालने वाले नए कॉलम या पंक्तियाँ बना सकता है, जैसे हर प्रोडक्ट का प्रॉफ़िट मार्जिन, और यही बुनियादी क्षमता उसे इस तरह के सवाल का जवाब देने देती है कि किसी अवधि में किस प्रोडक्ट में सबसे बड़ा उतार-चढ़ाव रहा, बशर्ते तुलना आपकी टेबल के मौजूदा कॉलमों से बन सके।

जवाब की गुणवत्ता काफ़ी हद तक इस पर निर्भर करती है कि सवाल कितना खास है। जिस प्रॉम्प्ट में सटीक कॉलम, सटीक तुलना और आपकी दिलचस्पी वाली सटीक समय-सीमा का नाम हो, उससे ऐसा नतीजा मिलता है जिस पर आप कदम उठा सकें। जो प्रॉम्प्ट Copilot से बस कुछ दिलचस्प खोजने को कहता है, उससे अक्सर सही मगर सतही बात मिलती है, क्योंकि उसके पीछे कोई असली सवाल नहीं था जिसका Copilot सटीक जवाब दे सके।

चैट पैन को बातचीत की तरह लें, एक बार के क्वेरी की तरह नहीं। अगर पहला जवाब करीब है पर ठीक वही नहीं जो चाहिए था, तो सीधा फ़ॉलो-अप पूछें और बताएँ कि क्या छूट गया, ठीक वैसे ही जैसे आप किसी सहकर्मी को अपनी बात साफ़ करते, जो पहली कोशिश में लगभग सही जगह पहुँच गया हो।

अटके हुए फ़ॉर्मूले से निकलने या अपने डेटा में पैटर्न की पहली झलक पाने के लिए Excel में Copilot सचमुच उपयोगी है, पर यह उन संख्याओं को समझने का विकल्प नहीं है जिन्हें आप प्रस्तुत करने या जिन पर कदम उठाने वाले हैं। Copilot सुझाव बनाने के लिए AI का उपयोग करता है और कभी-कभी गलतियाँ कर सकता है, इसीलिए उसके बनाए काम पर भरोसा करने से पहले उसकी समीक्षा करना, उसे संपादित करना और जाँचना टूल के सही इस्तेमाल का हिस्सा है, कोई वैकल्पिक अतिरिक्त कदम नहीं।

Calculation Options की सेटिंग दूसरी सख्त सीमा है जिसे याद रखना चाहिए। अगर Copilot फ़ॉर्मूला के अनुरोधों का जवाब देना बंद कर दे, तो कुछ और खराब मानने से पहले जाँचें कि Calculation Options Automatic पर हैं या नहीं। Copilot से संपादन केवल उसी मोड में समर्थित है।

इन दोनों सीमाओं के अलावा, Copilot के किसी भी फ़ॉर्मूले या जानकारी को वैसे ही लें जैसे आप किसी नए एनालिस्ट की पहली बार दी हुई संख्या को लेते: संभावित रूप से सही, शायद सही, और ऐसी चीज़ में जाने से पहले दूसरी नज़र के लायक जिस पर दूसरे लोग कदम उठाएँगे। एक-दो पंक्तियाँ हाथ से जाँचने में कुछ मिनट लगते हैं और यह रिपोर्ट के बाद सुधारने से कहीं सस्ता पड़ता है।

लंबे समय में फ़ायदा देने वाली आदत हर फ़ीचर रट लेना नहीं है। वह यह है कि आप ऐसे डेटा पर Copilot से खास, सीमित दायरे वाले सवाल पूछने में सहज हो जाएँ जिसे आप पहले से ठीक-ठाक समझते हैं, ताकि अगर उसका लौटाया जवाब आपकी अपेक्षा से मेल न खाए तो आप जल्दी भाँप सकें।