So nutzt du ChatGPT, um unordentliche Meeting-Notizen aufzuräumen

Beginne mit deinen Notizen genau so, wie sie sind. Du musst sie nicht aufräumen, die Grammatik korrigieren oder neu ordnen, bevor du sie in ChatGPT einfügst. Ein Teil des Nutzens liegt gerade darin, dass das Modell mit Satzfragmenten, Abkürzungen und Punkten in falscher Reihenfolge besser umgehen kann als jemand, der die gleiche Seite schnell überfliegt. Füge den gesamten Block der Notizen ein, auch die Teile, bei denen du nicht sicher bist, ob sie wichtig sind.

Führe zuerst den Prompt für die Aufgabenliste aus: 'Verwandle die folgenden Meeting-Notizen in eine übersichtliche Aufgabenliste. Die Aufgaben sollen nach Verantwortlichen gruppiert sein und Termine enthalten, falls diese erwähnt wurden.' Das ist die Struktur, die OpenAIs eigene Anleitung verwendet, und sie funktioniert, weil sie dem Modell zwei konkrete Dinge vorgibt: nach Verantwortlichen gruppieren und einen Termin nur aufnehmen, wenn er tatsächlich erwähnt wurde. Diese zweite Anweisung ist wichtiger, als sie aussieht. Ohne sie kann ein Modell, das um eine 'saubere' Aufgabenliste gebeten wird, still und heimlich einen Termin erfinden, damit die Liste fertiger wirkt.

Vergleiche das Ergebnis mit deiner Erinnerung an das Meeting, bevor du irgendetwas anderes damit machst. Das ist der Schritt, den Leute überspringen, weil die Liste ordentlich und vollständig wirkt. Eine ordentliche Liste ist nicht dasselbe wie eine korrekte. Prüfe jeden Namen gegen die Frage, wer tatsächlich im Raum war und wer die Aufgabe tatsächlich zugesagt hat, und prüfe jeden Termin gegen das, was gesagt wurde. Wenn eine Aufgabe keinen Verantwortlichen hat, ist das eine nützliche Information: Es bedeutet, dass niemand sie im Meeting tatsächlich übernommen hat, und jemand muss das direkt nachfragen, statt per E-Mail zu erfahren, dass ihm etwas zugewiesen wurde, dem er nie zugestimmt hat.

Wenn du ein zweites Dokument für Leute brauchst, die nicht im Meeting waren, führe den Entscheidungs-Prompt auf denselben rohen Notizen aus: 'Die Notizen sind grob und informell. Ordne sie in die Kategorien zentrale Entscheidungen, nächste Schritte und Verantwortlichkeiten ein.' Das ergibt eine andere Form von Dokument als die Aufgabenliste. Eine Entscheidung wie 'wir verschieben den Launch ins nächste Quartal' gehört in ein Entscheidungsprotokoll, auch wenn daraus für niemanden sofort eine Aufgabe entsteht. Entscheidungen und Aufgaben getrennt zu halten vermeidet einen häufigen Fehler, bei dem ein Entscheidungsprotokoll zu einem unleserlichen Mix aus Vereinbarungen und To-dos wird.

Entwirf zuletzt die Follow-up-E-Mail, sobald du die Aufgabenliste geprüft hast. Nutze den Prompt, der ausdrücklich nach einer Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, zugewiesenen Verantwortlichkeiten und nächsten Schritten mit Terminen fragt, denn das ist die Struktur, die OpenAIs Beispiel-Prompt verwendet. Gib entweder deine verifizierte Aufgabenliste oder die rohen Notizen ein, lies den Entwurf noch einmal auf den Ton durch und schick ihn ab. Die Prüfung passiert, bevor die E-Mail rausgeht, nicht danach.