Giải Thích Dễ Hiểu
Cách Dùng ChatGPT Để Dọn Dẹp Ghi Chú Họp Lộn Xộn
Ghi chú lộn xộn đưa vào, danh sách công việc theo người phụ trách đưa ra, nếu bạn hỏi đúng cách.
Nếu bạn rời cuộc họp với một mớ câu nửa chừng và không biết ai phụ trách việc gì, ChatGPT của OpenAI có thể biến mớ lộn xộn đó thành danh sách công việc, nhật ký quyết định và email theo dõi trong vài phút. Trang này cung cấp các prompt chính xác, cho bạn thấy mỗi prompt tạo ra gì, và hướng dẫn bước kiểm tra bạn nên làm trước khi gửi bất cứ thứ gì được tạo từ ghi chú bạn gõ vội.
Dán ghi chú họp thô của bạn vào ChatGPT của OpenAI và yêu cầu nó biến thành danh sách công việc được nhóm theo người phụ trách kèm thời hạn, hoặc sắp xếp thành các quyết định chính, bước tiếp theo, và trách nhiệm. Hướng dẫn chính thức của OpenAI về dùng ChatGPT trong công việc mô tả đây là một trường hợp sử dụng cốt lõi: ChatGPT giúp tinh gọn việc chuẩn bị, ghi chú, và theo dõi. Kết quả chỉ tốt bằng ghi chú của bạn, vì vậy luôn kiểm tra mọi tên và ngày so với những gì thực sự đã nói trước khi gửi đi bất cứ đâu.
Ngày đăng
Điểm chính
- Một prompt được xây dựng tốt có thể biến ghi chú nguệch ngoạc thành danh sách công việc được tổ chức theo người phụ trách, kèm thời hạn được trích ra khi có đề cập.
- Một loại prompt thứ hai sắp xếp cùng ghi chú đó thành các quyết định chính, bước tiếp theo, và trách nhiệm, đây là một cách nhìn khác và hữu ích về cùng một cuộc họp.
- Prompt email theo dõi nên yêu cầu rõ ràng một bản tóm tắt, trách nhiệm được phân công, và các bước tiếp theo kèm thời hạn, phản ánh cách ghi chú đã được tổ chức.
- ChatGPT không thể biết ghi chú của bạn có chính xác hay không. Nó chỉ sắp xếp lại những gì bạn gõ, vì vậy chữ viết tắt lộn xộn sẽ tạo ra một danh sách công việc trông gọn gàng nhưng sai.
- Trước khi gửi bất cứ thứ gì cho nhóm, đọc kết quả đối chiếu với trí nhớ của bạn về cuộc họp và đánh dấu bất kỳ tên hay ngày nào bạn không hoàn toàn chắc chắn.
- Nếu ghi chú họp của bạn chứa thông tin bảo mật hoặc liên quan đến khách hàng, hãy biết chính sách xử lý dữ liệu của gói bạn đang dùng trước khi dán vào.
Ba prompt dọn dẹp ghi chú và mục đích của mỗi loại
| Loại prompt | Phù hợp nhất cho | Cần kiểm tra sau đó |
|---|---|---|
| Danh sách công việc theo người phụ trách | Giao việc lại cho nhóm ngay sau cuộc họp | Mọi tên người phụ trách và mọi thời hạn so với trí nhớ của bạn về ai thực sự đã đồng ý làm gì |
| Quyết định / bước tiếp theo / trách nhiệm | Một bản ghi cho những người không có mặt trong cuộc họp, hoặc cho hồ sơ riêng của bạn | Rằng các 'quyết định' là những điều thực sự đã được quyết định, không chỉ là đã được thảo luận |
| Email theo dõi | Gửi bản tóm tắt cho người tham dự trong cùng ngày | Giọng văn, độ dài, và việc thời hạn khớp với những gì bạn đã xác minh trong danh sách công việc |
Sao chép và dán
Prompt bạn có thể dùng ngay hôm nay
Danh sách công việc nhóm theo người phụ trách
Hãy biến các ghi chú họp sau thành một danh sách công việc gọn gàng. Các công việc nên được nhóm theo người phụ trách và bao gồm thời hạn nếu có đề cập. Đây là ghi chú: [dán ghi chú họp thô của bạn vào đây]
Đây chính xác là cấu trúc OpenAI khuyến nghị để biến ghi chú thành công việc có thể hành động. Dán ghi chú của bạn vào chỗ văn bản trong ngoặc, giữ nguyên độ lộn xộn thực tế của nó, và để prompt tự sắp xếp.
Quyết định, bước tiếp theo, và trách nhiệm
Các ghi chú khá thô và không chính thức. Hãy sắp xếp chúng thành các nhóm: quyết định chính, bước tiếp theo, và trách nhiệm. Giữ nguyên cách diễn đạt gốc nếu có thể để tôi kiểm tra lại sau. Đây là ghi chú: [dán ghi chú họp thô của bạn vào đây]
Dùng cách này khi bạn cần một nhật ký quyết định hơn là một danh sách công việc, ví dụ để ghi lại những gì đã được thống nhất cho những người không có mặt trong phòng.
Email theo dõi gửi cho nhóm
Hãy viết một email theo dõi gửi cho những người tham dự cuộc họp. Bao gồm bản tóm tắt các điểm chính, trách nhiệm được phân công, và các bước tiếp theo kèm thời hạn. Giữ giọng văn chuyên nghiệp nhưng không cứng nhắc, và giữ email ngắn gọn. Đây là ghi chú: [dán ghi chú họp thô hoặc danh sách công việc đã dọn dẹp của bạn vào đây]
Đưa vào prompt này ghi chú thô của bạn hoặc danh sách công việc ChatGPT đã tạo ra trước đó. Cách thứ hai thường nhanh kiểm tra hơn vì bạn đã xác minh danh sách công việc một lần rồi.
Lượt đối chiếu kiểm tra trước khi gửi
Đây là một danh sách công việc bạn đã tạo từ ghi chú họp của tôi, theo sau là ghi chú thô gốc. Hãy xem qua từng công việc và đánh dấu bất kỳ tên người phụ trách, thời hạn, hoặc quyết định nào không được nêu trực tiếp hoặc ngụ ý rõ ràng trong ghi chú thô, để tôi có thể tự kiểm tra lại trước khi gửi đi. Danh sách công việc: [dán danh sách đã tạo] Ghi chú thô: [dán ghi chú gốc của bạn]
Đây là bước xác minh. Thực hiện trước khi bạn gửi đi bất cứ thứ gì, đặc biệt nếu chữ viết tay hoặc chữ viết tắt của bạn trở nên lộn xộn trong cuộc họp.
Lấp đầy khoảng trống trong ghi chú chưa đầy đủ
Ghi chú họp của tôi còn thiếu ở một số chỗ. Với mỗi công việc hoặc quyết định mà người phụ trách hoặc thời hạn bị thiếu hoặc không rõ, hãy đánh dấu là 'cần xác nhận' thay vì đoán. Không bịa ra một tên hay ngày không có trong ghi chú. Đây là ghi chú: [dán ghi chú họp thô của bạn vào đây]
Dùng cách này khi bạn biết ghi chú của mình có khoảng trống. Nó ngăn ChatGPT âm thầm điền vào một người phụ trách nghe có vẻ hợp lý nhưng chưa thực sự được giao việc đó.
Vì sao cách này hiệu quả
ChatGPT thực sự đang làm gì với ghi chú của bạn
Hướng dẫn chính thức của OpenAI về dùng ChatGPT trong công việc nêu rõ điều này: ChatGPT giúp tinh gọn việc chuẩn bị, ghi chú, và theo dõi. Đây là ý nghĩa thực tế của điều đó.
Nó sắp xếp lại, nó không nhớ
ChatGPT chỉ biết những gì bạn dán vào cuộc trò chuyện. Nó không thể nhớ lại cuộc họp, vì vậy chất lượng kết quả hoàn toàn phụ thuộc vào mức độ đầy đủ của ghi chú của bạn.
Nhóm theo người phụ trách là mấu chốt
Một danh sách công việc phẳng rất khó để hành động theo. Nhóm theo người phụ trách có nghĩa là mỗi người có thể lướt thẳng đến phần của riêng họ thay vì đọc toàn bộ danh sách.
Thời hạn chỉ xuất hiện nếu bạn đã ghi lại
Nếu một thời hạn được nói ra miệng nhưng bạn không ghi xuống, ChatGPT không có cách nào khôi phục lại nó. Nó sẽ bỏ qua thời hạn, hoặc nếu bạn không đề phòng, nó sẽ đoán một thời hạn.
Quyết định và công việc là hai kết quả khác nhau
Một danh sách công việc cho mọi người biết phải làm gì. Một nhật ký quyết định cho mọi người biết điều gì đã được thống nhất. Chạy cả hai prompt trên cùng ghi chú cho bạn hai tài liệu khác nhau, hữu ích.
Hướng dẫn thực hiện
Đưa một bộ ghi chú lộn xộn từ nguệch ngoạc đến sẵn sàng gửi
Bắt đầu với ghi chú của bạn đúng như hiện trạng. Bạn không cần dọn dẹp, sửa ngữ pháp, hay sắp lại thứ tự trước khi dán vào ChatGPT. Một phần giá trị ở đây là mô hình có thể xử lý các mảnh rời rạc, chữ viết tắt, và các điểm không theo thứ tự tốt hơn một người đang lướt qua trang đó nhanh chóng. Dán toàn bộ khối ghi chú, cả những phần bạn không chắc có quan trọng.
Chạy prompt danh sách công việc trước: 'Hãy biến các ghi chú họp sau thành một danh sách công việc gọn gàng. Các công việc nên được nhóm theo người phụ trách và bao gồm thời hạn nếu có đề cập.' Đây là cấu trúc mà hướng dẫn chính thức của OpenAI sử dụng, và nó hiệu quả vì nó cho mô hình biết hai điều cụ thể cần làm: nhóm theo người phụ trách, và chỉ bao gồm thời hạn nếu thực sự có đề cập. Chỉ dẫn thứ hai đó quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Nếu không có nó, một mô hình được yêu cầu tạo ra một danh sách công việc 'gọn gàng' có thể âm thầm bịa ra một thời hạn để danh sách trông hoàn thiện hơn.
Đọc kết quả đối chiếu với trí nhớ của bạn về cuộc họp trước khi làm bất cứ điều gì khác với nó. Đây là bước mọi người thường bỏ qua vì danh sách trông gọn gàng và đầy đủ. Một danh sách gọn gàng không đồng nghĩa với chính xác. Kiểm tra tên của mọi người phụ trách so với ai thực sự có mặt trong phòng và ai thực sự đã đồng ý làm công việc đó, và kiểm tra mọi thời hạn so với những gì đã được nói. Nếu một công việc không có người phụ trách được ghi, đó là thông tin hữu ích: nghĩa là không ai thực sự nhận việc đó trong cuộc họp, và cần có người theo dõi trực tiếp hơn là phát hiện qua email rằng họ được giao một việc họ chưa từng đồng ý.
Nếu bạn muốn một tài liệu thứ hai cho những người không có mặt trong cuộc họp, chạy prompt quyết định trên cùng ghi chú thô: 'Các ghi chú khá thô và không chính thức. Hãy sắp xếp chúng thành các nhóm: quyết định chính, bước tiếp theo, và trách nhiệm.' Việc này tạo ra một dạng tài liệu khác với danh sách công việc. Một quyết định như 'chúng ta chuyển ngày ra mắt sang quý tới' thuộc về nhật ký quyết định ngay cả khi nó không tạo ra một công việc tức thì cho ai. Giữ quyết định và công việc riêng biệt tránh một lỗi thường gặp khi bản ghi quyết định biến thành một mớ lẫn lộn khó đọc giữa các thỏa thuận và việc cần làm.
Cuối cùng, soạn email theo dõi sau khi bạn đã kiểm tra danh sách công việc. Dùng prompt yêu cầu rõ ràng một bản tóm tắt các điểm chính, trách nhiệm được phân công, và các bước tiếp theo kèm thời hạn, vì đó là cấu trúc mà prompt mẫu của OpenAI sử dụng. Đưa vào đó danh sách công việc đã xác minh hoặc ghi chú thô của bạn, đọc lại bản thảo một lần nữa về giọng văn, rồi gửi. Việc kiểm tra xảy ra trước khi email được gửi đi, không phải sau.
Giới hạn thực tế
Những điều ChatGPT làm sai và cần kiểm tra bằng tay
Rủi ro lớn nhất với quy trình này là một danh sách công việc trông gọn gàng đọc có vẻ đáng tin hơn thực tế. ChatGPT giỏi tạo ra kết quả có tổ chức, nghe tự tin từ đầu vào lộn xộn, và sự tự tin đó không đồng nghĩa với độ chính xác. Nếu ghi chú của bạn ghi 'Sarah - theo dõi' mà không có ngữ cảnh gì khác, mô hình có thể giao việc đó cho Sarah với một thời hạn cụ thể được suy ra từ chỗ khác trong ghi chú, dù suy luận đó có thể sai. Hãy coi mọi tên và ngày trong kết quả là một khẳng định cần xác minh, không phải một sự thật để chuyển tiếp.
Ghi chú không đầy đủ là rủi ro thứ hai. Nếu bạn quên ghi ai phụ trách một công việc, ChatGPT phải để trống hoặc đoán, và theo mặc định nó thường sẽ đoán hơn là đánh dấu khoảng trống. Dùng biến thể prompt ở trên yêu cầu rõ ràng nó đánh dấu các mục không rõ là 'cần xác nhận' thay vì đoán. Chỉ dẫn duy nhất này thay đổi dạng lỗi từ 'sai một cách âm thầm' thành 'được đánh dấu rõ ràng', một vấn đề dễ xử lý hơn nhiều.
Xử lý dữ liệu là điều đáng biết trước khi bạn dán bất cứ thứ gì nhạy cảm. Nếu ghi chú của bạn chứa tên khách hàng, số liệu tài chính, hoặc bất cứ thứ gì bảo mật, hãy kiểm tra gói bạn đang dùng và chính sách của tổ chức bạn về việc dán loại nội dung đó vào ChatGPT. Với các gói ChatGPT Enterprise, OpenAI nêu rằng các cuộc trò chuyện enterprise được mã hóa và theo mặc định không bao giờ được dùng để huấn luyện mô hình, đây là một tư thế xử lý dữ liệu khác biệt đáng kể so với tài khoản miễn phí hoặc cá nhân. Hãy biết bạn đang dùng gói nào trước khi quyết định điều gì phù hợp để đưa vào prompt.
Cuối cùng, quy trình này không thể thay thế việc ghi chú tương đối đầy đủ ngay từ đầu. ChatGPT có thể sắp xếp lại và dọn dẹp, nhưng nó không thể bịa ra ngữ cảnh chưa từng được ghi lại. Cách nhanh nhất để có được một danh sách công việc đáng tin cậy từ quy trình này là ghi lại tên người phụ trách và bất kỳ thời hạn nào ngay khi được nói ra, dù là viết tắt, hơn là trông chờ mô hình tái dựng ý định từ ghi chú mơ hồ sau đó.
Trước khi gửi bất cứ thứ gì
Một lượt xác minh nhanh bắt được hầu hết lỗi
Việc này chỉ mất vài phút và ngăn chặn lỗi phổ biến nhất: gửi một danh sách công việc giao việc một cách tự tin cho người sai hoặc ngày sai.
Đọc to mọi tên người phụ trách
Đi xuống danh sách và nói từng tên đối chiếu với trí nhớ của bạn về ai đã đồng ý làm công việc đó. Một tên nghe có vẻ không đúng đáng để kiểm tra lại với ghi chú thô.
Lần theo mọi thời hạn về lại ghi chú
Tìm đúng dòng trong ghi chú gốc của bạn đã tạo ra mỗi thời hạn. Nếu bạn không tìm thấy, thời hạn đó có khả năng là được suy ra hơn là được nêu rõ, và cần được xem lại lần nữa.
Chạy prompt đối chiếu kiểm tra
Dán cả danh sách đã tạo và ghi chú thô của bạn ngược lại vào ChatGPT và yêu cầu nó đánh dấu bất cứ điều gì không được nêu trực tiếp. Điều này bắt được các điểm không khớp mà việc đọc nhanh có thể bỏ sót.
Kiểm tra chéo với một người tham dự
Với bất cứ điều gì thực sự mơ hồ trong ghi chú, một tin nhắn nhanh cho ai đã có mặt trong phòng tốt hơn là đoán, dù suy đoán của ChatGPT có vẻ hợp lý.
Đọc về prompt này và thực sự dùng nó tốt là hai việc khác nhau
Biết cấu trúc prompt là phần dễ. Kỹ năng nằm ở việc viết ghi chú ghi lại người phụ trách và ngày hạn ngay lúc đó, và kiểm tra kết quả nhanh đủ để việc dọn dẹp không bao giờ trở thành điểm nghẽn sau mỗi cuộc họp. Khóa học ChatGPT trong công việc đi qua quy trình này và các quy trình thường ngày khác một cách thực hành, bắt đầu từ bài học đầu tiên của bạn.
Câu hỏi thường gặp
ChatGPT có thể tự động biến ghi chú họp lộn xộn thành danh sách công việc không?
Có, nếu bạn dán ghi chú thô và yêu cầu trực tiếp. Prompt 'Hãy biến các ghi chú họp sau thành một danh sách công việc gọn gàng. Các công việc nên được nhóm theo người phụ trách và bao gồm thời hạn nếu có đề cập' là cấu trúc mà hướng dẫn chính thức của OpenAI khuyến nghị. Bạn vẫn cần kiểm tra mọi người phụ trách và thời hạn so với những gì thực sự đã nói trước khi gửi danh sách đi bất cứ đâu.
Prompt nào tốt nhất để dọn dẹp ghi chú họp lộn xộn?
Tùy vào nhu cầu của bạn. Đối với danh sách công việc, dùng prompt người phụ trách và thời hạn ở trên. Đối với bản ghi những gì đã được quyết định, dùng prompt sắp xếp ghi chú thành quyết định chính, bước tiếp theo, và trách nhiệm. Chạy cả hai trên cùng ghi chú cho bạn hai tài liệu khác nhau, hữu ích từ một cuộc họp.
Làm sao để viết email theo dõi từ ghi chú họp bằng ChatGPT?
Yêu cầu một bản tóm tắt các điểm chính, trách nhiệm được phân công, và các bước tiếp theo kèm thời hạn, phản ánh cấu trúc mà prompt mẫu chính thức của OpenAI sử dụng. Đưa vào đó ghi chú thô của bạn hoặc danh sách công việc bạn đã kiểm tra, vì kiểm tra danh sách công việc trước giúp email dễ xác minh hơn.
Làm sao tôi biết ChatGPT có ghi sai người phụ trách hay thời hạn không?
Lần theo từng tên và ngày về lại một dòng cụ thể trong ghi chú gốc của bạn. Nếu bạn không tìm thấy phát biểu chính xác tạo ra nó, có khả năng nó được suy ra hơn là được nêu rõ. Bạn cũng có thể yêu cầu ChatGPT đánh dấu bất cứ điều gì không được nêu trực tiếp trong ghi chú, điều này tự động phát hiện hầu hết các khoảng trống này.
Nếu ghi chú họp của tôi không đề cập ai phụ trách một công việc thì sao?
Hãy nói rõ với ChatGPT đừng đoán. Yêu cầu nó đánh dấu người phụ trách hoặc thời hạn là 'cần xác nhận' khi ghi chú không nêu rõ, thay vì để mô hình suy ra một tên nghe có vẻ hợp lý. Điều này biến một lỗi âm thầm thành một dấu hiệu rõ ràng bạn có thể xử lý.
Dán ghi chú họp bảo mật vào ChatGPT có an toàn không?
Tùy vào gói của bạn và chính sách của tổ chức bạn. OpenAI nêu rằng với các gói ChatGPT Enterprise, các cuộc trò chuyện enterprise được mã hóa và theo mặc định không bao giờ được dùng để huấn luyện mô hình. Sự bảo vệ đó dành riêng cho Enterprise; kiểm tra điều gì áp dụng cho tài khoản của bạn trước khi dán bất cứ thứ gì chứa tên khách hàng hoặc số liệu nhạy cảm.
ChatGPT có thể tách quyết định ra khỏi các công việc cần làm không?
Có. Dùng prompt yêu cầu nó sắp xếp ghi chú thô, không chính thức thành các nhóm: quyết định chính, bước tiếp theo, và trách nhiệm. Việc này tạo ra một tài liệu khác với danh sách công việc, hữu ích cho người không có mặt trong cuộc họp hoặc cho bản ghi riêng của bạn về những gì đã được thống nhất.
Tại sao kết quả của ChatGPT trông gọn gàng hơn ghi chú thực tế của tôi?
Đó là mô hình làm đúng việc nó được thiết kế để làm: dọn dẹp cấu trúc. Rủi ro là một danh sách gọn gàng có thể trông đáng tin hơn thực tế. Các sự thật nền tảng, ai phụ trách gì và đến khi nào, chỉ đáng tin cậy bằng những gì bạn đã ghi lại ban đầu, vì vậy luôn xác minh trước khi coi bản đã dọn dẹp là nguồn sự thật.
Đừng đọc lại ghi chú của bạn hai lần
Dọn dẹp mớ lộn xộn một lần, kiểm tra một lần, gửi một lần.