スレッドの要約は、同僚が会議に向かう途中で手渡してくれるメモのようなものだと考えてください。読む手間を省いてくれますが、マネージャーに何かを伝える前に、やはり元の内容に目を通すでしょう。OutlookのMicrosoft 365 Copilotも同じように機能します。
何が使えるかは、ライセンスと組織によって異なります。Microsoftは、Word、Excel、PowerPoint、またはOneNoteでCopilotが表示されない場合、サブスクリプションに含まれていないか、組織の設定に基づいて利用できない可能性があると述べています。アプリには、Copilotエクスペリエンスを識別するのに役立つ製品内ラベルが表示され、IT管理者がどのライセンスを持っているかを教えてくれます。
会話を開き、メールスレッドの上部にある「Copilotによる要約」（または「要約」と表示されている場合もあります）を選択します。Copilotはスレッドをスキャンして要点を抽出し、メールの上に短い要約を作成します。その要約には番号付きの引用が含まれる場合があり、いずれかを選択すると、その引用元のメールに直接移動します。これらの引用は確認ツールなので、これらを使用する習慣をつけましょう。
Copilotは返信の作成も手伝ってくれます。作成するメールは、新しい会話、返信、または転送のいずれかです。Copilotが下書きを作成したら、長さやトーンを変更したり、同じプロンプトを再度実行したりできます。送信する前に、必要に応じて下書きを編集します。
下書きの依頼は、3つのことを指定すると最も効果的です。メールの宛先、何を約束するのか、そしていつまでに。 「Danaに返信」ではCopilotは推測するしかありません。「Danaに返信、改訂された条件を本日中に確認することを確約、2文で」と指定すれば、必要な情報がすべて提供されます。
これが正直な限界です。要約は要点を抽出するため、一部を省略します。スレッドの途中の、締め切りを変更するようなちょっとしたコメントは含まれない可能性があり、要約はそれがなくても自信満々に読めます。返信にあなたの名前が記載されているので、何かを約束する前に、引用が指すメールを開いてください。
スレッドを要約し、重要な引用メールを開き、誰に、何を、いつまでに伝える返信を作成します。ソースメールが記録であり、要約はそれらへのショートカットです。