SPIEGAZIONE IN PAROLE SEMPLICI
Come Ottenere un Riepilogo della Riunione con Copilot in Teams
Sei entrato in ritardo, o non sei entrato affatto. Ecco come recuperare senza scrivere a sei persone.
Se hai perso parte di una riunione, o devi inviare appunti dopo che è finita, Microsoft 365 Copilot in Teams può ricostruire la conversazione per te, a patto che un'impostazione fosse attiva mentre la riunione era in corso. Questa guida spiega cosa registra davvero Copilot, dove trovarlo una volta finita la riunione, e come verificare un action item sulla trascrizione reale prima di agire di conseguenza.
Per ottenere un riepilogo della riunione con Microsoft 365 Copilot in Teams, apri la chat della riunione o la scheda Riepilogo dopo che la riunione è finita e chiedi direttamente a Copilot. Copilot riassume i punti chiave della discussione, incluso chi ha parlato e cosa ha detto, e suggerisce action item. Questo funziona solo se la trascrizione dal vivo era attiva durante la riunione; senza di essa, Copilot non ha una cronologia della conversazione da cui partire una volta finita la riunione, e nulla da riepilogare.
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Punti chiave
- Copilot riassume cosa è stato detto e da chi, e suggerisce action item, sia durante la riunione che dopo la sua conclusione.
- La trascrizione dal vivo deve essere attiva durante la riunione, altrimenti Copilot non ha cronologia della conversazione da cui rispondere alle domande in seguito.
- Dopo la riunione, Copilot è disponibile in due posti: la chat della riunione e la scheda Riepilogo.
- Copilot non funziona nelle riunioni ospitate fuori dalla tua organizzazione, indipendentemente dalle impostazioni attive.
- Prima di inoltrare un action item, chiedi a Copilot di citare la parte esatta della trascrizione da cui proviene, così non trasmetti un'ipotesi come se fosse una decisione.
Cosa può fare Copilot in ogni fase di una riunione Teams
| Fase | Cosa fa Copilot | Cosa serve per funzionare |
|---|---|---|
| Durante la riunione | Suggerisce action item e risponde a qualsiasi domanda tu abbia, in tempo reale | Semplicemente essere nella riunione |
| Subito dopo la riunione | Riassume i punti chiave della discussione, incluso chi ha parlato e cosa ha detto, dalla chat della riunione o dalla scheda Riepilogo | Trascrizione dal vivo attiva durante la riunione |
| Una riunione ospitata fuori dalla tua organizzazione | Non funziona, indipendentemente da qualsiasi altra impostazione | Non applicabile |
| Una riunione con trascrizione disattivata | Nessuna cronologia della conversazione da riepilogare una volta finita la riunione | Niente che si possa fare a posteriori |
Copia e incolla
Prompt da usare subito
Recuperare una riunione persa in parte
Ho perso la prima parte di questa riunione. Usando la trascrizione e la chat della riunione, riassumi i punti chiave discussi finora, indica chi ha detto cosa su ogni argomento principale, e segnala eventuali decisioni già prese prima che mi unissi.
Sostituisci con quanta parte della riunione hai perso, oppure chiedi di un argomento specifico invece dell'intera discussione.
Estrarre tutti gli action item
Rivedi tutto ciò che è stato discusso in questa riunione ed elenca ogni action item menzionato, incluso a chi è stato assegnato e qualsiasi scadenza o passo successivo concordato, anche se è stato solo accennato di passaggio.
Chiedi a Copilot di separare gli item assegnati a te da quelli assegnati ad altri se la riunione ha coperto più flussi di lavoro.
Scrivere un riepilogo da inviare a chi lo ha perso
Scrivi un breve riepilogo di questa riunione che posso inviare ai colleghi che non hanno potuto partecipare, coprendo gli argomenti principali discussi, le decisioni prese e le domande aperte che richiedono ancora una risposta da qualcuno del team.
Dì a Copilot per chi è destinato il riepilogo così può omettere il contesto che quel pubblico già conosce.
Confermare che un action item sia accurato
Cita la parte esatta della trascrizione in cui è stato deciso che mi sarei occupato io di questo compito, incluso chi lo ha assegnato e quale passo successivo è stato concordato, così posso confermare che l'action item è accurato prima di dare seguito con il team.
Sostituisci la descrizione del compito con lo specifico action item che vuoi verificare.
Fare una domanda di follow-up dopo la fine della riunione
In base alla discussione in questa riunione, spiega cosa è stato deciso sulla tempistica di questo progetto, chi è responsabile per ciascuna parte rimanente, e se qualcuno ha espresso dubbi sul piano che dovremmo rivedere prima di andare avanti.
Questo funziona dalla chat della riunione o dalla scheda Riepilogo, anche molto tempo dopo che tutti gli altri hanno lasciato la chiamata.
COSA REGISTRA COPILOT
Cosa fa davvero Microsoft 365 Copilot in una riunione Teams
Non si tratta solo di prendere appunti. Copilot segue la conversazione abbastanza da vicino da poter rispondere a domande su di essa in seguito.
Traccia chi ha detto cosa
Copilot riassume i punti chiave della discussione, incluso chi ha parlato e cosa ha detto, così un riepilogo riflette la conversazione reale invece di un elenco generico di punti.
Suggerisce action item
Copilot suggerisce anche action item e risponde a qualsiasi domanda tu abbia, in tempo reale durante o dopo una riunione.
Continua a funzionare dopo la fine della chiamata
Non devi seguire tutto in diretta. Copilot continua a rispondere a domande sulla riunione dopo che è finita, a patto che l'impostazione giusta fosse attiva.
Si trova in due posti specifici
Puoi accedere a Copilot dopo la riunione dalla chat della riunione e dalla scheda Riepilogo, non da un'app separata da dover cercare.
L'UNICA IMPOSTAZIONE CHE DECIDE TUTTO
Perché la trascrizione dal vivo decide cosa puoi chiedere dopo
Copilot in Teams non registra e interpreta silenziosamente ogni riunione per impostazione predefinita. Costruisce la sua comprensione della conversazione dalla trascrizione dal vivo mentre la riunione avviene. Per chiedere a Copilot informazioni sulla riunione o vedere la cronologia della conversazione dopo che è finita, la trascrizione dal vivo deve essere attiva durante la riunione, non attivata in seguito, perché non esiste una trascrizione 'successiva' da generare una volta che tutti hanno lasciato la chiamata.
Questa è la parte che le persone non capiscono quando un riepilogo torna vuoto o Copilot si comporta come se la riunione non fosse mai avvenuta. Se la trascrizione era disattivata, Copilot non stava fallendo silenziosamente, semplicemente non aveva nulla da riassumere. Non esiste un'impostazione che si possa attivare a posteriori per creare retroattivamente una trascrizione di una riunione già finita senza averla.
In pratica, questo significa che l'abitudine che conta non è chiedere a Copilot la domanda giusta dopo. È ricordarsi di attivare la trascrizione dal vivo quando la riunione inizia, nello stesso modo in cui ti ricorderesti di avviare la registrazione per una chiamata di cui sapevi avresti voluto gli appunti. Se sei l'organizzatore, o anche solo la persona che tende a gestire queste riunioni, rendi questo uno dei primi controlli una volta che le persone si uniscono.
Se ti stai unendo a una riunione gestita da qualcun altro e non sei sicuro che la trascrizione sia attiva, vale la pena chiederlo a voce alta all'inizio. Richiede pochi secondi, ed è la differenza tra avere un riepilogo utilizzabile e non avere nulla con cui lavorare una volta finita la riunione.
TROVARE IL RIEPILOGO
Dove trovare davvero Copilot una volta finita la riunione
Una volta finita la riunione, hai due punti di accesso a ciò che Copilot ha registrato: la chat della riunione, che è lo stesso thread di chat che la riunione usava mentre era in corso, e la scheda Riepilogo, che si trova affianco alla chat come spazio dedicato ai contenuti della riunione. Puoi accedere a Copilot dopo la riunione da entrambi, e attingono dalla stessa trascrizione sottostante, quindi non stai scegliendo tra due versioni diverse della riunione.
Se eri presente alla riunione, la chat è di solito il percorso più rapido, perché spesso sei già in quel thread per qualche altro motivo, dando seguito a qualcosa che qualcuno ha detto o reagendo a un messaggio. Se non eri affatto presente alla riunione e qualcuno ti ha inoltrato la chat o ti ha aggiunto allo spazio del team dopo, la scheda Riepilogo è il punto di partenza più ovvio, dato che è costruita specificamente per contenere i contenuti della riunione piuttosto che gli scambi di una discussione dal vivo.
In entrambi i casi, la mossa è la stessa: apri il thread o la scheda, trova dove puoi chiedere a Copilot, e fai una domanda diretta invece di scorrere per ricostruire la riunione da solo. Questo è l'intero scopo della funzione. Scorrere un lungo thread di chat per ricostruire una decisione è esattamente il lavoro manuale che Copilot esiste per evitare.
CHIEDERE IL RIEPILOGO GIUSTO
Cosa chiedere davvero a Copilot
Un riepilogo non è un output unico. 'Riassumi la riunione' ti dà un riepilogo generico, utile ma spesso troppo ampio per agire di conseguenza. La mossa più utile è chiedere qualcosa specifico a ciò di cui hai bisogno in questo momento: chi ha detto cosa su un argomento particolare, cosa è stato deciso prima che ti unissi, o cosa il team ha concordato di fare dopo. Gli esempi di prompt sopra sono costruiti apposta in questo modo, nominando l'output che vuoi invece di lasciarlo aperto.
Dato che Copilot risponde anche a domande in tempo reale durante la riunione, non devi aspettare che finisca per usarlo. Se sei in una riunione e perdi il filo per un minuto, puoi chiedere cosa è stato appena deciso senza interrompere nessuno per farsi ripetere le cose. Quella stessa abitudine, fare una domanda diretta invece di provare a seguire tutto in diretta, si trasferisce naturalmente al riepilogo dopo la riunione.
Vale anche la pena essere specifici sul pubblico quando chiedi un riepilogo che prevedi di inviare ad altre persone. Un riepilogo pensato per qualcuno che ha perso l'intera riunione richiede più contesto di uno pensato per qualcuno che era presente ma si è allontanato per un po'. Dire a Copilot per chi è il riepilogo, e cosa già sa, evita che spieghi troppo o che ometta qualcosa di cui quella persona aveva effettivamente bisogno.
PRIMA DI AGIRE DI CONSEGUENZA
Come confermare un action item sulla trascrizione
Un action item suggerito da Copilot è un suggerimento. Confermalo sulla conversazione reale prima di trattarlo come una decisione.
Chiedi la citazione esatta, non una parafrasi
Chiedi a Copilot di citare la parte specifica della trascrizione in cui il compito è stato assegnato, incluso chi l'ha detto e a chi, invece di limitarsi a ripetere il riepilogo.
Verifica a chi è stato effettivamente assegnato
Un riepilogo può comprimere 'qualcuno ha suggerito X' in 'X è stato assegnato a te'. Chiedi specificamente chi ha accettato il compito prima di prendertene la responsabilità.
Chiedi cosa è successo appena prima e dopo
Le decisioni a volte vengono riviste più avanti nella stessa riunione. Chiedi a Copilot se l'item è stato confermato, modificato o scartato più avanti nella conversazione.
COSA VERIFICARE A MANO
Dove questo non funziona, e cosa verificare da solo
Copilot in Teams ha limiti reali, e vale la pena conoscerli prima di affidarvisi per qualcosa che conta. Copilot non funziona nelle riunioni ospitate fuori dalla tua organizzazione, quindi se sei un ospite nel tenant Teams di qualcun altro, non aspettarti un riepilogo dopo, anche se ti sei ricordato di controllare la trascrizione dal vivo e tutto il resto sembrava normale. Quella restrizione non ha nulla a che fare con le impostazioni che controllavi tu.
Il requisito della trascrizione è l'altro limite netto. Se era disattivata, non c'è cronologia della conversazione da interrogare a posteriori, e nessuna quantità di prompt intelligenti dopo la riunione la recupererà. Se non sei sicuro che una riunione passata avesse la trascrizione attiva, il modo più rapido per scoprirlo è semplicemente provare a chiedere a Copilot nella chat o nella scheda Riepilogo; se non c'è nulla da cui attingere, lo saprai in fretta.
Oltre a questi due limiti, tratta qualsiasi riepilogo come tratteresti appunti presi da qualcun altro per te: utile, ma da controllare una seconda volta prima di inviarlo come dato di fatto. I nomi possono venire attribuiti alla persona sbagliata in una discussione frenetica, e un action item suggerito è la lettura che Copilot fa della conversazione, non un'assegnazione verificata sulla trascrizione, finché non la controlli sulle parole effettivamente dette.
Leggere di Copilot e usarlo davvero bene al lavoro sono due cose diverse
Sapere che esiste un riepilogo non significa che lo userai al momento giusto, o che gli farai la domanda che ti dà davvero ciò di cui hai bisogno. La prima settimana del corso Copilot di Nightschool AI è costruita attorno a compiti di lavoro reali come questo, incluse riunioni che hai perso e appunti che devi inviare.
Domande frequenti
Copilot registra automaticamente un riepilogo di ogni riunione Teams?
No. Copilot ha una cronologia della conversazione da cui partire solo se la trascrizione dal vivo era attiva mentre la riunione era in corso. Se era disattivata, non c'è nulla che Copilot possa riassumere dopo, indipendentemente da come è andata la riunione.
Dove trovo davvero Copilot dopo che una riunione Teams finisce?
Puoi accedere a Copilot dopo la riunione dalla chat della riunione e dalla scheda Riepilogo. Entrambe attingono dalla stessa trascrizione, quindi qualunque tu apra prima ti porterà allo stesso contenuto sottostante.
Copilot può dirmi cosa ho perso se mi sono unito a una riunione in ritardo?
Sì, a patto che la trascrizione dal vivo fosse attiva. Chiedi a Copilot nella chat della riunione o nella scheda Riepilogo di riassumere cosa è stato discusso prima che ti unissi, incluso chi ha detto cosa, e ricostruirà quella parte della conversazione per te.
Copilot funziona durante la riunione, o solo dopo?
Entrambi. Copilot suggerisce action item e risponde a qualsiasi domanda tu abbia in tempo reale durante la riunione, e continua a rispondere a domande sulla riunione dopo che è finita, a patto che la trascrizione sia rimasta attiva per tutta la durata.
Posso fidarmi di un action item di Copilot senza verificarlo io stesso?
Trattalo come una bozza solida, non come un fatto confermato. Chiedi a Copilot di citare la parte esatta della trascrizione da cui proviene l'action item, incluso a chi è stato assegnato, prima di inoltrarlo al team come decisione.
Perché Copilot non funziona in una riunione a cui sono stato invitato come ospite?
Copilot non funzionerà nelle riunioni ospitate fuori dalla tua organizzazione. Se la riunione è stata organizzata e ospitata dal tenant Teams di un'altra azienda, Copilot non genererà un riepilogo per te indipendentemente da qualsiasi altra impostazione.
E se mi serve solo il riepilogo di un argomento, non dell'intera riunione?
Chiedi esattamente quello. Invece di richiedere un riepilogo generale, nomina l'argomento e chiedi a Copilot chi ne ha parlato, cosa è stato deciso, e se è emerso più di una volta durante la riunione.
Posso usare un riepilogo Teams per scrivere un riepilogo per chi non era presente?
Sì. Chiedi a Copilot di scrivere un riepilogo pensato per chi ha perso completamente la riunione, e dì cosa quel pubblico già sa, così include abbastanza contesto senza ripetere cose che già capiscono.
Cosa dovrei fare se ho dimenticato di attivare la trascrizione e la riunione è già finita?
Non c'è modo di recuperare una trascrizione a posteriori se non è mai stata attivata. L'unica soluzione è farsi l'abitudine di confermare che la trascrizione sia attiva all'inizio delle riunioni future, specialmente quelle per cui prevedi di aver bisogno di appunti in seguito.
Smetti di perdere riunioni per un'impostazione mancata
L'abitudine è piccola. Costruiscila una volta e ogni riunione dopo questa avrà un riepilogo ad aspettarti.