Bouw je wekelijkse operator
Bouw een systeemprompt die je terugkerende maandagse oplevering verandert in een taak van 30 seconden. Voer deze vervolgens uit op je eigen gegevens en bewaar deze.
In Van Chatten naar Bouwen heb je het wekelijkse operatorpatroon leren kennen: een systeemprompt die je rol kent, plus elke week nieuwe gegevens, resulteert elke maandag in dezelfde kwaliteitsanalyse. In deze les bouw je de jouwe en voer je deze uit op je echte gegevens voordat je de pagina verlaat.
Twee minuten instellen. Open een notitie en beantwoord drie vragen:
Je rol, in één zin. Niet je titel. "Ik leid een verkoopteam van 6 personen dat het Zuidwesten bestrijkt" is beter dan "Regionaal Verkoopmanager."
Je terugkerende oplevering. De wekelijkse output met dezelfde vorm: pijplijnoverzicht, contentplan, ops-update, e-mail over klantstatus. Kies degene die de meeste maandag in beslag neemt.
Je gegevensbron. Een CRM-export, een dashboard, de cijfers van vorige week. Kies iets waar je nu bij kunt.
Blok 1 van je systeemprompt is rolcontext: alles wat Claude nodig heeft en wat week na week niet verandert. Wie je bent, wie de output leest, welke beslissing ze ermee nemen.
De Verkoopmanager: "Ik beheer een verkoopteam van 6 personen. Elke maandag beoordeel ik onze pijplijn voor mijn VP, die beslist waar ze haar dealondersteuningstijd aan besteedt. Fasen: Ontdekking, Voorstel, Onderhandeling, Gesloten. Een deal stagneert na 21 dagen in een fase."
De Operations Lead: "Ik voer wekelijkse ops-reviews uit voor een fulfillmentteam. KPI's: ordernauwkeurigheid (doel 99,2%), verzendtijd (doel 24 uur), supportachterstand (onder 40). Alles onder het doel gedurende 2 weken achter elkaar gaat naar de COO."
Wat erin staat: definities, drempels, de lezer, wat de lezer vervolgens doet. Wat niet: bijvoeglijke naamwoorden, missieverklaringen.
Blok 2 is uitvoerformaat. Beschrijf de exacte vorm van de oplevering, in volgorde, met lengtes. De test: zou een vreemdeling iets kunnen produceren dat eruitziet als jouw rapport, alleen op basis van deze beschrijving?
Blok 2 van de Verkoopmanager: "Uitvoer: 1) Samenvatting van drie zinnen van de pijplijngezondheid. 2) Deal-per-deal tabel: naam, fase, dagen in fase, éénregelig commentaar. 3) Top 3 risico's deze week, elk met een aanbevolen actie die ik vóór vrijdag kan ondernemen. Minder dan 400 woorden. Geen peptalk, geen herhaling van de gegevens aan mij."
Als je een eerdere versie van de oplevering hebt waar je tevreden mee was, zeg dat dan: "Komt overeen met de structuur van het onderstaande voorbeeldrapport." Een echt voorbeeld is beter dan welke beschrijving dan ook.
Blok 3 zijn escalatieregels. Dit is wat een operator onderscheidt van een samenvatter. Vertel Claude wat telt als een probleem en wat je eraan moet doen:
"Als een deal van meer dan $50K een fase achteruit is gegaan, markeer dit dan helemaal bovenaan, vóór de samenvatting."
"Als een KPI twee opeenvolgende weken het doel mist, markeer deze dan als ESCALEREN en stel de COO-notitie van één paragraaf op."
"Als de gegevens een veld missen dat je nodig hebt, vermeld dit dan onder Open Vragen. Vul nooit gaten met gissingen en gebruik nooit cijfers die niet in de gegevens staan die ik heb geplakt."
Die laatste regel staat in elke operator, ongeacht je rol. Het is het verschil tussen een rapport dat je snel controleert en een rapport dat je moet auditen.
Nu samenstellen en uitvoeren. Stapel de drie blokken in volgorde: rolcontext, uitvoerformaat, escalatieregels. Eindig met één zin: "Elke week plak ik nieuwe gegevens. Produceer de oplevering. Vraag me niets wat je uit de bovenstaande blokken kunt beantwoorden."
Voer het nu uit: plak de operator als het eerste bericht van een nieuw gesprek, of in Projectinstructies zodat elk toekomstig gesprek het overneemt. Plak vervolgens de echte gegevens van deze week, geredigeerd.
Drie controles op de uitvoer: elk nummer is terug te voeren op de geplakte gegevens; het formaat komt overeen met blok 2, sectie voor sectie; de aanbevelingen zijn vandaag uitvoerbaar. "Volg Meridian op over het vastgelopen voorstel" is goed. "Bewaak risicovolle deals" is fout.
Faalt een controle? Repareer het blok dat het heeft laten gebeuren, niet de uitvoer, en voer opnieuw uit.
Dit is van jou. Sla het nu op. Plaats de gecorrigeerde prompt ergens waar je hem volgende maandag zult vinden: een notitie met de titel "Wekelijkse Operator", een document, of Projectinstructies (in dat geval al opgeslagen).
Volgende maandag is de hele taak: open de operator, plak nieuwe gegevens, lees de uitvoer aan de hand van je drie controles. Dertig seconden van je input voor de oplevering die voorheen de hele ochtend kostte. Als de uitvoer afwijkt, bewerk dan het blok, niet het concept.
En het skelet is overdraagbaar: e-mail over klantstatus, maandelijkse bestuurs samenvatting, sprint recap. De tweede operator kost minuten omdat je je blokken al kent.
Je hebt een wekelijkse operator gebouwd: rolcontext, uitvoerformaat, escalatieregels, samengesteld in één systeemprompt en uitgevoerd op je echte gegevens. Je kent de drie controles (nummers zijn terug te voeren op de gegevens, formaat komt overeen, aanbevelingen zijn uitvoerbaar) en de reparatieregel: repareer het blok, niet de uitvoer. Het is opgeslagen waar je het zult vinden. Volgende maandag kost het je dertig seconden.