EXPLICATION EN TERMES SIMPLES
Comment obtenir un récapitulatif de réunion avec Copilot dans Teams
Vous êtes arrivé en retard, ou pas du tout. Voici comment vous remettre à niveau sans relancer six personnes.
Si vous avez manqué une partie d'une réunion, ou si vous devez envoyer un compte-rendu après coup, Microsoft 365 Copilot dans Teams peut reconstituer la conversation pour vous, à condition qu'un réglage précis ait été activé pendant la réunion. Ce guide explique ce que Copilot capture réellement, où le trouver une fois la réunion terminée, et comment vérifier une action à mener par rapport à la transcription réelle avant d'agir.
Pour obtenir un récapitulatif de réunion avec Microsoft 365 Copilot dans Teams, ouvrez le chat de la réunion ou l'onglet Récapitulatif après la fin de la réunion et interrogez Copilot directement. Copilot résume les points clés de la discussion, y compris qui a parlé et ce qui a été dit, et suggère des actions à mener. Cela ne fonctionne que si la transcription en direct était activée pendant la réunion ; sans elle, Copilot n'a aucun historique de conversation sur lequel s'appuyer une fois la réunion terminée, et donc rien à récapituler.
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À retenir
- Copilot résume ce qui a été dit et par qui, et suggère des actions à mener, à la fois pendant la réunion et après.
- La transcription en direct doit être activée pendant la réunion, sinon Copilot n'a aucun historique de conversation pour répondre aux questions par la suite.
- Après la réunion, Copilot est accessible à deux endroits : le chat de la réunion et l'onglet Récapitulatif.
- Copilot ne fonctionne pas dans les réunions organisées à l'extérieur de votre organisation, quels que soient les réglages activés.
- Avant de transmettre une action à mener, demandez à Copilot de citer le passage exact de la transcription dont elle provient, pour ne pas relayer une supposition comme une décision.
Ce que Copilot peut faire à chaque étape d'une réunion Teams
| Étape | Ce que fait Copilot | Ce qu'il lui faut pour fonctionner |
|---|---|---|
| Pendant la réunion | Suggère des actions à mener et répond à toutes vos questions, en temps réel | Être simplement présent dans la réunion |
| Juste après la réunion | Résume les points clés de la discussion, y compris qui a parlé et ce qui a été dit, depuis le chat de la réunion ou l'onglet Récapitulatif | La transcription en direct activée pendant la réunion |
| Une réunion organisée à l'extérieur de votre organisation | Ne fonctionne pas, quel que soit tout autre réglage | Non applicable |
| Une réunion sans transcription activée | Aucun historique de conversation à récapituler une fois la réunion terminée | Rien à faire après coup |
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Des prompts à utiliser dès aujourd'hui
Se remettre à niveau sur une réunion manquée en partie
J'ai manqué la première partie de cette réunion. En t'appuyant sur la transcription et le chat de la réunion, résume les points clés de la discussion jusqu'à présent, précise qui a dit quoi sur chaque sujet principal, et signale les décisions déjà prises avant que je ne rejoigne la réunion.
Adaptez la part de la réunion manquée, ou demandez un sujet précis plutôt que l'ensemble de la discussion.
Extraire toutes les actions à mener
Passe en revue tout ce qui a été discuté dans cette réunion et liste chaque action à mener qui a été mentionnée, y compris à qui elle a été attribuée et toute échéance ou prochaine étape convenue, même si cela n'a été mentionné qu'en passant.
Demandez à Copilot de séparer les actions qui vous sont attribuées de celles attribuées à d'autres si la réunion couvrait plusieurs sujets de travail.
Rédiger un récapitulatif à envoyer aux absents
Rédige un court récapitulatif de cette réunion que je peux envoyer aux collègues qui n'ont pas pu y assister, en couvrant les principaux sujets abordés, les décisions prises, et les questions encore ouvertes qui attendent une réponse de quelqu'un de l'équipe.
Précisez à Copilot à qui s'adresse le récapitulatif pour qu'il omette le contexte que cette audience connaît déjà.
Vérifier l'exactitude d'une action à mener
Cite le passage exact de la transcription où il a été décidé que je prendrais en charge cette tâche, y compris qui l'a attribuée et quelle prochaine étape avait été convenue, afin que je puisse confirmer que l'action à mener est exacte avant de relancer l'équipe.
Remplacez la description de la tâche par l'action à mener précise que vous souhaitez vérifier.
Poser une question de suivi après la fin de la réunion
D'après la discussion dans cette réunion, explique ce qui a été décidé concernant le calendrier de ce projet, qui est responsable de chaque élément restant, et si quelqu'un a soulevé des préoccupations sur le plan qu'il faudrait revoir avant d'avancer.
Cela fonctionne depuis le chat de la réunion ou l'onglet Récapitulatif, même longtemps après que tout le monde a quitté l'appel.
CE QUE COPILOT CAPTURE
Ce que fait réellement Microsoft 365 Copilot dans une réunion Teams
Il ne s'agit pas seulement de prendre des notes. Copilot suit la conversation suffisamment près pour pouvoir répondre à des questions sur celle-ci par la suite.
Suit qui a dit quoi
Copilot résume les points clés de la discussion, y compris qui a parlé et ce qui a été dit, afin qu'un récapitulatif reflète la conversation réelle plutôt qu'une liste de puces générique.
Suggère des actions à mener
Copilot suggère aussi des actions à mener et répond à toutes vos questions, en temps réel, pendant ou après une réunion.
Continue de fonctionner après la fin de l'appel
Vous n'avez pas à tout suivre en direct. Copilot continue de répondre aux questions sur la réunion une fois celle-ci terminée, à condition que le bon réglage ait été activé.
Se trouve à deux endroits précis
Vous pouvez accéder à Copilot après la réunion depuis le chat de la réunion et depuis l'onglet Récapitulatif, pas depuis une application séparée qu'il faudrait aller chercher.
LE SEUL RÉGLAGE QUI DÉCIDE DE TOUT
Pourquoi la transcription en direct décide de ce que vous pourrez demander ensuite
Copilot dans Teams n'enregistre pas et n'interprète pas discrètement chaque réunion par défaut. Il construit sa compréhension de la conversation à partir de la transcription en direct, au fur et à mesure que la réunion se déroule. Pour interroger Copilot sur la réunion ou consulter son historique de conversation une fois la réunion terminée, la transcription en direct doit avoir été activée pendant la réunion, pas activée après coup, car il n'existe aucune transcription « a posteriori » à générer une fois que tout le monde a quitté l'appel.
C'est le point que les gens manquent quand un récapitulatif revient vide ou que Copilot se comporte comme si la réunion n'avait jamais eu lieu. Si la transcription était désactivée, Copilot n'échouait pas silencieusement : il n'avait simplement rien à résumer. Il n'existe aucun réglage à activer après coup pour créer rétroactivement une transcription d'une réunion déjà terminée sans en avoir eu une.
En pratique, cela veut dire que l'habitude qui compte n'est pas de poser la bonne question à Copilot plus tard. C'est de se souvenir d'activer la transcription en direct au début de la réunion, de la même manière qu'on penserait à lancer l'enregistrement d'un appel dont on sait qu'on voudra garder des notes. Si vous êtes l'organisateur, ou même simplement la personne qui a l'habitude de mener ces réunions, faites-en l'une des premières choses à vérifier une fois que tout le monde a rejoint.
Si vous rejoignez une réunion organisée par quelqu'un d'autre et que vous n'êtes pas sûr que la transcription soit activée, autant le demander à voix haute en début de réunion. Cela prend quelques secondes, et c'est ce qui fait la différence entre avoir un récapitulatif utilisable et n'avoir rien à exploiter une fois la réunion terminée.
TROUVER LE RÉCAPITULATIF
Où trouver réellement Copilot une fois la réunion terminée
Une fois la réunion terminée, vous disposez de deux points d'accès à ce que Copilot a capturé : le chat de la réunion, qui est le même fil de discussion utilisé pendant la réunion, et l'onglet Récapitulatif, qui se trouve à côté du chat comme espace dédié au contenu de la réunion. Vous pouvez accéder à Copilot après la réunion depuis l'un ou l'autre, et ils s'appuient tous les deux sur la même transcription sous-jacente, donc vous n'avez pas à choisir entre deux versions différentes de la réunion.
Si vous étiez présent à la réunion, le chat est généralement le chemin le plus rapide, car vous vous y trouvez souvent déjà pour une autre raison, en train de relancer quelque chose qui a été dit ou de réagir à un message. Si vous n'étiez pas du tout à la réunion et que quelqu'un vous a transféré le chat ou vous a ajouté à l'espace d'équipe après coup, l'onglet Récapitulatif est le point de départ le plus évident, puisqu'il est construit spécifiquement pour contenir le contenu de la réunion plutôt que les échanges d'une discussion en direct.
Dans tous les cas, la démarche est la même : ouvrez le fil ou l'onglet, trouvez où interroger Copilot, et posez une question directe plutôt que de faire défiler pour reconstituer la réunion vous-même. C'est tout l'intérêt de la fonctionnalité. Faire défiler un long fil de discussion pour reconstituer une décision, c'est exactement le travail manuel que Copilot est censé vous éviter.
DEMANDER LE BON RÉCAPITULATIF
Ce qu'il faut réellement demander à Copilot
Un récapitulatif n'est pas un résultat unique. « Résume la réunion » vous donne un résumé générique, utile mais souvent trop large pour agir dessus. La démarche la plus utile consiste à demander quelque chose de précis, en lien avec ce dont vous avez besoin maintenant : qui a dit quoi sur un sujet particulier, ce qui a été décidé avant que vous ne rejoigniez la réunion, ou ce que l'équipe a convenu de faire ensuite. Les exemples de prompts ci-dessus sont construits exactement dans cet esprit, en nommant le résultat souhaité plutôt qu'en laissant la question ouverte.
Comme Copilot répond aussi aux questions en temps réel pendant la réunion, vous n'avez pas besoin d'attendre qu'elle se termine pour l'utiliser. Si vous êtes en réunion et que vous perdez le fil un instant, vous pouvez demander ce qui vient d'être décidé sans interrompre personne pour se répéter. Cette même habitude, poser une question directe plutôt que d'essayer de tout suivre en direct, se retrouve naturellement dans le récapitulatif après la réunion.
Il est également utile de préciser le destinataire quand vous demandez un récapitulatif que vous prévoyez d'envoyer à d'autres personnes. Un récapitulatif destiné à quelqu'un qui a manqué toute la réunion a besoin de plus de contexte qu'un récapitulatif destiné à quelqu'un qui était présent mais s'est absenté un moment. Dire à Copilot à qui s'adresse le récapitulatif, et ce que cette personne sait déjà, l'empêche soit d'en faire trop, soit d'omettre quelque chose que cette personne avait réellement besoin de savoir.
AVANT D'AGIR
Comment vérifier une action à mener par rapport à la transcription
Une action à mener suggérée par Copilot reste une suggestion. Vérifiez-la par rapport à la conversation réelle avant de la traiter comme une décision.
Demandez la citation exacte, pas une paraphrase
Demandez à Copilot de citer le passage précis de la transcription où la tâche a été attribuée, y compris qui l'a dit et à qui, plutôt que de simplement reformuler le résumé.
Vérifiez à qui elle a réellement été attribuée
Un résumé peut compresser « quelqu'un a suggéré X » en « X vous a été attribué ». Demandez précisément qui a accepté la tâche avant d'en prendre la responsabilité.
Demandez ce qui s'est passé juste avant et après
Les décisions sont parfois revues plus tard dans la même réunion. Demandez à Copilot si le point a été confirmé, modifié ou abandonné plus loin dans la conversation.
CE QU'IL FAUT VÉRIFIER SOI-MÊME
Où cela ne fonctionne plus, et ce qu'il faut vérifier vous-même
Copilot dans Teams a des limites réelles, qu'il vaut mieux connaître avant de s'y fier pour quelque chose d'important. Copilot ne fonctionne pas dans les réunions organisées à l'extérieur de votre organisation, donc si vous êtes invité dans le tenant Teams d'une autre entreprise, ne comptez pas sur un récapitulatif par la suite, même si vous avez pensé à vérifier que la transcription en direct était activée et que tout semblait normal par ailleurs. Cette restriction n'a rien à voir avec les réglages que vous contrôliez.
L'exigence de transcription est l'autre limite stricte. Si elle était désactivée, il n'y a aucun historique de conversation à interroger après coup, et aucune formulation astucieuse de question après la réunion ne pourra le récupérer. Si vous ne savez pas si une réunion passée avait la transcription activée, le moyen le plus rapide de le savoir est simplement d'essayer de demander à Copilot dans le chat ou l'onglet Récapitulatif ; s'il n'y a rien sur quoi s'appuyer, vous le saurez rapidement.
Au-delà de ces deux limites, traitez tout récapitulatif comme vous traiteriez des notes prises par quelqu'un d'autre pour vous : utiles, mais à vérifier une seconde fois avant de les transmettre comme des faits établis. Les noms peuvent être attribués à la mauvaise personne dans une discussion qui avance vite, et une action à mener suggérée reflète la lecture que Copilot fait de la conversation, pas une attribution vérifiée par la transcription, tant que vous ne l'avez pas confrontée aux mots réellement prononcés.
Lire sur Copilot et bien l'utiliser au travail, ce sont deux choses différentes
Savoir qu'un récapitulatif existe ne veut pas dire que vous y penserez au bon moment, ou que vous poserez la question qui vous donnera réellement ce dont vous avez besoin. La première semaine du cours Copilot de Nightschool AI est construite autour de tâches de travail réelles comme celle-ci, y compris des réunions manquées et des comptes-rendus à envoyer.
Questions fréquentes
Copilot enregistre-t-il automatiquement un récapitulatif de chaque réunion Teams ?
Non. Copilot ne dispose d'un historique de conversation que si la transcription en direct était activée pendant la réunion. Si elle était désactivée, Copilot n'a rien à résumer par la suite, peu importe comment la réunion s'est déroulée par ailleurs.
Où trouve-t-on réellement Copilot après la fin d'une réunion Teams ?
Vous pouvez accéder à Copilot après la réunion depuis le chat de la réunion et depuis l'onglet Récapitulatif. Les deux s'appuient sur la même transcription, donc peu importe lequel vous ouvrez en premier, vous arriverez au même contenu sous-jacent.
Copilot peut-il me dire ce que j'ai manqué si j'ai rejoint une réunion en retard ?
Oui, à condition que la transcription en direct ait été activée. Demandez à Copilot, dans le chat de la réunion ou l'onglet Récapitulatif, de résumer ce qui a été discuté avant que vous ne rejoigniez la réunion, y compris qui a dit quoi, et il reconstituera cette partie de la conversation pour vous.
Copilot fonctionne-t-il pendant la réunion, ou seulement après ?
Les deux. Copilot suggère des actions à mener et répond à toutes vos questions en temps réel pendant la réunion, et continue de répondre aux questions sur la réunion une fois celle-ci terminée, à condition que la transcription soit restée activée tout du long.
Puis-je faire confiance à une action à mener suggérée par Copilot sans la vérifier moi-même ?
Traitez-la comme une première ébauche solide, pas comme un fait confirmé. Demandez à Copilot de citer le passage exact de la transcription dont provient l'action à mener, y compris à qui elle a été attribuée, avant de la transmettre à l'équipe comme une décision.
Pourquoi Copilot ne fonctionne-t-il pas dans une réunion où j'étais invité en tant qu'invité ?
Copilot ne fonctionnera pas dans les réunions organisées à l'extérieur de votre organisation. Si la réunion a été configurée et organisée par le tenant Teams d'une autre entreprise, Copilot ne générera pas de récapitulatif pour vous, quel que soit tout autre réglage.
Et si je n'ai besoin que du récapitulatif d'un seul sujet, pas de toute la réunion ?
Demandez exactement cela. Plutôt que de demander un résumé général, nommez le sujet et demandez à Copilot qui en a parlé, ce qui a été décidé, et s'il est revenu plus d'une fois dans la réunion.
Puis-je utiliser un récapitulatif Teams pour rédiger un compte-rendu destiné aux personnes absentes ?
Oui. Demandez à Copilot de rédiger un récapitulatif destiné aux personnes qui ont manqué toute la réunion, et précisez-lui ce que cette audience sait déjà, pour qu'il inclue suffisamment de contexte sans répéter des choses déjà connues.
Que faire si j'ai oublié d'activer la transcription et que la réunion est déjà terminée ?
Il n'existe aucun moyen de récupérer une transcription après coup si elle n'a jamais été activée. La seule solution consiste à prendre l'habitude de vérifier que la transcription est activée au début des futures réunions, surtout celles dont vous pensez avoir besoin de notes par la suite.
Arrêtez de perdre des réunions pour un réglage oublié
L'habitude est simple. Prenez-la une fois, et chaque réunion après celle-ci aura un récapitulatif qui vous attend.