उलझे मीटिंग नोट्स को व्यवस्थित करने के लिए ChatGPT का उपयोग कैसे करें

अपने नोट्स को वैसे ही शुरू करें जैसे वे हैं। ChatGPT में पेस्ट करने से पहले आपको उन्हें साफ करने, ग्रामर ठीक करने या फिर से क्रमबद्ध करने की जरूरत नहीं है। यहां एक फायदा यह है कि मॉडल टुकड़ों, संक्षिप्त रूपों और बेतरतीब बिंदुओं को उस व्यक्ति से बेहतर संभाल सकता है जो उसी पेज को जल्दी से सरसरी निगाह से देख रहा हो। नोट्स का पूरा हिस्सा पेस्ट करें, उन हिस्सों को भी जिनके बारे में आपको यकीन नहीं है कि वे मायने रखते हैं।

पहले टास्क लिस्ट वाला प्रॉम्प्ट चलाएं: 'निम्नलिखित मीटिंग नोट्स को एक साफ टास्क लिस्ट में बदलें। टास्क को मालिक के अनुसार समूहित करें और अगर डेडलाइन का जिक्र हुआ हो तो उसे शामिल करें।' यह वही ढांचा है जो OpenAI की अपनी गाइडेंस इस्तेमाल करती है, और यह इसलिए काम करता है क्योंकि यह मॉडल को दो खास काम बताता है: मालिक के अनुसार समूहित करना, और डेडलाइन केवल तभी शामिल करना जब उसका असल में जिक्र हुआ हो। यह दूसरा निर्देश दिखने से ज्यादा मायने रखता है। इसके बिना, 'साफ' टास्क लिस्ट बनाने के लिए कहा गया मॉडल लिस्ट को ज्यादा पूरी दिखाने के लिए चुपचाप एक डेडलाइन बना सकता है।

इसके साथ कुछ और करने से पहले नतीजे को मीटिंग की अपनी याद से मिलाकर पढ़ें। यह वह चरण है जिसे लोग छोड़ देते हैं क्योंकि लिस्ट व्यवस्थित और पूरी दिखती है। व्यवस्थित लिस्ट सही लिस्ट के बराबर नहीं होती। हर मालिक के नाम को इससे जांचें कि कमरे में असल में कौन था और टास्क के लिए किसने असल में सहमति दी थी, और हर डेडलाइन को इससे जांचें कि क्या कहा गया था। अगर किसी टास्क पर कोई मालिक नहीं दिखाया गया है, तो यह उपयोगी जानकारी है: इसका मतलब है कि मीटिंग में किसी ने असल में उसे अपनाया नहीं, और किसी को यह ईमेल से पता चलने के बजाय सीधे संपर्क करके फॉलो-अप करना होगा कि उन्हें ऐसा कुछ सौंपा गया है जिसके लिए उन्होंने कभी सहमति नहीं दी थी।

अगर आपको उन लोगों के लिए एक दूसरा दस्तावेज चाहिए जो मीटिंग में नहीं थे, तो उन्हीं कच्चे नोट्स पर फैसलों वाला प्रॉम्प्ट चलाएं: 'ये नोट्स कच्चे और अनौपचारिक हैं। इन्हें इन श्रेणियों में व्यवस्थित करें: मुख्य फैसले, आगे के कदम और जिम्मेदारियां।' यह टास्क लिस्ट से अलग तरह का दस्तावेज बनाता है। 'हम लॉन्च को अगली तिमाही में ले जा रहे हैं' जैसा फैसला डिसीजन लॉग में आता है, भले ही इससे किसी के लिए तुरंत कोई टास्क न बने। फैसलों और टास्क को अलग रखने से एक सामान्य गड़बड़ी से बचा जाता है जहां डिसीजन रिकॉर्ड सहमतियों और टू-डू के एक अपढ़ मिश्रण में बदल जाता है।

अंत में, टास्क लिस्ट जांचने के बाद फॉलो-अप ईमेल का ड्राफ्ट बनाएं। वह प्रॉम्प्ट इस्तेमाल करें जो साफ तौर पर मुख्य बिंदुओं का रीकैप, तय की गई जिम्मेदारियां और डेडलाइन के साथ आगे के कदम मांगता है, क्योंकि यही ढांचा OpenAI के सैंपल प्रॉम्प्ट में इस्तेमाल होता है। इसमें अपनी सत्यापित टास्क लिस्ट या कच्चे नोट्स में से कोई एक डालें, टोन के लिए ड्राफ्ट को एक बार और पढ़ें, और भेज दें। जांच ईमेल भेजे जाने से पहले होती है, बाद में नहीं।