Học cách dùng ChatGPT, Copilot hoặc Claude trong công việc

Bước 4: chỉnh sửa ít nhất một lần. Đọc câu trả lời đầu tiên, xác định điều gì chưa ổn và nói ra. 'Ngắn hơn, và mở đầu bằng quyết định' hoặc 'quá trang trọng với một đồng nghiệp tôi quen' đều là những chỉ dẫn đầy đủ. Trợ lý làm việc dựa trên những gì bạn nói, nên phản hồi cụ thể sẽ cho bản nháp thứ hai tốt hơn.

Bước 5: kiểm tra kết quả với nguồn trước khi nó rời khỏi màn hình của bạn. Mở email hoặc tài liệu gốc cạnh câu trả lời và xác nhận từng tên, ngày, con số và cam kết. Nếu trợ lý đã tóm tắt một nội dung, hãy yêu cầu nó trích dẫn câu mà từng ý được lấy từ đó, rồi tự mình kiểm chứng các câu ấy.

Bước 6: lưu prompt đã hiệu quả. Dán nó vào một ghi chú, đặt dấu ngoặc vuông ở chỗ các chi tiết thay đổi. Sau vài tuần, bạn sẽ có bộ prompt riêng cho công việc, chẳng hạn một prompt cho báo cáo tình hình hằng tuần và một prompt để chuẩn bị cuộc họp.

Bước 7: đặt một nhịp phù hợp với công việc toàn thời gian. Một mô hình thực tế là một buổi ngắn vào buổi tối ngày thường hoặc giờ nghỉ trưa để học một bài, một hai việc nhỏ có thật trong tuần, và vài phút cuối tuần để ghi lại điều gì đã hiệu quả. Học theo nhịp riêng bằng những buổi nhỏ tốt hơn một lần dồn sức dài, vì điều bạn đang xây dựng là thói quen.

Nếu tuần nào đó bận rộn, hãy bỏ bài học và giữ lại một việc thật. Dùng AI cho một việc bạn vốn phải làm cũng được tính là luyện tập, và đó là kiểu luyện tập đọng lại lâu.

Lộ trình đi theo thứ tự ChatGPT, Microsoft 365 Copilot, rồi Claude. Nếu công ty chỉ cấp cho bạn một trong ba, hãy học bài của công cụ đó trước và các bài còn lại khi bạn tò mò. Mỗi bước là điều bạn có thể thử trên công việc của mình ngay trong tuần.

Đầu tiên là khóa Tuần đầu tiên với ChatGPT trong công việc, bài 'Có câu trả lời thực sự dùng được', dài 14 phút. Bài này nói về điều mà cả trang này xoay quanh: biến một yêu cầu mơ hồ thành câu trả lời bạn có thể đưa ra trước người khác. Trong cùng tuần, hãy áp dụng cho một email hoặc một đoạn văn mà bạn vốn định viết. Nếu muốn học thêm, bài miễn phí thứ hai trong khóa đó là 'Giữ các cuộc trò chuyện và tệp của một dự án ở cùng một chỗ'.

Thứ hai là khóa Tuần đầu tiên với Microsoft 365 Copilot trong công việc, bài 'Dọn hộp thư buổi sáng trước cuộc họp tiếp theo', dài 11 phút. Hãy thử vào một buổi sáng bạn sắp có cuộc họp và hộp thư đầy thư, rồi đối chiếu từng bản tóm tắt với thư gốc. Bài miễn phí kế tiếp, 'Soạn và chỉnh gọn tài liệu mà không phải bắt đầu từ trang trống', chuyển sang việc soạn thảo trong Word.

Thứ ba là khóa Vì sao chọn Claude?, bài 'Làm quen với Claude', dài 6 phút. Sau đó, hãy mở cuộc trò chuyện đầu tiên về một việc thật trong tuần của bạn; bài kế tiếp trong khóa là 'Cuộc trò chuyện đầu tiên của bạn'. Khi muốn luyện phương pháp có chủ đích hơn, 'Ngữ cảnh là tất cả' trong Viết prompt chiến lược và 'Vòng lặp chỉnh sửa' trong Nắm vững những điều cốt lõi hướng dẫn cách cung cấp ngữ cảnh và cải thiện bản nháp từng bước.

Hãy để ý rằng các bài học nói về những công cụ khác nhau nhưng đều đòi hỏi ở bạn cùng một điều: cung cấp ngữ cảnh, nói rõ bạn muốn nhận lại gì, chỉnh sửa và kiểm tra. Đó là lý do lộ trình này vẫn hữu ích dù ở công ty bạn chỉ dùng một trong ba công cụ.

Luyện tập hiệu quả nhất trên những việc đã có sẵn trong tuần của bạn. Một bài học riêng lẻ cho bạn một khuôn mẫu; một email, báo cáo hay chương trình họp thật cho bạn lý do để nhớ nó. Hãy giữ một danh sách đơn giản những việc bạn đã thử với trợ lý và một dòng về kết quả của từng việc.

Đây là một lịch bốn tuần phù hợp với công việc toàn thời gian. Tuần một, học bài đầu tiên cho công cụ của bạn và dùng nó cho một việc rủi ro thấp. Tuần hai, lặp lại loại việc đó và thêm một việc thứ hai, chẳng hạn chuẩn bị cuộc họp. Tuần ba, lưu những prompt tốt nhất và chia sẻ một prompt với đồng nghiệp hỏi bạn làm thế nào. Tuần bốn, chọn một việc thường hay kéo dài và xem phương pháp có giúp nó nhẹ đi không.

Hãy dùng trợ lý để chất vấn công việc của bạn, không chỉ để tạo ra nó. Dán một bản nháp và hỏi người đọc hoài nghi sẽ phản đối điều gì, hoặc còn thiếu gì với người không tham gia dự án. Cách này thường có giá trị hơn việc xin một bản nháp mới, và nó giữ bạn ở vị trí tác giả.

Khi một câu trả lời làm bạn thất vọng, hãy thay đổi từng điều một. Thêm ngữ cảnh còn thiếu, siết lại định dạng, hoặc tách việc thành hai việc nhỏ hơn. Phần lớn câu trả lời yếu bắt nguồn từ một prompt bỏ sót người đọc là ai hoặc kết quả tốt trông như thế nào.

Vài tuần luyện tập đều đặn theo nhịp riêng sẽ cho bạn một phương pháp đáng tin cậy, một số prompt hợp với công việc của bạn và cảm nhận rõ hơn về việc nào hợp với trợ lý. Nó có thể giúp việc viết, tóm tắt và chuẩn bị thường ngày nhanh hơn, dù không phải với mọi việc, và giúp bạn nhận ra câu trả lời yếu nhanh hơn.

Nó sẽ không biến bạn thành chuyên gia AI, và sẽ không làm cho trợ lý luôn đúng. Trợ lý có thể nói điều sai bằng giọng đầy tự tin, bịa ra một chi tiết nghe có vẻ hợp lý, đọc sai một bảng hoặc bỏ sót đúng một câu quan trọng. Rủi ro cao nhất với tên, con số, ngày tháng, trích dẫn và tài liệu tham khảo, nên đó là những thứ cần kiểm tra trước tiên.

Nó cũng không thay thế hiểu biết của bạn về công việc. Trợ lý không biết lịch sử của khách hàng, thói quen của nhóm bạn hay lý do bất thành văn khiến một quy trình tồn tại, trừ khi bạn nói cho nó. Việc của bạn là mang phán đoán đó vào và để trợ lý lo bản nháp đầu cho những phần thường ngày.

Cuối cùng, các công cụ và menu của chúng thay đổi thường xuyên. Hãy học phương pháp trước và các nút bấm sau, và chuẩn bị học lại các nút bấm theo thời gian. Nếu màn hình trong bài học khác với những gì bạn thấy ở nơi làm việc, hãy tin vào phiên bản hiện tại của công ty và áp dụng cùng phương pháp.