Guide de Prompt
Comment demander à Claude d'écrire une procédure opérationnelle standard
Une bonne procédure permet à quelqu'un qui n'a jamais fait la tâche de la réussir du premier coup.
Claude d'Anthropic est bon pour transformer un processus que vous savez déjà effectuer en une procédure opérationnelle standard que quelqu'un qui ne le connaît pas peut réellement suivre : des étapes numérotées, des points d'arrêt clairs, et les cas particuliers qui font trébucher les gens. Il n'est pas bon pour connaître les parties de votre processus qui n'existent que dans votre tête, les exceptions que vous n'avez jamais écrites, ou les outils et noms spécifiques que votre équipe utilise réellement, à moins que vous ne lui donniez ces détails. La solution consiste à guider Claude à travers le processus réel comme vous l'expliqueriez à un nouvel employé debout à côté de vous, et non la version épurée que vous décririez si quelqu'un vous demandait ce que vous faites en une phrase.
Pour demander à Claude d'écrire une procédure opérationnelle standard, décrivez le processus étape par étape comme vous le feriez réellement, en incluant les outils, systèmes et noms exacts impliqués, et demandez à Claude de le formater en étapes numérotées avec un point de départ et de fin clairs. Signalez toute exception, erreur courante ou point de décision où l'étape suivante dépend d'une condition, et demandez à Claude de signaler toute étape où il a dû deviner un détail parce que vous ne l'avez pas précisé. Relisez le brouillon par rapport au processus réel une fois, idéalement en faisant la tâche, avant de le traiter comme définitif.
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Leçon gratuite · sans compteDécouvrez ClaudePourquoi Claude ?6 minCommencer la leçon gratuiteÀ retenir
- Décrivez le processus tel que vous le faites réellement, pas la version résumée et épurée. Les étapes que vous sautez parce qu'elles sont automatiques pour vous sont exactement celles dont un nouvel employé a besoin par écrit.
- Donnez à Claude les vrais noms : l'outil spécifique, le champ exact, le système où l'on se connecte. Une étape qui dit "mettez à jour le système" est inutile pour quelqu'un qui ne sait pas déjà de quel système il s'agit.
- Signalez explicitement les points de décision. Un processus avec une bifurcation, "si la demande est inférieure à 500 euros, faites X ; sinon, faites Y", nécessite que cette bifurcation soit exprimée, pas seulement implicite dans un contexte que vous seul possédez.
- Demandez un point de départ et de fin clairs. Une procédure qui ne dit pas quand la tâche commence et quand elle est réellement terminée laisse le lecteur deviner s'il a fini.
- Parcourez le brouillon en faisant la tâche une fois avant de le publier. Une procédure qui semble bonne à l'écran mais qui saute une étape ne devient évidente que lorsque quelqu'un essaie réellement de la suivre dans l'ordre.
- Séparez le cas normal des exceptions. Enfouir un cas particulier au milieu des étapes principales rend le cas courant plus difficile à suivre pendant les quatre-vingt-dix pour cent du temps où l'exception ne s'applique pas.
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Des prompts à utiliser dès aujourd'hui
Un premier brouillon à partir d'un parcours du processus
Je vais décrire comment je fais [tâche] étape par étape, en incluant les outils et systèmes exacts impliqués. [Parcourez le processus avec autant de détails que possible, y compris les noms d'outils, les noms de champs et tout ce que vous vérifiez en chemin]. Transformez ceci en une procédure numérotée avec un point de départ clair et un point clair où la tâche est terminée. Signalez toute étape où vous avez dû deviner un détail parce que je ne l'ai pas précisé.
Décrivez le processus comme vous le feriez réellement, en incluant les petites vérifications habituelles que vous ne mentionnez généralement pas à voix haute ; ce sont souvent les étapes qui manquent à un nouvel employé.
Ajouter un point de décision dont dépendent les étapes
Voici mon brouillon de procédure : [collez votre brouillon]. L'étape 4 se divise en fait selon une condition : si [condition], l'étape suivante est [X] ; sinon, c'est [Y]. Réécrivez l'étape 4 pour exprimer clairement cette bifurcation, afin que quelqu'un qui suit la procédure sache quel chemin lui correspond avant de continuer.
Faites cela pour chaque bifurcation du processus réel ; une procédure qui cache un point de décision dans une seule étape est la raison la plus courante pour laquelle quelqu'un suit le mauvais chemin.
Séparer le cas normal des exceptions
Voici mon brouillon de procédure pour [tâche] : [collez votre brouillon]. Extrayez tout ce qui ne s'applique que dans des situations inhabituelles, comme [décrivez l'exception], dans une section séparée "Exceptions" à la fin, afin que les étapes numérotées principales ne décrivent que le cas normal. Gardez un court renvoi dans les étapes principales indiquant où vérifier si le cas actuel ne correspond pas au schéma normal.
Cela garde le chemin courant facile à suivre au lieu d'obliger chaque lecteur à parcourir des cas particuliers qui ne s'appliquent qu'à une petite fraction des cas.
Tester la procédure pour repérer une lacune
Lisez ce brouillon de procédure comme si vous n'aviez jamais fait cette tâche et la suiviez pour la première fois : [collez votre brouillon]. À chaque étape, dites-moi tout ce que vous auriez besoin de savoir qui n'est pas indiqué, tout terme qui n'est pas défini, ou tout point où vous seriez incertain d'avoir bien fait l'étape avant de passer à la suivante.
Cela fait remonter les lacunes qui vous sont invisibles parce que vous connaissez déjà le processus ; une lecture fraîche capte ce que la familiarité cache.
Adapter une procédure après un changement de processus
Voici notre procédure existante pour [tâche] : [collez la procédure actuelle]. Le processus a changé : [décrivez ce qui est différent maintenant]. Mettez à jour la procédure pour refléter le nouveau processus, et indiquez exactement quelles étapes ont changé afin que l'équipe puisse voir ce qui diffère de la version qu'elle connaît déjà.
Indiquer ce qui a changé, plutôt que de remplacer silencieusement les anciennes étapes, aide les personnes qui ont mémorisé la version précédente à remarquer ce qui est réellement différent.
La Structure
Ce dont une procédure suivable a réellement besoin
Voici les éléments qui permettent à quelqu'un qui ne connaît pas une tâche de la réussir du premier coup.
Un point de départ et de fin clairs
Indiquez exactement quand la tâche commence et à quoi elle ressemble quand elle est véritablement terminée. Une procédure sans point final défini laisse le lecteur deviner s'il a fini ou manqué une étape.
Des noms réels pour des outils réels
Utilisez les noms réels de système, de champ et d'outil de votre équipe, pas une description générique. "Ouvrez la demande" n'est utile que si le lecteur sait déjà où se trouvent les demandes ; nommez le système.
Des points de décision exprimés explicitement
Si le processus se divise selon une condition, dites-le directement dans l'étape plutôt que de le laisser implicite. Une bifurcation cachée est la raison la plus courante pour laquelle quelqu'un suit le mauvais chemin.
Des exceptions séparées des étapes principales
Gardez le chemin normal court et net, et déplacez les cas particuliers vers leur propre section. Une procédure qui enfouit les exceptions dans les étapes principales rend le cas courant plus difficile à suivre.
Les Étapes que Vous Sautez
Pourquoi le processus que vous décririez en une phrase n'est pas le processus à donner à Claude
Si quelqu'un vous demandait ce que vous faites pour cette tâche, vous le résumeriez probablement en une ou deux phrases : "je vérifie la demande, je vérifie le compte, et je traite le remboursement." Ce résumé est exact, et il omet aussi presque tout ce dont un nouvel employé aurait réellement besoin, parce que les petites vérifications que vous faites automatiquement, le champ spécifique que vous regardez, la chose que vous confirmez toujours avant de continuer, sont devenues invisibles pour vous à force de répétition. Elles ne sont pas invisibles pour quelqu'un qui fait la tâche pour la première fois.
C'est cette lacune qui fait qu'un premier brouillon de procédure semble mince même s'il est techniquement correct. Claude ne peut écrire que ce que vous lui dites, et si vous décrivez la version résumée et épurée du processus, vous obtenez en retour un résumé épuré formaté en étapes numérotées, pas une procédure réelle que quelqu'un qui ne connaît pas le travail pourrait suivre. La solution consiste à raconter le processus comme vous le feriez pour un nouvel employé debout à côté de vous, y compris les parties qui semblent trop évidentes pour être mentionnées.
Une astuce utile pour faire ressortir ces étapes invisibles consiste à faire réellement la tâche une fois en la racontant à voix haute, ou aussi près que possible de cela dans un prompt, plutôt que de la résumer de mémoire après coup. Les vérifications habituelles ont tendance à apparaître naturellement lorsque vous parcourez le processus en direct ; elles tendent à disparaître lorsque vous vous en souvenez après coup, car la mémoire garde le résumé et abandonne les petits gestes qui rendaient ce résumé vrai.
Erreurs Courantes
Ce qui fait échouer une procédure dès la première utilisation réelle
Voici les lacunes qui transforment un document d'apparence raisonnable en un document qui ne survit pas au contact d'un véritable utilisateur non initié.
Références vagues aux outils au lieu de noms réels
"Enregistrez la mise à jour dans le système" ne signifie rien pour quelqu'un qui ne sait pas déjà quel système, quel écran, quel champ. Nommez l'outil réel chaque fois.
Une décision cachée enfouie dans une étape
Si une étape dépend secrètement d'une condition qui n'est pas exprimée, le lecteur ne saura pas quel chemin s'applique à sa situation jusqu'à ce qu'il soit déjà trop tard pour changer facilement de direction.
Aucun point final indiqué pour la tâche
Si la procédure ne dit pas à quoi ressemble "terminé", le lecteur reste à deviner s'il doit continuer ou s'il a manqué une étape venant après la dernière écrite.
Exceptions mélangées aux étapes principales
Un cas particulier placé au milieu des étapes normales oblige chaque lecteur, y compris ceux du cas courant, à déterminer s'il s'applique avant de continuer.
Garder le Matériel Connexe Ensemble
Pourquoi une procédure bénéficie d'exister aux côtés de ses documents connexes
Une procédure opérationnelle standard existe rarement de manière isolée. Elle fait généralement référence à une politique à laquelle elle doit se conformer, une version antérieure qu'elle a remplacée, ou une procédure connexe pour une tâche différente mais liée, et garder ces documents proches pendant la rédaction rend le résultat plus cohérent que d'écrire la procédure isolément en espérant qu'elle s'aligne avec tout le reste. La fonctionnalité Projets de Claude vous permet de garder un ensemble de fichiers connexes au même endroit afin que chaque conversation sur la procédure puisse faire référence au même matériel de fond sans que vous ayez à le recoller chaque fois, ce qui est documenté sur la page d'aide Projets de support.claude.com.
Cela compte le plus lorsqu'une procédure doit rester cohérente avec un document de politique qui change indépendamment de la procédure elle-même. Si la politique fixe un seuil, comme un montant qui déterminera quel chemin d'approbation s'applique, garder la politique et la procédure dans le même projet signifie qu'une mise à jour future de l'une est plus facile à vérifier par rapport à l'autre, plutôt que de découvrir des mois plus tard que la procédure et la politique qu'elle est censée mettre en œuvre se sont discrètement désalignées.
Cela aide également lorsqu'une équipe maintient plusieurs procédures connexes pour des variations de la même tâche, comme une procédure pour une demande standard et une seconde pour une demande accélérée. Avoir les deux visibles en même temps facilite le maintien d'une formulation cohérente des étapes partagées et rend les différences entre elles délibérées plutôt qu'accidentelles, ce qui compte plus qu'il n'y paraît une fois que deux personnes mettent chacune à jour une version différente de ce qui est censé être le même processus sous-jacent.
Avant de la Publier
Ce qu'il faut vérifier avant que la procédure ne devienne la version officielle
Parcourez le brouillon en faisant réellement la tâche, pas seulement en le lisant à votre bureau. Une étape qui semble complète à l'écran s'avère souvent sauter une petite action que vous faites automatiquement, et cette lacune est bien plus évidente les mains sur le clavier qu'en lisant silencieusement du début à la fin.
Vérifiez chaque nom d'outil, nom de champ et référence de système par rapport à ce qui est réellement à l'écran en ce moment. Les interfaces changent, et une procédure qui fait encore référence à un bouton renommé ou à un système retiré envoiera un nouvel employé chercher quelque chose qui n'existe plus, ce qui est un échec pire qu'une étape manquante parce que cela ressemble à son erreur plutôt qu'à celle du document.
Donnez le brouillon à quelqu'un qui n'a jamais fait la tâche, si possible, et observez où il hésite. Le point où quelqu'un véritablement non initié au processus s'arrête et demande "attendez, qu'est-ce que je fais ici ?" est le signal le plus fiable de l'endroit où la procédure a réellement une lacune, plus fiable que votre propre relecture, car vous ne pouvez pas désapprendre le processus pour le lire comme cette personne le lit.
Claude peut transformer rapidement un parcours détaillé en une procédure propre et numérotée, mais le jugement sur la question de savoir si cette procédure correspond réellement à la façon dont le travail se fait, et si elle est assez complète pour que quelqu'un de nouveau puisse la suivre sans poser de question, reste quelque chose que seul un véritable essai en conditions réelles peut confirmer.
Une bonne procédure survit à son premier véritable utilisateur
Décrire un processus avec suffisamment de détails pour que quelqu'un d'autre puisse réellement le suivre est une compétence d'écriture spécifique. Les leçons gratuites de Nightschool AI couvrent de vraies tâches d'écriture professionnelle avec Claude, y compris les décisions sur ce qu'il faut détailler et ce qu'il faut laisser dans une section d'exceptions séparée.
Questions fréquentes
Quelle est la chose la plus importante à dire à Claude avant qu'il ne rédige une procédure ?
Parcourez le processus tel que vous le faites réellement, en incluant les noms réels d'outils et de champs et les petites vérifications habituelles que vous ne mentionnez généralement pas à voix haute. Ces étapes invisibles sont ce dont un nouvel employé a réellement besoin.
Comment dois-je traiter une étape qui dépend d'une condition ?
Exprimez la bifurcation explicitement dans l'étape : si une condition est vraie, faites une chose ; sinon, faites une autre. Une décision cachée enfouie dans une seule étape est la raison la plus courante pour laquelle quelqu'un suit le mauvais chemin.
Les exceptions doivent-elles être mélangées aux étapes numérotées principales ?
Non. Gardez le chemin normal court et déplacez les cas particuliers vers une section d'exceptions séparée, avec un court renvoi dans les étapes principales indiquant où vérifier si le cas actuel ne correspond pas au schéma normal.
Comment savoir si mon brouillon de procédure a réellement une lacune ?
Parcourez-le en faisant physiquement la tâche, ou demandez à Claude de le lire comme le ferait quelqu'un qui ne connaît pas le processus et de signaler tout ce qui n'est pas défini. Les deux font ressortir des lacunes invisibles une fois que vous connaissez déjà le processus.
Claude peut-il aider à garder une procédure cohérente avec un document de politique connexe ?
Garder les deux dans le même Projet Claude, comme décrit sur la page d'aide Projets de support.claude.com, facilite la référence à la politique pendant la rédaction et la vérification ultérieure des divergences entre les deux.
Que doit dire une procédure sur le moment où la tâche est terminée ?
Indiquez un point final clair : exactement à quoi ressemble la tâche quand elle est véritablement terminée. Sans cela, le lecteur reste à deviner s'il a fini ou manqué une étape qui devait venir après la dernière écrite.
Comment dois-je mettre à jour une procédure après un changement réel du processus ?
Donnez à Claude la procédure existante et décrivez ce qui est différent maintenant, et demandez-lui de signaler exactement quelles étapes ont changé. Cela aide les personnes qui ont mémorisé l'ancienne version à remarquer ce qui est réellement différent plutôt que de réapprendre tout le document.
Qui devrait relire un brouillon de procédure avant sa publication ?
Quelqu'un qui n'a jamais fait la tâche, si possible. L'endroit où il hésite ou demande quoi faire ensuite est un signal plus fiable d'une véritable lacune que votre propre relecture, car vous ne pouvez pas la lire comme le fait quelqu'un qui ne connaît pas le processus.
Une procédure ne fonctionne que si quelqu'un de nouveau peut réellement la suivre
La structure est réutilisable chaque fois. Parcourir le processus réel, y compris les parties que vous sautez habituellement, est la partie qui vaut la peine d'être bien faite.