Xây dựng Người điều hành hàng tuần của bạn
Xây dựng một lời nhắc hệ thống biến công việc phải nộp định kỳ vào thứ Hai của bạn thành một công việc 30 giây. Sau đó chạy nó trên dữ liệu của riêng bạn và giữ lại.
Trong Từ Trò chuyện đến Xây dựng, bạn đã gặp mẫu người điều hành hàng tuần: một lời nhắc hệ thống biết vai trò của bạn, cộng với dữ liệu mới mỗi tuần, bằng phân tích chất lượng tương tự mỗi thứ Hai. Bài học này bạn sẽ xây dựng của riêng mình và chạy nó trên dữ liệu thực của bạn trước khi rời khỏi trang.
Hai phút thiết lập. Mở một ghi chú và trả lời ba câu hỏi:
Vai trò của bạn, trong một dòng. Không phải chức danh của bạn. "Tôi điều hành một đội ngũ bán hàng 6 người phụ trách khu vực Tây Nam" tốt hơn "Giám đốc bán hàng khu vực."
Công việc phải nộp định kỳ của bạn. Đầu ra hàng tuần có cùng hình dạng: đánh giá đường ống, kế hoạch nội dung, cập nhật hoạt động, email trạng thái khách hàng. Chọn cái tốn nhiều thời gian nhất vào thứ Hai.
Nguồn dữ liệu của bạn. Một xuất CRM, một bảng điều khiển, số liệu của tuần trước. Chọn thứ gì đó bạn có thể lấy ngay bây giờ.
Khối 1 của lời nhắc hệ thống của bạn là ngữ cảnh vai trò: mọi thứ Claude cần mà không bao giờ thay đổi hàng tuần. Bạn là ai, ai đọc đầu ra, họ đưa ra quyết định gì với nó.
Quản lý bán hàng: "Tôi quản lý một đội ngũ bán hàng 6 người. Mỗi thứ Hai tôi xem xét đường ống của chúng tôi cho Phó chủ tịch của tôi, người quyết định dành thời gian hỗ trợ giao dịch của cô ấy ở đâu. Các giai đoạn: Khám phá, Đề xuất, Đàm phán, Đã đóng. Một giao dịch bị đình trệ sau 21 ngày trong giai đoạn."
Trưởng nhóm vận hành: "Tôi điều hành đánh giá hoạt động hàng tuần cho một đội ngũ thực hiện. KPI: độ chính xác đơn hàng (mục tiêu 99.2%), thời gian vận chuyển (mục tiêu 24h), tồn đọng hỗ trợ (dưới 40). Bất cứ điều gì dưới mục tiêu 2 tuần liên tiếp sẽ chuyển đến COO."
Có gì trong đó: định nghĩa, ngưỡng, người đọc, người đọc làm gì tiếp theo. Không có gì: tính từ, tuyên bố sứ mệnh.
Khối 2 là định dạng đầu ra. Mô tả hình dạng chính xác của công việc phải nộp, theo thứ tự, với độ dài. Bài kiểm tra: một người lạ có thể tạo ra thứ gì đó trông giống như báo cáo của bạn chỉ từ mô tả này không?
Khối 2 của Quản lý bán hàng: "Đầu ra: 1) Tóm tắt ba câu về tình trạng đường ống. 2) Bảng từng giao dịch: tên, giai đoạn, số ngày trong giai đoạn, bình luận một dòng. 3) 3 rủi ro hàng đầu trong tuần này, mỗi rủi ro có một hành động được đề xuất mà tôi có thể thực hiện trước thứ Sáu. Dưới 400 từ. Không khuyến khích, không lặp lại dữ liệu cho tôi."
Nếu bạn có một phiên bản trước của công việc phải nộp mà bạn hài lòng, hãy nói rõ: "Phù hợp với cấu trúc của báo cáo ví dụ dưới đây." Một ví dụ thực tế tốt hơn bất kỳ mô tả nào về nó.
Khối 3 là các quy tắc leo thang. Đây là điều phân biệt một người điều hành với một người tóm tắt. Nói cho Claude biết điều gì được coi là vấn đề và phải làm gì với nó:
"Nếu bất kỳ giao dịch nào trên 50K đô la lùi lại một giai đoạn, hãy gắn cờ nó ở trên cùng, trước phần tóm tắt."
"Nếu một KPI không đạt mục tiêu trong hai tuần liên tiếp, hãy đánh dấu nó là ESCALATE và soạn thảo ghi chú một đoạn cho COO."
"Nếu dữ liệu thiếu một trường bạn cần, hãy liệt kê nó dưới Câu hỏi mở. Không bao giờ điền vào các khoảng trống bằng phỏng đoán, và không bao giờ sử dụng các số không có trong dữ liệu tôi đã dán."
Quy tắc cuối cùng đó áp dụng cho mọi người điều hành, bất kể vai trò của bạn. Đó là sự khác biệt giữa một báo cáo bạn đọc lướt qua và một báo cáo bạn phải kiểm toán.
Bây giờ hãy lắp ráp và chạy nó. Xếp chồng ba khối theo thứ tự: ngữ cảnh vai trò, định dạng đầu ra, quy tắc leo thang. Kết thúc bằng một dòng: "Mỗi tuần tôi sẽ dán dữ liệu mới. Tạo công việc phải nộp. Đừng hỏi tôi bất cứ điều gì bạn có thể trả lời từ các khối trên."
Chạy nó ngay bây giờ: dán người điều hành làm tin nhắn đầu tiên của một cuộc trò chuyện mới, hoặc vào hướng dẫn Dự án để mọi cuộc trò chuyện trong tương lai đều kế thừa nó. Sau đó dán dữ liệu thực của tuần này, đã được biên tập.
Ba kiểm tra trên đầu ra: mọi số liệu đều có thể truy ngược về dữ liệu đã dán; định dạng khớp với khối 2, từng phần; các khuyến nghị có thể thực hiện được ngay hôm nay. "Theo dõi Meridian về đề xuất bị đình trệ" đạt. "Theo dõi các giao dịch có rủi ro" không đạt.
Có kiểm tra nào không đạt không? Sửa khối đã gây ra nó, không phải đầu ra, và chạy lại.
Đây là của bạn. Lưu nó ngay bây giờ. Đặt lời nhắc đã sửa ở nơi bạn sẽ tìm thấy nó vào thứ Hai tới: một ghi chú có tiêu đề "Người điều hành hàng tuần," một tài liệu, hoặc hướng dẫn Dự án (đã lưu, trong trường hợp đó).
Thứ Hai tới, toàn bộ công việc là: mở người điều hành, dán dữ liệu mới, đọc đầu ra so với ba kiểm tra của bạn. Ba mươi giây đầu vào của bạn cho công việc phải nộp mà trước đây mất cả buổi sáng. Khi đầu ra bị lệch, hãy chỉnh sửa khối, không phải bản nháp.
Và khung sườn chuyển giao: email trạng thái khách hàng, tóm tắt hội đồng quản trị hàng tháng, tóm tắt sprint. Người điều hành thứ hai mất vài phút vì bạn đã biết các khối của mình.
Bạn đã xây dựng một người điều hành hàng tuần: ngữ cảnh vai trò, định dạng đầu ra, quy tắc leo thang, được lắp ráp thành một lời nhắc hệ thống và chạy trên dữ liệu thực của bạn. Bạn biết ba kiểm tra (số liệu truy ngược về dữ liệu, định dạng khớp, khuyến nghị có thể thực hiện được) và quy tắc sửa chữa: sửa khối, không phải đầu ra. Nó được lưu ở nơi bạn sẽ tìm thấy. Thứ Hai tới nó chỉ tốn của bạn ba mươi giây.