PENJELASAN SEDERHANA
Cara Merangkum Dokumen dengan Gemini di Google Docs
Anda tidak perlu membaca semua empat puluh halaman. Anda hanya perlu tahu apa isinya.
Jika Anda punya dokumen panjang dan butuh versi ringkasnya, Google Gemini di Google Docs bisa merangkum seluruh dokumen secara otomatis, atau hanya satu bagian yang benar-benar Anda perlukan. Panduan ini membahas di mana ringkasan muncul tanpa diminta, cara meminta ringkasan dalam format tertentu, cara merangkum satu bagian saja alih-alih seluruh dokumen, dan apa kata Google tentang nasib percakapan tersebut setelahnya.
Untuk merangkum dokumen dengan Google Gemini di Google Docs, buka dokumen lalu klik Ask Gemini di kanan atas. Saat Anda membuka dokumen yang sudah berisi teks, panel samping menampilkan ringkasan dokumen Anda secara otomatis. Anda juga bisa meminta format lain, misalnya merangkumnya dalam tiga poin, atau menyorot satu bagian saja dan meminta Gemini di panel samping untuk merangkum bagian itu, bukan seluruh dokumen.
Diterbitkan
Poin Penting
- Membuka dokumen yang sudah berisi teks memicu ringkasan otomatis di panel samping, bahkan sebelum Anda memintanya.
- Anda membuka panel samping itu dengan membuka dokumen lalu mengklik Ask Gemini di kanan atas.
- Anda bisa meminta ringkasan dalam format tertentu, seperti daftar poin singkat, alih-alih menerima versi bawaan.
- Menyorot satu bagian sebelum bertanya kepada Gemini membatasi ringkasan pada bagian tersebut, bukan seluruh dokumen.
- Pada akun kerja atau sekolah, pengaturan Gemini Apps Activity Anda dikendalikan oleh administrator Google Workspace, bukan oleh Anda sendiri.
Salin dan tempel
Prompt yang bisa Anda pakai hari ini
Dapatkan ringkasan bawaan dalam format yang mudah dipindai
Rangkum dokumen ini dalam 3 bullet point yang hanya berfokus pada keputusan yang diambil, bukan konteks latar belakangnya, supaya saya bisa langsung tahu apa yang berubah tanpa membaca seluruh dokumen terlebih dahulu.
Panel samping sudah menampilkan ringkasan saat dokumen dibuka. Prompt ini hanya meminta bentuk yang lebih spesifik daripada versi bawaan.
Rangkum satu bagian, bukan seluruh dokumen
Hanya lihat bagian yang saya sorot, rangkum argumen utamanya dalam satu paragraf pendek, catat klaim yang tidak didukung bukti di dalam bagian yang sama, dan beri tahu saya apa yang akan ditanyakan berikutnya oleh pembaca yang skeptis.
Sorot bagian tersebut terlebih dahulu, lalu bertanya di panel samping, supaya ringkasan tetap terbatas pada bagian itu.
Gunakan ringkasan untuk memutuskan perlu membaca lebih lanjut atau tidak
Berdasarkan ringkasan dokumen ini, beri tahu saya bagian mana yang paling relevan bagi orang yang sedang memutuskan apakah akan menyetujui proposal ini, dan bagian mana yang hanya latar belakang yang bisa saya lewati kecuali nanti saya butuh detail lebih.
Berguna saat dokumen panjang dan Anda ingin menyaring waktu baca sendiri sebelum berkomitmen membaca seluruhnya.
Rangkum untuk orang yang tidak akan membaca dokumen aslinya
Rangkum dokumen ini untuk rekan kerja yang tidak akan pernah membuka file lengkapnya dan hanya perlu tahu apa yang diputuskan, mengapa hal itu penting bagi pekerjaannya, dan apakah ada tindakan yang diharapkan darinya.
Sebutkan pembaca yang sebenarnya dalam prompt supaya ringkasan memuat konteks yang dibutuhkan pembaca itu dan melewatkan apa yang sudah ia ketahui.
APA YANG SEBENARNYA DILAKUKAN GEMINI
Tiga cara mendapatkan ringkasan dari sebuah dokumen
Ringkasan otomatis saat file dibuka, format khusus sesuai permintaan, dan ringkasan yang dibatasi pada satu bagian.
Merangkum otomatis saat dibuka
Saat Anda membuka dokumen yang berisi teks, di panel samping Anda akan menemukan ringkasan dokumen Anda, tanpa perlu memintanya terlebih dahulu.
Cukup di balik satu tombol
Di komputer, buka dokumen di Google Docs, lalu di kanan atas klik Ask Gemini untuk membuka panel samping tempat semua contoh dalam panduan ini dijalankan.
Mengikuti format yang Anda tentukan
Minta ringkasan dalam bentuk tertentu, misalnya merangkum dokumen ini dalam 3 bullet point, alih-alih menerima format apa pun yang muncul secara bawaan.
Bisa dipersempit ke satu bagian
Sorot teks yang Anda inginkan, lalu minta Gemini di panel samping untuk merangkumnya, alih-alih merangkum seluruh dokumen setiap kali.
RINGKASAN YANG MUNCUL TANPA DIMINTA
Apa yang terjadi begitu Anda membuka dokumen yang sudah berisi teks
Kebanyakan alat menunggu permintaan Anda sebelum melakukan apa pun. Gemini di Docs tidak menunggu dalam satu kasus tertentu: saat Anda membuka dokumen yang berisi teks, di panel samping Anda akan menemukan ringkasan dokumen Anda yang sudah tersedia.
Hal ini paling berguna pada dokumen yang tidak Anda tulis sendiri, ketika Anda belum punya gambaran tentang isinya. Sebelum membaca satu paragraf pun, panel samping sudah memberi gambaran kasar tentang keseluruhan dokumen, yang sering kali cukup untuk memutuskan apakah Anda perlu membaca dokumen itu dengan saksama atau cukup membacanya sekilas dengan bekal gambaran umum.
Untuk melihat panel ini, buka dokumen di Google Docs, lalu di kanan atas klik Ask Gemini. Klik itu satu-satunya langkah manual untuk mendapatkan ringkasan otomatis; selebihnya terjadi karena dokumen tersebut sudah memiliki isi.
Anggaplah ringkasan pertama ini sebagai orientasi, bukan jawaban akhir. Ini cara cepat untuk mengenali isi dokumen, dan dari sana Anda bisa mengajukan pertanyaan yang lebih spesifik atau meminta format lain, alih-alih menganggap apa yang pertama kali tampil di panel sebagai satu-satunya ringkasan yang layak dimiliki.
MEMINTA FORMAT YANG BERBEDA
Mendapatkan ringkasan dengan bentuk yang benar-benar Anda butuhkan
Ringkasan bawaan yang muncul otomatis memang berguna, tetapi sifatnya umum: ringkasan itu dibuat sebelum Anda menyampaikan apa yang sebenarnya Anda perlukan darinya. Meminta format tertentu mengubah ringkasan serbaguna menjadi sesuatu yang lebih mendekati apa yang akan Anda tulis sendiri jika punya waktu.
Anda bisa meminta format lain langsung di panel samping, misalnya meminta Gemini merangkum dokumen ini dalam 3 bullet point. Daftar bernomor yang singkat terbaca berbeda dari sebuah paragraf, dan mana yang lebih berguna sepenuhnya bergantung pada apa yang akan Anda lakukan dengan ringkasan itu, apakah sekadar memindainya cepat atau menempelkannya di tempat lain.
Menyebutkan tujuan Anda yang sebenarnya dalam permintaan cenderung menghasilkan hasil yang lebih baik daripada hanya menyebutkan format. Ringkasan untuk membantu Anda memutuskan apakah akan menyetujui sesuatu membutuhkan isi yang berbeda dari ringkasan untuk rekan kerja yang tidak akan pernah membaca dokumen aslinya.
Di sini juga ada baiknya mengajukan pertanyaan lanjutan jika ringkasan pertama melewatkan sesuatu yang Anda harapkan ada. Panel samping mendukung percakapan yang berkelanjutan tentang dokumen, bukan hanya satu permintaan sekali jalan, jadi anggaplah ringkasan yang terasa kurang lengkap sebagai titik awal untuk pertanyaan yang lebih spesifik, bukan jawaban akhir.
MERANGKUM SATU BAGIAN, BUKAN SELURUH DOKUMEN
Saat Anda hanya peduli pada sebagian dokumen yang panjang
Ringkasan seluruh dokumen adalah alat yang tepat saat Anda membutuhkan gambaran utuh. Alat itu kurang tepat saat Anda sudah tahu bagian mana yang penting dan hanya ingin bagian itu dijelaskan atau dipadatkan, tanpa sisa dokumen mengaburkan hasilnya.
Untuk itu, sorot teks yang Anda inginkan, lalu minta Gemini di panel samping untuk merangkumnya. Ringkasan yang muncul tetap terbatas pada bagian yang Anda pilih, tanpa memasukkan konteks dari sisa dokumen yang tidak Anda tanyakan.
Cara ini sangat berguna pada dokumen panjang dengan bagian yang terpisah jelas: proposal panjang dengan bagian latar belakang dan bagian keputusan, atau laporan dengan lampiran yang biasanya dilewati kebanyakan pembaca. Menyorot hanya bagian yang Anda pedulikan menjaga ringkasan tetap terfokus dan menghemat Anda dari keharusan menyaring semua yang lain di kepala sendiri.
Anda juga bisa memakai cara ini untuk membandingkan dua bagian dalam dokumen yang sama, satu per satu: sorot yang pertama, minta ringkasan, lalu sorot yang kedua dan ajukan pertanyaan yang sama, sehingga Anda mendapat dua ringkasan terfokus yang bisa disandingkan, bukan satu ringkasan yang berusaha mewakili keduanya sekaligus.
APA YANG TETAP PRIVAT
Apa kata Google tentang nasib percakapan ini
Di mana pengaturan aktivitas berlaku, dan siapa yang mengendalikannya, bergantung pada jenis akun yang Anda gunakan.
Akun kerja dan sekolah tunduk pada administrator
Pada akun kerja atau sekolah, pengaturan Gemini Apps Activity Anda dikendalikan oleh administrator Google Workspace Anda, bukan oleh Anda sendiri.
Catatan penyimpanan 72 jam berlaku untuk aplikasi mandiri
Dokumentasi Google sendiri menyebutkan bahwa jika riwayat percakapan Gemini dimatikan, obrolan baru di aplikasi Gemini mandiri disimpan hingga 72 jam dan tidak muncul di Gemini Apps Activity. Catatan itu khusus untuk aplikasi mandiri, tidak dikonfirmasi untuk panel samping di Docs atau Sheets.
Tetap perlakukan seperti alat bersama pada umumnya
Apa pun pengaturan aktivitas di organisasi Anda, hindari menempelkan sesuatu ke panel samping yang tidak ingin Anda biarkan dibaca orang lain di organisasi Anda.
APA YANG PERLU DIPERIKSA SENDIRI
Di mana ringkasan bisa menyesatkan, dan apa yang perlu Anda verifikasi sendiri
Ringkasan, menurut definisinya, menghilangkan sebagian isi. Itulah inti dari meminta ringkasan, tetapi itu juga berarti ringkasan bisa membuat dokumen terdengar lebih sederhana atau lebih pasti daripada kenyataannya, terutama bila dokumen aslinya memuat perbedaan pendapat, catatan khusus, atau pertanyaan terbuka yang cenderung dihaluskan oleh ringkasan singkat.
Sebelum bertindak berdasarkan ringkasan, terlebih lagi yang akan Anda teruskan kepada orang lain, baca sekilas bagian asli yang menjadi dasarnya, setidaknya bagian yang paling penting bagi keputusan yang akan Anda ambil. Pemeriksaan ini cepat dibandingkan membaca seluruh dokumen, dan menangkap kasus ketika ringkasan tanpa sengaja membuang catatan yang mengubah makna isi yang dirangkum.
Jika ringkasan dipakai agar seseorang tidak perlu membaca dokumen aslinya sama sekali, katakan dengan jelas, jangan biarkan mereka mengira ringkasan itu memuat semua hal penting. Ringkasan untuk orientasi cepat berbeda dari ringkasan yang dimaksudkan menggantikan pembacaan sumber, dan tertukarnya keduanya adalah sumber kebanyakan kesalahan terkait ringkasan.
Bila dipakai dengan hati-hati, merangkum dengan Gemini di Docs adalah cara yang sangat baik untuk cepat memahami dokumen yang tidak Anda tulis, atau mengubah dokumen panjang menjadi sesuatu yang benar-benar akan dibaca rekan kerja yang sibuk. Bila dipakai sembarangan, sebagai pengganti membaca dokumen aslinya, pada akhirnya ia akan memberi seseorang versi dokumen yang diam-diam menghilangkan bagian yang penting, dan mereka tidak punya cara untuk mengetahuinya sampai hal itu sudah menjadi masalah.
Kebiasaan kecil yang mencegah sebagian besar masalah ini adalah menyebutkan, secara lisan atau tertulis, apakah ringkasan yang Anda bagikan dimaksudkan sebagai orientasi cepat atau sebagai pengganti seluruh dokumen. Satu kalimat konteks itu hampir tidak memerlukan usaha, dan biasanya menjadi pembeda antara ringkasan yang membantu seseorang dan ringkasan yang diam-diam menyesatkan mereka nanti.
Ringkasan cepat hanya berguna jika Anda tahu cara memanfaatkannya
Mendapatkan ringkasan dari dokumen panjang dalam hitungan detik adalah bagian yang mudah. Mengetahui format apa yang diminta, dan kapan harus kembali memeriksa dokumen asli, itulah yang benar-benar menghemat waktu alih-alih menciptakan risiko baru. Minggu pertama kursus Gemini dari Nightschool AI disusun berdasarkan dokumen nyata seperti ini.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah saya harus meminta Gemini merangkum dokumen, atau itu terjadi otomatis?
Keduanya mungkin. Saat Anda membuka dokumen yang berisi teks, di panel samping Anda akan menemukan ringkasan dokumen Anda secara otomatis. Anda juga bisa meminta ringkasan dalam format lain kapan saja.
Bagaimana cara membuka Gemini di Google Docs?
Buka dokumen di Google Docs, lalu di kanan atas klik Ask Gemini. Itu akan membuka panel samping tempat ringkasan otomatis muncul dan tempat Anda bisa mengajukan pertanyaan lanjutan.
Bisakah saya meminta ringkasan dalam format tertentu, seperti poin-poin?
Bisa. Anda dapat meminta Gemini merangkum dokumen ini dalam 3 bullet point, atau meminta format yang sama sekali berbeda. Menyebutkan tujuan Anda bersama format cenderung menghasilkan hasil yang lebih berguna.
Bisakah Gemini merangkum hanya satu bagian dokumen, bukan seluruhnya?
Bisa. Sorot teks yang Anda inginkan, lalu minta Gemini di panel samping untuk merangkumnya. Hasilnya tetap terbatas pada bagian yang Anda sorot, tidak mencakup seluruh dokumen.
Apakah Gemini menyimpan ringkasan dokumen saya di tempat yang perlu saya khawatirkan?
Pada akun kerja atau sekolah, pengaturan Gemini Apps Activity Anda dikendalikan oleh administrator Google Workspace, bukan oleh Anda. Google mendokumentasikan catatan penyimpanan 72 jam tersendiri untuk aplikasi Gemini mandiri, tetapi tidak membuat pernyataan yang sama secara khusus untuk panel samping di Docs atau Sheets.
Bisakah saya memercayai ringkasan Gemini tanpa memeriksa dokumen aslinya?
Anggap sebagai titik awal, bukan jawaban akhir. Ringkasan bisa menghaluskan catatan khusus atau perbedaan pendapat dalam teks asli, jadi baca sekilas sumbernya untuk hal apa pun yang akan Anda putuskan berdasarkan ringkasan itu sebelum bertindak.
Apa cara tercepat untuk memahami dokumen yang ditulis orang lain?
Buka dokumen di Google Docs dan biarkan ringkasan otomatis di panel samping memberi Anda gambaran awal, lalu ajukan pertanyaan lanjutan atau sorot bagian tertentu jika Anda butuh lebih dari sekadar gambaran umum dokumen.
Berhenti membaca setiap dokumen dari awal sampai akhir
Kebiasaan merangkum yang baik, ditambah tahu kapan harus memeriksa sumber, menghemat waktu tanpa mengorbankan akurasi.