Penjelasan Bahasa Sederhana
Cara Menggunakan ChatGPT untuk Merapikan Catatan Rapat yang Berantakan
Catatan berantakan masuk, daftar tugas per pemilik keluar, kalau cara memintanya benar.
Kalau kamu keluar dari rapat dengan kumpulan setengah kalimat yang berantakan dan tidak tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa, ChatGPT milik OpenAI bisa mengubah kekacauan itu jadi daftar tugas, catatan keputusan, dan email follow-up dalam beberapa menit. Halaman ini memberikan prompt yang tepat, menunjukkan hasil dari masing-masing prompt, dan menjelaskan pengecekan yang harus kamu lakukan sebelum mengirim apa pun yang dibuat dari catatan yang ditulis cepat-cepat.
Tempelkan catatan rapat mentahmu ke ChatGPT milik OpenAI dan minta diubah jadi daftar tugas yang dikelompokkan per pemilik dengan deadline, atau diurutkan menjadi keputusan utama, langkah selanjutnya, dan tanggung jawab. Panduan resmi OpenAI untuk menggunakan ChatGPT di tempat kerja menyebut ini sebagai salah satu kegunaan utamanya: ChatGPT membantu memperlancar persiapan, pencatatan, dan follow-up. Hasilnya hanya akan sebaik catatanmu, jadi selalu periksa setiap nama dan tanggal dengan apa yang sebenarnya dibicarakan sebelum menyebarkan apa pun.
Diterbitkan
Poin Penting
- Satu prompt yang disusun dengan baik bisa mengubah catatan acak-acakan menjadi daftar tugas yang terorganisir per pemilik, lengkap dengan deadline yang diambil dari bagian yang disebutkan.
- Jenis prompt kedua mengurutkan catatan yang sama menjadi keputusan utama, langkah selanjutnya, dan tanggung jawab, yaitu cara memotong rapat yang sama dengan hasil berbeda dan tetap berguna.
- Prompt email follow-up sebaiknya secara jelas meminta ringkasan, tanggung jawab yang ditugaskan, dan langkah selanjutnya dengan deadline, mencerminkan cara catatan itu diorganisir.
- ChatGPT tidak bisa mengetahui apakah catatanmu akurat. Ia hanya bisa mengatur ulang apa yang kamu tulis, sehingga tulisan singkat yang berantakan bisa menghasilkan daftar tugas yang terlihat rapi tapi salah.
- Sebelum mengirim apa pun ke tim, baca hasilnya sambil membandingkan dengan ingatanmu tentang rapat tersebut, dan tandai nama atau tanggal mana pun yang kamu tidak yakin sepenuhnya.
- Kalau catatan rapatmu berisi hal yang rahasia atau terkait klien tertentu, pahami dulu cara penanganan data pada paket yang kamu gunakan sebelum menempelkannya.
Tiga prompt perapian catatan dan fungsinya masing-masing
| Jenis prompt | Paling cocok untuk | Yang perlu diperiksa setelahnya |
|---|---|---|
| Daftar tugas per pemilik | Menyerahkan kembali pekerjaan ke tim segera setelah rapat | Setiap nama pemilik dan setiap deadline, dibandingkan dengan ingatanmu tentang siapa yang sebenarnya menyetujui apa |
| Keputusan / langkah selanjutnya / tanggung jawab | Catatan untuk orang yang tidak hadir di rapat, atau untuk arsip pribadimu | Bahwa 'keputusan' memang sesuatu yang benar-benar diputuskan, bukan sekadar dibahas |
| Email follow-up | Mengirim ringkasan ke peserta rapat pada hari yang sama | Nada bicara, panjang email, dan apakah deadline-nya cocok dengan yang sudah kamu verifikasi di daftar tugas |
Salin dan tempel
Prompt yang bisa Anda pakai hari ini
Daftar tugas dikelompokkan per pemilik
Ubah catatan rapat berikut menjadi daftar tugas yang rapi. Tugas-tugas harus dikelompokkan per pemilik dan menyertakan deadline jika disebutkan. Berikut catatannya: [tempelkan catatan rapat mentahmu di sini]
Ini adalah struktur yang disarankan OpenAI untuk mengubah catatan menjadi tugas yang bisa ditindaklanjuti. Tempelkan catatanmu menggantikan teks dalam tanda kurung, biarkan tetap berantakan seperti aslinya, dan biarkan prompt ini yang mengurutkannya.
Keputusan, langkah selanjutnya, dan tanggung jawab
Catatan ini masih kasar dan informal. Kelompokkan menjadi beberapa kategori: keputusan utama, langkah selanjutnya, dan tanggung jawab. Pertahankan kata-kata aslinya sebisa mungkin agar saya bisa mengeceknya nanti. Berikut catatannya: [tempelkan catatan rapat mentahmu di sini]
Gunakan ini saat kamu butuh catatan keputusan, bukan daftar tugas, misalnya untuk mencatat apa yang disepakati bagi orang-orang yang tidak hadir di rapat.
Email follow-up ke tim
Tulis email follow-up untuk peserta rapat. Sertakan ringkasan poin-poin utama, tanggung jawab yang ditugaskan, dan langkah selanjutnya dengan deadline. Jaga nada bicara profesional tapi tidak kaku, dan buat emailnya singkat. Berikut catatannya: [tempelkan catatan rapat mentahmu atau daftar tugas yang sudah dirapikan di sini]
Masukkan catatan mentahmu atau daftar tugas yang sudah dihasilkan ChatGPT ke prompt ini. Opsi kedua biasanya lebih cepat diperiksa karena kamu sudah memverifikasi daftar tugasnya sekali.
Pengecekan ulang sebelum dikirim
Berikut daftar tugas yang kamu hasilkan dari catatan rapat saya, diikuti dengan catatan mentah aslinya. Periksa setiap tugas dan tandai nama pemilik, deadline, atau keputusan mana pun yang tidak secara langsung disebutkan atau tersirat jelas dalam catatan mentah, supaya saya bisa mengeceknya sendiri sebelum ini dikirim. Daftar tugas: [tempelkan daftar yang dihasilkan] Catatan mentah: [tempelkan catatan aslimu]
Ini adalah langkah verifikasi. Jalankan ini sebelum kamu menyebarkan apa pun, terutama kalau tulisan tangan atau catatan singkatmu jadi kurang rapi saat rapat.
Mengisi bagian yang kurang pada catatan yang tidak lengkap
Catatan rapat saya ada bagian yang tidak lengkap. Untuk setiap tugas atau keputusan yang pemilik atau deadline-nya tidak ada atau tidak jelas, tandai sebagai 'perlu konfirmasi' alih-alih menebak. Jangan membuat-buat nama atau tanggal yang tidak ada dalam catatan. Berikut catatannya: [tempelkan catatan rapat mentahmu di sini]
Gunakan ini saat kamu tahu catatanmu ada bagian yang kurang. Ini mencegah ChatGPT diam-diam mengisi nama pemilik yang terdengar masuk akal padahal sebenarnya tidak pernah ditugaskan untuk tugas tersebut.
Mengapa ini berhasil
Apa yang sebenarnya dilakukan ChatGPT terhadap catatanmu
Panduan resmi OpenAI untuk menggunakan ChatGPT di tempat kerja menyebut ini secara langsung: ChatGPT membantu memperlancar persiapan, pencatatan, dan follow-up. Berikut artinya dalam praktik.
Ia mengatur ulang, bukan mengingat
ChatGPT hanya tahu apa yang kamu tempelkan ke dalam chat. Ia tidak bisa mengingat rapat itu sendiri, jadi kualitas hasilnya sepenuhnya bergantung pada seberapa lengkap catatanmu.
Pengelompokan per pemilik adalah intinya
Daftar tugas yang datar sulit untuk ditindaklanjuti. Pengelompokan per pemilik berarti setiap orang bisa langsung melihat bagiannya sendiri tanpa harus membaca seluruh daftar.
Deadline hanya muncul kalau kamu menuliskannya
Kalau deadline disebutkan secara lisan tapi kamu tidak mencatatnya, ChatGPT tidak punya cara untuk memulihkannya. Ia akan menghilangkan deadline tersebut, atau kalau kamu tidak mengantisipasinya, menebak satu.
Keputusan dan tugas adalah hasil yang berbeda
Daftar tugas memberi tahu orang apa yang harus dilakukan. Catatan keputusan memberi tahu orang apa yang disepakati. Menjalankan kedua prompt pada catatan yang sama memberimu dua dokumen berbeda yang sama-sama berguna.
Langkah demi langkah
Membawa satu set catatan kasar dari coretan sampai siap dikirim
Mulai dengan catatanmu apa adanya. Kamu tidak perlu merapikannya, membenarkan tata bahasanya, atau mengurutkan ulang sebelum menempelkannya ke ChatGPT. Salah satu nilai dari cara ini adalah model bisa menangani potongan kalimat, singkatan, dan poin yang tidak berurutan lebih baik daripada orang yang membaca cepat halaman yang sama. Tempelkan seluruh blok catatan, bahkan bagian yang kamu tidak yakin pentingnya.
Jalankan dulu prompt daftar tugas: 'Ubah catatan rapat berikut menjadi daftar tugas yang rapi. Tugas-tugas harus dikelompokkan per pemilik dan menyertakan deadline jika disebutkan.' Ini adalah struktur yang digunakan panduan resmi OpenAI, dan ini berhasil karena memberi tahu model dua hal spesifik yang harus dilakukan: kelompokkan per pemilik, dan hanya sertakan deadline kalau memang disebutkan. Instruksi kedua itu lebih penting dari yang terlihat. Tanpa itu, model yang diminta membuat daftar tugas 'yang rapi' mungkin diam-diam membuat deadline sendiri agar daftarnya terlihat lebih lengkap.
Baca hasilnya sambil membandingkan dengan ingatanmu tentang rapat sebelum melakukan apa pun dengan hasil itu. Ini adalah langkah yang sering dilewatkan orang karena daftarnya terlihat rapi dan lengkap. Daftar yang rapi tidak sama dengan yang akurat. Periksa setiap nama pemilik dengan siapa yang benar-benar hadir di ruangan dan yang benar-benar menyetujui tugas tersebut, dan periksa setiap deadline dengan apa yang sebenarnya dibicarakan. Kalau sebuah tugas tidak punya nama pemilik yang tercantum, itu informasi yang berguna: artinya tidak ada yang benar-benar mengambil tugas itu saat rapat, dan seseorang perlu menindaklanjutinya secara langsung alih-alih mengetahui lewat email bahwa mereka ditugaskan sesuatu yang tidak pernah mereka setujui.
Kalau kamu ingin dokumen kedua untuk orang-orang yang tidak hadir di rapat, jalankan prompt keputusan pada catatan mentah yang sama: 'Catatan ini masih kasar dan informal. Kelompokkan menjadi beberapa kategori: keputusan utama, langkah selanjutnya, dan tanggung jawab.' Ini menghasilkan bentuk dokumen yang berbeda dari daftar tugas. Keputusan seperti 'kita memajukan peluncurannya ke kuartal depan' termasuk dalam catatan keputusan meskipun tidak langsung menghasilkan tugas untuk siapa pun. Menjaga keputusan dan tugas terpisah menghindari kesalahan umum di mana catatan keputusan berubah jadi campuran yang sulit dibaca antara kesepakatan dan daftar pekerjaan.
Terakhir, susun email follow-up setelah kamu memeriksa daftar tugas. Gunakan prompt yang secara jelas meminta ringkasan poin-poin utama, tanggung jawab yang ditugaskan, dan langkah selanjutnya dengan deadline, karena itulah struktur yang digunakan contoh prompt OpenAI. Masukkan daftar tugas yang sudah diverifikasi atau catatan mentahnya, baca draftnya sekali lagi untuk memeriksa nadanya, lalu kirim. Pengecekan dilakukan sebelum email dikirim, bukan sesudahnya.
Keterbatasan yang jujur
Apa yang bisa salah di ChatGPT dan apa yang perlu diperiksa secara manual
Risiko terbesar dari cara kerja ini adalah daftar tugas yang terlihat rapi terasa lebih bisa dipercaya daripada seharusnya. ChatGPT pandai menghasilkan output yang terorganisir dan terdengar percaya diri dari input yang berantakan, dan rasa percaya diri itu tidak selalu sejalan dengan keakuratan. Kalau catatanmu menulis 'Sarah - follow up' tanpa konteks lain, model mungkin menugaskan tugas itu ke Sarah dengan deadline tertentu yang disimpulkan dari bagian lain dalam catatan, meskipun kesimpulan itu salah. Anggap setiap nama dan tanggal dalam hasilnya sebagai klaim yang perlu diverifikasi, bukan fakta yang bisa langsung diteruskan.
Catatan yang tidak lengkap adalah risiko kedua. Kalau kamu lupa menulis siapa pemilik sebuah tugas, ChatGPT harus membiarkannya kosong atau menebak, dan secara default ia sering akan menebak alih-alih menandai bagian yang kurang itu. Gunakan varian prompt di atas yang secara jelas memintanya untuk menandai item yang tidak jelas sebagai 'perlu konfirmasi' alih-alih menebak. Satu instruksi ini saja mengubah jenis kesalahan dari 'salah secara diam-diam' menjadi 'ditandai dengan jelas', yang jauh lebih mudah untuk ditangani.
Cara penanganan data layak diketahui sebelum kamu menempelkan apa pun yang sensitif. Kalau catatanmu berisi nama klien, angka keuangan, atau hal rahasia lainnya, periksa paket apa yang kamu gunakan dan apa kebijakan organisasimu soal menempelkan konten semacam itu ke ChatGPT. Pada paket ChatGPT Enterprise, OpenAI menyatakan bahwa chat enterprise dienkripsi dan tidak pernah digunakan untuk pelatihan model secara default, yang merupakan posisi penanganan data yang berbeda secara signifikan dibandingkan akun gratis atau individu. Pastikan kamu tahu kamu menggunakan yang mana sebelum memutuskan apa yang boleh dimasukkan ke prompt.
Terakhir, cara kerja ini bukan pengganti untuk mencatat rapat dengan cukup lengkap dari awal. ChatGPT bisa mengatur ulang dan merapikan, tapi tidak bisa membuat konteks yang memang tidak pernah dicatat. Cara tercepat untuk mendapatkan daftar tugas yang bisa diandalkan dari proses ini adalah menuliskan nama pemilik dan deadline apa pun tepat saat disebutkan, meskipun dalam bentuk singkatan, alih-alih mengandalkan model untuk merekonstruksi maksudnya dari catatan yang samar belakangan.
Sebelum mengirim apa pun
Pengecekan singkat yang menangkap sebagian besar kesalahan
Ini hanya butuh beberapa menit dan mencegah kesalahan paling umum: mengirim daftar tugas yang dengan percaya diri menugaskan sesuatu ke orang yang salah atau tanggal yang salah.
Baca setiap nama pemilik dengan lantang
Telusuri daftarnya dan ucapkan setiap nama sambil membandingkan dengan ingatanmu tentang siapa yang menyetujui tugas tersebut. Nama yang terasa agak aneh layak dicek ulang dengan catatan mentahnya.
Telusuri setiap deadline kembali ke catatan
Temukan baris tepat di catatan aslimu yang menghasilkan setiap deadline. Kalau kamu tidak bisa menemukannya, deadline itu kemungkinan disimpulkan, bukan disebutkan, dan perlu diperiksa lagi.
Jalankan prompt pengecekan ulang
Tempelkan kembali daftar yang dihasilkan dan catatan mentahmu ke ChatGPT dan minta ia menandai apa pun yang tidak secara langsung disebutkan. Ini menangkap ketidaksesuaian yang bisa terlewat saat dibaca cepat.
Cek singkat dengan satu peserta rapat
Untuk hal yang benar-benar ambigu dalam catatan, pesan singkat ke siapa pun yang hadir di ruangan lebih baik daripada menebak, meskipun tebakan ChatGPT terlihat masuk akal.
Membaca tentang prompt ini dan benar-benar menggunakannya dengan baik adalah dua hal berbeda
Mengetahui struktur prompt adalah bagian yang mudah. Keahliannya terletak pada menulis catatan yang menangkap pemilik dan tanggal saat itu juga, dan memeriksa hasilnya cukup cepat sehingga perapian tidak jadi penghambat setelah setiap rapat. Kursus ChatGPT at work membahas ini dan cara kerja sehari-hari lainnya secara langsung, mulai dari pelajaran pertamamu.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bisakah ChatGPT mengubah catatan rapat yang berantakan jadi daftar tugas secara otomatis?
Bisa, kalau kamu menempelkan catatan mentahmu dan memintanya langsung. Prompt 'Ubah catatan rapat berikut menjadi daftar tugas yang rapi. Tugas-tugas harus dikelompokkan per pemilik dan menyertakan deadline jika disebutkan' adalah struktur yang disarankan panduan resmi OpenAI. Kamu tetap perlu memeriksa setiap pemilik dan deadline dengan apa yang sebenarnya dibicarakan sebelum mengirim daftarnya ke mana pun.
Apa prompt terbaik untuk merapikan catatan rapat yang kasar?
Tergantung kebutuhanmu. Untuk daftar tugas, gunakan prompt pemilik-dan-deadline di atas. Untuk catatan apa yang diputuskan, gunakan prompt yang mengurutkan catatan menjadi keputusan utama, langkah selanjutnya, dan tanggung jawab. Menjalankan keduanya pada catatan yang sama memberimu dua dokumen berbeda yang sama-sama berguna dari satu rapat.
Bagaimana cara menulis email follow-up dari catatan rapat menggunakan ChatGPT?
Minta ringkasan poin-poin utama, tanggung jawab yang ditugaskan, dan langkah selanjutnya dengan deadline, yang mencerminkan struktur contoh prompt resmi OpenAI. Masukkan catatan mentahmu atau daftar tugas yang sudah kamu periksa, karena memeriksa daftar tugas dulu membuat email lebih mudah diverifikasi.
Bagaimana saya tahu kalau ChatGPT salah menentukan pemilik atau deadline?
Telusuri setiap nama dan tanggal kembali ke baris tertentu di catatan aslimu. Kalau kamu tidak bisa menemukan pernyataan tepat yang menghasilkannya, itu kemungkinan disimpulkan, bukan disebutkan. Kamu juga bisa meminta ChatGPT menandai apa pun yang tidak secara langsung disebutkan dalam catatan, yang secara otomatis memunculkan sebagian besar bagian yang kurang ini.
Bagaimana kalau catatan rapat saya tidak menyebutkan siapa pemilik sebuah tugas?
Beri tahu ChatGPT secara jelas untuk tidak menebak. Minta ia menandai pemilik atau deadline sebagai 'perlu konfirmasi' kalau catatannya tidak jelas menyebutkan salah satunya, alih-alih membiarkan model menyimpulkan nama yang terdengar masuk akal. Ini mengubah kesalahan diam-diam menjadi tanda yang terlihat dan bisa kamu selesaikan.
Apakah aman menempelkan catatan rapat yang rahasia ke ChatGPT?
Tergantung paket dan kebijakan organisasimu. OpenAI menyatakan bahwa pada paket ChatGPT Enterprise, chat enterprise dienkripsi dan tidak pernah digunakan untuk pelatihan model secara default. Perlindungan itu khusus untuk Enterprise; periksa apa yang berlaku untuk akunmu sebelum menempelkan apa pun yang berisi nama klien atau angka sensitif.
Bisakah ChatGPT memisahkan keputusan dari item tindakan?
Bisa. Gunakan prompt yang memintanya mengelompokkan catatan kasar dan informal menjadi beberapa kategori: keputusan utama, langkah selanjutnya, dan tanggung jawab. Ini menghasilkan dokumen yang berbeda dari daftar tugas, berguna untuk orang yang tidak hadir di rapat atau untuk catatan pribadimu tentang apa yang disepakati.
Mengapa hasil ChatGPT terlihat lebih terorganisir daripada catatan asliku?
Itu memang yang dirancang untuk dilakukan model: merapikan struktur. Risikonya adalah daftar yang rapi bisa terlihat lebih bisa dipercaya daripada seharusnya. Fakta yang mendasarinya, siapa pemilik apa dan sampai kapan, hanya seandal apa yang awalnya kamu tulis, jadi selalu verifikasi sebelum menganggap versi yang rapi itu sebagai sumber kebenaran.
Berhenti membaca ulang catatanmu dua kali
Rapikan kekacauannya sekali, periksa sekali, kirim sekali.